Excel技巧-重名检索

1、*EXCEL: 重名检索与姓氏频率统计(例如500 人左右)的机关、团体、单位的人事管理部门，或者户籍管理部门，都会遇到重名的问题。例如笔者所在单位783人就有 12人 6对重名。在用 EXCEL 电子表格制作各类管理文件时重名会带来很多问题 (例如以姓名作参数用 VLOOKUP 函数，来查找该人的信息时就会出错) 。因此有一个方便快速的重名检索办法就十分必要。(笔者根据经验建议凡用EXCEL 电子表格进行办公业务自动化管理的单位， 应给每个人设立一个代码， 像居民身份证号码一样是终身的唯一的，不要把调离、退休等人员的代码用于新增人员)。方法如下：先制作空表格：把本文所附的只有2 行的表头打开

2、，下拉菜单 “编辑 ”、点击 谊位”在引用位置栏输入“B2:H1001；按 确定”、再下拉菜单 编辑”、点击“填充 ” 、 “向下填充 ”空表格制作完成。(这是大量填充单元格的最快方法)。然后把姓名清单从A2 单元格开始拷贝至A 列。 这样检索程序操作就完成了。 用该检索程序，在奔III 733 机器上 1 秒钟内便完成了 783人的重名检索。下 面 简 单 介 绍 B2 至 H2 单 元 格 的 公 式 ， B2 单 元 格“ =IF(A2=0,0,SUBSTITUTE(A2," ","") 中 SU” BSTITUTE 函数是去掉A2 单元格中 的

3、名 字 的 前 、 后 、 中 间 的 空 格 ，C2 单 元 格“=IF(B2=0,0,IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,B3:B$1001,1,FALSE)=TRUE,0,ROW(A1) ”中 ISERROR(VLOOKUP(B2,B3:B$1001,1,FALSE)=TRUE,0,ROW(A1)即如在 B3 到 B1001 单元格中找不到与B2 相同的姓名时为零，否则为从第 1个姓名开始计数的行数。意即 B3 往下有重名时标明行数，否则为零。 D2 单元格“ =LARGE(C:C,ROW(A1”) 就是把重名所在行的行数从大到小进行排列。E2单元格“=IF(D2=0,0,IND

4、EX(B$2:B$1001,D2)就是在B列根据D2单元格标明 的 行 数 查 找 重 名 的 姓 名 。 F2 单 元 格 “=IF(E2=0,0,IF(ISERROR(VLOOKUP(E2,E3:E$1001,1,FALSE)=TRUE,ROW(A1),0) ”与C2单元格的公式相似，只是根据条件取舍相反。即让已检出的 重 名 只 出 现 一 次 。 G2 单 元 格 的 公 式 “=IF(ROW(A1)>COUNTIF(F:F,">0"),0,INDEX(E$2:E$1001,LARGE(F:F,ROW(A1) ”就是对 F 列标明的行数， 按大到小进行排

5、列并在E 列查找重名的姓名。H2单元格的公式“=IF(G2=0,0,COUNTIF(B:B,G2)就是对B列在G列列出的 重名进行计数。此程序稍作改变便能用来统计姓氏的频数与频率。? ont color="先制作空表格：把本文所附的只有4 行的表头打开，用上述方法填充B4:l1002 单元格.再把姓名清单从A3 单元格开始拷贝至 A 列。这样姓氏的频数与频率统计程序操作就完成了。用该程序对笔者所在单位 783人统计有 160个姓氏，张姓最多有95人出现频率为 12.1%。 样本太少不具全国姓氏的频数与频率统计上的意义， 但似乎张姓为中国第一大姓。 B 到 F 列的公式与重名检索工作表的公式极相似， G 到K 列的公式在笔者的 “排序与筛选”一文中有详细说明。笔者在奔 III 733计算机上制作一张统计10000人姓氏频数与频率的空表需时 6 分 37 秒，复制这样一张空表瞬时就能完成，在空表上填充 10000 人的姓名后统计姓氏频数与频率的时间为 2 分 42 秒。 填充完后文件大小为 4996k。笔者所以测试以上时间是笔者有一个强烈的愿望： 把程序用于全国千分之一到万分之一抽样人口即 12 万到 120 万