采购中心岗位作业指导

1、采购中心岗位作业指导采购中心组织架构采购中心组织架构1 1 1 1采购基本常识采购基本常识1 1 2 2采购基本术语采购基本术语1 1 3 3采购谈判及其基础知识采购谈判及其基础知识1 1 4 41 1 5 5采购岗位工作标准及流程采购岗位工作标准及流程1 1 6 6目目 录录采购中心主要职责采购中心主要职责1、采购中心组织架构采购中心商品物价部供应管理部采购部资料信息员传统批发类耗材设备类学生礼品类外务采购采购订单n公司定位：我司是一个综合的商贸性民营企业。n公司经营模式：我司具备批发（分销）、商超、零售和直销四种销售业态。这是采购员（商品员）对供应商争取优良支持政策的谈判筹码。n公司产品类

2、别：传统办公用品（学生用品）、现代办公设备及耗材和办公礼品。2、采购基本常识（一）n公司销售模式与产品类别关系：n批发（分销）以传统办公用品为主；以东泰门市为依托，面向全川含二级市场的批发商、零售商和文具店进行批发销售。n商超以学生用品为主，传统办公用品为辅；含成都西南书城和购书中心及二级市场的文轩书城和超市。n零售和直销含盖上述三大产品类别。零售店现有东城根店和高升桥2个，分别在东城根中街9号附5号和武侯祠大街271号附1号。两店主要以店面零售和后台单位客户销售为主。2、采购基本常识（二）n供应商划分：省外供应商和省内供应商。n省外市场：主要供应我司批发产品，主要分布北上广深。n省内市场：成

3、都东泰荷花池片区、磨子桥片区、城隍庙片区、二仙桥市场、府河市场和金府机电城。n东泰市场：是全国主要的商品交易市场。以供应学生用品和传统办公用品为主；n荷花池市场：毗邻东泰市场，供应生活日杂品、家居生活用品、服装和劳保用品等。n磨子桥片区：以供应IT类产品、办公设备及耗材和电脑周边产品为主。n城隍庙片区：以供应五金及配件、小家电、线缆线材、光源灯具和会议（音响）系统工程等。n二仙桥市场：以供应玻璃制品、陶瓷品、家具摆件品和酒店用品。2、采购基本常识（三）n采购宗旨：满足及引导销售；降低采购成本。n采购法则：货比三家，即询比议。n谈判的法则：开低走高。即谈判的要求比内心真正想要的结果要高，这样才有

4、谈判的余地。n月结概念：当月后结算。如月结45天，即当月货款在45天后办理供应商货款结算。3、采购基本术语（一）n与供应商谈判的变量（要点）：n铺底（货）：首期（批）货物在双方合同期结束时或终止协议时按有货退货无货结款原则办理供应商结算事情宜。能争取到更多的铺底为最佳！n账期：与供应商结算的期限。我司通常对外约定为“月结”的方式。账期越长越好！n增值税票：要求供应商必须含17%的增值税票。n赞助费用(推广费)：针对部分产品的供应商，有目的的争取供应商给予我方赞助费用或产品推广费用。n退换货：争取供应商无条件退货，以减少我司的损失。n促销：争取一定日期内通过买赠或下调进价的方式给予我方特别优惠。

5、3、采购基本术语（二）n一、 制定谈判策略 n1、双赢和单赢n2、决定你的初始立场n3、是否披露你的初始立场n4、谈判的次序n5、说服技巧（5种）n6、谈判战术 4、采购谈判及其基础知识（一）n二、说服技巧（5种） n1、情感说服：让对方了解你对问题的感觉。n2、逻辑论证：依据事实、数据、依据、推理、争论。n3、讨价还价：交换、即：如果价格能少8%，那么我们就能给他提前10天结算。n4、折哀：在二种观点中找共同点。n5、威胁：暗示不满足他的要求将导致的后果。（作为最后的手段，对事不对人）此法本身不是目的，目的是要达成一个对双方公平有利的协议。4、采购谈判及其基础知识（二）n三、谈判战术n1、(

6、谈判策略也要求一套在谈判中使用的战术。为谈判策略服务。)n2、设置障碍技巧很有力度，容易被采购人员采用。得到供应商报价，然后进一步要求更好的报价（促销、更低价格、合同期的延期）如此一步一步深入下去。n3、沉默:沉默能给对方很大压力。当提出一个问起时，表示你只想等待一个答案。n4、重复重复再重复。这种战术是试图制止对方，如果你多次重复同一件事情，最终对方或许开始相信并接受他。n5、暂停：陷入僵局、应该要求暂停。n6、争取同情：如果他是我，你会怎么做呢？n7、再次调整需求：此战术与“威胁”一起使用.这样说：“如果在这点上不能再有所改变、那么恐怕我们必须回到最初的立场了。”4、采购谈判及其基础知识（

7、三）n8、还有一件事：谈判结束时，要求进一步的让步，只是还有一件事情需要商讨。n9、最后期限：他必须在月末付款才能得到10%折扣。n10、节制：与讨价还价相联系，一点一点作出让步，并且要以某些回报作为交换。n11、谈判团队：技术人员、商务、财务、团队领导、观察人员、红白脸。n12、谈判地点：n（1）靠近你的职员或同事、专家；n（2）成本因素n（3）考察供应商办事处、评价他们的能力、设备、职员、质量控制体系。n13、谈判时间安排n14、应急计划4、采购谈判及其基础知识（四）n四、前期准备n 开始阶段n试探 n提议n讨价还价 n协议n（一）开始阶段要做的事情要做的事情不要做的事情不要做的事情欢迎、

8、兴趣和尊重对方不要十分苛求供应茶点不要拒绝任何条件有目的闲聊从中了解他们是些什么样的人不要参考其他供应商的合约或谈判情况审判他们在谈判中的权力不要让他们感到有压力4、采购谈判及其基础知识（五）n（二）试探阶段 n试探一下他们的感觉并且对各种敏感问起的理解。获取信息，做出新决择！感受对方潜在的需求和利益，并表示关注！n询问“什么”、“为什么”、“怎么”n提议阶段要做的事情要做的事情不要做的事情不要做的事情总结、联系变量立刻拒绝依据已提出的想法和建议提出反意见提问来澄清表示不愉快的词语4、采购谈判及其基础知识（六）n（三）讨价还价阶段 n做一些小的让步n但关键问起不让步n不能做无计划的让步，要节制

9、n不要迷失了你的谈判目标n（四）达成协议阶段 要做的事情要做的事情不要做的事情不要做的事情留意对方准确信息通过最后阶段强制形成协议确信所有问题都已解决不要用折衷的“快速交易”战术共同总结最终达成协议，确定后续会谈的责任 不要给出额外的让步，可能导致重新回到议价阶段4、采购谈判及其基础知识（七）n五、提问和倾听 n1、开发性问题 n2、封闭式问题n3、试探性问题 n4、复合性问题n5、引导性问题 n6、反射性问题n7、假设性问起n六、积极倾听的艺术 n1、停止说话让对方表达他们的观点n2、专心于他们的所说内容n3、不要打断或顶嘴n4、尽力去获取他们潜在的关注n5、不要过早得出结论 5、采购中心主

10、要职责（一）n一、商品物价部职责： 2+1（其中1人组长） n1、采购商品进价询价、谈判及成本目标的管控； 商品选项或主导产品的推荐引导和控制； 商品异动价格审定和规范管理； 稽核或否决供管部等其他内部职能部门及岗位不合理的采购价格；n2、商品资料和供应商资料信息准确规范录入； 商品计划成本价准确录入。n二、供应管理部职责：3（其中1人组长） 负责分管产品开发引进及库存周转管理； 不良产品处理（质量问题产品和滞销品）清退、调剂。 供应链开发淘汰和评审管理、采购协议管理和产品营销计划管理； 产品及设备的售前培训和售后处理； 商品结构制定、调整和优化； 争取供应商促销支持和政策。5、采购中心主要职

11、责（二）n三、订单员岗位职责：4+1（其中1人组长） 及时准确地制作采购订单； 追踪订单的到货入库； 负责订货产品的满足和准交； 处理有质量问题的产品及不良产品退货； 负责产品询价报价。n四、外务员岗位职责：2人。 及时准确组织货源到货； 控制采购产品最低成本； 负责订货产品的满足和准交； 处理有质量问题的产品及滞销产品退货；负责产品询价报价并拿样。6、岗位工作标准及流程资料信息员资料信息员采购订单员采购订单员采购部订单组工作流程图采购部订单组工作流程图外务采购员外务采购员商品管理员商品管理员商品员价格市调流程渠道商品采购（补货）流程工作流程新（供应商）品牌引入谈判流程 供应管理员供应管理员订

12、单员（一）n主要职责主要职责 及时准确地制作采购订单； 追踪订单的到货入库； 负责订货产品的满足和准交； 处理有质量问题的产品及不良产品退货； 负责产品询价报价。n工作标准及流程工作标准及流程 为使采购订单员操作的规范性和准确性，确保实现或超额实现绩效目标，保证员工和团队的不断提高和共同进步，特拟定岗位作业指导书。订单员（二）n一、采购订单：n按采购流程制作订单nA、当接受补货单后，首先查看并核实是否有库存（包括各销售门店），有库存便直接将补货单返回补货部门并告知有库存打配货单；nB、如果查实没有库存，就需初步落实2-3供应商家，经过询价比价后锁定1家能满足销售需求且总成本最低的供应商，采购总

13、金额超过2000.00采购单还需将询价比价单分别上报部门经理和总经理审批认可后实施采购。nC、通过审批后制作采购订单：首先准确选择对应的供应商、收货分部，准确录入商品编码或名称、规格数量和价格，特别做好对应商品颜色及其他备注信息，然后保存并审核单据。最后将打印出的采购订单传递给供应商并要求供应商带上此订单。订单员（三）n二、质量问题处理：听取并记录销售部反映的质量问题表象 核实质量问题产品情况（包括查看产品实物和收集客户反映的具体情况） 查实采购入库时间批次数量和供应商及总金额，如质量问题不属实则反馈给销售人员或客户人员。如质量问题属实 评估本次公司直接或间接损失填写书面情况及时向供应商交涉同

14、时向对应商品管理员和供应物价部负责人书面汇报 跟踪供应商处理结果并做书面记录同时纳入供应商评估依据。n三、产品退货：初步确定要退货产品类别、数量和原因与供应商进行沟通协商 供应商认同后 确定具体退货时间 跟踪库区清理退货， 审核退货价格 组织安排退货。n四、订货价格差异处理流程：采购订货发现本次价格高于上次参考进价 核实并与供应商沟通原因 如供应商错开价格则按上次进价入库 如供应商告知说涨价 核实是否有认可的涨价通知 如认可同意调价则查证信息员是否调整正确 如未审核同意调价则需与供应商沟通谈判交涉 谈判成功则按上次价格入库，如失败则填写书面采购商品调价单交商品管理人审核 通过审核 ，再提交供应

15、物价员最终审核价格。 采购部订单组工作流程图接受客服中心订单核查所订货品库存情况无库存按轻重缓急原则进行询货货比三家锁定最佳供应商，并按订单要求催促供应商配送制作采购订单跟踪货品入库情况清理入库单据并跟踪结案有库存回复客服中心，打配货单商品管理员（一）n主要职责主要职责n负责分管产品开发引进及库存周转管理；n不良产品处理（质量问题产品和滞销品）清退、调剂；n采购协议谈判和产品营销计划管理；n产品及设备的售前培训和售后处理；n商品市场调查；n商品结构制定、调整和优化；n负责协助直销类产品询价报价；n发货和备货产品订货计划量的审批；n争取供应商促销支持和政策。商品管理员（二）n工作流程工作流程 为

16、达到商品管理员操作的规范性和准确性，确保实现或超额实现绩效目标，保证员工和团队的不断提高和共同进步，特拟定岗位作业指导书。n（一）商品开发引入流程（一）商品开发引入流程n收集销售部（采购部）产品需求意见，明确需求产品类别、档次、销量和销售业态 分析现有产品结构，确定引入产品的主次和定位 调查市场，收集整理供应商及产品图片和价格表（电子版和样品） 书面汇报负责人，不同意则终止。同意则召集有关销售部讨论引进产品的可行性 如同意引进 则将其与有关的供应商支持情况报老总审批。不同意则终止 同意则签订合作协议并制定价格体系和争取促销支持政策 建供应商资料及商品资料信息 交订单员制定采购订单跟踪入库 1个

17、月后进行试销期产品分析评估并采取调促退调整陈列或继续关注措施。商品管理员（三）n（二）供应商开发引进流程（二）供应商开发引进流程n收集采购部（销售部）供应商需求意见，明确需求供应商类别、依赖度、大致的采购量 分析现有供应商结构，确定引入的主次和定位 调查市场，收集整理供应商及产品图片和价格表（电子版） 书面汇报主管、供应商物价部和负责人审批，不同意则终止。如同意引进 将其与有关的供应商支持情况报老总审批。同时备档供应商资质和文件 不同意则终止 同意则向采购部发布供应商资料信息 建立供应商资料信息 进行试合作 1个月后进行供应商分析评估并采取培育、沟通反馈意见、继续合作和淘汰处理措施。n（三）商

18、品分析会流程（三）商品分析会流程n拟定准备要评估分析的商品名称并系统分析单品销量、销售单品比率、销售单品毛利率及销售单品价格带并绘制图表 提前7天传递至销售部负责人并通知商品分析会议大致时间 评估产品销售的原因和不动销产品的原因并拟定对不动销产品的后期处理措施 发出书面商品会议通知 进行商品分析讨论会 总结成功的经验汲取教训并采取继续销售、促销、调拨、调整陈列或退货处理意见并填写会议记录 评价本次会议成功与否。商品管理员（四）n（四）市调流程（四）市调流程n拟定要市调的产品类别明细（单品数）供应商数 确定市调区域或供应商 整理要市调结果并书面登记记录 拟定市调处理方案报部门负责人并通报结果 评

19、估分析市调成败。n（五）质量问题处理流程（五）质量问题处理流程n听取并记录销售部或采购部反映的质量问题表象 核实质量问题产品情况（包括查看产品实物和收集客户反映的具体情况）收集有关证据（实物、照相或录音） 查实采购入库时间批次数量和供应商及总金额 如质量问题不属实则反馈给销售人员或客户人员。如需要权威部门或第三方鉴定或评定质量问题属实 评估本次给公司造成的直接和间接损失填写书面情况及时向供应商交涉同时向供应物价部和部门负责人和质量问题反映部门负责人甚至总经理书面汇报 跟踪供应商处理结果并做书面记录同时纳入供应商评估依据。商品管理员（五）n（六）产品退货（六）产品退货n初步确定要退货产品类别、数

20、量和原因 与供应商进行沟通协商 供应商认同后 确定具体退货时间 跟踪库区清理退货 审核退货价格 价格有折扣报部门经理和财务总监审核 组织安排退货。n（七）订货价格差异处理流程（七）订货价格差异处理流程n采购订货发现本次价格高于上次参考进价并附书面采购商品调价单 核实并与供应商沟通原因 如供应商错开价格则按上次进价入库。 如供应商告知说涨价 核实是否有认可的涨价通知，经市调审核认可同意调价则签字交负责人审核。再转交信息员调整并向销售部发布涨价通知。如未审核同意调价则需与供应商沟通谈判交涉 谈判成功则按上次价格入库。如失败则附原因说明报负责人审批并列入供应商考核管理中。 商品员价格市调流程（一）n

21、目目 的：的：规范市调工作标准和作业流程，达到控制价格、降低成本的目的。n市调方式：市调方式：A电话市调；B到市场寻访或谈判获取新的报价信息；C获取同等品牌和价格的产品价格信息。n流程要求：流程要求：n一、供应商提前发出的产品涨价通知： 收集并备档供应商调价通知，初步核对涨价理由可信度。如明显不可信，则反馈供应商并与之进行谈判回绝。如综合分析后涨价属实，则应核对之前给我司的报价单，明确涨幅。导出系统中要涨价的产品清单同时屏蔽我司以前的采购单价，将该产品清单传递至少2家类似相同合作条件的供应商（附供应商主要信息）报价，经初次谈判评审后签署以下意见：要求原供应商维持原供价、降低涨幅、延迟涨价时间或

22、重新要求原供应商维持原供价、降低涨幅、延迟涨价时间或重新开发引入新的供应商合作开发引入新的供应商合作。再报请部门负责人、财务总监和总经理审批。审批后的新的价格清单交信息员调价并向销售部发布新的价格信息。商品员价格市调流程（二）n二、我方主动进行的产品市调：二、我方主动进行的产品市调： 依据我司系统采购产品在某段时期采购量，提取采购产品占比重较大的品牌和品项，导出采购数据。将采购价格屏蔽后到市场至少2家类似相同合作条件的供应商进行市调或寻访并报价。经初次谈判评审后签署以下意见：要求原供应商维持原供价、降低涨幅、延迟涨价时间或要求原供应商维持原供价、降低涨幅、延迟涨价时间或重新开发引入新的供应商合

23、作。再报请部门负责人、财务总监和总经重新开发引入新的供应商合作。再报请部门负责人、财务总监和总经理审批。理审批。审批后的新的价格清单交信息员调价并向销售部发布新的价格信息。渠道商品采购（补货）流程（一）汇总批发部（渠道）补货意见、建议每月月底拟定次月补货计划分析系统销售数据到仓库核实实际库存制作系统采购订单（并留底）交（经理）审核签字交曾总审核不合格合格渠道商品采购（补货）流程（二）再次议定价格、向供应商发出采购销售单未返回跟踪回收对应的销售单销售单返回跟踪供应商传递跟踪到货货已到跟踪验收入库并结案货未到跟踪供应商供应管理员n主要职责：主要职责：n负责分管产品开发引进及库存周转管理；n不良产品处理（质量问题产品和滞销品）清退、调剂。n供应链开发淘汰和评审管理、采购协议管理和产品营销计划管理；n产品及设备的售前培训和售后处理；n商品结构制定、调整和优化；n争取供应商促销支持和政策。