PDA6月发布《数据完整性检查应对指南》翻译

1、PDA 在其 2018年 5月/ 6月 PDA 制药科学与技术期刊上发表了题为 PDA 讨论要点：文档/ 数据管理与控制以及数据可靠性为准备检查的最佳实践（PDA Points to Consider: BestPractices for Document/Data Management and Control and Preparing for Data IntegrityInspections）的文章，该文章包括对 11 个数据完整性相关的问题的解答，如下：Question 1: Copies of GMP Records 疑问 1： GMP 记录的拷贝背景： 在日常的工作中，公司有很多正

2、当理由解释为什么他们需要拷贝 GMP 记录。这些记 录中有批号、批数据、测试结果或其他数据。 例如，公司为技术服务团队提供一份批记录的 扫描件以供他们进行调查。 特别是最近的 483缺陷信中， 在碎纸机中发现了包含批次信息的 文件问题较为突出，在何种条件下按照非受控、非 GMP 记录的方式来处理这些 GMP 复印 件的拷贝并不清楚。 如要求这些文件由质量部发放、 管理和销毁则对行业强加负担。 关键是 公司要能够证明他们如何能保证原始记录就是原始得记录并且记录中的数据符合 ALCOA 原则。问题： 可以认为 GMP 拷贝件（例如原始数据的打印件或一份纸质原始记录的照片/ 扫描件）本身就是 GMP

3、 文件吗？解释：只要公司对原始 GMP 文件有完全的控制权且原始 GMP 文件按照公司既定的制度进 行保存，那么就可以按需制作或销毁拷贝件。只有在 GMP 文件的拷贝件上记录了额外的GMP 信息（例如原始数据），那么这种拷贝件才需要保存。作为对 GMP 记录维持控制的 一部分，最好确保拷贝件可以非常容易和原件区分开来（例如在拷贝件上印上 “拷贝章 ”和 / 或在原件上印上 “原件 ”章）。Question 2: Documents not traditionally considered GMP records 疑问 2：传统上不认为是 GMP 文件的文件背景： 在最近的 483 缺陷信中，我

4、们发现传统上不认为是 GMP 文件的文件（例如电子邮件 和其他通讯件） 正成为检查对象并被列为缺陷项。 那么对当前监管机构对于何种文件如电子 邮件、生产计划等认为为 GMP 文件合适的定义，将会对行业有所帮助。公司经常为便于工 作进行一些生产和质量相关活动的非正式沟通。 一封关于批放行的邮件可能本质上相当于一 名员工打电话给另外一名员工通知批次已放行的书面记录。 如要求对所有这些文件进行正式 的控制或要求这些文件不能被随意打印和丢弃/销毁 /粉碎，将会对公司和他们的质量部门造成沉重的负担。问题： 如果公司文件明确规定哪些属于记录系统，那么含有批相关的信息， 如产品名称、批号或测试结果的邮件或其

5、他纸质文件是否被认为是 GMP 记录？解释： 一份文件是否被认为是 GMP 记录，取决于这份文件的生成是否符合 GMP 要求（见 数据可靠性和 cGMP 合规性行业指南， 2016年 4月草案， “当所有数据的生成满足 GMP 要 求时，那么该记录就是 cGMP 记录 ”）。例如如果电子邮件作为批放行的记录，那么它就是 GMP 记录。如果电子邮件只是用来通知批已放行并且批放行的记录系统并不是电子邮件， 那么这个电子邮件就不是 GMP 记录。类似的，草稿版风险评估和调查报告等。这些记录都 不是 GMP 记录，除非经过审核和定稿。如果公司将电子邮件用于 GMP 用途，最好有相应 的控制程序，通过

6、SOP 来管理。Question 3: Personal Diaries 疑问 3：私人笔记背景： 员工用私人笔记或者纸张来记录一些非 GMP 的东西，例如工作安排、培训注释、人 员信息等。这些记录通常在行业内不认为是 GMP 记录。如果要求将这些记录转为 GMP 记 录事实上反而可能会妨碍他们写下对时间有效管理或加强自身学习有用的信息。问题： 何种条目 /信息可以记录到私人笔记中并且不会被认为是GMP 记录？解释： 如果注释和笔记用于私人以及非正式的记录，并且不属于执行或记录 GMP 活动记录 系统，那么它们就不会被认为是 GMP 记录。这些记录在私人笔记本上的非正式的记录可能 包括工作计划

7、、 培训注释、执教思想、个人信息等。 公司可以考虑控制和抽查这些私人笔记 本以保证它们的确只被用于非 GMP 用途。 公司同样可以培训员工关于什么可以以及什么不 适合记录在私人笔记本上。Question 4: Drafts of GMP documents疑问 4：GMP 文档的草稿件 背景：公司会产生很多 cGMP 文档的草稿件。 令人感到迷惑的是这些文档是否都需要存档， 如果是的话工作量会非常繁重。问题： GMP 文档的草稿件是否需要存档，例如风险评估报告、调查报告以及验证报告？ 解释： 一旦最终的 GMP 文档记录定稿，这些文档定稿过程中的草稿件和文档就不在需要留 存，包括调查过程中使用

8、或产生的草稿件和文档。 定稿的文档则是正式的记录。 当一份 GMP 文档得到正式批准后， GMP 变更控制程序即开始生效。 作为 GMP 文档维持控制的一部分， 最好确保那些草稿件可以和最终的文档易于区分（例如在草稿件上盖上 “草稿 ”章）。Question 5: Emails as GMP records 疑问 5：邮件作为 GMP 记录背景： 公司通常都会在 GMP 和非 GMP 的活动中使用电子邮件。许多公司都不清楚哪些用 途属于 GMP 用途以及公司是否因需要为电子邮件的用途而将整个电子邮件系统变成 GMP 系统。问题： 电子邮件是否被认为是 GMP 记录？解释： 电子邮件是否是 GM

9、P 记录取决于他们是否是用于 GMP 活动或内容的沟通还是用于 记录 GMP 决策。例如，如果电子邮件用于批放行的记录系统，那么这些邮件就属于 GMP 记录。公司需要有程序清晰规定记录系统是什么。 如果电子邮件只是用来通知产品已经被处 理，而正式的决定是按照 SOP在别处记录，那么这种电子邮件就不是 GMP 记录。类似地， 如果按照公司 SOP，电子邮件作为质量问题升级的正式系统，那么那些电子邮件就是GMP记录。而如果电子邮件只是用于信息参考， 说明下发生了问题升级并且有独立的系统来记录 这次问题升级，那么这种电子邮件就不属于 GMP 记录。用于 GMP 用途的电子邮件需要在 相关的 SOP

10、中进行详细的描述。为建立一个独立于电子邮件系统的GMP 记录以及为避免电子邮件系统用于 GMP 记录系统，公司可以考虑对所有 GMP 记录相关的电子邮件进行打印、 签名 /简签以及签日期。 这些工作 都需要按照书面的 SOP 进行。Question 6: Business records that are not GMP records 疑问 6：不属于 GMP 记录的业务记录背景： 最近的检查开始关注不属于 GMP 记录的业务记录，例如安全录像影像、 GMP 文件 草稿，例如调查、非受控的文件拷贝件以及安全密匙卡访问系统。 FDA 可能选择检查这些 项目且甚至可能把他们作为 GMP 违规定论

11、的一种方式。然而，尽管这些记录被检查，但并 不是意味着它们属于 GMP 记录。否则质量部门需要审核和控制这些记录，这会造成巨大的 负担。问题： 如果这些非 GMP 记录，如全录像镜头、 GMP 文档例如调查的草案、非受控的文件 拷贝件以及安全密匙卡访问系统受到检查，是否意味着它们被认为是 GMP 记录？解释：不。只有当所有数据的产生完全符合 cGMP 要求时， 它们才会被认为是 cGMP 记录。 但事实上非 GMP 记录也可能会受到监管机构的检查或成为检查时提出的GMP 相关的缺陷，但这并不会使它们成为 GMP 记录。然而如果一个系统用于为 GMP 活动或 GMP 结果提供书 面的证据，那么它

12、就是 GMP 系统。例如密匙卡访问系统用于记录员工的退出和进入并且作 为无菌核心区域进行的培养基灌装所花时间是否合规的监控记录，那么它就是作为 GMP 用 途在使用并且必须在公司制度中明确规定。然而，如果这个系统只是偶尔在某个 GMP 调查 中进行审核评估以确保员工没有在无菌核心区域逗留太久，那么这个系统就不应该是 GMP 系统。当然从这个系统得到的任何文档都可以作为调查的一部分并应留存 （可以是纸质或电 子格式）。Question 7: Use of shredders 疑问 7：碎纸机的使用背景： 没有任何 GMP 要求禁止在工厂摆放或使用碎纸机。但是根据最近和碎纸机以及粉碎 相关的缺陷项

13、，更多的碎纸机和文档管理的指南会带来更多的帮助。Issue: What restrictions pertain to the placement and use of shredders? 问题： 碎纸机摆放和使用相关的限制有哪些？解释： 在工厂中并不限制摆放和使用碎纸机。但是，因为存在 GMP 记录会被粉碎的风险， 建议公司禁止在 GMP 相关活动进行的地方摆放碎纸机或其他未经授权的文件销毁设施，特 别是原始记录生成的区域， 包括生产部、 仓库和实验室区域， 这些区域中存在的风险更为严 重。可以在一些不产生 GMP 记录和 /或文档的区域放置碎纸机， 当然最好有控制程序。 这些 部门包括人

14、力资源部、财务部和 / 或其他管理区域。对于碎纸机的使用，可以通过公司决定 的任何方式销毁非 GMP 记录，包括粉碎 （只要不违反公司的文档留存政策） 。只有当 GMP 文档过儿保存有效期时，它们才可以被销毁，或者用真实副本取代原始记录。为保护机密， 在没有碎纸机的区域公司可以选择提供安全文件箱来保存该区域需要销毁的记录。 如果安全 箱放在 GMP 区域或附近，建议公司建立相应的制度明确如何完成销毁。例如，某些情况如 审计期间或怀疑文档或数据管理不当的情况下， 质量部门审核安全文件箱内的文件可能比较 合适。在研发部门，可能存在 GMP 和非 GMP 研究。明智的做法是制定相应的制度和控制 措施

15、防止研发部门内未经授权的 GMP 记录销毁行为。类似地，对于修正液（例如修正笔） 和便签条（例如便利贴） 的防止也没有任何限制， 但是也建议在 GMP 区域禁止放置和使用。Question 8: Retention of closed circuit television(CCTV) 疑问 8：监控录像( CCTV )的保存Context: Firms are unclear what is required for retention of closed circuit television (CCTV) footage.背景： 公司不清楚对于闭路电视( CCTV )的留存有何要求。Issu

16、e: For how long does a firm need to retain CCTV footage? 问题： 公司需要保存 CCTV 影像多久？解释： 一些从摄像机中得到的 CCTV 影像并不是用于 GMP 用途，例如安全录像。这些影像 应按照公司相应的制度和留存政策进行处理。 一般来说， 对于 CCTV 的使用并没有 GMP 要 求。如果 CCTV 影像用于 GMP 用途，例如批的放行，那么这些影像应按照 GMP 文档进行 留存，因为它们是支持批处置原始数据的一部分。对无菌工艺模拟/培养基灌装进行录像以及对这些录像的保存并不是 GMP 要求，除非录像被用作 GMP 操作（活动）的

17、主要文件资 料，而没有其他方式的记录 （例如在工艺模拟批生产时， 重要的活动并没有记录在批记录或 控制记录中）。然而需要注意的是， cGMP 期望对烟雾研究验证进行录像。这份录像是支持 受控环境确认的原始数据并且该录像应按照 GMP 记录来保存。另外在制定公司制度时也需 要考虑本地数据隐私需求。Question 9: Data capture capabilities 疑问 9：数据采集功能背景：需要生产和实验室设备均具备广泛的数据采集功能。 公司不清楚他们是否可以关闭这 些不需要的功能和 /或依赖备用的记录保存系统。Issue: If a piece of production or lab

18、oratory equipment has electronic data storage capability, is a firm required to utilize that capability?问题： 如果某台生产或实验室设备具有电子数据存储功能，公司是否必须使用这种功能？解释： 如果生产或实验室设备采集的数据被用于GMP ，那么这项功能必须被使用，除非另外有符合 GMP 要求且可靠和完整的替代纸质或电子文档系统。请注意如果电子原始数据是 动态的，那么固定 /静态的纸质或电子记录可能并不属于原始记录的完整拷贝，因为这种记 录可能会丢失电子系统采集到的 GMP 数据。同样，如果系统

19、具有电子审计追踪功能，则该 功能不应被关闭以支持手动审计追踪， 因为手动审计追踪必然没有自动审计追踪可靠。 如果 自动化数据采集系统被关闭， 最好记录下关闭这个系统的合理理由。 公司应准备好在检查期 间如有必要的话详细阐明这个理由，包括所有 GMP 要求的数据都已经被采集的证据以及合 适的话有另外备用的系统留存。如果某个电子数据采集系统没有被关闭并且没有用于 GMP 用途，公司应在其制度中清晰标明哪些是产生原始数据的系统， 哪些不是产生原始数据的系 统。建议公司在其制度中规定审核这些没有关闭系统的数据。 这样做的原因是这些系统采集 到的数据有可能受到 FDA 的检查并且可能会成为数据完整性缺陷

20、。例如两台不同的系统中 数据相互矛盾。Question 10: Quality Plans 疑问 10：质量计划背景：因为担心质量计划可能会成为 483 缺陷的来源， 公司可能会不愿意建立和记录质量计 划（质量系统改进的目标和时间线）。Issue: If a firm has a quality plan, will an FDA investigator use that plan as the basis for 483 observations?问题： 如果公司有质量计划， FDA 检查员会不会在质量计划上提出 483 缺陷？解释：如果公司有质量计划， 检查员可能会评估计划的充分性以及计

21、划是否被完整且及时地 执行。事实上， 如果公司的质量计划合理的话，尽管不会避免 483的发出， 但是可以作为公 司自我认同以及解决问题决心的证据。 公司计划的充分性和执行计划取得的进展可能会作为 监管者视为公司主观积极的指标。 将质量计划作为检查出负面问题的路标会阻碍计划的制定， 而监管者通常鼓励公司如果发现数据完整性问题主动积极地去解决， 而不是等到被检查出来。Question 11: Questioning investigator actions in the field 现场质询检查员的行为背景： 现场检查的 FDA 检查员不尽相同，而且检查可以以多种方式开展。一些公司不确定 如果他们

22、觉得检查员行为不当或者没有任何原因检查了非 GMP 下的记录、文件或厂房设施， 他们应该怎么做。Issue: If a firm believes that an FDA investigator is acting inappropriately or inspecting non-GMP records, documents or facilities without an apparent cause, what should the firm do?问题： 如果公司坚信 FDA 检查员行为不当或者检查了非 GMP 下的记录、文件或厂房设施 而没有任何确切的理由，公司应该怎么做？解释： 法律规定了 FDA 对制药厂、 仓库、公司或实验室的检查范围包括了 “其中所有的事情 （包括记录、文件、纸张、工艺、控制以及厂房设施）只要 ”和掺假或是冒牌药或其他违反 了食品药品和化妆品法案的行为有关。唯一明确的是 FDA 检查授权没有扩展到财务数据、