接待工作实施方案

1、投资开发接待工作实施方案接待工作是外部 联系的窗口内部沟通的桥梁对于企业而 言, 接待工作就是企 业的门面、喉舌,是企业形象的缩影,更重要的是,接 待工作对企业业务拓展,增强横、纵向的经济、技术合作等都有着 重要 意义和深远影响.为进一步完善和 标准公司接待工作,合理调配接待资源,使公司 接待工作有章可 循、有度可依,提升接待工作效率,树立公司和员工 的良好形象,提升公司的知名度和影响力, 现根据公司的开展需要, 特制定了本实施方案.一、组织机构接待工作由接待 主管部门、接待组织部门和接待协助部门构成.一接待主管部门,指负责公司接待体系建 设与治理的部门, 总经办为接待主管部门.二接待组织部,

2、指根据来访对象及业务相关性实施具体接待 方案并对整个接待过程直接负责的部门,总经办、行政部、账务部和 人事部为接待组织部门.三接待协助部门,指拥有公司公共资源且可提供用于接待服 务的的部门,招商部、筹划部、营销部、网络部等其他部门为接待协助 部门.二、责任一接待主管部1、负责公司接待体系建 设及治理,包括接待制度的制定、变更、 解释及提供接待知识培训与咨询效劳等.2、负责拟定接待方案含接待方案、日程安排、费用安排和预算 等,报总经理批准,并组织相关部门具体执行.3、负责组织相关部门及人员开展接待礼仪培训.4、负责核实、调查、处理公司各部门接待过程中出现的违规现象.5. 负责接待档案的治理.二接

3、彳组织部门原那么上各职能部门负责组织与其业务相关的一般接待活 动.但涉 及重要人物、重要业务的公司和行政部 门的重大接待活 动,必须由接 待主管部门统一组织实施.1. 确定具体来 访信息.掌握来访目的、时间、时长、地点、人数、 人员名单、行车路线、具体要求等,提前一天将相关信息及 时、有效传 递给接待协助部门,同时通知参与接待人员.2. 依照公司规定,根据需要联系摄影、摄像及宣传报道等事宜.3. 根据需要提前按相关 规定安排或预订会议室,并对所需画册、 饮料、果点、投影仪等提前提出申请.4. 负责准备会谈中需要使用到的电脑、会谈资料、礼品、铭牌等.5. 根据用车需要,按车辆治理部门规定提前提交

4、用车申请.6. 组织相关接待人员迎接、陪同、送行.7. 根据需要安排住 宿,尽量引导或安排客人就近入住公司的 协 议酒店,如有特殊情况或其他要求,可根据 领导指示另行安排.8. 根据需要安排用餐.用餐标准根据预案和具体情况确定.9. 负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息 平安监控.10. 负责接待实施中涉及的相关后续事务的组织、跟进、协调、 落实.三接待协助部门根据接待组织部门最终协调确定的要求,接待协助部门安排具体 相关工作并对接待效果负责,为促进接待工作的顺利进行,可向接待 组织部门提出有效建议.三、具体分工编号工程具体内容责任部门责任人1制定接待方案、预案,对 日程进行安

5、排.根据实际情况和要求修改接待制度,拟写接待活动 方案和每次预案,做好接待预算.对接待工作进行 部署.跟进、协调、落实接待后续相关事务.总经办2来访信息确认与接待对象对接,确认来访意图、目的、时间、时 长、人数、来访人员名单、姓名、单位、职务等信 息.总经办 行政部3会议室、举行活动场所的 布置和预订视情况提前摆放会议包、纸杯、水、水果、纸巾、 公司宣传资料、记录簿、签到册、投影仪、翻页笔、电脑,准备烟灰缸、茶、咖啡；制作欢送牌、指示 牌；摆放铭牌；会前检查会议室物品配备；与会期间做好饮品添加、台面清洁等效劳；根据方案要 求摆放花卉及盆栽.行政部4会议所需器材准备电脑、投影仪、音响、麦克风等设

6、备.筹划部5和来宾联系沟通与客方沟通,了解对方的要求和需要以及行程的变 化及时向我方接待人员作岀工作调整.总经办 行政办6摄影、摄像及宣传报道视需要安排摄影摄像、制作相册或相框、进行内部 和外部宣传报道.筹划部7迎送接机：值机代客人办理登机、行李托运仅限 贵阳机场国内航班；贵宾厅休息；视情况准备鲜 花、接站牌等.总经办 行政办8餐饮确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌 和其他相关安排等工作.根据需要和客人喜好安排 相应招待场所,总经办 行政部9住宿根据来宾的级别联系住宿地点；接待人员需在客人 入住前复查房间设施；接待人员提前按客人喜好安排房间,确定房间号,并代办入住、退房手续；总经办1

7、0景点游览提前购票尽量防止排队等候.招商部 行政部11车辆提前安排和调度车辆,4人内可安排轿车；5-6人可 安排商务车；6-15人可安排中巴车；30-50人可安 排大巴车；根据人数、路线、天气在车上准备瓶装 水.检查车况、保证车辆清洁、车况良好.行政部 招商部12礼 品根据公司领导指示购置馈赠礼.财务部 招商部13资源收集全面收集本地娱乐、休闲场所和景点等资料.招商部14车票、机票预订根据公司指示,确认付款对象是否需要我方付款,掌握客人行程,预订车票机票.总经办 行政部15陪同根据业务对口和实际需要参加洽谈、游览、参观、 宴请、娱乐、休闲的陪同.公司各部 门根据 接待工作 量确定人 员16费用

8、结算及时购置接待所需物品,结算接待中产生的费用财务部四、工作要求一各部门以及工作人员要根据公司制定的?接待 治理方法?、业 务招待方法?以及本实施方案的要求 认真落实自己的分工,方案中遗 漏或者未涉及的工作由总经办根据实际情况临时安排和调整.接到方 案和通知后,要及时开展工作,不得推诿,主办人员经公司领导批准 不到位的,由协办人员主要负责.二在接待过程中,要严格遵守 时间和方案,日程如有变动,经 与负责人议定后,通报有关领导和各 参与人员.工作布置以后,各责 任人要提前做好 各项准备工作,将人员、物品、场地、宣传、经费 、时 间等最终确定并 落实.接待工作要坚持标准化、标准化,符合礼仪要 求,

9、按制度和程序办事,克服随意性.三相关责任人 员提前掌握和收集接待所需的各 类资 源信息,以 备随时使用.四接待安排应根据来宾的身份和任 务,安排不同 领导的接待, 确定相 应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约 ,量力而出,反对铺 张浪费.五接待人员应尊重 来访人员的习俗礼仪.在接待过程中,接待 人员应防止与来 访人员谈论 有关政治、宗教及有 损主客双方声誉等 敏感 话题；六未经许可,接待人员不得以任何形式透露公司商 业、技术 秘 密；接待活动中凡涉及到 摄影、摄像及宣传报道的,由接待 组织部门 报相关领导审 批前方可执行；七接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原那么,搞好效劳, 不允许发生有损公司形象的 现象发生.八着装整洁