《管理者制定工作计划技能》宋德标老师2017-07-29

1、先之教育旅游服务业教育培训领军者 2017中国杭州管理者制定工作计划技能管理者制定工作计划技能 在线视频制作体验课 讲 师 简 介The Introduction Of Teacher宋德标资深酒店运营专家 先之教育专家讲师多家酒店战略顾问中国酒店管理协会专家中国百强名师 中国培训师华誉奖百强讲师国际注册饭店高级执业（职业）经理人清华大学酒店管理总裁班客座教授 中国人力资源开发研究会特聘专家目 录目 录 为何要制定工作计划 1 工作计划只是概述 2 制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证 4 如何有效提高部门KPI 5目 录目 录 为何要制定工作计划为何要制定工作计划 1 工作计划只是概述 2

2、 制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证 4 如何有效提高部门KPI 5为何为何要制定工作要制定工作计划计划 1 一、工作计划的意义一、工作计划的意义在日常学习或工作中，计划是常用并意义重大的。一切有组织的活动，不管大小，重要与不重要，全局性的或是局部性的，都必须有计划。计划工作又是一切管理活动的前提，只有有了计划以后，人们才能开展其他的管理活动。 为何为何要制定工作要制定工作计划计划 1 一天的工作在于昨夜，而不是在今天早晨。今天晚上你就应该写好明天要做的工作事宜一月个月的计划在于上个月底，而不是这个月初。月底你就应该写好下个月你要做的一切工作事宜一年的计划在于年底，而不是在今年的年初。年底

3、你就应该写好明年一切要做的工作事宜一、工作计划的意义一、工作计划的意义为何为何要制定工作要制定工作计划计划 1 二、为什么常常不制定计划二、为什么常常不制定计划 没有习惯；习惯决定性格，性格决定命运。做了也完成不了；说明计划不科学，或缺乏控制。没有时间；如果你没有时间去筹划，就只有时间去后悔了。计划不如变化快；做计划正是为了应对变化，提高预见性。知难行易；正是检视自己执行力的时候。不知如何做；本课程与你分享。保持对付上司的弹性。这太阳奉阴违了吧。为何为何要制定工作要制定工作计划计划 1 三、三、 制定计划有什么好处制定计划有什么好处1）预测未来，指明方向 有了计划，工作就有了明确的目标和具体的

4、步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。2）提高成功的可能性 计划为目标的具体实现提供切实可行的方案，因此按照计划实施，则成功完成预期目标的可能性大大地提高。3）提高工作效率 通过计划，实现对工作的轻重缓急进行安排，使得工作更加有效率。 目 录目 录 为何要制定工作计划 1 工作计划只是概述工作计划只是概述 2 制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证 4 如何有效提高部门KPI 5工作计划只是概述工作计划只是概述 2 计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。一、一、 什么是工作计划什么是工作计划 工作计划只是概述工

5、作计划只是概述 2 一、一、 什么是工作计划什么是工作计划 1）围绕目标，要分析一下怎么能达成？2）通过什么路径、什么方法、什么资源、什么时间来达成？3）预达成目标，我该分阶段做些什么？这实际上就是计划！这实际上就是计划！工作计划只是概述工作计划只是概述 2 一、一、 什么是工作计划什么是工作计划 计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署，即计划是实现目标的方案途径。计划是一个统称，涵盖常见的规划、方案、安排、设想、打算、要点等。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 一、一、 什么是工作计划什么是工作计划 规划方案安排是具有全局性的、较长时期的长远设想。 是从目的、要求、工作方式到工

6、作步骤等方面对专项工作做出全面部署与安排的计划。计划的特点？是对短期工作进行具体布置的计划。 设想打算要点是初步的草案性计划。 是短期内工作要点式计划。 是列出工作主要目标的计划。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划的特点二、工作计划的特点 普遍性预见性可行性指导性约束性可变性工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划的特点二、工作计划的特点 普遍性由于人的能力是有限的，现代组织中的工作是如此复杂，即使是最聪明最能干的领导人，也不可能包揽全部计划工作。实际的计划工作涉及到组织或企业中的每一位管理者及员工，因此，上至高层管理者，下至基层管理者及员工。一个组织的总目标确定后，

7、各级管理人员为了实现组织目标，使本层次的组织工作得以顺利进行，都需要制定相应的分目标和分计划。这些具有不同广度和深度的计划有机地结合在一起，便形成了一个多层次计划系统。因此，计划具有普遍性。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划的特点二、工作计划的特点 预见性这是计划最明显的特点之一。计划不是对已经形成的事实和状况的描述。而是在行动之前对行动的任务、目标、方法、措施所做出的预见性确认。但这种预想不是盲目的、空想的，而是以为未来工作目标或实践活动为导向，以现有的条件为基础，以过去的成绩为依据，对对今后的发展趋势作出科学预测之后制定的。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划

8、的特点二、工作计划的特点 可行性可行性是和预见性是紧密联系在一起的，预见准确的计划，在现实中才真正可行。对未来的预测，应建立在客观实际的基础上，以现有的条件为基础。因此，以过去的成绩为依据来做出预测，并切忌盲目地、无根据地制订计划。这样才能使计划有可行性。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划的特点二、工作计划的特点 指导性制定任何一项计划，必须明确在一定的时间内完成什么任务，获得什么效益。这也就成了工作的方向和依据。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 计划一经通过、批准或认定，在其所指向的范围内就具有了约束作用，在这一范围内无论是集体还是个人都必须按计划的内容开展工作和活动，不

9、得违背和拖延。二、工作计划的特点二、工作计划的特点 约束性工作计划只是概述工作计划只是概述 2 二、工作计划的特点二、工作计划的特点 可变性如果在计划执行过程中，客观情况发生了变化、就要适时地予以修订。所以计划既有指导性，也有可变性。同时，考虑到未来的变化，计划的制定还应有弹性，可以预测未来可能的变化，辅以备选的多套计划。所以，“计划没有变化快”这句话很有它的道理，但是它的意义不是叫你不要做计划，而是叫你做多套计划。以备选择。正所谓：计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。工作计划只是概述工作计划只是概述 2 三、工作计划的分类三、工作计划的分类 按时间跨度，可以分为：长期计划、中期计划

10、和短期计划。比如，一年计划、三年计划、五年计划等等。 按范围分，有国家计划、地区计划、行业计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等。如、人力资源部年度培训计划 按内容分，有招聘计划、销售计划、生产计划、新产品开发计划、融资计划、品牌推广计划等。 按写法分，有文字式计划、图表式计划、文字图表结合式计划。计划的分类工作计划只是概述工作计划只是概述 2 四、制定工作计划的原则四、制定工作计划的原则 举大而不遗细，谋远而不弃近。切莫忽略细节。应表述清楚具体实施过程的每一个要素（5W2H）。应对未来的不确定性，甚至要辅以其他备用计划。关注核心关注核心要素要素做好细节做好细节计划计划辅以备用辅以备用

11、计划计划目 录目 录 为何要制定工作计划 1 工作计划只是概述 2 制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证 4 如何有效提高部门KPI 5制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 目标分解任务排序确定方案撰写计划制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 目标分解 计划的制定是为了完成具体的目标，而根据目标的时间跨度和范围不同，要将目标进行分解。即： 若是长期目标，需要分成若干个短期目标； 将大的团队目标分解成小的个人目标。 这样，分解后的目标就为具体计划的制定提供坐标。制定工作计划步骤制定工作计

12、划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 任务排序 为完成一项目标，均对应着具体的工作事项或任务。如，销售业务员一天需跑完两个客户，他需要完成电话预约、查询路线、准备出差资料、拜访客户、填写差旅或交通发票、撰写日程日志等事项。另外，他当天还有其他事情要处理，比如与其他客户对账、敦促公司发货以及个人手机话费充值等等。而这些事项，需要进行适当的排序，以促使当天的任务能够妥善完成。制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 任务排序规划技能提升、创新建立人际关系发掘新机会防患未然（锻炼、防火）设备出故障燃眉之急的问题与客户洽谈业务有期限压力的计

13、划危机（看病、救火）并不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆、拖延下属请示、汇报临时会议、邀约某些电话、邮件日常文件批阅不速之客到访授权别人去做这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权处理或另约时间。立即去做非常重视，并立即去做，直到问题解决或任务完成时止。定出时间待会做这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。 打发时间时做先想一想：这件事如果根本不去理会，会出现什么情况呢？如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。轻重缓急，要事第一制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3

14、 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 任务排序追求效率，统筹安排同样是一天，同样是一样的工作目标，有的人完成的就比别人的好，比别人的快，这是为什么呢？除了工作技能的娴熟之外，很重要的一个方面，就是高效率的人懂得统筹安排。我们都知道一个“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的模型。类比到时间的统筹安排上；原则就是利用大块的时间处理“大块”的事情；利用琐碎的时间处理琐碎的事情；利用等待的事件兼做别的事情（比如在旅途中可以打电话或者构思计划）。制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 确定方案 对事项/任务排序以后，要对每个事项拟定具体、清晰

15、的行动方案。行动方案的七大要素为 “5W2H”，一般可以采用行动方案表的方式简要描述。 What 做什么？事项清单？Why 为什么做？目的是？Who 谁去做？联系谁？ Where 何地做？ When何时做？何时完成？How 怎样做？实施战术？How much所需资源？需多大代价？制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 确定方案序序号号No.事项名称事项名称What目的目的Why相关人相关人Who地点地点Where完场时完场时限限When怎样做怎样做How所需资源所需资源How Much备注备注 注：此表中，也有的要素可以适当省略，如“Why”。但也可

16、以根据计划追踪的要求，再增加一栏“执行反馈”。制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 撰写计划 根据计划的重视程度不同，需要撰写不同类型的计划书。比如，简单的计划书，只需要上述的一个excel表即可，而正规一点计划书，通常都包括三部分：标题 、正文、落款。制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 撰写计划 01 全称标题全称标题包括以下四项：制定计划的单位名称、计划的适用时间、计划的内容范围和计划的种类。如酒店部门年营销工作计划。02 简称标题03 文章式标题全称标题的简略。有的省略时限，如酒店营销方案； 有

17、的省略单位，如2017年度餐饮部工作要点； 有的省略单位和时限，如部门员工技能培训工作计划。文章式标题按照计划的内容或要达到的目标制定。如为实现本公司2017年创利5000万元而奋斗 若计划尚未经批准，则在标题后或正下方注明其成熟度，如“草案”、“讨论稿”字样，并加上圆括号。标题制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 撰写计划 01前言（指导思想） 前言是计划的总纲，回答项目“为什么做”和“能不能做”的问题，语言应准确鲜明，简练扼要。02主体（计划事项）03 文章式标题主体是计划的核心内容。要求任务具体，目的清楚，落实到人，措施得力，时限明确等。结语

18、一般写希望和意见两项，也有的不写结语！如有结语，要有鼓动性，有号召力。正文制定工作计划步骤制定工作计划步骤 3 从目标到计划如何切入？从目标到计划如何切入？ 撰写计划 落款 落款一般包括制定计划的单位和日期两项。日期写在正文的右下方，一定要详写，包括年、月、日，如有必要，最后应加盖公章。目 录目 录 为何要制定工作计划 1 工作计划只是概述 2 制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证计划是效率的保证 4 如何有效提高部门KPI 5计划是效率的保证计划是效率的保证 4 一、管理计划制定一、管理计划制定 计划制定要符合SMART原则S （Specific）具体的M（ Measurable ）可衡量

19、的A（ Attainable） 可实现的R（ Relevant）相关的T（ Time Base）有时间限制的计划是效率的保证计划是效率的保证 4 二、何为二、何为SMART原则原则 具体的“这个目标是否告诉上级具体的最终完成的是什么？”可考核的（考核标准）“上级知道如何衡量他的工作结果吗？”具有一定挑战性的“这个目标是否是具有挑战性的而又可以实现的？”具有相关性“各分目标要围绕总目标而定”时间性（完成时间）“该项工作应该在什么时间完成？”考核标准、完成时间作为目标的内容。设计在目标系列表格中计划是效率的保证计划是效率的保证 4 三、举例做个计划的五要素三、举例做个计划的五要素 计划是效率的保证

20、计划是效率的保证 4 四、实例分析四、实例分析 公司层级部门层级个人层级公司战略目标 BSC/SWOT公司关键成功因素公司关键指标部门目标与策略部门关键成功因素部门关键指标个人及岗位绩效目标一个有计划的人，一定是行动敏捷的人一个有计划的团队，一定是高效率的团队一个有计划的企业，一定是有前途的企业计划是效率的保证计划是效率的保证 4 五、管理者凭什么管理五、管理者凭什么管理 组织好自己组织好自己角色认知时间管理自我认知计划是效率的保证计划是效率的保证 4 五、管理者凭什么管理五、管理者凭什么管理 组织好部属绩效管理人员管理团队管理目标管理计划管理在职辅导沟通建立有效的工作关系解决问题授权影响激励

21、团队文化绩效评估员工职业生涯规划计划是效率的保证计划是效率的保证 4 六、计划管理是企业内部管理的重要手段六、计划管理是企业内部管理的重要手段 计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。计划工作的核心内容是目标的明确和计划的制订。为什么要做计划 “预则立，不预则废” 计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。 计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。计划是效率的保证计划是效率的保证 4 七、七、有效地计划是一切成功的首要条件 借助计划可克服由于资源的短缺和未

22、借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现本来无法或难以有效实现的目标得以实现。 通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为我们的行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配； 通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可以制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心； 由于目标、任务和责任的明确，可使计划得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率；计划是效率的保证计划是效率的保证 4 八、优秀领导者之路八、优秀领导者之路 主动计划、实施、领导、控制本部

23、门的工作，并推动公司的发展。不断改进部门内部的工作与流程，以求更有效率、更创新地完成工作。进行深入的绩效指导，根据人员素质和职能要求，应用合适的管理方法和激励。计划是效率的保证计划是效率的保证 4 八、优秀领导者之路八、优秀领导者之路 能力发展目标管理技能训练观念转变领导者长期培训计划应用新的方法实践、参观学习部门目标及工作计划制订员工目标设计及调整绩效体系操作绩效面谈、员工指导计划是效率的保证计划是效率的保证 4 八、优秀领导者之路八、优秀领导者之路 能力发展目标管理技能训练观念转变领导者长期培训计划应用新的方法实践、参观学习部门目标及工作计划制订员工目标设计及调整绩效体系操作绩效面谈、员工

24、指导计划是效率的保证计划是效率的保证 4 部门年度工作计划的编制建议（一）部门年度工作计划的编制建议（二）计划编制的工具之一：鱼骨图（三）计划编制的工具之二：问题树（四）计划是效率的保证计划是效率的保证 4 公司年度目标 年度目标制订说明 公司目标分解表 部门设备能力分析 部门人员能力分析 部门业务管理水平分析 部门内部资源分析 完成部门年度目标匹配度分析 完成业绩、成绩 总结经验 存在不足 需加强地方 制订达成目标的策略 制订细节的措施 制订具体行动计划 明确达成目标的假设前提 资源及配合要求部门年度总结部门能力与资源分析3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结理解公

25、司目标和方针经营计划分项计划编制部门年度工作计划的编制建议（一）计划是效率的保证计划是效率的保证 4 明确关键环节 部门目标达成计划 改进计划 需加强地方 部门角色定位 部门职能发展 部门提高方面 部门新年度打算 主要工作行动 行动目的 行动主要内容 参与部门及负责人 执行步骤及时间安排 行动结果 人员需求计划 资金需求计划 技术支持计划 技能学习计划确定部门年度工作行动部门年度规划3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结确定部门目标后年度资源需求部门年度工作计划的编制建议（二）计划是效率的保证计划是效率的保证 4 3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结计划编

26、制的工具之一：鱼骨图（三）计划是效率的保证计划是效率的保证 4 3、部门年度总结3、部门年度总结3、部门年度总结计划编制的工具之二：问题树（四）问题一级子问题二级子问题三级子问题我们是否应该对采购支付政策进行调整是否可以实现100的现款支付？ 是否可以考虑增加10的其他支付方式？实际的资金需求量有多大？实际的资金需求量有多大？可以增加的其他支付方式有哪些？每一种方式实际的成本有多大？当期的现金流入、流出有多少？异常需求可能发生在哪些环节？当期预计的净现金是否充足？预计的资金来源还有哪些？抹帐所影响的价格和品位代价？短期贷款利率费用的代价有多大？目 录目 录 为何要制定工作计划 1 工作计划只是

27、概述 2 制定工作计划步骤 3 计划是效率的保证 4 如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 一、达成/提高KPI的有效途径 四、制定个人工作计划的日历五、寻求资源与配合 六、用计划解决问题常见方法七、用计划解决问题的 八、解决问题样板表如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 一、达成/提高KPI的有效途径如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 考核项目KPI目标或标准 3月达成目标值4月本部门目标1.1绩效考核数据准确率=3项570%本月不核算75%如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 类

28、型改善计划目标/要求计划控制管理方法行 动 计 划再展开给谁完 成 管理点检查时间管理文件时 间核查点频率工具流程改善1、根据目前已回收的各部门指标收集提报表，原始表单进行指标核实，标出差异伍茂文100%4.18收回情况每月10绩效指标流程2、根据计算公式，评分标准，计算考核分伍茂文100%4.183、对不能/难以统计的，调整计算公式，统一指标口径，进行必说明齐、范100%4.26准确性每天4、将更改内容与各部门逐一讨论，达成共识齐、李所有部门均进行沟通4.29每天5、提交委员会讨论，进行介绍说明，审核确认齐、李90%以上完全通过；10%跟踪观察4.296、经审核后备档伍茂文完整及时5.2更新

29、5.5略如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 四、制定个人工作计划的日历如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 合理安排时间（1）形成工作任务检查表（2）工作日志检查法（3）四、制定个人工作计划的日历如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 合理安排时间（1）1、为重要任务或同类任务建立工作时段2、有针对性地回避设立安静时间，随后进行回话3、在会议和个人约会中设立时间限制4、把优先权作为所有工作的基本原则5、尽可能只做那些确实关键的工作6、充分利用代理完成服务性工作7、将较大任务拆分为小部分进行8、与自己商定完成A等任务的期限9、尽早完成重点任务10、按效率高低波动，有针对性地规划

30、根据记录预算时间(例)周例会时间 2H5S检查时间 4H制订计划时间 4H写报告 6H没有计划，就不会利用时间四、制定个人工作计划的日历如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 形成工作任务检查表（2）四、制定个人工作计划的日历如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 工作日志检查法（3）时间工作内容进展情况工作计划姓名 四、制定个人工作计划的日历如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 你可以正当地要求公司提供资源和配合, 但是你必须有足够的深入能说明需求迫切，也应该给上级做选择题：提供你对解决问题的看法 提供更多的信息和选择方案提供个人建议汇报适当的方针理由及思考经过分析清楚问题的内

31、容各种行动方案以及你的对复杂的问题分析你选择该项行动方案的提供数据与收益分析执行该项行动方案的预期结果，以及应变计划工作的进度报告 五、寻求资源与配合如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 树立习惯和纪律 采取简单方法 应用高级工具100 50问题比率 5 个为什么 3 个C（问题、原因和对策）系统的问题解决方法传统的质量控制工具试验设计田口法质量控制工具有助于改善业绩，但并非唯一的途径 经验证明，多数工作问题可用简单的方法予以解决。关键在于纪律性和实施。六、用计划解决问题常见方法如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 解决问题工作单，总结最重要信息，以说明6步法的每一阶段解决问题工作

32、单 （也叫质量控制陈述）质量控制陈述以规范方式说明解决问题流程的主要步骤。质量控制陈述也能在工作牌上显示。应随项目进展同步编写。应使用图表照片清楚说明主题和方法。最重要的信息显示在工作单或工作牌上；背景数据保存在活页夹内。行动计划用于说明目前工作，必须随时更新。使用7种质量控制工具是使相关的信息变得可视化的简单方法。七、用计划解决问题的 6 步法如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 第一步: 确定问题并确立目标 问题 目标第二步: 分析问题 人员 流程 材料 设备根本原因第三步: 形成潜在解决方法原因编号找到根本原因潜在解决方法123第四步: 选择方法并制定实施方案解决方法控制能力相关性需要的资源效益员工的理解支持 第五步: 方案的实施 第六步: 评估标准方法并标准化八、解决问题样板表如何有效提高部门如何有效提高部门KPI 5 鱼刺图（一鱼刺图（一）执行步骤确定所要研究的问题或结果，将它列在下面的图表上。确定产生结果的主要方面，将它们放在骨形图的末端。在每个主要方面内收集造成结果的原因。应用对每个原因追根究底，找出内在的根本原因。收集数