行政物料系统思路

1、系统框架外购入库采购订单采购申请采购系统华汇仓库（按仓位区分）:00. 仓库00.001仓库一 00.002仓库二 00.003仓库三 01 总经办01.001经理(姓名)02. 财务部02.001经理(姓名)（分部门设三级）部门设置（用于归集费用）01总经办02 财务部03人事部仓库管理系统 系统思路1、采购申请：采购申请（请购单）由各部门发起申请，行政部核对库存并审核。 2、采购订单：行政部根据情况审核采购订单,采购订单经公司董事审批后,统一向供应单下达。 3、外购入库单：供应商根据公司行政部下达的采购订单送货，仓库根据根据订单、送货单收货，货物验收无误后，然后把订单、送货单交行政管理员做

2、外购入库单并打印入库单，仓库管理员在入库单个签字。 4、物料（领用）：公司内部领用物料时，不属工器具管理的物料（一次性消耗品，不纳入个人管理的物品），在系统做物料领用单5、调拨单（公司内部调拨）：公司内部领用物料时，属工器具（纳入岗位管理）的物品，必需在系统做调拨单，并打印时选择工器具管理卡片套打，由岗位领用人签名确认。6、调拨单（公司与公司这间）：华汇与兄弟公司行政物料互调物料时，在系统做调拨单，打印时选择调拨单套打，调拨单随物料同时到达收货地点，收货公司核对配送物质后，审核调拨单 7、对每个人员实施按岗位设置仓库，每个岗位仓库存在的工器具纳入个人工器具管理，丢失照价赔偿 8、为划分部门行政

3、物料费用支出状况，需对公司各部门进行区分，一次性消耗物料通过领料/发货录入，其计价方法可采用加权平均法；每个月可以根据查询每个部门领料发货金额计算部门行政物料费用支出合计。但是，通过调拨管理的行政物料（含工器具）不计入当期费用支出，根据实际情况，A、若确属正常报废，通过其他出库管理计入当期费用支出；B、若属人为因素损坏、破坏或丢失，按盘亏处理。9、仓库盘点：行政仓每个月30号前盘点一次，盘点前先备份盘点数据，盘点完成后录入盘点数据，后系统会产生盘点盈亏报表。10、为避免仓管员休假时对部门物料的领用困难，可以调拨一些急需用品到部门负责人岗位上，由部门负责人跟进管理，当使用后，照填写申请单到仓库补

4、齐库存系统流程个人领用或部门领用门店仓库 无 有 采购申请单领 用调 拨汇总采购申请单总仓 有库存 库存不够 配送发货(调拨) (安全库存)审核采购申请单 下 推采购订单 供应商接收订单并送货采购流程（汇总采购送货模式）下发供应商生成采购订单审核采购订单审核采购申请单汇总生成采购申请单采购申请单N采购申请单2采购申请单1物品领用流程(模式一)个人领用或部门领用 属个人工器具 不属于个人工器具 填写办公用品领用单填写个人工器具领用单 审批 审批 有 无 无 有发货，领料/发货单填写采购申请发货,做调拨单说明:1、 区分办公耗材与工器具范围，一定要分开做单，单据内容不同2、 办公用品每星期领用一次

5、，统一在周六3、 采购申请单由部门发起，行政部统一汇总，根据系统库存再确定采购量4、 内部调拨时打印时选择工器具调拨单物品领用流程(模式二)领用单行政仓库是否工器具调拨单领料单打 印 签 字发 放 部门主管/总经理 审 批 YES NO行政物料盘点流程整理仓库录入盘点数据打印盘点表检查系统是否还有未审核单据检查盘点差异备份账存数据进行盘点编制盘点报告盘点盈亏分析说明：1、 盘点前一定要把物料分类整理，以方便盘点2、 备份账存数据前，系统所有的单据必需都审核完毕3、盘点报告未完成之前，先不要收仓库进行出入库操作实施办法使用软件：金蝶K3（仓存管理）参与部门：行政部、IT部、财务部参与人员：万综花

6、、贺仁文、魏少裕等人员分工：IT部： 搭建K3金蝶软件平台，确保客户端的运行行政部： 提供物料基础资料（物料名称、规格、计量单位）、行政物料纳入工器具及耗材管理的范围，供应商供货信息，人员培训安排财务部： 金蝶基础资料设置、系统参数设置、系统初始化、单据自定义界面设置、套打设置、人员操作培训运作思路：基础资料一、币别：人民币 采购单单价保留四位小数，金额合计保留两位二、计量单位：按行政部提供现资料引入三、部门管理，为划分部门行政物料费用支出状况，需对部门划分领用部门（可参照仓库分类处理）如：00.01 总经办00.02 财务部00.03 人事部四、职员管理：不设二级科目,按工资号编号五、物料：

7、暂引入目前行政物料明细，物料属性设置，对物料属性增加一类工器具项目，纳入工器具管理的物料，在设置物料属性时，勾选物料属性是否工器具一项六、仓库管理：按行政部、部门设置仓库，行政部对仓库进行划N个分行政仓库，部门内部是否需设仓库管理？如：00.00 行政仓00.01 总经办经理（工资编号+姓名）00.02 部经办主管（工资编号+姓名）00.01 财务部财务经理（工资编号+姓名）00.02 七、 供应商管理，引入供应商资料，对供应商供货信息进行供货信息管理系统设置一、编码规则二、 打印控制：采购申请、采购订单、外购入库单、调拨单、盘盈亏单控制打印次数1三、 单据类型：增加内部领用单四、 单据整体选项：制单人与审核人不为同一人；打印前自动保存单据；单据操作权限控制到操作员组；序时簿最大行数；序时簿拖宽后保存；序时簿显示关联标志；启用锁库功能五、 采购单据选项：订单执行数量不允许超过订单数量六、 仓库系统选项：库存预警七、 成本系统选项：实际成本计算时进行即时出库核算八、 质量系统选项：供应商是否评估九、 单据审核是否进行多级审核管理十、 单据类型：采购申请不需选销售订单；采购订单必选采购申请单；外购入库蓝字必先采购申请单，红字不需；初始数据录入一、 启用系统时，对现有的物料进行一次全面盘点，然后启用数据，预计2014年1月1日起全面按系统实施