文书档案(归档文件)整理方法

1、文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则 ：遵循文件的形成规律，保持文件之间的 有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件 是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完 毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件 材料。归档文件整理 就是以归档案文件为单位进行装订、分 类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文 件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一 件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册 （本） 为一件， 会议记录、 会议纪要、 刊物等成套性材料一次 （期） 为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）

2、视具体情况 为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当 年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文 件目录备注栏中分别注明。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体 现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作 为一件，另外编目。正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文 拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订二、质量要求1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修 复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料 等应符合档案保护要求。3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。三、整理方法1、对归档文件的

3、技术处理 。包括拆钉、装订、修裱、 折叠等工作。（ 1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆 下来，对文件重新进行装订， 对于短期保管文件可以不拆订。（2） 文件修整 。为保证档案能长期保存和有效提供利 用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。 主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文 件进行“修补”和 “托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原 貌就可以了。第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨 水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制 成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字 迹不宜太深，最好采用单面复印。第三，超大

4、纸张折叠。超过公文用纸幅面为国际标准 A4 型的纸张，需加以折叠。对于文件用纸小于A4幅面时，如不便装订，可以进行必要的托裱。2、装订归档文件按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文 在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；另外 有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档 章。永久、长期保管的要用档案行政管理部门指定使用的装 订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。不锈钢钉的装订方法是左侧上下各一钉；棉张装订方法是三孔一线装订。短期 保管的，装订材料不作统一要求。装订时，不得压字迹。原则上采用左侧装订，“件”内的各页应齐左、齐下

5、。3、分类归档文件一般采用年度一一机构（问题）一一保管期限 或年度一一保管期限的方法进行分类。前一种方法适宜于机 构规模较大，内设机构相对固定，归档文件较多的单位。后 一种方法适用于机构规模较小，归档文件数量较少的单位。 同一全宗应保持分类方法的一致。（1）按年度分类。就是根据形成和处理文件的年度对 归档文件进行分类。计划、总结、统计报表等按形成年度归档。一份文件往往有多个时间特征，一般来说应以文件签 发日期（即落款日期）为准。召开会议、处理案件形成跨年度文件时，会议文件归 入开始年度；处理案件材料归入结案年度。几件文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在 前面的文件日期为准。文件没有标注日

6、期，需分析文件内容、制成材料等通 过对照手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据 以按年度合理归类。（2）按机构（问题）分类根据文书处理阶段形成和处理文件的承办部门对归档 文件进行分类。原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪 个机构的类别中，涉及多部门形成的归档文件，归入单位承 办部门或综合部门，不按机构分类的，按归照文件内容所反 映的问题对归档文件进行分类。（3）按保管期限分类 P89保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档 文件进行分类。主要根据国家档案局制定的关于机关档案 保管期限的规定和文书档案保管期限表，制定本单位的归档文件保管期限表，对归档文件进行分类，将不同价值 的文

7、件从实体上区分开来，便于文件按不同的价值采取不同的整理方法和保护措施。文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。永久：永久保存长期：1650年左右短期：15年以下以上三种分类方法，在实际工作中一般都不单独使用， 而是结合运用的，叫复式分类法。4、排列归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内， 按事由结合时间、重要程度等排列。如分类方案采取“年度 问题一一保管期限”进行归档，最低一级类目指“保管 期限”。“事由”不同于分类方法中的“问题”则指一件具体 的事，一个具体的问题，或一般联系紧密的工作过程等。如 申请一项拨款可看作是一个事由、任命一名干部可看作是一 个事由，一项工程、一次活动或一

8、次会议，也可看作是一个 事由；而“问题”则是指一类相同性质的事情，如机关党务 工作、财务工作、人事工作等。按照事由结合时间、重要程 度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。统计报 表、会议文件、会议记录、会议纪要、处理信访及监察案件 形成的材料等成套性文件分别集中排列。具体排列方法：(1) 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按 文件形成时间的先后顺序。或者按文件的重要程度排列也可 以，相对重要的排在前，其他的排在后。(2) 不同事由的归档文件排列，可采用以下几种方法: 第一，按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法 只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列， 而不必考虑

9、其它因素。适用于实行“随办随归”的机关。第二，按事由的重要程度排列。第三，按事由具有的共同属性分别集中排列，主要指成 套性文件材料。如会议纪要、简报、会议文件等，这种文件 在时间上可能会跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时 需互相参照、查证、集中排列更方便检索。不宜直接按文件形成的时间或收发文字号的顺序排 列所有的归档文件。实行“随办随归”制度的机关，不要只强调“先来先 归”，而要注意“先全先归”。若先前已整理编号，后又有相 关文件材料的，其补救办法是按自然顺序进行编号，并在归 档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联 系。对遗留的帐外文件的归档，可以采取将其排列在相应 年度相应类

10、别归档文件的最后。5、归档文件编号归档文件编号是指将每份归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以档号章的形式在归档文件上注明。归档文件 应依分类方法和排列顺序逐件编号，即在文件首页上端的空 白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年 度、保管期限、件号、机构（问题）等项目（见图 A1归档章式样）1611I（全宗号）（年度）（室编件号）A8F1（机构 或（问题）（保管期限）（馆编件号）3X 15单位：mm比例:1:1图A1归档章式样注:标有 ”号为选择项，下同。1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。有些新组 建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，此项可空置，留 待档案馆给定全宗号后再行

11、填写。2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元 纪年，如一九九八年应表示为“ 1998”，不能简化为“ 98”。3） 保管期限：归档文件保管期限的全称或简称。如“永 久”或“永”。4）件号：文件的排列顺序号。它是反映归档文件在全 宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。用 阿拉伯数字直接标注。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和 档案移交进馆时编制。室编件号由档案室采用与分类方法相 对应的编号方法进行逐件编号。 即如按年度机构 （问题） 保管期限进行分类的，其编号在分类的最低一级类目中 进行编流水顺序号。女口： 2000年一一办公室一一永久 12 34，2000年

12、办公室长期 1234。如按 年度保管期限进行分类的， 其编号即： 2000 年永久1.234，2000年长期 1234。馆编件号 按进馆要求编制。未进馆档案不用编制。5）机构 （问题），作为分类方案类目的机构（问题）名 称或规范化简称。6、编制归档文件目录 归档文件应依据分类方法和室编件号顺序编制归档文 件目录。归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。填写项 目包括件号、 责任者、 文号、题名、日期、页数、备注等（见 图 A2 归档文件目录式样） 。（1）件号 ：文件的排列先后顺序的序号，用阿拉伯数 字直接标注。（ 2）责任者 ：制发文件的组织或个人，即文件的发文 机关或署名者。使用全称或通

13、用简称。责任者可以是一个机 关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人 或若干人。一般应使用全称或通用简称，注意不能使用含义不清、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过 多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现 “以我为主”的精神。机关内部文件等“白头文件” ，编目时应尽量根据文 件内容，形式等特征加以考证并填写。（3）文号 ：即文件的发文字号。是由发文机关按发文 次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 如花府 20034 号。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一” 、“简报一”等 文件顺序号，也不得填写“情况快报”等刊物名称。（4）题

14、名 ：即文件标题。没有标题或标题不能提示文 件内容的，要自拟标题，外加“ ”号。一般情况下，文件只有一个题名时，填写目录中题名 项时应照实抄录。但有的文件有副题名或并列题名的，正题 名能反映文件内容时，副题名无须要抄录，反之与正题名一 并抄录。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要会 议内容。有些归档文件的附件独立性强，如果目录中只著录正 文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时可在 正件题名后抄录附件题名，外加“”号。（5）日期：文件的形成时间。即发文时间（文件的落款时间），以8位阿拉伯数字标注年月日，如 2000年1月1 日，标注为 20000101。有的文件上未注明日期，编

15、目时应根据文件内容加以 考证并填写。填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，影响其 他项目的填写，可将表示月日的数字回行填写，即填写为两 行如20000101。（6）页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文 的页面为一页。将构成该件的各文件页数相加作为该件的页 数，不需续编页码。（7）备注：注释文件需要说明的情况。内容较多，难 以填写时，可在备注栏中加注“”号，将具体内容填入备 考表中。归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等。归档文件目录件 号责任者文号题名日期页数备注1花都区 档案局花档字1999 1号关于花都区规范统一档案业务口径的意见2003040552

16、花都区 档案局通知关于举办档案培训班200302173图A2归档文件目录式样7、归档文件目录的构成与装订。（1） 归档文件目录采用广州市统一印制的A4型规格竖 式目录用纸。（2）归档文件目录应由目录夹封面、归档文件整理说 明及归档文件目录表格组成，并装订成册。归档文件目录夹封面式样（见图A3归档文件目录封面式样）。归档文件目录全宗名称 （单位全称）年 度1990保管期限永久机 构（问题）图A3归档文件目录封面式样归档文件整理说明的内容包括 ：立档单位全称、成立时 间、本年内设机构及机关党、政主要领导人变化情况、本年 度立档单位主要工作概况、本年度文书归档情况（含档案工 作组织情况、文件材料完整

17、与否、档案数量、需要说明的问 题等）。（3）归档文件目录的装订方法，采用与分类排列相对 应的方式进行装订。按年度机构 （问题） 保管期限进行分类排列的， 其归档文件目录也按此方法进行装订，即年度机构 1 永机构2永久机构3永久；年度一机构 1长期机构 2长期机构3长期。按年度保管期限进行分类排列的，其归档目录分永 久、长期、短期三个保管期限各一本进行装订。同一保管期限的连续年度的目录可装订成一本，用色纸 将年度分隔。归档文件目录采用竖式，按 A4 规格装订成册，不需放 入盒内，不需编制目录号。一式三份，基层单位一式二份。8、装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒 封面、盒脊及备考表项目。（ 1 ）档案盒封面应标明立档单位名称。（ 2）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设 置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并 可设置机构（问题）等选择项（见图A4b 档案盒盒脊式样、图 A4c 档案盒底边式样） 。其中起止件号填写盒内第一件文 件和最后一件文件的件号，中间用“”连接；盒号即档案 盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案