材料、设备采购管理办法(试行)

1、工程材料、设备采购管理办法（试行）第一章 总 则一、为规范工程类材料、设备的采购程序，明确职责，规范部门之间的协作，有效地实现公司对项目工程的投资控制管理目标，根据中华人民共和国招投标法、中华人民共和国政府采购法、青岛经济技术开发区财政投资项目设备及材料政府采购暂行办法等相关规定，并结合公司实际情况，特制定本管理办法。二、采购范围新建项目工程所需的甲供材料、设备，主要包括：（一）项目工程承包合同、招标文件指定的甲供材料、设备。（二）项目工程设计、施工新增加的甲供材料、设备。（三）按公司要求需要采购的甲供材料、设备。三、职责分配（一）材料、设备采购部门职责1、负责收集市场信息，建立供应商信息库。

2、2、负责制定项目总体的材料、设备采购计划。3、负责编制采购预算，确定并实施采购程序。4、若需要委托中介代理机构进行招标采购，负责选择并联系中介机构办理招标相关事宜。5、负责与材料、设备供应商签订合同，办理合法的付款手续和证明材料。6、负责材料、设备的进场验收。7、设备验收后对供应商进行评级，建立合格供应商名单，后续工程同质同价或同类材料的采购可考虑优先采用合格供应商。（二）其他部门职责1、综合办公室：负责对合同相关条款的审查。2、财务部：负责对采购预算的审核、采购付款的监督管理及采购全程的监督。第二章 采购程序四、工程材料、设备的采购原则上采用招标采购程序，特殊情况经公司集体研究确定。五、招标

3、采购程序（一）公开招标采购根据中华人民共和国招投标法规定，要求必须实施公开招标采购程序的，按照中华人民共和国招投标法及政府规定实施公开招标采购程序。（二）邀请招标采购1、编制招标文件根据采购需求资料和有关规范，编制招标文件，招标文件中应载明投标保证金、履约保证金数量，投标资格要求，违约处罚条款，产品质量要求、投标文件要求及评标办法等。2、发出投标邀请书向选定供应商发出投标邀请书，收到投标邀请书的供应商应于7日内以书面形式进行确认，说明是否愿意参加投标。3、投标参加投标的供应商按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应对招标文件提出实质性的要求和条件做出完全响应。 通知参加投标的供应商出具相关合

4、法证件（有特殊要求的，需提供国家权威部门出具的相关证件），投标资格、资信证明，投标项目方案及说明，提供样品或产品文档资料等。对参加投标的供应商相关资格、技术、资金、信誉、管理等多方面因素进行评估审查；检测样品，必要时可组织到供应商单位进行现场考察，对符合要求的样品进行封样。组织供应商对新建项目工程的现场勘探工作，并进行相关问题答疑。考察合格的投标单位按招标文件规定要求投标，并在报价截止时间前将报价单（盖章）密封投标。4、开标、评标和定标根据招标文件确定的开标时间、地点组织开标、评标会议，组建评标委员会，由评标专家和公司代表组成，集体开标，根据评标办法，研究确定中标单位及价格。（三）若需要委托中

5、介代理机构进行招标采购程序，则按照国家相关规定和法律程序由中介代理机构实施招标采购，公司负责监督中介机构招标采购程序的实施。六、其他采购程序（一）竞争性谈判程序1、成立谈判小组（必要时，由公司领导、相关业务部门、办公室、财务部门人员组成）。2、制定谈判文件。3、确定邀请参加谈判的供应商名单。4、谈判并做好相关记录。5、确定供应商。（二）单一来源采购程序选定单一供应商在遵循政府采购法规，保证采购项目质量和双方合理商定价格的基础上进行采购。（三）询价采购程序1、成立询价小组（由相关业务部门、财务部、办公室人员组成）。2、按要求确定被询价的供应商名单。3、发出询价单，进行询价并做好相关记录。4、填写

6、材料、设备询价会签单（附件1），确定供应商。七、合同管理确定供应商后，由材料、设备采购部门起草采购合同（应包括：技术指标和质量要求、合同价格和支付方式、交货时间与交货方式、违约赔偿责任等相关条款），办公室进行审查，经过合同会签后，签订采购合同，并负责将签订后的合同送交财务部，以便付款时核对。合同执行完毕，由材料、设备采购部门将采购合同原本转办公室存档。八、材料、设备的跟催合同签订后，材料、设备采购部门负责材料、设备生产进货的跟催，应及时掌握供应商生产、供货进度，对关键材料、设备的关键生产加工过程，采购部门须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督，发现问题，及时汇报给公司领导并采取必

7、要的措施，保障材料、设备的供应。九、材料、设备的进场及验收（一）成立材料、设备验收小组（由公司采购部门负责人、监理工程师、专业技术人员组成）。（二）采购合同签订前，验收小组必须检查供应商相关资格和技术指标等是否属实并符合项目要求，对相关样品封样并保留到工程竣工至保修期结束。（三）以国家有关工程类材料、设备的质量标准，采购合同中的质量条款，招标文件中的质量要求，供货商提供的样品等为标准，对进场材料、设备进行验收，检查材料、设备的数量、质量和技术指标等是否符合要求，并填写材料、设备验收会签单（附件2），不合格材料、设备一律不得进场和使用。（四）检查进场材料、设备的供货时间是否按合同要求执行，如供货延误造成工期拖后或经济损失，按照合同规定和合法程序进行处理。十、付款管理材料、设备的付款依合同执行，由材料、设备采购部门负责办理相关手续及取得合法的证明材料，财务部审核监督付款相关事宜的进行。第三章 附 则十一、本管理办法自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。 -8-附件1：材料、设备询价会签单项目名称： 日期：材料、设备名称供应商报价总价询价结论：