东亚糖业管理改善凤糖集团沟通反馈管理制度

1、集团公司内部沟通反馈管理制度1 目的为促进集团公司内部机构之间的纵向、横向沟通协调和联系，通过畅通高效的沟通渠道和方法，使有关信息在集团各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递，建立预警系统和快速反应机制，确保集团及各子公司政令畅通，存在问题得到及时处理和解决，在集团内部形成团结协作、目标一致、和谐的生产经营氛围，特制订本制度。2 适用范围适用于本集团经营管理活动涉及到的所有部门和员工。3 职责3.1 集团总经理负责集团内部沟通渠道及氛围形成与促进；3.2 各子公司常务副总负责子公司内部沟通渠道及氛围的形成与促进；3.3 各子公司副总经理负责分管范围内部沟通的协调，确保上情下达，下情上达；3.

2、4 各部门主管负责本部门内部的沟通工作，确保上情下达，下情上达；3.5 总部行政部为集团公司沟通的归口管理部门，负责协助总经理做好总部与各子公司之间的沟通联系，负责内部沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈；3.6 各子公司行政部为子公司内部沟通的归口管理部门，负责协助常务副总做好子公司与总部之间的沟通联系，负责沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈。3.7 其他部门负责内部沟通过程中职能管理范围内的有关问题的传递、分析、处理及反馈。3.8 总部各部门负责与子公司对口职能部门的沟通工作。3.9 全体员工按规定向上级主管请示、汇报，并保持与其他工作人员的有效沟通。4 内部沟通反馈的原则双

3、向互动，实事求是，就事论事，及时准确，主动高效。5 沟通的层次上下5 内部沟通反馈的方式内部沟通反馈可根据需要选择会议、请示报告、文件资料、内部刊物、版报、简报、通报、面谈、 等方式进行。 6 工作程序6.1 总要求信息发送传递对需要解决和落实的重要问题，在口头联系未能或不足以解决时，相关人员可填写工作联系单（附表1），递交相关部门或公司行政部。上级对下级布置工作或下达任务时，应有明确的办理要求包括工作标准、时间要求等。 6.2 会议沟通 会议是内部沟通的重要形式，分为例会(定期会议)、临时会议两种，其中以例会为主。主要在重复发生、重复处理的管理方面发挥协调作用，使日常生产经营活动始终处于受控

4、状态，发生相互脱节、前后失衡等不协调问题时能及时解决，集团总部、各子公司各级机构（经营班子、分管领导、部门、班组）定期组织召开工作会议。例会的名称、内容、时间、参加人员和要求应标准化。集团公司规定必须按期进行的各种例会制度见附表2。当集团公司、各子公司、各部门、班组出现确需及时召开会议研讨和明确的事项时，可通知召开临时会议。a、各种会议进行之前组织部门应进行会议通知，明确会议时间、参会人员、会议地点、会议议题、需准备的材料和思考的问题。b、会议组织部门应与会议主持者进行沟通，做好会前准备、会议记录及会议纪要。c、各参会人员应根据会议通知做好准备，会议中围绕主题进行发言和讨论，发言简明撰要，以提

5、高会议效率。d、各种会议的召开应以促进公司生产经营管理为目的。e、 各种会议时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。6.3 请示报告沟通请示报告人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用口头请示报告、书面请示报告等方式向上级请示报告。以公文形式的书面请示及批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。6.4 文件和内部刊物沟通须公司协调办理的事项，由行政部接收来文，视来文性质送相关领导审批，行政部根据领导批示送有关人员、部门阅办，阅办部门主管根据文件要求指定专人督办，指定阅办人员根据文件要求，如需宣传发动，可通过开会、发文形式

6、进行沟通，要求有关部门配合完成。办结后应填写处理情况，并送回行政部。 解、促进协作的目的。 集团决策、发展目标和规划、工作动态和经验交流、糖业信息和动态、各公司新闻、员工事迹、员工文苑、新技术应用等。内部刊物根据需要确定发送对象。6.5 其他沟通渠道集团公司各级、各部门或各级、各类工作人员之间需要对方协助或与对方相关的事项可通过面谈、 、工作函等形式进行沟通。上级与下级人员之间可通过谈心、谈话等方式进行沟通交流。7 沟通反馈事项分类按沟通反馈事项的性质、紧急程度等分为日常反馈、定期反馈、异常情况反馈、重要紧急事项反馈等。各类反馈按以下规定进行：7.1 日常服务信息反馈制度集团各部门、各车间、班

7、组应按职能情况做好相关信息的收集、统计、传递、处理、反馈，建立相关的信息记录薄和信息反馈统计表，保证能随时及时提供相关的信息以供决策和运用。 总部及子公司职能部门之间需沟通和反馈的事项和时间，应本着相互支持的原则，相互协商确定。7.2 定期反馈制度为保证集团公司各项生产经营管理工作得到及时总结，各级管理者及相关部门及时了解整体工作阶段性进展情况，总部及子公司相关部门负责搜集、整理职能管理范围内的相关信息（如生产、安全、管理、原料发展、预算、营销等），并定期提交相关部门或人员。总部各职能部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交总经理审核后印发。部门负责项目主要内容定

8、期反馈频次发放范围董事长集团公司年度经营目标集团公司年度经营目标、工作要求每年1次总经理总经理年度工作报告集团公司年度经营目标完成情况、工作总结、下步工作思路每年1次董事长、董事会集团公司年度经营目标集团公司年度经营目标、工作计划、工作思路、工作要求每年1次各公司、总部各部门行政部各公司、各部门反馈事项各公司、各部门反馈及需总部、集团领导协调事项，上月反馈处理情况每月1次董事长、总经理、总部各部门集团公司工作总结集团公司各项生产经营工作开展情况、取得的成绩、存在的不足、下步工作计划与措施每年2次（每半年1次）董事长、总经理各子公司生产指标通报各制糖子公司榨季期间关键技术指标对比统计通报榨季每日

9、1次董事长、总经理、各子公司、总部各部门员工思想动态反馈各公司员工对公司管理、公司目标的认同度，员工对公司推行管理及制度的意见反映及建议,员工的期望及合理化建议榨季、检修每月1次,放假期间1次原料发展部集团原料发展工作简报集团公司种植进度、种植质量、优化布局、中耕管理、估产、优化砍运情况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区开发等每旬1期(次旬第1天整理通报)生产技术部集团生产简报集团公司榨季生产、检修技改进展情况、新技术应用项目进展情况，安全、质量、工艺、技术等工作存在问题、解决措施及取得经验等榨季、检修每月1期，榨季结束、检修结束全面总结各1次财务审计部资金日报集团及各子公司每日资金收入与支出情况

10、每日1次董事长、总经理集团预算管理工作简报集团及各公司预算管理工作推行情况（成本分析、存在问题及改进建议）、财务决算情况、各公司成本完成情况、利润完成情况等榨季、检修每月进行1次，半年度、年度全面总结各1次董事长、总经理、各子公司、总部各部门市场部产品发运及销售日报集团公司产品发运及销售情况统计每日1次营销工作简报集团各子公司产品产销情况、物资采购进度、存在问题及建议等每半年1次督查部集团督查通报集团公司各项制度执行情况、存在问题及改进建议等每月1次各部门部门工作总结部门各项职能工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、下步工作计划、工作建议每半年1次（6月、12月各1次）总经理、总

11、部行政部总部所有员工月度工作总结计划月度计划与考核表（上月度工作总结及自评，下月度工作计划及措施）每月1次（每月1日前提交）直接上级旬工作总结计划旬工作计划总结（上旬工作总结及自评，下旬工作计划及措施）每旬1次（次旬第一天前提交）直接上级子公司各部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交常务副总审核后印发；总部行政部接收后转发相关部门。部门负责项目主要内容定期反馈频次发放范围行政部各部门、员工反馈事项汇总各部门、员工反馈及需经营班子决策、协调事项每月1次常务副总公司生产经营情况汇报公司生产经营进展情况，需各级政府职能管理部门协调事项、需总部及集团领导决策、协调事项每

12、月1次（次月2日前提交）常务副总、总经理、总部行政部子公司工作总结公司各项生产经营工作开展情况、取得的成绩、存在的不足、下步工作计划与措施每年2次（每半年1次）总经理、总部行政部员工思想动态反馈员工对公司管理、公司目标的认同度，员工对公司推行管理及制度的意见反映及建议,员工的期望及合理化建议榨季、检修每月1次(30日前提交),放假期间1次常务副总、总部行政部原料部原料发展工作简报本公司种植进度、种植质量、优化布局中耕管理、估产、优化砍运情况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区开发等每月1期公司各部门、总经理、总部原料部、行政部甘蔗进厂统计报表榨季期间榨区各片当日进蔗量、累计进蔗量、应付蔗款、应付运费

13、等统计榨季每日1次常务副总、原料副总、调度室、行政部、财务部、总部原料部、财务部生产技术部生产工作简报本公司榨季生产、检修技改进展情况、技术创新或技改项目进展情况，安全、质量、工艺、技术等工作存在问题、解决措施及取得经验等榨季、检修每月1期，榨季结束、检修结束全面总结各1次公司各部门、总经理、总部生产技术部、行政部财务部资金日报集团及各子公司每日资金收入与支出情况每日1次董事长、总经理、总部财务审计部预算管理及成本分析报告公司预算管理工作推行情况,公司及各部门成本分析、存在问题及改进建议、财务决算情况榨季、检修每月进行1次，半年度、年度全面总结各1次公司各部门、总经理、总部财务审计部、行政部市

14、场部产品发运日报公司产品发运情况统计每日1次董事长、总经理、总部市场部物流管理工作汇报公司产品生产及发运情况、物资采购进度、存在问题及建议等每半年1次总经理、公司领导、生产技术部、财务部、行政部、总部市场部、行政部督查组督查工作通报公司各项制度执行情况、存在问题及改进建议等每月1次公司各部门、总经理、总部督查部、行政部质检部生产班报各班生产情况及采样化验分析情况统计榨季每班1次常务副总、生产副总、调度室、生技部生产日报每日生产情况及采样化验分析情况统计榨季每日1次董事长、总经理、总部生产技术部、行政部、子公司领导、调度室、各部门生产期报每个生产小期生产及采样化验分析情况汇总榨季每期1次高管工作

15、总结分管工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、不步工作计划、建议每年2次（榨季结束后1次、12月1次）常务副总、总经理、总部行政部各部门部门工作总结部门各项职能工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、下步工作计划每年2次（榨季结束后1次、12月1次）常务副总、上级主管、行政部所有中高层管理人员月度工作总结计划月度计划与考核表（上月度工作总结及自评，下月度工作计划及措施）每月1次（每月1日前提交）直接上级旬工作总结计划旬工作计划总结（上旬工作总结及自评，下旬工作计划及措施）每旬1次（次旬第一天前提交）直接上级时，应立即处理或汇报相关部门。7.4 重要紧急(突发)事件反馈

16、制度、质量等事故时，应及时向上级汇报，或边处理，边汇报请示，以免延误生产，给企业带来更大损失，同时避免处理问题考虑不周全，与上级组织规定相违悖，造成重复返工和损失。时，应及时向部门及公司汇报，2小时内向集团总部汇报。公司汇报，并在半小时内向集团总部汇报，同时按有关规定向县级职能管理部门进行汇报。事故报告的内容包括：发生事故单位、时间、地点、事故程度、组织处理的部署情况，事故原因初步分析等。8 责任追究8.1 本制度所规定的日常反馈及定期沟通反馈事项执行及处理情况，作为反馈者与信息接受者日常考核依据之一。8.2对发生异常情况及质量、安全、营销、财务、管理问题后，发生瞒报、谎报、延报的，造成的一切

17、损失由相关责任人承担。8.3 在集团公司各级组织的沟通中出现阻碍沟通反馈的行为、或对他人的反馈进行打击报复、故意刁难的行为，应予严肃处理。9 内部沟通反馈资料的保管涉及部门业务的由各有关部门保管；涉及公司经营管理、重大事故的由行政部收集并交公司档案室保管。 10 附则10.1 本制度由集团各子公司、总部门各部门参与编写，经总经理审核，董事长批准，从2005年5月1日起执行。10.2 集团各子公司、总部各部门可根据管理需要制订系统工作沟通反馈操作程序，作为本制度的支持性文件。 附 件： 1、工作联系单2、集团公司例会制度一览表支持性文件：1、物流管理沟通反馈操作程序2、财务管理沟通反馈操作程序3

18、、督查管理沟通反馈操作程序 4、原料管理沟通反馈操作程序5、行政管理、人力资源管理沟通反馈操作程序附件1.工作联系单 发送时间： 年 月 日信息发送单位第一信息接收部门反馈内容及请求协调事项 发送人签字： 日期:各级信息接收部门(人员)处理意见 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期：最终处理结果 经办人： 日期：发送人签署意见: 签字: 日期:附表2.集团公司例会制度一览表层次会议名称主要议题频次时间组织部门主持人参会人员集团总部高层管理人员月度考评例会1、常务副总、总部部门经理月度工作汇报、自评及提出整改措施；2、总经理评议；3、对下月工作进行安排每月1次次月上旬总部行政部总经理各子

19、公司高管、总部助理以上及相关人员季度工作总结会1、各子公司、总部各部门汇报季度工作情况、下季度工作目标、措施及思路；2、对季度工作中存在的关键问题及下季度重点工作进行讨论，提出措施及思路；3、下季度工作安排和要求。第年2次（1、3季度各1次）第2、4季度上旬召开总部行政部总经理子公司高管、总部助理以上及相关人员集团半年度工作总结会1、上半年度各项生产经营管理工作报告；2、对存在问题进行讨论，并提出下步工作目标和措施；3、对关键问题作专题研讨；4、对下半年度工作进行安排和要求。每年1 次6月下旬或7月上旬总部行政部总经理子公司及总部各部门中高层管理人员、相关人员集团年度经营管理研讨会1、集团公司

20、年度工作报告；2、对年度工作中的关键问题及下年工作重点进行研讨；3、讨论下年度工作目标和工作计划；4、对下年度工作进行安排。每年1次12月总部行政部总经理子公司及总部各部门中高层管理人员、相关人员总部例会1、各部门汇报上周工作情况及下周工作计划 ，并提出需相关部门、总部提供的支持和帮助；2、传达集团总部相关通知和决定事项；3、对下周工作进行协调和要求。每周1次周末下午或周一上午总部行政部当月值班领导总部全体员工各子公司各子公司经营班子例会1、对上周工作情况、下周计划进行汇报；2、传达集团公司重大举措及相关通知；3、对须经营班子决定的事项进行讨论和表决。每周1次周末下午或周一上午子公司行政部常务

21、副总子公司经营班子成员及相关人员成本分析会1、公布各部门成本控制情况；2、提出成本核算及生产方面问题；3、讨论合理运用资金降低生产成本的措施。榨季及检修期每月1次次月上旬子公司财务部财务部经理中高层管理人员、生产调度、核算员、财务人员高层月度绩效考评例会1、被考评人员分别汇报上月工作情况及下月计划；2、常务副总评议；3、公布内部考评结果；4、对月度主要问题进行讨论；5、月度目标分解。每月1次次月5日以前子公司行政部常务副总中高层管理人员及相关人员生产例会1、对生产、检修情况进行通报；2、各部门对生产、质量、安全、设备、物料方面提出问题、要求和建议；3、分管副总经理对相关工作进行协调安排；4、传

22、达公司重大举措。每月1次每月末或月初子公司生产技术部生产副总高层管理人员、生产车间工段长以上人员、科室部门负责人、生产调度、安全管理员、质量体系管理员及相关人员农务例会1、对上期砍运、种植、中耕、估产等工作进行汇报和通报；2、对工作中存在的问题进行讨论，提出改进措施；3、传达公司重大举措及相关通知；4、对下步工作进行安排。榨季、种植、中耕、估产期每月1次次月5日内子公司原料部原料部经理公司高层管理人员、原料部全体员工、外聘农务员、种植员榨季工作总结会1、对榨季工作进行总结；2、对榨季生产工作中表现突出的部门、员工进行表彰；3、对下步工作进行安排。每年1次榨季设备解体保养结束后子公司行政部经营班

23、子成员全体员工培训、检修动员会1、前期工作报告；2、安排员工培训事宜； 3、宣布检修方案及计划；4、传达公司重大举措。每年1次(可分开)员工统一收假后第一天子公司行政部常务副总全体员工榨前动员会1、年度工作报告（常务副总）；2、宣布新年度工作目标及工作计划；3、表彰奖励年度先进工作者；4、传达公司重大举措；5、宣布公司新年度考核与分配方案；6、公司领导作动员讲话。每年1次检修结束榨季生产开始前子公司行政部常务副总全体员工总部及子公司各部门年度工作总结会1、部门上年度工作总结（年度目标完成情况）；2、部门员工年度考评结果通报；3、新年度工作目标及工作思路；4、传达学习公司重大举措及部门相关规定；

24、5、年度工作动员。每年1次12月或1月（根据榨季生产按排情况确定）各部门部门负责人部门全体员工部门例会1、部门月度工作进展情况通报；2、部门员工上月考评结果通报；3、下月工作计划及目标分解；4、传达学习公司决策及规章；5、部门工作要求。每月1次每月上旬（具体日期各部门自定）各部门部门负责人部门全体员工车间班组长例会1、周工作总结和工作计划；2、讨论部门管理事项（第月第1 周例会时对上月部门员工考评结果进行讨论确定）；3、传达公司通知和决策；安排和布置下周工作。每周1次每周末下午或周一上午各部门部门负责人车间部门班组长以上人员、技术员、核算员班组例会1、前期工作总结、下期工作计划；2、对存在问题

25、进行讨论，提出改进措施；3、传达学习公司、部门通知和决策。榨季、检修期每半月1次自行确定各部门各班组班组长车间各班组全体员工注：同级例会时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。支持性文件之一.物流管理反馈操作程序1 目的为规范物流信息反馈管理，确保物流信息反馈情况的真实性能正确指导生产成本控制和市场物资采购并降低损失，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于集团所有产品及原辅料、备品备件等回厂物资的管理信息反馈。3 管理反馈程序 3.1 产品反馈3.2 采购物资管理反馈3.3 采购物资质量定性 附： 物资管理信息反馈处理流程图产

26、品物资 运输 入库验收 使用 客户 信息反馈 集团各子公司书面报告质检部、市场部、督查部调查分析 相关理论支撑、定性 结论 责任划分 不合格品处理报告申诉集团市场部、各子公司市场部 客户 理赔处罚 相关部门及责任人支持性文件之二.财务管理沟通反馈操作程序1 目的为加强集团财务管理水平，提高财务工作质量，充分体现财务“监督、核算及决策参谋”的职能作用，特制定集团公司财务沟通反馈操作程序，总部财务审计部、子公司财务部均照此执行。2 沟通反馈的形式会议交流、面谈、 、书面、电邮等。3 沟通的对象与沟通的内容3.1总部财务审计部经理与子公司财务经理之间沟通反馈内容：资金计划、使用情况、预算下达、执行情

27、况、当前主要工作安排计划、销售、货款回笼、财务分析报告、人员培训调整建议、其他财务事项等。3.2 与主管领导的沟通沟通反馈内容：明确当前工作重点、资金支付重点，财务管理工作中须作重大调整事项建议，当地财税政策法规，集团财务状况，同行财务运作等。3.3 与子公司常务副总沟通反馈内容：资金计划、使用情况、生产经营目标、各时段情况、预算下达、执行情况、财务人员管理、集团目前财务资金状况等。3.4 与市场部的沟通沟通反馈内容：采购计划、合同、付款进度、金额、材料到位情况、发票开具、尾欠款清理支付；产品发运、运费支付、产品到库、出库、目前财务资金状况等。3.5 与行政部的沟通沟通反馈内容：制度流程建设、

28、办公经费预算开支、数据提供、部门人员管理建议、目前财务资金状况、其他事项等。 3.6 与原料部的沟通 沟通反馈内容：原料方针政策、发展目标、计划、资金需求量、资金使用时限、甘蔗产量、预购定金投入与回收、公路投入资金、目前财务资金状况等。3.7 与生产部的沟通 沟通反馈内容：产量目标计划（产糖率、生产时限）、物料消耗计划、进度、检修技改计划、进度、目前财务资金状况等。3.8与督查部（或督查组）沟通反馈内容：财务制度执行情况、财务审计督察情况、需督察部专项督察事项、目前财务资金状况等。 支持性文件之三.督查管理沟通反馈操作程序 1 目的为了使集团内部相互了解，掌握各子公司的督查工作信息，更快、更及

29、时了解掌握各子公司经营管理工作开展情况，及各部门对督查提出的整改建议及措施是否得到落实，且对执行效果及结果进行有效评价，使集团督查信息得到贯彻落实，提高执行力，最终达到行为习惯，使公司各项管理制度顺利执行，各项经济技术指标得以实现。总部督查部及子公司督查组按以下规定进行督查管理和沟通反馈。2 督查反馈范围2.1 各子公司对各项规章制度执行情况。2.2 原料砍运、种植发展、物资供应、物资流向、中耕管理等。2.3 物资、材料、采购管理情况。2.4 生产现场管理情况。2.5 新工艺、新技术的引进与运用。2.6 中高层人员的执行力情况及表率情况。3 督查管理反馈程序3.1 督查在检查及抽查过程中发现存

30、在问题，向所涉部门提出整改意见及限时反馈要求。3.2 所涉部门负责人在督查意见上签字认可，指定专人负责整改落实。3.3 所涉部门人员整改后提出效果评价并反馈与督查，由督查进行跟踪检查，评定执行结果。3.4 子公司检查结果榨季5天，淡季10天，向总部督查部和常务副总书面反馈一次制度执行情况，特殊事件及时反馈。3.5 根据检查情况及问题较多，较严重时写出专题督查报告反馈。3.6 根据月检查工作情况全面向主管领导和总部督查部反馈一次。3.7 每月检查中反复出现问题，各公司必须认真研究，专人落实，并将落实情况反馈。 支持性文件之四.原料管理沟通反馈操作程序1 目的为实现集团公司原料发展目标，为工艺设备

31、提供充足、优质、成本适中的原料蔗，保证企业的可持续发展，充分发挥集团各公司原料发展队伍的团队力量，加强总部原料发展部、子公司原料部与相关部门的沟通，争取相关支持，特制订本程序。 2内部沟通2.1 在董事会决策基础上，经总经理召集主持的高层生产经营工作会，明确当前工作任务和所要达成的目标，领悟当代企业的经营理念，明确企业的发展方向和战略目标，再经认真分析研讨，达成共识，高度认同，清理工作思路，设计运行方案，拿出具体的办法和措施，并付诸行动。2.2 根据对本部门的目标管理要求和所提供的资源支持，与各公司常务副总、所属主管及部门领导进行深入的联系和沟通，在此基础上进行目标分解，把压力传递到各子公司原料主管领导身上，并共同研究分析，拟订正确的工作思路，妥善的运作方案和有力的保证措施。2.3 各公司的原料副总、原料部经理再共同研究召开全体原料工作人员会议，进行认真讲解、动员，同时灌输现代企业的经营理念、管理方法，如何做好一个合格员工等，力图高度统一和认同，在此基础上进行目标分解，把压力再次传递到各个岗位和个人身上，同时提供相应支持，促使全体原料发展和管理的工作人员真正用心去尽自己的职责，自发地用实际行动去努力完成自己的工作任务。2.4 在原料领导多