第四章-采购管理业务流程

1、 第四章 采购管理业务流程 运行MRP的结果一方面是生成计划的生产订单，另一方面就是生成计划的采购订单。 1 采购管理工作 采购作业管理的工作内容包括货源调查和供应商评审、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输、到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返工处理等等。 选择正确的供应商选择正确的供应商 评价供应商应基于如下7个方面综合评价： 价格 能力 灵活性 提前期 可靠性 制造过程 管理与财务状况 综合起来，供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质量、服务、定价3个方面达到可接受的水平。 价格：价格是一个主要考虑因素，但不总是

2、最终决定因素； 能力：确定供应商能满足多大的需求量，以及是否能满足波动高峰需求； 灵活性：供应商应能适应特定要求的工程设计水平与计划的变化； 提前期：交货提前期较长或不稳定交货将影响供应商的位置评价； 可靠性：随着零件和消耗品等采购的计划化，可靠性的重要性也提高； 制造过程：供应商的制造工艺可能对采购物料的外观、性能及可靠性有影响； 管理与财务状况：管理混乱或资金不足常常意味着供应商不稳定。评价评价7指标指标 质量：质量与价格或服务同等重要，采购的消耗品、原材料、零件或备件 必须满足特定的质量要求。保证好的质量是采购部门的职责。为了获得 要求的质量，就需要准确的技术规格指标，也就是确切的物料描

3、述，因 而应该与生产、工程部门一起协作，保证对所有物料提出准确、适当的 技术性能要求。 服务：服务的主要内容是交货的速度及可靠性。进行采购决策时，考虑交 货可靠性比提前期还重要。如果说较长的提前期是不理想的话，那么不可 靠的提前期会引起生产混乱，从而导致制造部门严重的低效率和浪费损失。 定价：只有供应商的质量与服务水平合适时，才能考虑价格因素。在质量 与服务水平相同的情况下，选择价格最低者。综合评价综合评价3方面方面 当项目达到它的订货点，或物料需求计划(MRP)系统中到了计划订单的下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订单下达日期或一个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作的用

4、户部门可能要直接辨识MRP项目和补给品项目的需求程度，而计算机化的系统会自动产生申请单。但在申请报价单或下达采购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、编辑和审定。 在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期的所有部分。提前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间。对于一些日常使用的原材料和通用组件，价格可在下达订单之前就知道。如果在安排订单之前还需要报价，那么还要求有额外的时间。采购时机选择采购时机选择 订货批量： 供应批量可能与订货批量不匹配； 大批量供货时存在数量折扣的可能； 生产能力或现有库存

5、可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来订货； 运输因素的考虑。 修改发货日期或下达日期： 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本； 生产能力或现有库存不匹配； 供应商提前期可能比要求的长。 修改规格： 技术上达不到； 需要过长的提前期。采购变化处理采购变化处理2 采购作业过程(1) 评价和审定供应商；(2) 确认采购需求；(3) 生成申请单；(4) 选择供应商；(5) 修正申请单；(6) 产生采购订单；(7) 跟踪采购订单；(8) 接收采购物品并登记；(9) 支付购货款。 MRP建议计划手工追加计划 认证供应商供应商文档预算/权限审查请购单采购单生成合并处理打印采购合同跟踪采

6、购单接受采购单检验/免检退货处理付款处理供应商业绩评价审批？其它采购单？常规采购规范化的采购流程规范化的采购流程始终补充？质量？定单/质量/价格质量/交货期/价格控制点计划阶段执行阶段财务及评价差良询 价 比价3 采购订单管理采购订单管理 为了跟踪采购计划的实际执行情况，通常用采购订单状态来反映计划的进展情况。下面以某MRP软件为例介绍采购订单的状态、生命周期及管理。采购订单的状态分类及代码见下表。阶阶 段段计计 划划 阶阶 段段完完 成成 阶阶 段段状态状态计划计划计 划计 划冻结冻结开出开出开出开出冻结冻结取消取消无 计无 计划划报交报交缺欠缺欠报交报交超量超量报交报交代码代码PPEOOF

7、CNLICCSCL MRP运行结束后，输出建议期的采购单和加工订单。将认可的采购订单输入采购模块即开始了采购订单的生命周期。此时采购订单状态为P或O。然后采购订单分别交给对应的供货商，最后接收采购订单上的各物料项目，直至确定了采购订单的报交状态是C、CS或CL为止。采购订单生命周期结束。 由于企业同供应商的关系不再仅仅是讨价还价的关系，而是一种合作伙伴关系，采购物料质量可靠，可按照需用时间，由供应商直接送货到生产使用点，从而大大简化了采购程序。双方可以建立比较长期的供求协定，互惠互利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较具体详细，远期的条件可以比较笼统，但有一个控制范围，把长期协定(半年至一

8、年)和短期合同(月周)结合起来，一次签约、分期供货。这就是所谓采购计划法或称供应商调度。 使用ERP(或MRP)，能很容易地向供应商提供一份6个月到1年的采购计划。而且在ERP(或MRP)环境下，定期更新这些计划从而保持这些计划的有效性也是不成问题的。一份供应商计划如图4-1所示。 图图4-1 供应商计划供应商计划 确认的计划 微调 计划 第3个月 第4个月 第5个月 第6个月 第2个月 第1个月 1 2 3 4 5 6 7 8周 4 采购工作的变化 一个实施了MRP的企业，采购管理人员的工作方式将发生明显的变化：催促订货的时间下降，而调查研究寻求降低成本的时间增加；在周密和有预见的计划指导下

9、，能够在留有足够的采购提前期的条件下适时下达采购单，减少了混乱；通过将同类件合并，增加了订货批量和折扣率，使采购成本下降。企业实施了MRP系统将明显地提高了企业的采购管理效能。 MRP系统的实施对采购管理人员的素质提出了更高的要求，具体地说，包括以下7个方面： 深入细致地了解供方情况，做好“供方计划员”的工作； 参与分析决定一个零部件是企业自制还是外购； 参与产品设计选用材料、配套件的价值分析； 参与采购预算的编制； 参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存量或安全提前期； 研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施； 工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，选择协作单位，制订外协计划。

10、成成 本本 构构 成成直接材料费直接材料费直接人工费直接人工费变动制造费变动制造费固定制造费固定制造费销销 售售 费费 用用财财 务务 费费 用用管管 理理 费费 用用 直接成本直接成本间接成本间接成本(制造费用制造费用)制造成本制造成本业务成本业务成本 (期间成本期间成本)总成本总成本 (制造成本法制造成本法)产品成本产品成本变动成本固定成本 本层人工费本层间接费增加成本低层人工费低层间接费低层材料费低层采购间接费累计成本ACDX材料费采购间接费材料费采购间接费材料费采购间接费材料费采购间接费B本层人工费本层间接费增加成本低层材料费低层采购间接费累计成本EROP增加成本本层人工费本层间接费低

11、层人工费低层间接费低层材料费低层采购间接费累计成本 成成 本本 累累 加加人 工 费 材材 料料 费费 间 接 费库库 存存 值值应 收 帐现 金 销 售 收 入 销 售 收 入销 售 收 入 成 本 固 定 资 产 流 动 资 产毛 利 润资金周转数销售利润率资本收益率资产1 100 0002 300 0001 200 000500 000(2 185 000)(475 000)300 000300 00012389101 + 2 + 3454 - 51211总 资 产6441311 + 12 714155 000 0005 000 0005 000 0002 900 0001 100 00

12、04 000 000400 0008%1.25(10.3%)(1.26)10%(13%)4 600 0008 + 9 + 10(4 485 000)(1 075 000)4 13 6 4 7 14 (515 000)(3 975 000)采购成本与资本收益率的关系采购成本与资本收益率的关系成本材料费下降材料费下降5，销售利润率提高，销售利润率提高29与供应商结算由MRP生成仓库部门采购部门供应商财务部门订单管理结算管理收货管理采购计划用款计划供应商管理送货下单采购部门的主要工作1.MRP展开的需求。 2.计划采购时所遗漏的需求。3.超耗用料的额外零星需求。4.非正常需求的其它需求，如客户的额外

13、订单或代购 品。 一般请购作业的时机易飞ERP请购流程MRPMRP系统主画面系统主画面PURPUR系统主画面系统主画面基本信息录入 采购人员.供应商创建与列表.采购单据性质 厂商料件管理 品号厂商信息及交易信息录入 价格交易管理 录入核价单 日常交易处理 录入采购单.采购变更.进货及退货作业 采购进度管理 预计进货表.采购明细表 收料验退管理 进货明细表.进货统计表.料件历史进货记录表.验退件退回 明细表 交易管理 采购价格调幅表.供应商供货明细表 厂商评核 供应商交货/质量评等.供应商ABC分析表 批处理 重新计算采购已交量.更新供应商月统计信息。结束采购单。 厂商信息查询 应付帐款.应付票

14、据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货 统计.每月统计(二)、系统功能图基本信息规划基本信息规划日常日常交易交易登录登录应付票据管理应付票据管理信息创建与核对信息创建与核对期初余额导入期初余额导入应付帐款管理应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质采购人员、厂商、单据性质未结案采购单未结案采购单. .品号厂商信息输入品号厂商信息输入基本信息列表基本信息列表录入录入请购单请购单录入录入采购单采购单进货进货. .验收单验收单退回验退件退回验退件录入录入退货单退货单请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证(三)、系 统 主 作 业 程 序录入

15、请购单录入请购单主管核准请购单主管核准请购单请购单请购单采购询价确认采购询价确认请购单生成采购请购单生成采购录入采购单录入采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料件已请未购明细表4.供应商已请未购列表易飞ERP请购流程书面核准或计算机核准品号厂商异动询/核价单核价单确认更新供应商料件信息核准核准录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件预计进预计进货货表表工单工单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.品号库存状况表录入采购变更单采购单进度追踪采购变更单采购变更确认变更变更? ?变更核准采购单供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件预计进预计进货货表表工工单单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商供应商供货统计表供货统计表录入录入进货单进货单进货单进货单到货检验到货检验进料检验货进料检验货供应商供货统计表供应商供货统计表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进进货货明细表明细表供应商供应商进进货货汇总表汇总表采购单采购单取回取回验退验退验退件未退验退件未退明细表明