文件编号管理规定

1、文件编号管理规定一、目的为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。二、适用范围适用于君霖纺织所有文件& 制度的编号。三、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次

2、性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。四、职责1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。五、正文1、文件编号规则1.1外来文件执行原编号。1.2体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例： JLFZ-QM-1701 。1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例： JLFZ-JS-1701。1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例： JLFZ-RZ-1701。1.5文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例： JLFZ-CW-1701。2、文件编写规范精选文库2.1 文件分为标题编号目的适用范围

3、术语职责正文接口文件记录附则等十部分（严格执行以上编写顺序） ，可依据文件性质进行适当删减。2.2 体系文件编写规范（见附件一）2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。2.5 文书文件编写规范红头文件编写规范（见附件二）报告 /请示编写规范（见附件三）会议纪要编写规范（见附件四）一般性通知编写规范（见附件五）通报编写规范（见附件六）六、附则6.1 本办法从 2017 年 4 月 10 日开始执行。6.2 本办法的解释权归办公室。-2附件一：体系文件编写规范页边距：上、下、左、右各 2CM1、目的文书1.1 文书2、适用范围文书2.1 文书3、

4、术语文书3.1 文书4、职责精选文库文件标题（文件编号）黑体、二号、加粗、居中楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、加粗、居中黑体、 Arial 、小四、加粗、左对齐楷体 _GB2312 、Arial 、小四、 首行缩进 2 字符楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、左对齐-3精选文库附件二： 红头文件编写规范代码份号XXXXX有限公司文件【××××】×××号文件标题发文对象：文书特此通知黑体、二号、加粗、居中黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进2 字

5、符君霖纺织人力资源部××××年××月××日主题词：××××××报：××××××送：××××××发：××××××-4附件三：报告 / 请示编写规范领导批示：报告对象：文书请批复 / 指示精选文库报告标题（报告编号）黑体、二号、加粗、居中楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、

6、加粗、居中黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进2 字符君霖纺织人力资源部××××年××月××日-5精选文库附件四： 会议纪要编写规范××××××会议纪要（纪要编号）签发：×××时间：××××年××月××日地点：××××主 持 人：××

7、;×与会人员：××××××××××××××××××主题：××××××××××××××文书主题词：××××××报：××××××送：××

8、;××××发：××××××-6精选文库附件五：一般性通知编写规范一般性通知标题发文对象：文书特此通知主题词：××××××报：××××××送：××××××发：××××××（纪要编号）黑体、二号、加粗、居中楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、加粗、居中黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进2 字符君霖纺织人力资源部××××年××月××日-7精选文库附件六： 通报编写规范通报（通报编号）通报主题发文对象：文书黑体、二号、加粗、居中黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进2 字符特此通报君霖纺织人力资源部××××年××月××日主题词：××