施工现场文件资料形成过程中常见问题及规避方法

1、施工现场文件资料形成过程中常见问题及躲避方法 施工现场文件资料形成过程中常见问题及躲避方法 摘要：随着我国建筑行业的不断开展，对其各项工作的要求也不断提高。施工文件的编制及管理就成为了工程工程中一个重要的环节。它能够全面的反映建筑工程的质量状况，直接影响着工程工程以后的运行、维护、改扩建等。本文通过对文件资料形成中常见问题的分析，提出了一些改良措施。 关键字：施工工程；文件资料；编制管理；措施 中图分类号：TE42 文献标识码：A 一、引言 建设施工工程文件是在工程建设过程中形成的信息记录，这些文件直接影响着工程工程建设的进度与质量。但在工程工程建设中由于个别编制人员、施工人员、监理人员和档案

2、人员主客观方面的原因，如责任心问题、业务技术问题、工作交接问题等，导致建设工程文件全过程质量控制往往难以落实。建设工程工程文件的全过程质量控制要从每个过程抓起，从每份文件抓起，从每个相关人员抓起。 二、施工文件中存在的问题 1、施工文件的成套性完整性不够 在施工活动中由于工程技术负责人和工程技术人员档案意识淡薄，不重视档案工作，只注重工程进度、工程质量，没有做到档案工作与施工活动同步进行，平时不注重文件的形成、积累、收集和整理，到了工程后期验收时才发现文件短缺不全，采取临时查找、拼凑补救的方法，个别甚至存在造假的情况，因而造成了施工文件完整性、准确性的缺陷。 2、施工文件内容质量欠缺 施工文件

3、不仅是评定工程质量的重要依据，也是解决经济纠纷、技术纠纷的原始凭证。但是由于施工单位人员流动大、新手多，专业知识缺乏，对文件质量认识有差异，所以造成施工文件的内容填写不完整，无法反映施工过程的详细情况，施工文件不同程度地存在一些问题：一是施工文件的原件散失，收集不齐全，多为复印件且模糊不清，有的采用抄件，但在抄件上不注明原件存放单位及抄件人和抄件单位签名、盖章。二是施工文件的内容填写不标准、不完整。三是用于工程的原材料、半成品、成品的合格证、试验报告，没有按照材料的品种、规格、数量等进行分类整理汇总用表，试验工程填写不齐全。四是隐蔽工程验收记录不按专业、分层、分段、分部位进行，需附图时不在备注

4、栏内附图；五是工程质量评定资料有签字无结论或结论表述不标准等等。 3、竣工图的编制不标准 竣工图是工程的实际反映，竣工图质量是验收档案的重点核心局部。但竣工图归档时也存在不完整、漏做情况：一些图纸没有按实际变更通知单更改或修改不到位；有些没有加盖竣工图章或竣工图章中的内容经常漏签或不签。有的利用施工图改绘竣工图，未标注变更修改依据，加盖上竣工图章就成了最后的竣工图等，造成了竣工图与工程实际不相符，影响了竣工图的准确性。 4、档案意识淡薄。施工企业重施工生产轻档案管理的现象普遍存在,如,工程技术资料的收集整理,本应始于工程开工,终于工程竣工,却未能及时列入工作日程,与工程施工不能同步;在工程工程

5、中,平时不重视工程档案和内业资料的收集整理,一旦得知业主或上级检查,就搞突击,临时补资料,甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视,使工程档案管理工作处于被动局面。对于工程工程部来讲,一般都未配专职人员,而是由工程经理临时指派缺少盾构施工档案管理知识的人员兼职,更没有专门的资料室与相应的设备,往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中,很容易丧失或损毁。 三、对现存问题采取的措施 1、提高认识,加强领导 第一是要充分认识建筑工程档案归档的作用。是要强化设计、施工、监理、检测、质监、平安等单位的领导和专业技术人员的档案意识,使他们认识到工程档案是建设经验的积累和珍贵的技术储藏,充分开发、利用工程档

6、案这个珍贵的信息资源,可以为促进社会的技术进步和创造巨大的社会效益和经济效益。 第二是要健全制度,建立健全工程档案及内业资料的形成、积累、整理归档制度。明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交的具体操作程序;出台工程档案的考核与奖惩方法等,使档案管理工作真正做到有章可循,有序进行。根据档案管理的检查内容和考核评分标准,采取定期考核制度,形成职责明确、奖惩清楚的档案管理鼓励约束机制,加强档案职能部门对档案工作的指导与监督,把工程档案管理工作提高到一个新的水平。 2、工程参建共同会审建设工程文件，把好质量关 工程施工之前，参建各方(业主、设计院、监理、施工单位)必须一起对设计图纸进行交底会审，

7、以保证施工有据可行。在施工过程中，假设因设计原因或者施工现场与图纸不符造成无法施工，设计人员、专业技术人员要根据实际情况出具设计变更通知单、技术联系单、工程联系单等变更文件，对施工图纸进行修改。以保证施工顺利。设备资料从厂方运到工地要开箱验收，档案人员应到场见证设备的到货情况，假设手续不齐全应要求厂方补供。施工结束后。施工单位要根据施工现场实际情况绘制竣工草图提供应设计院，便于设计院参考施工图、竣工草图及设计变更通知单等编制竣丁图。 3、健全组织机构，完善各项规章制度 施工活动是由多层次的各方面有关人员进行的，为确保施工文件的完整和质量，首先，领导重视支持，是开展档案工作的保证。企业领导要把档

8、案工作纳入工作的议事日程，并从人、财、物等方面提供必要条件，要切实解决档案工作中的一些问题，如适度加强资金投入，保证必要的设备和档案库房的根本所用，以增强档案管理人员的工作信心和热情。其次，必须建立健全档案管理的各项规章制度，使档案工作有章可循。将文件的收集、积累与归档工作纳入管理制度中，明确规定在施工活动中每一个阶段应形成、积累哪些文件材料；将文件的收集、积累归档纳入施工方案管理，与工作任务同时下达，并以是否有完整、成套的施工文件为标准来考核工作完成情况；将文件的形成、积累与归档纳入有关部门职责范围和有关人员岗位职责，并与经济核算挂钩。这些措施对控制施工文件的质量与归档无疑会起到重要保证作用

9、。 4、实施文件质量的全过程管理 施工文件来源于工程建设职能活动，从文件的产生到整理归档要经过多种环节和诸多人员的参与，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量完整性、准确性、系统性。因而，决定了施工文件各阶段形成、积累必须与施工活动的各阶段同步进行管理。首先，从工程开始就落实同步管理，即开始文件的收集、积累工作。为此，档案人员要经常深入施工现场，帮助工程技术人员树立既重建设，又要重档案工作的科学管理意识，并对如何做好施工文件的形成、积累进行经常化的业务指导。因为工程初始阶段，或因各项制度不健全，或因机构人员设置不到位等原因，常常不太注意或无暇顾及文件的形成和积累，因此，档案人员必须做好工程初

10、期文件形成积累工作，发现问题，及时整改。其次，严把归档验收关，把归档文件质量控制在工程移交前，这是保证施工文件质量的重要环节。档案人员要根据事先制定好的归档范围及归档要求认真地进行逐条核对，1、从整体上审查该施工文件与工程建设的每个专业、每个阶段、每一个环节形成、积累材料是否齐全、完整，是否是原件；2、文件的内容及其深度是否符合国家有关施工方面的技术标准、标准和规程，是否真实准确地反映了工程实际；3文件的会签、盖章手续是否完备，文件的字迹、图表质量是否符合归档质量要求；4、综合卷册、专业卷册组卷是否合理；竣工图编制及折叠是否符合标准要求等。如有缺项漏项或还应形成哪些文件，一次性提出整改，并填写文件整改单，及时反应给工程技术人员进行补充修改，尽量不要造成技术人员三番五次修改和返工。此项工作也是对档案人员档案管理水平和工程专业技术知识程度的检验。 四、结束语 施工文件在整个建筑施工过程中有着重要的作用，所以对其的编制及整理需要有足够的重视，文件资料的形成工作是一项繁琐的工作，不仅要要做好资料的管理工作，而且还要提高建筑施工工程内部编制人员的综合素质，这样才能形成高质量的施工文件。 参考文献： 【1】 黄小林.谈施工企业工程工程资料的管理J .山西建筑,2006 ,32 (2) :13214