单据管理制度

1、单据管理制度单据管理制度 一、单据范围 本制度包括 :出示 单据、外来单据、内部结算单据。1、出示单据 : 发票、收银单。2、外来单据 : 发票、收据、送货单、部分白条（鲜活食品 ）。3、内部结算单据 :申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺 （溢余 ）单、报损单、 日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所 有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。 二、单据管理原则1、消号单据管理制度 :涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。 主要包括以下内容 : 发票、收据、 （包括 :手写单据和打印的都必须在财务报备， 由财务发出， 盖章，无财务盖章的单据视为无

2、效单据 ）缴款单、 酒水单、入库单，建立领用消号制度， 落实专人管理。2、限额领用制度 :定额发票，实行限额领用。 3、其他单据 实行普通单据管理 三、单据合法原则1、收据应由交款人、 收款人签字方为有效。 2、入库单应由采购、 库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的 使用部门主管必须签字方为有效。 领料单应由领料部 门经理、库管、领料人签字。报账发票、收据、白条 :外来单据应据备以下内容 :对方单位印章、 收款人签字、 日期、 经济业务内容或摘要、金额 ;购销发票还应有 :商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须 有大小写两种格式 (同出示单据 )。外来

3、单据应办理入库手续 或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附 件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效;发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后 才能报销。5、费用报销单 :外来单据报销类 :将外来单据作为报销单的附件， 费用报销单填写以下内容 :外来单据内 容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。没有外来单 据的报销单必须填写具体的经济业务内容，所有的报销单必 须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。 1/4 页 7、 收银底带应由收银、出纳签字。8、货物短缺 (溢余 )应由库管、门店经理、采购签字。9、报损单 :作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、

4、财务、总经理签字，方为 有效。 10、收银、柜台的收入日报和月报 :由收银员，收银 稽核、和部门店经理签字。 11、盘点表由实物负责人、部 门经理、盘点人、监盘人签字。 12、盘点差异表应由 库管、会计、部门经理、总经理签字。 13、申购单分 为两部门 ;(1) 鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、 行政总厨签 字方为有效 (2)原辅材料一次性用品申购单由部门经理， 行政 总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采 购计划、由谭总审批后方为有效。 (3)酒水一次性用品申购单 由门店负责人、 库管签字方为有效 (3)各部门物耗品 :扫帚、 灯泡、等其他易耗物品 （单项金额 10 元以下总金

5、额在 50 元以内 ） 申购单由各部门负责人签字方为有效。 （4）其他小额零星 （ 单 项金额 10 元以下总金额在 50元以内 ）购置物品申购单由申购 部门负责人签字方为有效。 （5）其他低耗品， 小额财产 （100 元 以上的 ）申购单由部门负责人、 总经理签字方为有效 （6）500 元 以上的财产不需填写申购单， 但由总经理同意后才能执行 （ 或 者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才 能执行。采购员凭申购单、采购物品 ; 如遇紧急采购的物品， 可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。 四、单 据规范 （注意事项 ）1

6、、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须 一致，金额填写规则 :金额必须正确及准确。 领料单、 入库单、货物短缺 （溢余 ）单应填写物资书面名称、入库单位、 数量单位、单价、金额 （大小写 ）、等级，有规格型号，应填 写规格型号， 没有的不填。 领料单、 入库单必须按行次填写， 同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行 填写。 （一般情况下，填写红色入库单或出库单。 ） 3、 费用报销单应填写 :费用项目或事由、费用类型、金额 （大小 写）。 4、报损单应填写报损原因、 品名、 数量。5、盘点表、差异表 :品名、规格、型号、单位、数量、等级

7、。6、申购单 : 申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。 7、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。8、所有单据金额填写规则 : 有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数 前填写“ ,”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符， 单项金额与合计金额必须相符。 金额四舍五入规则 :单项金额 必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四 2/4 页舍五 入，不得有分位数出现。便于结算。 五、单据联次及 传递1、收据为三联 : 出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。 2、入库单为三 联:库管一联、 采购 （或供应商联

8、 ）、财务联。 原材料入库 单，采购 （或供应商联 ）联于填写时取得，财务联必须由保管 在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。 其它入 库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后， 报账时 （报账期限为三天以内 ）一并传递财务室。3、领料单三联 :库管一联、领料部门一联、财务一联。一次性办公用品 （笔、笔芯、纸等 ）不办理领料单，但需在库管办 公用品领用薄上签字。 其它原材料 （包括一次性用具 ）领料 单，财务联在填写当日由保管传递财务室。 其它财产、低 值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并 于报账时 （报账期限为三天以内 ）传递财务4、收银底带、日报表经门店经理签字

9、后，当日营业结束后或次日营业 前传递财务 （由收纳自行取得 ），具体传递为 :收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。5、货物短缺 （溢余 ）单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。 7、报损单两联 :财务一联、报损 一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈 总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递 财务室，月终应将所有报 损单传递财务室。6、盘点表原材料 （鲜活食品 ） 盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门 ; 库房原材料盘点表一 式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得 ; 门店 原材料盘点表一式三份

10、，保管一联、财务一联、门店一联， 财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于 盘点完毕时取得 ; 其他盘点表一式三联，部门一联、库 管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递 财务室，其余由盘点完毕时取得。 7、盘点差异表 门店原材料差异表 :由财务室根据主管呈报的差异表于月终 时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一 联，另一联由财务室传递门店经理。 基地库房盘点差 异表:一式三联，由财务室收取盘点表之日起 7 日内出具经总 经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。 3/4 页 财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务 一份、库管一份、部门一

11、份，差异表由库管于盘点完毕后 10 日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。10、部门内部物资调拨单 :一式四联，财务、库管、使用部门 各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总， 审核后由保管分发各部门。11、申购单 :一式两联，申购部门留底一联， 另一联通过不同途径传递财务室 :(1) 申购部 门通过各级审批 (2)传递采购部 ( 或由基地传递采购部 )，采购 实施采购。 采购完毕传递库管处 (3) 库管入库同时审核申购单 并办理相关手续 (4)由库管最后直接 (或经过采购 )传递财务 室。12、所有单据每一列都应准确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收回，并 调换正确的单据。 六、单据保管1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。 2、