连锁超市采购审计程序

1、*连锁超市有限公司* Chain Hypermarket Co., Ltd内部审计程序/Internal Audit Program采购/Merchandising Department子模块Sub-Module风险及审计目标Risk and Audit Objective责任部门Involved parties审计步骤Detailed Audit Procedures审计底稿索引Cross Reference一、 供应商管理Supplier management一般信息: 制定人: 勤奋的大象二、 合同管理Supplier contract management一般信息: 制定人: 勤奋的大

2、象三、 商品维护Merchandise and SKU（stock keeping unit） information maintenance一般信息: 制定人: 勤奋的大象四、 价外费用Buying allownace一般信息: 制定人: 勤奋的大象五、 返利Purchase Discount一般信息: 制定人: 勤奋的大象六、 供应商清户Supplier Clearing一般信息:制定人: 勤奋的大象七、 广告促销管理Marketing and Promotion一般信息: 制定人: 勤奋的大象八、 自有品牌管理In-house brand management一般信息: 制定人: 勤奋的

3、大象A所有新供应商的引进都是经过适当的审核及批准并符合公司供应商的引进政策；B所有供应商的档案资料保存完整C系统中所有供应商的信息与纸制文件一致D系统中所有关于供应商基础信息的更改都是经过适当审核和批准的E供应商的供货质量和交货期限能够满足公司需要F供应商的处罚符合公司相关政策并且经过适当的审批和公正A. 所有合同的签定均符合公司政策和规定, 并且得到适当的审核与批准B. 系统中的采购信息与书面合同一致C. 所有合同条款的变更均得到适当的审核与批准A. 所有商品的SKU都能得到正确和适当的维护A. 公司有明确的、严格的价外费用政策并广泛传达给采购人员。B. 系统中所有供货商的价外费用条款均得到

4、正确维护，系统数据与书面合同相应的条款保持一致。C. 所有合同关于价外费用的条款都符合公司的要求，无重大异常情况发生。D. 所有合同关于价外费用条款的变更和系统中的价外费用条款的修改都经过适当的授权。E. 所有系统计算的价外费用金额均正确的使用了有关条款，并进行了正确的计算，并被完整的记录为债权。F. 所有应收价外费用均被正确的收到，所有未收到的应收价外费用都存在合理的原因，并在监督之下。G. 所有价外费用均以正确金额在正确期间计入财务账的正确科目。H. 价外费用对我公司意义重大，需确保价外费用收入状态良好。A. 公司有明确的、严格的返利政策并广泛传达给采购人员。B. 系统中所有供货商的返利条

5、款均得到正确维护，系统数据与书面合同相应的条款保持一致。C. 所有合同关于返利的条款都符合公司的要求，无重大异常情况发生。D. 所有合同关于返利条款的变更和系统中的返利条款的修改都经过适当的授权。E. 所有系统计算的返利金额均正确的使用了有关条款，并进行了正确的计算，并被完整的记录为债权。F. 所有应收返利均被正确的收到，所有未收到的应收返利都存在合理的原因，并在监督之下。G. 所有返利均以正确金额在正确期间计入财务帐的正确科目。A己清户的信息被系统、完整的记录，所有的清户档案都保存良好B清户履行流程正确，每一环节都得到了授权人批准C系统中所记载的各项数据与财务记载的应付款数据一致，与供应商所

6、提供的信息相一致D所有合同在清户之前必须进行统一清算流程，并办理相关供应商清户的手续并得到相关的审批。A. 广告与促销的前期准备是否充分，做到有的放矢。B. 广告及促销是否按照执行C. 广告及促销是否达到了目的。A所开发的自有品牌在同类产品中其定价、毛利及销量是否具有竞争力B所选定的加工厂商其报价具有优势C所选定的加工厂商的产品质量被监督管理机构认可D与加工厂签署的合同受到严格的管理E合同的履行是严格按合同有关条款进行的采购部采购部采购部采购部IT部采购部/营运部采购部采购部采购部采购部采购部采购部、账单部账单部采购部采购部帐单部帐单部采购部、账单部账单部采购部、账单部账单部、采购部采购部营运

7、部自有品牌A1. 更新供应商引进政策;A2. 取得审计期间所有新增加的供应商名单A3. 抽取一定数量的新增供应商, 审阅供应商引进是否按照当时的公司政策执行, 检查是否有适当级别的审批;B1. 观察供应商档案保存的一般情况, 是否整齐有序, 按照一定的索引顺序便于查找. 是否编制供应商目录。B2. 检查A3中所抽取的供应商的存档资料是否齐全, 包括营业执照（是否年审）, 税务登记证, 组织机构代码证, 生产许可证, 卫生许可证，代理权授权证书,及其他行业必须的批准证书等等. B3.检查供应商的代理级别并调查该品牌的代理链，了解拟引进供应商的是否符合公司引进政策，相应的合同政策（如联营还是经销经

8、营方式、返利、价外费用、账期等结算条款）是否符合行业惯例。C1. 将A3中所抽取的供应商, 与系统中供应商信息核对, 包括供应商名称, 供应商编号, 采购品种, 银行帐号, 付款期限等D1. 请IT部门协助, 取得审计期间所有供应商基础信息更改(包括供应商名称, 供应商编号, 供应商银行帐号等)的清单;D2. 抽取一定数量的信息变更, 检查是否有适当级别的审批;是否依据商品供销合同第十三条第二款收取”企业更名费”、“注册费”等。E1. 更新公司关于供应商评估的政策和制度;E2. 在审计期间内, 抽取一定数量的供应商评估资料, 包括交货期, 履约率、缺货率等. 检查供应商评估是否合理合规;E3.

9、 供应商评估资料是否有适当级别的复核与审批。E4.供应商的评估后是否进行动态分级管理，对淘汰的供应商是否执行供应商淘汰流程。F1. 更新公司关于供应商处罚的政策和制度;F2. 从采购部获得审计期间所有供应商处罚协议. 询问处罚原因, 审阅是否得到适当的审批F3. 追查F2中的处罚是否正确执行, 必要时追溯至帐单部.如果对该供应商的处罚涉及到清户环节, 参见”供应商清户”流程的审计程序.A1. 取得公司合同签订的政策（代理级别、经营方式、价外费用、返利、保底、特价等合同政策）；A2.取得审计期间所有新签定合同（分清新引进、老合同变更）的汇总表及所有纸质合同，检查合同形式要件的合法性（署名、合同章

10、、字迹等）. 从中抽取一定数量的合同, 审阅合同签定日期, 主要条款以及审批是否符合公司的规定；新引进供应商合同按照一、供应商管理A审计程序执行，老合同变更按照二、合同管理C审计程序执行。A3.检查商品供销合同是否有明确的管理流程。B1. 合同签订与合同信息录入是否实行职务分离？有没有实行职务分离可能的风险？ B2.与IT部协助，取得信息系统中合同一览表，并分清新签订合同、老合同变更；将A1中所抽取的合同, 与系统中录入的合同信息核对, 是否录入正确.C1. 在IT部门的协助下, 取得审计期间所有合同条款修改的记录，从这些记录中抽取一定的数量, 检查相应的变更手续存档，检查并确认所有在系统中发

11、生过修改的合同条款都得到了适当的授权和批准。审批是否有明确的管理流程和符合公司的规定。C2. 取得审计期间所有市场调查报告，审核市调结果的跟进工作。A1. 更新公司关于商品和SKU信息维护方面的政策与规定；A2. 取得最新的商品结构和SKU清单, 从中抽取一定数量的SKU号, 检查该商品实际状态是否与系统中标注不符, 检查有没有应该淘汰的商品SKU号仍然存在于系统中（用新品填充老SKU号省去新品条码费）；A3.检查采购部关于主力商品的管理规范以及实际执行情况，是否执行ABC商品分类管理；新品引进、旧品汰换相关的流程和实际执行状况。对新品的引进和旧品汰换是否实行“进一退一”的原则，对新品引进、旧

12、品汰换是否按照商品供销合同第七条、第十三条的合同条款执行。A1 取得并阅读关于价外费用的现行政策、规定、制度，检查出自不同部门的有关文件或者涉及价外费用的不同文件之间是否存在相矛盾冲突的规定。A2 通过阅读文件及流程图，评价现行的价外费用政策是否适当，是否具有足够的可操作性、完整性、指导性和灵活性。A3 发现价外费用流程中比较薄弱的控制点，对薄弱的控制点进行初步的符合性措施，根据测试结果决定审计重点。尤其是测试不同供应商之间价外费用的实际执行状况以及不符合公司统一政策时授权批准的管理流程。B1 随机抽取已签订的账单部保存的供货合同，检查被抽取到的样本是否均有经过账单部审核后留下的标记。B2 获

13、得在审计期间之内，通过账单部检查发现的被错误维护的资料的记录，以及针对这些记录的相关部门间联系、修改、验证的记录。B3 取得审计期间签订合同的统计资料，包括签订合同的份数、总金额，抽取重要供应商、新增供应商作为样本。根据样本清单，核对系统数据与合同文本是否相同。B4 抽取一定数量合同文本，追查至系统，检查系统数据同合同是否相符。C1 取得合同条款清单。C2 取得公司对于价外费用收取的一般政策，以公司政策作为条件对合同明细数据进行筛选。对于不符合公司政策的，重点询问当事人，是否得到授权？检查是否符合合同的审批流程？使用一定方法抽样，确定抽样样本（样本确定可参考预付款按合同金额，其它合同按收货量或

14、销量额方法。）。对抽样样本最近三年所签合同的条款进行趋势分析。对于变化较大的，向经手人询问原因，并检查合同的审批流程是否符合规定。D1 取得所有能更改系统信息的ID清单，逐一核对ID，确定所有ID都是适当的人选。D2 取得所有合同变更手续的存档，检查并确认所有合同关于价外费用条款的变更都得到了适当的授权和批准，并已在系统中进行了修改。D3 取得系统中在本审计期间所有发生过修改的价外费用条款的记录，根据记录检查相应的变更手续存档，检查并确认所有在系统中发生过修改的价外费用条款都得到了适当的授权和批准。E1 取得价外费用条款明细数据和审计期间收货数据，抽取一定样本，根据价外费用条款计算审计期间价外

15、费用收入，与同期系统数据核对（穿行测试）。E2 根据系统数据，抽取当期收货、返厂笔数较多或金额较高的供货商，根据合同的价外费用条款和当期收货量，检查系统计算的应收价外费用额是否正确。E3 对于转销的应收价外费用，调阅转销手续，检查转销过程是否经过适当的授权和审批，追查会计记录是否正确。E4 价外费用的统计、审核、收取是否建立了相互牵制的流程。F1 取得系统中核减价外费用的记录，抽取一定样本，检查该核减事件的原因以及是否经过适当的授权。同时检查与相应供货商在核减当月的对账情况。F2 获取应收价外费用的账龄分析，根据账龄长短调查原因。对于价外费用直接从货款扣除的供货商，检查是否存在长期未收的价外费

16、用。对于长期未收的价外费用，查明原因，并检查是否有足够的控制程序督促价外费用的收回。F3 对于价外费用以货品的方式折抵的供货商，检查相应的零成本收货单和货品折抵价外费用的折算率，以确认折抵应收价外费用的货品已全部正确的收到。F4 对于缴纳现金支付价外费用的供货商，翻阅发票存根，同应收价外费用金额相核对，检查供货商是否正确缴纳了价外费用款。F5 对应收价外费用进行账龄分析，对于收货较长时间但尚未收到价外费用的，应具体分析原因，并督促解决的责任人和时间。F6 抽取收货量较大、合同金额较高、账期较长的供应商发送询证函。检查收回的询证函，对存在异议的供货商，参考帐单部询证结果查找原因，必要时走访供应商

17、进行对账。F7 检查帐单部的询证函，对出现差异的进行重点关注，检查相关的对账、调帐以及解决过程是否真实、及时、有效并经过适当的审批。G1 将审计期间财务系统的主营业务成本-附加款成本科目借方发生额汇总，根据当期收货总额和价外费用条款明细计算应收价外费用额，将两者进行核对。H1对近三年价外费用总额、平均额进行横/纵向分析以及各种类商品的占比分析，了解价外费用总体增长/下降趋势。搜集同行业资料，与我公司情况进行对比。A1 取得并阅读关于返利的现行政策、规定、制度，检查出自不同部门的有关文件或者涉及返利的不同文件之间是否存在相矛盾冲突的规定。A2 通过阅读文件及流程图，评价现行的返利政策是否适当，是

18、否具有足够的可操作性、完整性、指导性和灵活性。A3 发现返利流程中比较薄弱的控制点，对薄弱的控制点进行初步的符合性措施，根据测试结果决定审计重点。B1 随机抽取签订的账单部保存的供货合同，检查被抽取到的样本是否均有经过账单部审核后留下的标记。B2 获得在审计期间之内，通过账单部检查发现的被错误维护的资料的记录，以及针对这些记录的相关部门间联系、修改、验证的记录。B3 取得审计期间签订合同的统计资料，包括签订合同的份数、总金额，抽取重要供应商、新增供应商作为样本。根据样本清单，核对系统数据与合同文本是否相同。B4 抽取一定数量合同文本，追查至系统，检查系统数据同合同是否相符。C1 取得合同明细数

19、据。C2 取得公司对于返利收取的一般政策，以公司政策作为条件对合同明细数据进行筛选。对于不符合公司政策的，重点询问当事人，并检查合同的审批流程是否符合规定。C3 使用一定方法抽样，确定抽样样本（预付款按合同金额）。对抽样样本最近三年所签合同的条款进行趋势分析。对于变化较大的，向经手人询问原因，并检查合同的审批流程是否符合规定。D1 取得所有合同变更手续的存档，检查并确认所有合同关于返利条款的变更都得到了适当的授权和批准，并已在系统中进行了修改。D2 取得系统中在本审计期间所有发生过修改的返利条款的记录，根据记录检查相应的变更手续存档，检查并确认所有在系统中发生过修改的返利条款都得到了适当的授权

20、和批准。E1 取得返利条款明细数据和审计期间收货数据，抽取一定样本，根据返利条款计算审计期间返利收入，与同期系统数据核对。E2 根据系统数据，抽取当期收货、返厂笔数较多或金额较高的供货商，根据合同的返利条款和当期收货量，检查系统计算的应收返利额是否正确。E3 对于转销的应收返利，调阅转销手续，检查转销过程是否经过适当的授权和审批，追查会计记录是否正确。E4 取得包含年返、半年返条款的合同明细清单，根据合同约定，检查年返、半年返金额的计算是否正确以及是否经过复核。E5 检查应收年返、半年返是否全部录入系统、记为当年的应收并被收回。E6 在合同期满之日起，每份合同是否建立返利的统一清算流程，是否严

21、格执行合同清算流程，并与供应商评估有机结合起来。F1 获取应收返利的帐龄分析，根据帐龄长短调查原因。对于返利直接从货款扣除的供货商，检查是否存在长期未收的返利。对于长期未收的返利，查明原因，并检查是否有足够的控制程序督促返利的收回。F2 对于返利以货品的方式折抵的供货商，检查相应的零成本收货单和货品折抵返利的折算率，以确认折抵应收返利的货品已全部正确的收到。F3 对于缴纳现金支付返利的供货商，翻阅发票存根，同应收返利金额相核对，检查供货商是否正确缴纳了返利款。F4 对应收返利进行帐龄分析，对于收货较长时间但尚未收到返利的，应具体分析原因。由于供应商的原因的，应由有关人员定期同供货商对帐，并督促

22、尽快解决。F5 抽取一定数量供货商进行函证，已核对我公司计算的应收返利金额和未收返利金额是否正确。F6 取得并抽样检查账单部法的函证，对函证余额不符的应收返利，追踪帐单部的解决结果。G1 将审计期间财务系统的主营业务成本-附加款成本科目借方发生额汇总，根据当期收货总额和返利条款明细计算应收返利额，将两者进行核对。A1. 索取己清户的信息资料，检查其资料是否建立索引目录，并进行连号管理。B1. 抽取清户资料，检查是否按清户时点的操作流程进行逐级审批C1. 将所抽取的清户资料分别在系统及财务中进行核对，检查系统和财务中是否仍存有该户余额，检查财务中所冲减的余额是否有依据及建立相应备案，检查与供应商签署的清户协议是否与资料记载相符合D1.所有合同无论是变更（是否收更名费）、淘汰（清户）、到期（一般在1月份）均需执行统一的清算流程，对合同条款做出统一的清算，并做出清算报告，对所有的各种返利、价外费用等结算条款