借款及报销管理制度新

1、文件编号：BX-CW-001制定日期：2012-3-01版本：A/1页码：共7页文件名称借款及报销制度借款及报销制度批准：日期：审核：日期：编制：日期：签发日期：年 月 日、目的为规范公司借款及报销流程，合理控制经营费用、降低资金流动风险，达到提高公司经营效率和改善经营效果的目的，特制定本管理制度 二、适用范围本制度适用于成都百翔汽车集团及其所属各4s店的借款和报销操作。三、制度细则（一） 借款条件1、借款手续齐备借款部门经办人办理借款业务时，需要向财务部提交以下手续（具体借款手续提交需求参见附件一费用借款、报销附件要求）：（1）工作联络单（作为费用申请）；（2）用款申请书（仅用于非现金结算条

2、件下的借款），需同步提供对方账号相关资料；（3）借款单（仅用于现金结算条件下的借款）；（4）合同预付款项时，需要提供我公司与对方公司签订的合同复印件；培训费需要提供由员工与公司（由行政部经办）签订的培训合同。（5）出差申请单（借支差旅费时）；（6）业务招待费申请单（借支业务招待费时）；2、各项单据填写符合以下规定要求（1）用款申请书填写要求日期栏：为填写用款申请书当日； 收款单位栏：为款项的接收方 （即货物、产品和服务的提供方 ）； 用款部门栏：一般为业务的经办部门； 付款金额栏：为本次需要申请借款的额度（人民币）； 用途栏：为请款事由的简要说明；付款方式栏：选择本次借款所采用的结算方式；备注

3、栏：相关补充说明。（2）借款单填写要求时间栏：为借款单填写当日日期；部门栏：为业务的直接经办部门；事由栏：对所经办业务的简要说明；申请借款金额栏：经办部门根据业务的需要估算金额进行填写，不允许无依据的超值借款；批准借款金额栏：由财务经理审批确定的金额；借款人栏：借款人本人（即业务经办人）亲笔签名；（3）工作联络单填写要求（任何费用）申请项目（预算名称）栏：按经办的业务项目内容填列；所属部门栏：为业务的直接经办部门；所属项目栏：（暂时先不填写）申请人或填报人栏：为此申请单的申请人（填报人）；申请或填报日期：为经办人申请（或填单）的日期；初步预算费用总计栏：为本申请项目预计总费用；需提供协助的部门

4、栏：为业务经办时需要本部门以外的支持部门；申请说明(预算明细)栏：为本申请项目费用构成明细；(4)出差申请单填写要求(参见“成都百翔集团公司出差及差旅费管理规定)；(5)授权委托书填写要求(参见“成都百翔集团公司出差及差旅费管理规定)；(6)业务招待费申请单填写要求公务接待用餐前，部门经办人员(由部门业务经理经办)先填写公务接待用餐申请；经办人员在填写公务接待用餐申请时，应将该次公务接待的接待对象及其人数、接待标准、公司陪餐人员名单等项目填列完整；3、相关单据签批完整(1)用款申请书签批要求：财部门经理签 一停财务经理签批一上总经理签批一董事长 签批；(2)工作联络单签批要求：部门负责人签字栏

5、：为项目的主执行(经办)部门负责人签核；所涉及部分负责人签字栏：为主执行部门提供项目支持工作的部门负责人签核；财务部核定(比选)执行价格栏：为财务负责人签核；财务部负责人签字栏：为财务负责人签核；总经理审批(签字)栏：为总经理签核；董事长审批(签字)栏：为董事长签核；合同审核栏(在必要时)：由法律顾问签字；行政部备案栏：由行政部经理签字；执行结果及结算栏： 由经办人(或填报人)根据项目的实际执行结果及结算情况进行填列；财务部监督结果及结算栏：由财务部经理核实后签字。(3)借款单签批要求：部门经理签批 _财务经理签批 总经理签批一董事长签批；(4)出差申请单签批：参见“成都百翔集团公司出差及差旅

6、费管理规定)；(5)授权委托书签批：委托方和被委托方分别签字；(6)业务招待申请书签批：总经理签批 一董事长签批；4、借款单据提交时间要求：款项实际支付前一天提交财务部(如遇特殊情况需及时与财务 部沟通衔接)；5、借款额度符合借款标准要求(1)出差住宿费、住宿补助、交际应酬费按定额标准(见本文件后面)(2)未明确规定定额标准部分，按照工作联络单上公司最后签批核准金额。6、所借款项在规定借款的范围内(1)差旅费借款；(2)业务招待费借款；（3）培训费借款；（4）吧台饮料、食品的采买借款（外采部分）；（5）其他临时性借款。（二）借款支付财务部出纳员根据收到的符合要求条件的借款手续办理借款支付，借款

7、人进行借款签收。（三） 借项借出后的管理要求1、经办人从公司借出款项后，需要及时进行业务办理并妥善保管所借资金，确保资金的安全；2、在业务办理完毕后，不允许将剩余款项私自挪用于别的未经请示并获批准的开支项目。经办人前次借款未结清前，原则上不能办理后续借款。3、借款人（业务经办人）在支付款项给收款方之前，需要向对方确认对方所能提供的收款 手续、发票以及其他交易条款，以避免款项支付后收款方却无法提供符合要求的票据手续， 给公司带来风险和损失；（四）报销管理规定1 、报销时间方面的规定（1）借款人在取得借款并办理完业务后（出差按出差日期结束日次日开始计算），需要在一周时间内由本人向借款所在店的财务部

8、提交签批完毕的费用报销单进行费用报销，并将业务经办的结余款项同步退回财务。逾期（业务办理完毕一周后）不办理费 用报销和款项退回者，财务部将此借款金额将从临近期间的工资发放中予以扣回。（2）考虑到工作协调安排的需要，财务部将每周二、四定为财务报账日，在此期间财务部出纳集中受理员工的费用报销支付；2 、报销附件要求（详见附件）3、报销标准及相关规定（1）差旅费标准（包括交通、住宿、出差补贴等）交通工具选择标准员类别交通工总经理集团总监部门经理其他人员飞机经济舱经济舱火车软卧硬卧硬座轮船一等舱二等舱三等舱汽车乘座公务车、私车公用或地方长途车站客运车辆交通费报销标准i、交通费借款按往返路费进行借款预支

9、，实际报销凭有效票据实报实销；ii、在出差地（包括市内不足一个完整工作日的公差外出）发生的市内交通费：原则上只能乘坐机场大巴和公交车，凭票实报实销。特殊情况确需乘坐出租车时，必须征得总经理的同意，并同时报备财务并得到同意；iii、夜间途中补助：夜间通宵乘坐长途汽车、火车、轮船超过8小时（乘车时间在18:00时后至次日08: 00时间段）的，每晚可按上述目的地城市类别住宿补助标 准的1/2报领夜间途中补助；iv、出差期间因公产生的行李托运费，凭发票报销；V、不同级别的人员出差，交通费可按从高适用标准执行。报账时应注明同行人员姓名。vi、因工作需要，在集团内部不同区域之间的工作调动产生的交通费，可

10、以比照以上条文报销交通费、行李托运费。而、出差人员因疾病或不可抗力原因无法在预定期限返回原单位，被迫就地延时滞留并因此产生交通费的，经调查属实后，可报销因延时产生的交通费用。而、特殊、紧急情况确需要超标准乘坐交通工具的，或者遇到机票打折时票价金额与火车票金额相近时（价差不超过100元），可以超标准乘坐交通工具，但事前必须报公司总经理批准并同时向财务部报备。城市住宿费标准及划分i、住宿费标准：职级一类城市二类城市三类城市总经理级< 450元/日< 350元/日< 260元/日集团总监级<350元/日< 260元/日< 200元/日部门经理级<300元/日

11、< 200元/日0 150元/日其他人员级< 200元/日< 150元/日0 100元/日ii、城市差旅费、补助类别划分 一类城市：北京、上海、广州 二类城市：重庆市和其他省会城市、自治区首府城市 三类城市：除以上城市以外的其他县、区、市等城市而、住宿费预支借款金额按 住宿费标准X天数 计算确定的金额进行预支，报销时凭有效住宿发票在标准范围内报销。出差补助标准及要求i、住宿补助（包括误餐、伙食、通讯补贴）按城市类别在报账时核发 一类城市 80元/天； 二类城市 60元/天； 三类城市 40元/天；ii、因公外出一日以内的（包含一日），误餐按以下标准进行补助；出差目的地出差时间

12、段出差时间不跨备注跨就餐时间就餐时间本市范围内10元无非本市范围内15元无iii、因参加培训出差，培训方定点安排培训期间全部食宿的，根据培训方提供的发票实报实销，但不得再享受出差补贴；培训方只安排部分食宿的，可按出差人员出差补贴标准的1/2进行补贴；iv、因特殊情况(如厂家统一指定宾馆食宿的)需超过住宿最高限额标准的，可以实报实销；V、出差期间报销了夜间补助的，不得同时报销当晚住宿费；vi、出差地组织者免费提供了住宿时，可按标准领取出差补助， 但不得再报销住宿费；而、不同级别的人员出差，住宿费可按从高适用标准执行。报账时应注明同行人员姓名；而、出差人员因疾病或不可抗力原因无法在预定期限返回原单

13、位，被迫就地延时滞留并因此产生住宿费的，经调查属实后，可在标准范围内报销因延时产生的住宿费用。(2)交际应酬费报销标准接待对象范围公司 接待 人员接待费用标准陪餐要求备注总经理部门经理1、主机厂家到我公司进行 检查、指导的领导、老 师；总经理 或部门 经理200元(含 酒水)100元(含酒水)原则上由部门经理 1 人陪餐(总经理不参 加接待的情况下)。如 有特殊情况，可增加 陪同人员，但是陪餐 人数不能超过客人人 数工作日 午间不 得饮酒2、上级管理部门来公司检 查工作的人员；3、省外其他特约店到本公 司公干的人员；4、经总经理批准的其他情 况。(3)其他未明确规定定额标准部分，按照工作联络单

14、上公司最终签批核准金额。4、报销单据填写要求规范经办人在经办完业务，并按要求取得符合公司制度规定的票据后，及时整理单据并编制费用报销单进行费用报销。费用报销签批按以下要求进行：(1)报销部门栏：为业务经办部门；(2)时间栏：为填报人填报费用报销单当日日期；(3)单据及附件栏：根据经办人经办此项业务所取得的所有相关单据(如发票、收据、合同、入库单、送货单等)的数量合计后填列；(4)报销项目栏：暂时不要求填写(5)摘要栏：为费用报销项目的简要叙述说明；(6)合计栏：按各分类报销项目的金额合计数填写；(7)金额大写栏：按“合计栏”的金额数以大写字体的形式进行填报；(8)原借款栏：填写借款时向公司申请

15、并实际领取的款项金额；(9)应退(补)款栏：按借款金额减去实际业务开支金额；(10)费用报销单应以正楷字体进行填写。5、外部票据质量规范要求所有业务产生的费用报销，均要求取得符合国家规定的相关行业的正规合法发票。(1)所取得的外部发票应有公司全称的抬头(定额类发票例外)，如有特殊情况需提前与财务部沟通联系；(2)发票应有准确的开具时间，并由发票开具方加盖清晰的发票专用印鉴章；(3)发票开具的货品和服务项目齐全、内容真实，数量、金额准确无误，并与其他附件所载明项目内容、数量、金额能相互印证；(4)坚决禁止利用虚假发票进行费用报销。6、票据粘贴规范经办人在整理、制作费用报销单时，应按以下要求整理、粘贴报销单据(1) 所有的原始凭证都必须粘贴在原始凭证粘贴单上(2) 票据粘贴应在原始凭证粘贴单粘贴框内进行粘贴，不能粘贴到框外区域；(3) 票据不能粘贴在原始凭证粘贴单背面(4) 不同类型的票据按不同的费用分类粘贴在不同的粘贴单上，票据较多时，可用多张原始凭证粘贴单进行粘贴。对于已经粘贴好的，同一费用类型的粘贴单，应归类集中粘贴在一起制作费用报销单；(5) 单张发票粘贴在粘贴