公司接待管理办法

1、XX公司接待管理方法XX办2021 02号第一条 目的为加强公司接待工作的管理，促进公司接待工作标准化，同时， 通过接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力，特制定本方法。第二条 适用范围本方法适用于各公司上海、广州的接待管理工作，包括公司经营活管理活动所必需的来宾接待、交通/食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等方面的工作。第三条 接待部门及职责一接待部门1.各公司行政部门为公司负责接待的归口管理部门。2.相关业务主管部门为对口接待部门。3.遇重大接待工作和活动，各公司行政部门可协调相关单位与部门共同做好接待工作，相关单位和部门应积极、主动配合。二接待部门职责1.各公

2、司行政部门是公司接待归口管理部门，凡公司安排的A类接待和高规格B类接待，均由其统筹安排和管理。2.各公司行政部门在接到接待任务后，需根据来宾级别和人数、来访目的等，确定接待人员、接待规格，做好接待方案与安排，掌控好接待标准和接待费用。3.各公司行政部门应做好接待工作的相关行政事务。如：茶水/茶具的准备、果盘/饮料的准备与摆放、投影/放映/音响设备的调试、接待场所和参访路线的清洁卫生与环境美化工作、欢送牌/横幅的制作等。 必要时， 还须设计好客人参访的路线， 并沿途安排和接应和接待人员；安排好客人接送用车；妥善安排来宾的吃、 住、 行及纪念品的赠送；做好重要来宾接待过程中的摄影/摄像/录音工作等

3、。4.对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司业务介绍、工作汇报等，并安排好有关汇报、讲解人员。第四条 接待原那么公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密原那么。1.平等原那么：对来宾无论职务上下都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般情况下， 级别与权限对等，由同级别人员出面接待，特殊情况可予以高规格接待。2.对口原那么：各职能部门对口接待包括集团内各公司业务部门职员及客户的接待 ，一般是谁出面接待谁结账。各公司营销部门接待其它子公司业务客户时所产生的接待费用按“业务谁主管，费用谁负责原那么进行。3.节约原那么：接待来宾应充分考虑本钱费用，坚持从简接待原那么。4.周到原

4、那么：接待程序和方式应考虑周到，对客人以礼相待。5.保密原那么：向来宾介绍情况或带着客人参观时，应注意保守公司秘密，重要会议要有记录，对不宜答复的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的场所，应婉言解释、礼貌阻止。第五条 接待事务分类及安排A类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给予对等接待。B类：业务接待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需要实施高规格接待。C类：普通接待，指一般来客的接待，适用于普通的、经常性的业务往来包括集团公司内业务人员往来。此类接待一般实施对等接待或低规格接待

5、。第六条 接待方式、接待标准和费用控制1.A类接待贵宾接待：接到通知后，各公司行政部门须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及要求，填写?接待申请表? 见附件1 ，提前做好接待的相关准备。A类接待一般由公司领导陪同，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待。 如须就餐由公司领导或指定专人陪同，安排于公司领导指定酒店或处所就餐。接待地点可视来宾行程及目的，安排于公司会议室或领导办公室、酒店等。A类接待标准及费用由各公司行政部门根据公司领导指示及要求办理。事后列出费用明细，连同相关票据如实报销。2.B类接待业务接待：B类接待一般由相关业务部门对口接待， 各公司行政部门给予必要的协调配合。如有业务需要

6、，可安排公司相关领导与来宾会见。B类接待一般不安排客人用餐和住宿，如因业务需要，需安排外出就餐的，对口接待部门负责人须填写?工作用餐申请?见附件2 ，经公司相关领导批准后， 按指定标准和规格予以安排如时间紧急来不及书面申请，可先口头请示相关领导，获准后可事后补单 。B类接待如需给予高规格接待的，对口接待部门负责人填写?接待申请表?，经相关领导审批后，交行政部门安排和接待，如须安排外出就餐的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。B类接待经公司领导批准，同意给予高规格接待的，其标准如下：赠送客人的纪念品确属需要的一般控制在200元/人以内，外出就餐标准控制在80元/人以内，陪餐人数不得多于宴请人

7、数，特殊情况下，经批准可适当增加金额和数量。如需安排住宿的，一般费用由客人自理，公司可帮助代订酒店，特殊情况需报领导审批。如客人有需求，可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、码头等。接待用车一般不许出市外。B类接待费用预算总额在1000元以内的，本公司领导审批即可；超过1000元的，需报总经理审批费用由各公司自行承当 。3c类接待普通接待对一般来客含公司内各单位之间工作人员往来的接待， 以白开水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在食堂或叫工作餐工作餐标准为每人每餐不超过30元 。 公司系统内员工出差的，出差员工根据审批的差旅报销标 准，自行安排住宿。C类接待一般不予报销其

8、他费用，特殊情况需领导审批。4.接待费用管理：4.1接待费用必须从严控制，从严审批。严格按照审批程序和接待标准执行。未按程序和费用标准报批的，一律不予报销。4.2报销接待费用时，需把经审批的?接待申请表? 、 ?工作用餐申请表?连同相关票据一起附上。第七条 附那么以上方法由总经办负责制定、修改和解释，自公司正式发布之日起实施。附件：1、接待申请表2、工作用餐申请表总经办 年八月二十四日整理文本附件1:接待申请表树#部门制#人接待日期接待事由客户单位客户姓名职务来访总人数其中：_男_女陪同人员关系来访目的考察 参观口签合同口合作 顺访 口游玩 口其他到达方式及日期交通工具： _; 航班号 / 车次： _ ;到达时间：_ ;到达地点：_。拟接待安排1、接待标准：DA类DB类DC类2、接待安排：预计接待费用