交通大学公文处理实施细则(WORD12页)

1、交通大学公文处理实施细则第一章总则第一条 为进一步明确公文办理程序，规范公文管理，提高办文效率，保证公文质量，更好地发挥公文在学校管理工作中的重要作用， 促进公文处理工作规范化、 制度化、 科学化， 根据中国共产党机关公文处理条例 、国家行政机关公文处理办法和上级有关规定，结合我校实际情况，制订本细则。第二条 校党政办公室是公文处理的管理机构，并负责指导学校各部门和校属各单位的公文处理工作。校属各单位都应有一位负责人分管公文处理工作，并设专（兼）职文书人员具体管理本单位日常公文处理工作。第二章公文种类和格式第三条根据中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法的有关规定及学校公文办理的

2、实践，学校常用的公文主要种类如下：（一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（二）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（三）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印发有关规章制度，传达上级机关的指示和要求下级机关办理及需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）会议纪要：适用于记载、传达会议主要精神、会议情况和议定事项。（五）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（六）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销

3、下级机关不适当的决定事项。（八）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（九）通告：行政机关公文中用于公布一定范围内有关方面应当遵守或者周知的事项。（十）决议：党的机关公文中用于经会议讨论通过的重要决策事项。（十一）批复：适用于答复下级机关的请示事项。第四条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。（一）发文字号，一般包括机关代字、年份、序号。（二）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明文种名称( 如通知、决定、请示或报告等) ，一般应当标2明发文机关。公文标题中除法规

4、、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（三）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称（比如：中共重庆市委教育工委、重庆市教育委员会，中共重庆交通大学委员会可简写为“ 校党委” 、重庆交通大学行政可简写为“ 校行政” ）。一般不得越级请示和报告；除上级领导本人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级领导本人报送“ 请示” 、“ 意见” 和“ 报告” ；“ 报告” 不得夹带请示事项；“ 请示”应当一文一事、 一般只写一个主送机关（不得多头请示） 。（四）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示” 以及用于商洽工作、询问和答复问题、请求批准的“函”，应当注明联系人的姓名和电话、电子邮箱。

5、（五）如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1”）；附件名称后不加标点符号。（六）成文时间以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发人的签发日期为准。应将成文日期的年、月、日写全，行政公文成文时间用汉字书写、“零” 写为“ ” ，党的机关公文成文时间用阿拉伯数字书写。（七）除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，公文应当加盖印章。（八）为传递或存档方便，公文应按上级机关和公文主题词表的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过73个。（九）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

6、（十）保密公文、紧急公文，应根据密级、紧急程度注明。（十一）凡以学校名义发文，拟制公文的第一页一律使用校党政办统一印制的发文拟稿纸(附后 )；凡报送学校的请示、 报告等，公文的第一页一律使用校党政办统一印制的校内公文处理签（附后）。（十二）制发公文还应做到以下几点：1.人名、地名、数字引用准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。2.文中如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。3.结构层次序数，第一层为“一、” ，第二层为“ （一）” ，第三层为“ 1” ，第四层

7、为“ （ 1）” 。4.公文中的数字， 除成文日期、 部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5. 公文中各组成部分的标识规则等，应参照国家行政机关公文格式 国家标准执行。 公文用纸一般采用国际标准A4 型（校党委上行文，根据上级机关要求可采用16 开纸），左侧装订。文4字从左至右横写、横排。公文标题用2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。正文用 3 号仿宋体字。第三章公文处理第五条发文办理（一）发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记

8、、分发等程序。（二）草拟公文应符合党和国家方针、政策、法律及上级部门、学校的有关规定。要情况确实，观点鲜明，条理清楚，文字通顺，篇幅力求简短。（三）主办部门拟稿人应在发文拟稿纸“拟稿” 栏签名，部门负责人必须认真审核（重要文件应由主要负责人审核）并在拟文稿纸的“ 核稿” 栏签名。对涉及其他部门或单位职权范围内的事项，应当主动与有关部门（单位）协商，取得一致意见后行文，并在拟文稿纸“核稿”栏签名时注明已经哪些部门会商同意（重要文件应请主要会商部门负责人在“ 部门负责人会签” 栏签字），然后交校党政办公室秘书科核稿。如协商时有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列

9、明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门（单位）会签后呈报学校。（四）校党政办公室秘书科核稿，经校党政办负责人审核后呈校领导签发。各单位不得将待签发公文直接呈送校领导个人。5秘书科核稿的主要内容为：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，是否符合公文格式，内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同上级有关部门以及学校有关规定是否矛盾，是否切实可行，文字表达是否准确、规范、简练。对不符合要求的文稿，秘书科可以退回拟稿单位进行修改，也可以请拟稿单位来人共同商量修改。（五）校内发文，一般事项或专项问题的公文，由分管该项工作的校领导签发，如事项涉及其他校领导分管工作

10、的，需先经相关校领导会签；全局性事项或重大问题的公文，分管校领导审核会签后，党委文件由校党委主要负责人签发、行政公文由校行政主要负责人签发。向校外发文，呈报上级部门的请示、报告等公文，分管校领导审核会签后，党委文件由校党委主要负责人签发、行政公文由校行政主要负责人签发；向学校合作或兄弟单位递送的函件等，一般事项，由分管该项工作的校领导签发，如事项涉及其他校领导分管工作的，需先经相关校领导会签；重大事项，需经校党政主要负责人审阅同意。公文中涉及重大事项或问题时，根据有关规定 ,应先按程序经校务会研究、校教代会审议或校党委会集体讨论决定。（六）校党政办根据校党委和行政授权，可以向全校或学校合作及兄

11、弟单位行文；除一般性通知或函件外，校党政办发文均须经有关校领导签批。6学校党政职能部门，一般不得向全校发布指示性公文；经分管校领导同意，可在各自职权范围内向校内发布日常例行工作通知等一般性公文，由部门主要负责人签发。未经授权，校属各单位不得对校外正式行文。确因具体工作或业务联系需向有关业务对口部门或单位发文， 可根据具体情况，经分管校领导同意后由该单位主要负责人签批后发出。（七）公文正式印制前，校党政办秘书科应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。主办部门负责对公文样稿进行认真校对并签字后付印

12、。重要文件付印前应经主办部门负责人和校党政办负责人复核。第六条收文办理（一）收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二 )上级部门或校外其他单位来文，由校党政办秘书科签收、登记。日常例行工作通知等一般性公文，由校党政办负责人拟办后交相关部门承办。重要公文由校党政办负责人拟办、呈有关校领导批示后，再交相关部门承办。有关部门参加有关会议、通过信件等收到上级或其他校外单位来文的，一般性公文可按要求自行组织办理，重要公文必须经分管校领导批示后才能办理；需要学校收文的应及时交校党政办7按收文程序办理。有关校领导参加会议等收到的上级或其他校外单位来文，应及时

13、交由校党政办按程序办理。（三）校内单位呈报学校的请示、报告等公文，应根据内容先送学校职能部门（如内容涉及多个部门的送主办职能部门；根据情况也可直接送校党政办），收文单位经部门负责人签署意见后，交由校党政办秘书科登记、审核，经校党政办负责人拟办后由秘书科呈送有关校领导签批，并根据校领导意见或学校研究意见批复。（四）上级机关等校外来文、校内请示等公文，在办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，校党政办在拟办时应明确主办部门、主签批校领导。一般情况下，由主办部门牵头、其他部门协助（相关部门必须传阅者除外）办理。主办部门应当主动与有关部门协商（在公文处理签签署意见，应写明已经哪些部门会商同意；重要文件应

14、请主要相关部门负责人会签）；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，主办部门可以提出建设性意见，并列明协办部门的意见及理据（同时，将协办部门的书面意见或协调会议纪要作为附件呈报学校）。（五）呈报学校的请示事项，一般事项或专项问题由分管该项工作的校领导签批，如事项涉及其他校领导分管工作的，需先经相关校领导会签；全局性事项或重大问题由分管校领导批办意见后，根据党政分开行文原则，分别由校党政主要负责人签批。公文中涉及重大事项或问题时，根据有关规定 ,应先按程序经校务会研究、校教代会审议或校党委会集体讨论决定。8（六）签批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批

15、日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第七条 拟发文稿、请示审批事项等，应当抓紧做好前期工作，事关重大、涉及学校发展和师生员工切身利益的事项，拟文单位及主办部门应广泛听取意见、充分调研论证，提前做好准备工作并及时向学校呈文，给学校研究论证、讨论决策以足够的时间，尽量减少急件数量，以免耽误工作。第八条各单位收到公文后，一定要及时处理，不得积压。一般情况下，承办部门收到公文，急件随到随办；一般件主办部门、主批校领导应在3 个工作日内处理，协办部门、会签校领导应在 1 个工作日内办理。有时限要求的文件必须在规定日期前办结。如有特殊原因需要延时的应向校党政办公室说明情况。校党政

16、办公室、各单位办公室负责催办公文，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第四章公文归档与管理第九条学校由党政办公室秘书科专职秘书、各单位由专（兼）职文书人员负责公文收发、审核、用印、归档或销毁等。公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档；个人不得保存应当归档的公文。专（兼）职人员要严格收发文的登记、编号、运转、归档等手续。第十条要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关9的主要工作情况；归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第十一条 拟制、修改、审核、拟办和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求

17、，应当使用钢笔或签字笔、不能使用红墨水笔、铅笔和圆珠笔，并署全自己的姓名和年月日。第十二条 上级机关的涉密公文，应按有关保密规定专卷登记和运转、专柜存放。上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或者校党政办负责人批准，可以翻印；翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。公开发布校内外公文，必须经发文机关批准。第十三条 因工作需要，相关单位、个人可查阅已归档的公文。查阅有密级的公文，按照相关保密法规办理查阅手续；查阅其他公文，应经校党政办负责人同意，并按照档案管理有关规定办理查阅手续。第十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经各单位办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当按照有关规定进行。第十五条 工作人员调离工作时，应当将本人暂存