文件及记录控制程序

1、f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：1/131. 目的：为规范本公司文件资料的制定、发行、回收、归档及质量/环境记录的管理等作业，确保本公司发行和使用的质量/环境管理体系文件受到有效控制，特制定本程序。2. 适用范围：公司对所有质量/环境管理体系文件、质量/环境记录及外来文件的管理均适用本程序。3. 职责：3.1文控：负责质量/环境管理体系文件（含 质量环境手册、程序文件、作业规范、质量/环境记录及 外来文件等文件）的管理，并负责此类文件的发行、回收及销毁等工作。3.2相关部门：3.2.1负责制订及

2、修改相关工序或岗位所需的指导文件。322负责本部门职责范围内文件及资料管理。3.2.3负责本部门生产工作范围内所接收的外来资料的管理。4. 定义：4.1质量/环境记录：用于质量活动/环境活动等管理过程的相关记录。4.2受控文件：含所有质量/环境管理体系一阶、二阶、三阶文件及外来技术文件。5. 作业内容：5.1文件类别：5.1.1 QEM :质量环境手册，格式见附件一“质量环境手册 /程序文件”封面。5.1.2 QP/QEP/EP :程序文件，格式见附件一“质量环境手册 /程序文件”封面。5.1.3 QB/EB :作业指导书、作业标准书，格式见附件二“标准规范”封面。5.1.4 QR/ER :质

3、量/环境记录。5.1.5 PM :行政管理类文件。5.1.6 W :外来文件。5.2文件/表单的编号原则：5.2.1质量环境手册：如 MD-QEM-O0,1后三位为流水号，001、002以此类推。5.2.2 程序文件：如 MD-QP（ QEP/EP -001 ,后三位为流水号，001、002以此类推。5.2.3作业规范/作业标准：如 QB-X-001/EB-工-001，“工”为工程部，后三位为流水号，001、002以此类推。部门代码分为：01管理层（总）02工程部（工）03业务部（业）04 制造部（制）05品质部（品）06管理部（管）07资材部（资）08 财务部（财）09文控（文）深圳铭鼎电业

4、有限公司文件及记录控制程序文件编号：MD-QEP-001版次：C制定日期：2010-01-12页次：2/13001、 002 以5.2.4质量/环境记录：如 QR工-001/ER-工-001 , “工”为工程部，后三位为流水号, 此类推。5.3.2A.B.C.D.E.F.文控收到待发行的文件后，按发行文件的数量复印所需的文件副本，按以下作业发行: 工程文件：在每页文件的正面右上角适当位置盖 发行至相关部门。女口：工程图、作业指导书。 其它文件：在每页文件的正面右上角适当位置盖 女口：质量环境手册、程序文件、相关规范等。正本文件：在每页文件背面适当位置盖“正本文件”章后由文控分类保存于资料室。

5、外来文件：在每页文件的正面右上角适当位置盖“外来文件”作废文件：参考5.8内容。印章格式如下：1.受控文件章：“技术文件发行章”,并按要求写上发行日期“受控文件”章后发行至相关部门。章后发行至相关部门。3.正本文件章:深圳铭鼎电业有限公司深圳铭鼎电业有限公司 年 月曰技术文件发行早受控文件外来文件章：5.作废文件早：深圳铭鼎电业有限公司深圳铭鼎电业有限公司外来文件作废文件技术文件发行章:2.4深圳铭鼎电业有限公司正本文件部门代码分为：按5.2.3作业。5.3文件/表单的编制、审核及发行：5.3.1本公司体系文件由各相关部门编制后，按以下列表职责进行审核批准后，交文控中心发行。文件类别编制审核批

6、准QEMK量环境手册品质主管管理者代表总经理QP/QEP/EPg 序文件部门主管管理者代表总经理QB/EB乍业规范相关人员部门主管管理者代表QR/ER质量/环境记录相关人员部门主管管理者代表PM行政管理文件管理部人事副总经理总经理并将文件的发行状况分类记录在5.3.3文控应按文件制订人员申请的发行数量将其发行到相关部门, 文件资料发行/回收一览表及文件管理台帐上。f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：3/135.3.4无“受控文件”及“技术文件发行”章的体系文件 （记录除外）应视为无效文件，禁止在工厂

7、内 部使用。5.4文件/表单的修改：5.4.1因工作实际需要，需对相关受控文件进行修改时，相关修改人员及文控应按本程序6.4章节所规定的相关要求重新审批和发行文件。5.4.2文件修改人员在修订已发行的文件时，应注意按以下方式在新订文件中明确标识文件的更新版 次：A. 文件版次：第一版为A版，第二版为B版，以此类推；B. 修订记录：在文件封面“修订记录”中记录所修订的主要内容。5.4.3表单内容或格式修改需经部门主管确认，管理者代表核准后生效。5.5表单记录的填写：5.5.1所有受控的表单记录，均须使用圆珠笔或钢笔进行填写，不能使用铅笔填写。5.5.2填写好的记录应保持内容完整、数据准确、填写及

8、时、字迹清晰、易于辨认。5.5.3对被修改部分可采用直接划线标示的方法对填写失误的内容进行修改，也可使用涂改液对其进行修改（重要数据不能使用涂改液），若被修改部分为重要数据或质量内容时，须在修改处写 上修改人的姓名及日期。5.5.4凡表格中不需填写的栏目或出现空白的地方，均须采用在空白处划斜线或者在相关位置注明 “以下空白”的方法予以注明。5.6表单记录的保存：5.6.1对受控的相关表单记录，相关使用部门应按 记录保存期限一览表所要求的保存期限予 以保存。5.6.2根据质量/环境记录的使用频率，可分别按月、季、半年的时间间隔对质量/环境记录进行收集,整理和归档。5.6.3归档时须建立文件封面，

9、封面上应注明表单记录名称、保存部门、归档人、归档时间、记录编 号及保存期限等内容，并按日期顺序进行归档。5.6.4原则上所有超出三个月以上之质量/环境记录及文件交由资料室进行保管，由原部门整理好后填 写文件移交单，经部门主管核准后退至文控中心资料室管理。5.6.5表单记录应存放在干燥清洁的环境中，并注意避免直接受阳光照射。5.7文件/表单的保存期限：详细资料见 记录保存期限一览表。5.7.1记录表单：原则上保存1年以上， 女口：生产日报表、首件记录、巡样记录、成品检验报告等等。5.7.2其它文件资料：原则上保存3年以上。女口：客户订单、客户原图/规格变更资料、客户订单、客户样品承认书、供应商样

10、品承认书等 文件。f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：4/135.8文件/表单的销毁:5.8.1经变更后旧版之手册/程序/规范文件：A 对已作废的受控文件副本，文控在发行新版文件时收回，并以适当方式予以销毁。B.对已作废的受控文件正本，由文控在文件的每页上盖“作废文件”章，并专门建档对其进行 保存管理。5.8.2质量/环境记录表单及其它文件资料：A. 若需要对已过期的质量/环境记录及文件进行销毁时，由文控提出书面申请，经部门主管确认及 管理者代表核准准后，方可对相关质量/环境记录/表单及文件实施销毁

11、。B. 各部门不可以私自对质量/环境记录及文件进行销毁，特别是未到保存期限的文件/表单。C原则上每一年统一对已过期的文件及质量/环境记录进行销毁一次。5.9外来文件：5.9.1各部门接收到外来提供本部门所需的外来文件后，应第一时间交有关人员进行确认后交文控 按外来文件的分类对其进行收集和管理。5.9.2若因生产工作需要，其它部门需使用外来文件，则外来文件由文控在文件受控发行后，将其发行情况记录在文件资料发行 /回收一览表中。5.9.3若外来文件发生变更时，文控应及时从相关部门收回原外来文件，并将最新版本的文件发行到相关使用部门。5.10文件/表单的其它管制：5.10.1凡盖有 受控文件”、技术

12、文件发行章”及外来文件”印章的文件一律不可以复印使用。5.10.2所有 受控文件”未经公司同意一律不可以私自流出公司外部。5.10.3所有内部文件及表单在有需要填写客户名称时（除出货单外），一律使用客户代码，直接客户名称不可以显示在文件/表单中。口：工程图、订单及成品出货报告等。5.10.4产品报价单/产品单价为公司保密文件/表单，绝不可以在内部文件 /表单中流通，如订单、生产排程表等。6相关文件：无7.附件：7.1附件一：作业流程图7.2附件二：质量环境手册/程序文件封面7.2附件三：标准规范封面深圳铭鼎电业有限公司V 3文件及记录控制程序文件编号：MD-QEP-001版次：C制定日期：20

13、10-01-12页次：5/137.3附件四：记录保存期限一览表8.使用表单：8.1文件管理清单QR-文-0018.2文件资料发行/回收一览表QR-文-0028.3文件移交单QR-文-003深圳铭鼎电业有限公司文件及记录控制程序文件编号：MD-QEP-001版次：C制定日期：2010-01-12页次：6/13附件一：作业流程图作业流程图作业部门相关部门文控相关部门文控文控文控由作业部门制定按相关要求盖章发行所有文件发行及回收要有相关记录按相关保存期限置于资料室保存变更后副本文件及过期质量/环境记录申请作废f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：CIVlM文件及

14、记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：7/13J附件二：质量环境手册/程序文件封面NDI深圳铭鼎电业有限公司SHENZHEN MD ELECTRIC CO.，LTD修订记录修订日期修订内容页次版本文件编号制定部门发 送 部 门总经理副总经理 管理者代表 业务制造部品质部资材部管理孑部工程部里部财务部核准审核编制f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：8/13J附件三：标准规范封面深圳铭鼎电业有限公司SHENZHEN MD ELECTRoNlC C0.,LTD文件编号制订部门制订日期版本/版次页

15、数修订日期修订单号修订内容页次版本发 送 部 门总经理副总经理管理者代表业务部工程部制造部品质部资材部管理部财务部修订记录核准审 核制 作f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：9/13J附件四：记录保存期限一览表（1/5） 部门：管理层序号记录名称记录编号版次保存期限备注1管理评审会议计划QR-总-001A一年2管理评审报告QR-总-002A一年3管理评审总结报告QR-总-003A一年4质量目标一览表QR-总-004A一年5年度内审计划表QR-总-005A年6内审检查表QR-总-006A年7纠正措施单

16、QR-总-007A年8预防措施计划QR-总-008A年部门：管理部序号记录名称记录编号版次保存期限备注1招聘申请表QR管-001A年2人事资料表QR管-002A员工离职一年后 止3年度教育培训计划QR管-003A年4培训记录QR管-004A年5人事薪资考核变更表QR管-005A员工离职一年后 止67S检杳评分表QR管-006A年77S检杳统计表QR管-007A年8工作绩效评比表QR管-007A年9财产盘点表QR管-008A年f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：10/13附件四：记录保存期限一览表（2

17、/5 ） 部门：品质部序号记录名称记录编号版次保存期限备注1年度检测设备校验计划QR-品 -001A一年2检测设备一览表QR-品 -002A一年3进料检验日报表QR-品-004A一年4进料检验报告表QR-品 -005A一年5特采申请单QR-品 -006A年6材料异常处理报告单QR-品 -007A年7首件检验记录表（制二课）QR-品 -008-1年8首件检验记录表（制一课）QR-品 -008-2A年9IPQC巡检报表QR-品 -009A年10异常处理报告单QR-品 -010A年11OQc出货检验记录表QR-品 -011A年12成品检验报口表QR-品 -012A年13月份进料异常明细QR-品 -0

18、13A年14月份制程异常明细QR-品 -014A年15月份成品异常明细QR-品 -015A年16报废申请单QR-品 -016A年17客诉处理报告单QR-品 -017A三年18复检申请单QR-品 -018A年19品质合约书QR-品 -019A三年20环境管理物质不使用保证书QR-品 -020A三年21环境物质检测申请表QR-品 -021A三年部门：文控序号记录名称记录编号版次保存期限备注1文件管理清单QR-文-001A文件销毁止2文件资料发行/回收一览表QR-文-002A文件销毁止3文件移交单QR-文-003A文件销毁止f¼fn:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：

19、C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：11/13附件四：记录保存期限一览表（3/5 ） 部门：业务部序号记录名称记录编号版次保存期限备注1报价单QR业-001A一年2样品单QR业-002A一年3合约评审表QR业-003A三年4制令单QR业-004A三年5送货单QR业-006A三年6顾客投诉一览表QR业-007A三年7顾客满意调查表QR业-008A三年8顾客满意调查汇总表QR业-009A三年部门：资材部序号记录名称记录编号版次保存期限备注1申购单QR资-001A一年2采购单QR资-002A三年3供应商基本调查表QR资-003B供方停止交易一年后止4合格供方名录QR资-004A一

20、年5供应商资格评审表QR资-005B一年6退货单QR资-006A年7领料单QR资-007A年8入库单QR资-008A年9委外加工单QR资-009A年10供应商评审缺失改善报告QR资-010B供方停止交易一年后止11特准采购申请单QR资-011A供方停止交易一年后止12供方年度评审计划表QR资-012A供方停止交易一年后止I131415供应商付款申请书QR资-013A年ff:深圳铭鼎电业有限公司文件编号：MD-QEP-001版次：C文件及记录控制程序制定日期：2010-01-12页次：12/13附件四：记录保存期限一览表（4/5 ） 部门：制造部_序号记录名称记录编号版次保存期限备注1端子压接测

21、量记录表QR制-002A一年3电测检查报告表QR制-003A一年4外观检查报告表QR制-004A一年5生产日报表QR制-005A年6成品入库单QR制-006A年7锡炉温度记录表QR制-007A年8铬铁温度记录表QR制-008A年部门：工程部序号记录名称记录编号版次保存期限备注1工程图纸QR-X-001A产品停止生产止2物料清单QR-X-002A产品停止生产止3电线设计卡QR-X-003A产品停止生产止4样品检验报告QR-X-004A年5承认书QR-X-005A产品停止生产止6工程变更申请单（ECRQR-X-006B三年7工程变更通知单（ECNQR-X-007B三年8生产设备清单QR-X-008A年9设备日常点检表QR-X-009A年10设备二级保养记录表QR-X-010A年11设备三级保养记录表QR-X-011A年12