M9-如何管理合同与供应商关系

1、 如何管理合同与供应商关系主讲 毕赢知名家电集团公司采购中心经理知名家电集团公司总裁助理知名铝制品集团公司采购中心经理珠海中山采购师俱乐部会长中国物流与采购联合会特聘讲师中国人力与社会保障部特聘讲师采购好难吗？10945M9:Preface:1ITC范围：整体供应链如何明确需求与规划供应2如何进行供应市场分析3如何制订供应战略如何评估与初选供应商6如何获取与选择报价如何进行国际物流管理如何管理合同与供应商关系如何进行库存管理118如何准备合同如何进行绩效考评12商务谈判附加模块如何认请组织环境17如何进行M9:U3:3.7-2ITC影响/供应机会/风险等级支出80% 的 项目 = 20% 的价

2、值20% 的项目 = 80% 的价值M供应定位模型HNL瓶颈日常关键杠杆ReduceRiskReduceRiskI/SO/RratingExpenditure瓶颈常规关键杠杆Increase expenditure最重要的事情就是M9:U8:8.4-1ITC运作战略 示例 (I) 日常项目 流程重组/流程自动化（包括电子商务、采购卡和合并账单等）无定额合同责任授权保持库存消除检查/质量保证 杠杆项目 需求预测 流程重组 与行业常规水平对标 使用电子商务 (例如拍卖)（注：本条款教材内容错译）M9:U8:8.4-2ITC运作战略 示例(II) 瓶颈项目 需求预测 保有库存 质量计划 指派供应商经

3、理 关键项目 价值分析/价值工程 流程重组和买方/卖方范围的优化 需求预测 保证未来的成本和可获得性 质量保证 所有权总成本建模 获得供应商的经验和创新 供应商发展吸引力业务价值HighHighLow边缘边缘盘剥盘剥发展发展核心核心供应商感知模型关系 关系最难处理！ 婆媳？父子？夫妻？朋友？同事？客户？供应商？ 合同规范交易！ITC本模块将帮助你:建立合同管理团队，制定合同管理计划M9:Preface:2确保合同成功实施使用关键指标监督合同绩效制定合同检查报告、召开合同检查会议应对变化、变更与风险处理索赔与争议Spot purchaseRegular tradingCall-off contr

4、actsFixed contractsPartner-shipJoint venturesInternal provision供需双方关系/合同连续图谱现货采购现货采购定期采购定期采购无定额合同无定额合同定额合同定额合同伙伴关系伙伴关系合资企业合资企业内部供应内部供应tron合同管理- 介绍管理一个合同意味着密切跟踪和监督其实施过程，以便在出现问题或发生变化时立刻采取措施加以解决通过好的合同管理，能够避免额外的成本、工期延误或质量下降等问题actM9:U1:1.1-1ITCM9:U1:1.2-1ITC合同管理 其方法取决于: 采购项目的性质 关系的性质 合同的性质 (“项目型的”还是 “运作型

5、的”)Con建立合同管理团队制定合同管理计划建立风险登记表监督和管理绩效合同管理和检查关系管理、争议和终止运作合同管理单元 2单元 3单元 4单元 5单元 6单元 7单元 8本模块内容:M9:U1:1.2-2ITCITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U2:1ITC单元 11概述单元 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理学习目标通过学习本单元，你应该能够：识别建立合同管理团队的主要问题；描述合同经理的主

6、要角色与职责；说明管理一个合同管理团队所需的主要技能和能力；识别主要的个人工作/管理风格。建立合同管理团队大型合同或许需要建立“核心团队”和“外围团队”不同的合同需要不同的经理:“市场型”的关系要求合同经理擅长运用合同法“合作型”的关系要求合同经理擅长建立良好人际关系M9:U2:2.1-1ContractITC合同经理: 角色M9:U2:2.2-1ITC确定团队角色保持对团队的激励确保团队成员相互之间的沟通对合同管理计划负责建立合同管理报告体系保证恰当的合同管理确定并管理风险分清轻重缓急管理买卖双方关系处理争议批准或拒绝合同变更将了解的对方观点反馈给公司合同经理: 技术、能力与经验M9:U2:

7、2.2-2ITC优秀的沟通者关系建立者 / 擅长人际交往处理问题时能够对事不对人对技术问题有一定工作知识受人尊敬、有影响力且政治敏感性具有风险管理技术方面的知识拥有合同法方面的知识很好的“大局观”熟悉项目管理技术老练的谈判者合同管理团队买方的团队应该包括相关职能经理，最好也包括 最终用户每个团队成员的角色要在合同管理计划中予以规定供应商或许也会建立合同管理团队- 买方团队应当很好的了解供应商团队成员的职责M9:U2:2.3-1ITC2.3-1M9:U2:2.3-2练习合同管理团队回顾一个你曾参与的合同管理团队，回答下述问题: 有多少人参与进来？这么多人是如何影响团队工作的？ 合同管理团队的人员

8、合适吗？ 如果由你组建一个新的合同管理团队，会有哪些不同？ITCM9:U2:2.4-1ITC团队工作 个人风格三重人格： 基本的“自我镜象”：我是谁？ “理想镜象” ：我想成为什么？ “人格面貌” 或外显形象：他们认为我如何？人是至关重要的因素M9:U2:2.4-2ITC练习2.4-1个人风格1. 考虑一个你熟悉的人。就下面三个问题，写下一些适合他的人格特征 基本的 “自我镜象” 他是谁？ “理想镜角” 他想成为什么？ 他的 “人格面貌” 人们如何看待他？2. 重复上述练习，写下一些关于你自己的人格特征M9:U2:2.4-3ITC团队工作 个人工作 / 管理风格 推理型 情感型 过程导向型 工

9、作/任务导向型每种风格都有其优缺点一个人的风格通常是上述四种风格的综合体管理风格互动ITC培训者 Facilitator (FP)促进者 Promoter (FJ)适用人员:关注点:重要驱动因素:帮助人员支持人员指导价值适用人员:关注点:重要驱动因素:领袖销售人员鼓舞愿景积极响应:消极反应:适用人员:关注点:感情同情个人关系个人价值逻辑不敏感很少或无人员联系组织者 Organiser (TP)计划人员数据搜集人员研究人员分析积极响应:消极反应:适用人员:关注点:全局性长远性最终影响细节局限缓慢专制者 Dictator (TJ)主管管理人员老板管理重要驱动因素:积极响应:逻辑综合性逻辑准确性重要

10、驱动因素:积极响应:结果具体目标果断效率消极反应消极反应过程导向型(P)不切实际工作导向型 (J)M9:U2:2.4-4推理型 (T)情感型(F)实际错误注：本图有缺失，参见教材ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理ITCM9:U3:1单元 11概述单元 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理学习目标通过学习本单元，你应该能够：确定并描述合同管理计划中所包含的各类信息；概要确定应用于合同管理计划中的政策与程序；

11、制定合同进度表；描述在做合同预算时要考虑的不同情况；列举合同质量计划应该包括的内容；利用供应定位模型确定合同管理计划实施的优先级别。M9:U3:3.1-1ITC合同管理计划 给出合同的背景 确定谁将参与合同管理工作 提供进行合同管理的基础 突出风险及风险管理策略tracContracttConM9:U3:3.2-1ITC合同管理计划包含的信息类型： 定义 背景信息和供应战略 合同管理团队 供应商详细资料 合作伙伴相关信息 合同管理的范围 关键合同条款合同：xyz责任分担工作通常的执行部门公司将进行额外开支（即向供应商提出变更合同）采购部门预算外费用的批准/应急资金的使用合同管理部门证明供应的产

12、品或提供的服务符合规格技术部门向供应商付款财务部门政策与程序1. 责任分担与权力下放会降低不道德行为的风险!M9:U3:3.3-1ITC政策与程序2. 沟通政策: 谁能够与谁沟通哪些信息3. 检查和汇报方面的要求:哪些报告是必须的?报告应包括哪些内容?演示报告的格式?谁负责起草报告?汇报的频率?报告将提交给谁?M9:U3:3.3-2ITC政策与程序4. 其他政策与程度程序:健康与安全政策环境政策危险作业的检查程序视察与测试程序文件控制程序合同审计程序合同检查程序，等等POLICYM9:U3:3.3-3ITCM9:U3:3.4-1ITC准备进度报告和更新实施中的图表合同进度表 制定流程进度表 基

13、于自下而上的程序确定有关活动和关键里程碑筛选活动和里程碑准备活动里程碑卡片活动与里程碑排序检查和编排次序草拟网络流程图为活动和里程碑分配责任进行时间估算计算初步的进度表并准备网络图绘制甘特（柱型）图检查和修改计划最终确定进度表M9:U3:3.4-2ITC合同进度表 确定活动和里程碑 活动 = 合同管理程序中要处理的具体任务 (或系列相关任务)避免所列出的活动过多或过少 里程碑=基于一系列活动结果实现的主要目标如付款， 设计开始 (或完成) ， 安装完成 筛选活动 考虑:为什么需要这些活动?在此活动开始之前必须要完成什么?M9:U3:3.4-4ITC合同进度表 草拟网络流程图 要确定:所显示的细

14、节程度活动排序实际位置里程碑的相互依赖性 为活动和里程碑分配责任 进行时间估算M9:U3:3.4-5ITC合同进度表 计算初步的进度表并准备网络图开始M1活动 A34 周0114610610活动 A25 周顺序依赖关系滞后1 周滞后1 周 M3活动 A12 周 绘制甘特（柱型）图M2M4M5I任务名称01234甘特图样例开始滞后时间M1 最后组装和测试完成M2 准备好开始包装设备5A2包装并且将设备运至客户6滞后时间7891011M3A1M4A3M5安排租用吊车在目的地开始工作安排在目的地租用吊车并和现场人员进行确认租妥吊车而且和现场人员进行沟通将吊车提供到现场并进行组装准备从运输工具上卸下设

15、备23 30 07 14 21 28 04 11 18 25 01 08 15 22 29JulAugSepOctM9:U3:3.4-9ITC合同进度表 检查和修改计划 压缩进度的方法有：某些活动并行进行投入额外的资源增加每日工作量分包减少范围 最终确定进度表 准备进度报告和更新实施中的图表合同预算1. 计划向供应商支付的款项: 阶段性付款需要反应在支付进度表上M9:U3:3.5-1ITC合同预算2. 应急费用: 这要根据相应风险程度来确定M9:U3:3.5-2ITC重要时刻 吃饭啦！ 吃饱，睡好，继续上课！ 吃不饱，睡不好，也要继续上课！ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记

16、表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U4:1学习目标通过学习本单元，你应该能够：确定并描述与合同实施有关的主要风险。制定风险登记表。ITC单元 11概述单元 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理M9:U4:4.1-1ITC制定风险登记表 风险或许在前面工作中已经识别： 在供应市场研究阶段 (供应商场风险)Con 一些特定的风险或许在起草合同时已 经写入其条款中 风险可能与进度、成本与质量有关1. 进度风险关注关键路径上的活动. 以及关注有更多其它活动依赖

17、于其的活动依赖活动B的活动多于活动A.M9:U4:4.2-1ITC活动 A活动 P活动 Q活动 B里程碑里程碑活动 R活动 VSTUM9:U4:4.2-2ITC1. 进度风险 进度延迟的原因有:说明不完全或不正确必要投入的延迟政府机关的官僚作风缺乏有效沟通供应商没有充足的资源生产问题错误质量问题装运问题M9:U4:4.3-1ITC2. 成本风险 成本风险评估在以下情况尤为重要： 成本有高的优先权或采购项目的支出很高 合同基于成本加成或成本补偿方式签订时 可能的原因:说明不完全或不正确供应商的成本增加汇率不利的变动通货膨胀关税、税金等费用的增加M9:U4:4.3-3ITC练习4.3-2付款的增加

18、考虑一下你们公司（或你熟悉的某公司）几个合同，这些合同实施过程中，供应商要求增加付款。回答下述问题。 供应商依据什么要求增加付款？ 你们公司决定接受增加付款的要求吗？决策的依据是什么？ 总结过去，你感觉你们公司的决策正当吗？如果不正当，原因为何？Q UALITYM9:U4:4.4-1ITC3. 质量风险 质量风险评估在以下情况尤为重要:质量具有很高的优先权以前没有使用过该供应商供应商使用了新供应商使用新工艺或新材料工艺或生产流程处于其性能的极限 可能的原因: 说明不完全或不正确 采取不充分或不正确的测试和检查 运输过程中的损坏处理质量风险给出一些你们在合同实施时碰到质量风险的例子。你们是如何处

19、理这些风险的。M9:U4:4.4-2ITC练习4.4-1M9:U4:4.5-1ITC4. 商业和其它风险 可能的风险来源: 缺少商业上的警觉 供应商发生财务问题 采购方发生财务问题 供应商所有权改变或其关键人事变动 缺乏响应 不可抗力M9:U4:4.5-2ITC练习4.5-1处理商业和其它风险你们曾经必须面对下述的一些风险吗？如果有这这种情况，描述一下你们是如何成功处理这些风险的。 缺少商业上的警觉 供应商发生财务问题 采购方发生财务问题 供应商所有权改变或其关键人事变动 缺乏响应 不可抗力M9:U4:4.6-1ITC合同风险登记表包含的信息有: 风险的描述 导致该风险发生的因素 风险可能发生

20、在合同的哪个阶段 风险发生的可能性 风险对合同潜在影响的评估 谁负责管理该风险 风险管理战略ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U5:1ITC单元 11概述单元 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理学习目标通过学习本单元，你应该能够：识别、描述并应用监控合同绩效的主要指标；使用整合方案监控绩效；依据进度表来衡量进度并采取行动纠正延迟以及降低影响；按照合同考核成本绩效并采取措施来降低超标的成本；依据合同

21、来考核质量一致性并采取措施使质量问题的影响最小化；起草合同检查报告并组织合同检查会议。考核绩效. 它可以让你在发生问题时可以立即采取行动，所以非常重要仅考核产出是不够的-也必须要考核过程与投入！合同检查报告应该包括： 执行概要 合同绩效指标 和进度表有关的进展问题 和预算有关的绩效问题 质量问题 其它问题M9:U5:5.2-1ITC 质量考核绩效. 考核绩效的整合方案 有关的具体问题: 时间 成本M9:U5:5.2-3ITC31269整合方案 时间、成本与质量不应被作为独立的领域进行管理，某个领域的变化会影响到其它领域的变化 不再逐项追踪实际成本，而在工作完成后进行绩效评估M9:U5:5.3-

22、1ITCM9:U5:5.4-4ITC1.时间管理 防止延迟措施: 某些活动并行进行 投入附加资源 增加工作时间 部分工作转包 使用更快的运输方式 缩小合同范围M9:U5:5.5-4ITC2.成本管理 防止或减小成本超标 (I): 说明的不完整或不正确: 合同要明确 严格控制范围/说明的变更 形成书面协议 协议之前要确定所有的成本和影响 供应商的成本增加 要考虑: 这是可预见的吗? 拒绝额外支付对关系的影响? 要求的合理性?M9:U5:5.5-5ITC2.成本管理 防止或减小成本超标 (II): “附加工作”: 密切注意产生费用的附加工作! 成本加成合同或以时间为基础的合同: 控制成本并仔细检查

23、时间表M9:U5:5.6-1ITC3. 质量管理 考核质量绩效 所有的质量文件令人满意吗？ 所有的检查测试结果都很好吗？ 提出了需要关注质量的地方吗？ 所收到对说明的修改有何影响？M9:U5:5.6-3ITC3.质量管理 防止或减小质量问题的影响: 对问题给予足够的重视 对问题的解决分配足够的资源 严格控制解决方案的实施trac合同检查会议ContM9:U5:5.7-1ITC 主要目的:检查合同绩效并确定纠正措施 报告要提前提交给相关人员 会议应包括供应商所有相关部门的代表 议程内容:检查合同实施检查过去的纠正措施决定所需新的纠正措施检查或修订风险登记表练习合同检查会议回想一次你参加的合同检查

24、会议，回答下述问题： 有谁参加? 还有其他人应该参加吗？ITC5.7-1M9:U5:5.7-2ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U6:1学习目标通过学习本单元，你应该能够：描述与合同管理有关的主要工作；明确针对合同中的变化与变更要考虑的主要问题；指出在进行支付时要记住的要点；描述在合同完成时和完成后采取的合同管理有关措施。ITC单元 11概述单元 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理-M9:U6:6

25、.2-1ITC合同管理与检查1. 合同签订后的管理 建立合同管理系统 为合同管理团队提供信息 准备好所有关键文件M9:U6:6.2-3ITC合同管理与检查2. 日常合同管理文件管理监督资源投入情况与成本督促M9:U6:6.3-1ITC变化与变更的控制 提出合同变更的原因可能由于： 说明不准确或不全面 新想法 采购方或采购方的客户改变了主意 法律部门或审批机构要求做出更改变化与变更的控制由于准备阶段(例如制订说明以及评估报价）没有投入足够的时间，合同变更常常是必要的确保变更的价值要高于为其付出的成本!31269=M9:U6:6.3-2ITCtrac评估多重变更要仔细!明确沟通所有变更，考虑所有内

26、容。ContM9:U6:6.3-3ITC变化与变更的控制 变更请求包括如下内容 变更清晰的描述 需要变更的解释 变更的范围和说明 供应商的方案，包括时间进度表等 任何与变更有关的风险M9:U6:6.4-1ITC支付 确保发票与合同一致 确保所支付的工作已如约未完成负责检查工作完成的人不应与批准付款的人为同一个人- 牢记责任分担M9:U6:6.4-2ITC支付 (续) 接收支付凭证 进行支付 (按时!) 更新支付进度表延期支付可能破坏关系ITC合同总结 要讨论的问题有: 合同成果的交付与进度表是否相符？成本控制在合同预算之内吗？达到了合同要求的说明吗？ 进度延迟、预算超支、质量问题的原因是什么？

27、 所用程序或控制方法的适当性？ 供应商的整体绩效如何？?M9:U6:6.6-1ContractM9:U6:6.6-2ITC合同总结 对于每个出现的问题，要找出： 什么地方出错了? 对合同有什么影响? 为什么会出错? 同样问题会重复发生吗? 如果重复发生，可能性有多大以及会有多严重? 今后应如何防止该问题的发生?ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U7:1学习目标通过学习本单元，你应该能够：描述管理同供应商合作关系有关的主要问题；描述用于解决买卖双方问题的主要技术；掌握处理索赔与合同争议的主要方法。ITC单元 11概述单元

28、 22建立合同管理团队单元 33制定合同管理计划单元 44制定风险登记表单元 55监督和管理绩效单元 66合同管理与检查单元 77关系管理单元 88运作合同管理ontrM9:U7:7.1-1ITC关系管理 要考虑的问题: 不同的合同类型需要不同的合同经理 市场交易型（ arms-length，本系列教材中也有译作“市场型” ） 合同 或许需要一个对合同法非常了解的经理合作型合同 需要一个擅长建立良好的人际关系的经理 要记住任何时候都要对事不对人actCM9:U7:7.2-1ITC管理合作型关系 建立与维护合作型关系: 花费时间建立信任 信任通常是个人关系发展的结果 高级管理人员也要同操作人员一

29、样致力于关系建立 合作型关系需要基于伦理道德的方式行事 不要忘记绩效考核 出现问题时，在采取行动/反应之前应仔细考察情况不要因小问题而破坏良好的关系建立合作型关系考虑一个你参与实施的合同，举出为与供应商建立合作型关系所采取行动的例子。M9:U7:7.2-2ITC练习7.2-1M9:U7:7.2-3ITC练习7.2-2处理关系问题买卖双方的关系会出现问题。回顾你们公司（或熟悉的某公司）与供应商的关系情况，回答下述问题： 给出一些你们与供应商关系出现问题的例子，并说明是如何处理的？ 如果重新面对这些问题，会采取不同的处理方式吗。如果会，请解释你的方式？M9:U7:7.2-4ITC管理合作型关系 解

30、决合同问题 对于合作型关系，问题要在早期阶段发现 合伙关系应该有一个协商好的处理问题的方法 问题应尽可能在最低的层面上予以解决练习解决合同问题请解释一下你们常用的解决合同问题的方法。ITC7.2-3M9:U7:7.2-5M9:U7:7.3-1ITC解决问题的技术 常规方法:tractConM9:U7:7.3-2ITC解决问题的技术 解决问题时可使用如下技术：: 价值分析 / 价值工程（VA/VE） 因果（鱼刺）图 力场分析法（书中有一处译为“影响力范围分析”） 流程图 SWOT 分析 头脑风暴价值分析（价值分析（VA）/价值工程（价值工程（VE）是一种寻求增加价值的结构性的解决问题的方是一种寻

31、求增加价值的结构性的解决问题的方法法 ；在开发与修订规格时它是一种有益的工具；在开发与修订规格时它是一种有益的工具；VA 指对已有产品重新设计；指对已有产品重新设计；VE 指设计全新产品。但二者经常交互使用指设计全新产品。但二者经常交互使用 。M2:U3:3.6-1ITC 价值增加可通过以下方式价值增加可通过以下方式: 以较低成本提供同样的功能以较低成本提供同样的功能 以同样的成本提高选择范围以同样的成本提高选择范围/质量质量 功能的增加超过了成本的增功能的增加超过了成本的增加加价值价值= 功能功能 成本成本价值能够以下列方式进行分类价值能够以下列方式进行分类: 使用价值使用价值 尊敬价值尊敬

32、价值 交换价值交换价值 再利用价值再利用价值 损失价值损失价值 费用价值费用价值功能必须正确清晰的定义功能必须正确清晰的定义M2:U3:3.6-1aITC使用价值使用价值 声誉价值声誉价值 交易价值交易价值 再利用价值再利用价值 损失价值损失价值 成本价值成本价值M2:U3:3.6-2VA/VE 结构性方法结构性方法1. 准备阶段准备阶段 定义分析范围定义分析范围 组建组建 VA/VE 团队团队 为将要评估的潜在的解决方案设立目标为将要评估的潜在的解决方案设立目标2. 信息阶段信息阶段 收集成本和其它数据收集成本和其它数据3. 功能分析阶段功能分析阶段 定义要执行的功能定义要执行的功能 (它就做什么它就做什么?) 功能的成本分摊功能的成本分摊4. 探讨阶段探讨阶段 采用头脑风暴法改进功能或降低成本采用头脑风暴法改进功能或降低成本 将个人观点结合成可能的解决方案将个人观点结合成可能的解决方案5. 开发阶段开发阶段 开发解决方案开发解决方案 确认成本与风险确认成本与风险6. 评价阶段评价阶段 根据目标对解决方案划分等级根据目标对解决方案划分等级 选择最好的解决方案