职业学院公文处理暂行办法

1、职业学院公文处理暂行办法第一章总则第一条为做好公文处理工作，使我院 公文处理工作规范化、制度化、科学化，提 高公文处理的效率和公文质量，根据国务院 国家行政机关公文处理办法、国家行政 机关公文格式和上级部门的有关规定，结 合学院实际，制定本办法。第二条 本办法适用于学院各单位的 公文处理工作。第三条 学院的公文（包括电报，下 同），是在学院行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政和 进行公务活动的重要工具。第四条 公文处理指公文的办理、管 理、整理（立卷）、归档等一系列关联、衔 接有序的工作。第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，作到及时、准确、安全。第六条

2、公文处理必须严格执行国家 保密法律、法规和其他有关规定，确保国家 秘密的安全。第七条 学院各单位的负责人应当高 度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加 强对本单位公文处理工作的领导和检查。第八条 学院办公室（简称“院办” 下同）是学院行政公文处理的管理部门，主 管学院对内及对外的所有行政公文的处理 工作，并负责指导全院各单位行政公文的处 理工作。学院各部门应指定符合职位要求的 专兼职干部负责公文处理工作第二章 适用我院的公文种类第九条适应我院的公文种类主要有：一、决议：适用于党的机关经会议讨论通过的重要决策事项二、决定：适用于对重要事项或重大行 动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或 撤销下级

3、单位不适当的决定事项。三、公告：适用于向院内外宣布重要事 项或法定事项。四、通告：适用于在一定范围内公布应 当遵守或周知的事项。五、通知：适用于批转下级部门的公文， 转发上级和不相隶属单位的公文、发布党政 规章、传达要求下级办理和有关单位需要周 知或共同执行的事项，任免和调配干部。六、通报：适用于表彰先进，批评错误, 传达重要精神、交流重要情况。七、报告：适用于向上级汇报工作，反 映情况，提出意见或建议，答复上级的询问 或上级交办的事项。八、请示：适用于向上级请求指示、批 准。九、批复：适用于答复下级请示事项。十、意见：适用于对重要问题提出见解 和处理办法。十、规定：用于对特定范围内的工作和事

4、务制定具有约束力的行为规范。十二、函：适用于不相隶属机关之间商 洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有 关部门请求批准和答复审批事项等。十三、会议纪要：适用于记载、传达会 议情况和议定事项。十四、其他：计划（规划）、总结类， 规章制度类，协议、合同类，来往信函类， 其中需要做出具体规定的，由有关部门依照学院的规定另行制订规章。第三章公文的格式第十条 公文的书面格式是公文书面 项目的结合，包括文头部分、正文部分和文 尾部分。文头部分一般由版头、发文字号、 横间隔线、公文编号、密级（期限）、紧急程度和签发人姓名组成。正文部分一般由公 文标题、主送机关、正文、附件标注、发文 单位、成文时间和印章组成

5、。文尾部分一般 由发至范围、主办单位、主题词、抄送单位 和印刷版记组成。第一条 涉及国家秘密的公文应当 标明密级和保密期限。其中，"绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。第十二条 紧急公文应当根据紧急程 度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应 当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平第十二条发文机关标识应当使用发 文机关全称或者简称，置于首页上方，一般 由发文单位名称加公文种类组成。联合行 文，公文名称中的主办单位应当排列在前。第十四条发文字号，包括单位代字、 年份、序号，置于公文名称之下并居中；联 合行文，只标明主办单位发文字号。第十五条 上行文应当注明签发人、 会 签人

6、姓名。其中“请示”应当在附注处注明 联系人的姓名和电话。第十六条 公文标题，应当准确简要地 概括公文的主要内容和公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加 书名号以及并列的几个单位名称之间可加 顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的 公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在 文末或标题之下写明。会议通过的文件，应 当在标题之下、正文之上注明会议名称和通 过日期。第十七条 除“公告”、“通告”、“会议 纪要”夕卜，公文应当标明主送机关名称。主 送机关指公文的主要受理机关， 应当使用全 称或者规范化简称、统称。主送机关名称一 般置于标题之下、正文之上，顶格写。第十八条公文如有附件，应当

7、在正文 之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上 加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正 文相关处用括号标明“见附件”等字样。但 在正文标题中已标明所批转、转发、印发、 报送、转送、发布的文件的，不加附件说明， 也不标注“见附件”等字样。附件应当在用 印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在 一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别 装订，并在附件首页的左上角注明发文字第十九条 成文日期， 以领导人签发的 日期为准；联合行文，以最后签发单位领导 人的签发日期为准。如领导人签发后，因故 不能及时发文，时间耽搁超过 20 天的，成 文时间可由承办单位确定。第二十条 除“会议纪要”和翻印的文 件外，公文应

8、当加盖印章， “聘书”一般加 盖领导人的签名章。 联合上报的非法规性文 件，由主办单位加盖印章。 联合下发的公文， 联合发文单位都应当加盖印章。 用印应当端 正、清晰、上不压正文，下压成文日期。用 印页如无正文，应当在页首用括注标明“此 页无正文”。第二十一条 公文如有附注 （需要说明 的其他事项），应当加括号标注。第二十二条 公文应当标注主题词。 上 行文按照上级机关的要求标注主题词。第二十三条 抄送机关指除主送机关 外需要执行和知晓公文的其他机关， 应当使 用全称或者规范化简称、统称，其名称置于 印发日期上方。第二十四条 印发单位名称和印发日 期置于抄送栏之下， 印发日期以送印日期为 准。

9、第二十五条 文应当在每页下方外口 用阿拉伯数码标注页数。第二十六条 公文的文字从左至右横 写、横排。公文用纸一般采用国际标准 A4 型，党委公文一般采用 B5 纸，左侧装订。 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 拟搞用的稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的 尺寸一致。第二十七条 计算机电子公文的储存格 式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准第四章行文规则第二十八条 行文应当确有需要，注重 实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发, 可长可短的公文要短。要减少例行性、事务 性公文。凡是能通过当面协商、电话联系等 方式解决的事务性问题，不必行文。对下属 部门的请示事项，除按规定必须正

10、式行文批 复外，亦可采取抄告主管院长批示等方式予 以答复。第二十九条学院及全院各单位要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关 系。对上级单位要用上行文；对所属的下级 单位要用下行文；对同级单位和不相隶属的 单位要用平行文。院办公室经院长授权可以 对外行文。院内设机构一般不能直接对外行 文。但下列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我院职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务 联系和知照性通知；对一般性来函的函复。第三十条 各单位要对自己的行文负 责。行文的事项必须在本单位的职权范围之 内，不属于自己职权范围内的事项不要行 文。在本部门职权范围内，可根据各自的实 际情况和学

11、院领导授权规定， 属各职能部门 专项事务需行文的，一般由各职能部门负责 人签发，重要的须抄报学院或经主管院领导 同意。但职能部门不得擅自下发有关方针、 政策、行政规章类的公文。第三十一条要严格控制以院党委和院行政名义的发文。属于涉及学院全局性、 方针政策性和重大问题的公文，以院党委或 院行政名义行文，由学院办公室按照规定程 序统一处理行文。对外上报的公文，应按照程序由职能部门负责人核稿和会签,由分管领导审核，院长签发。职能部门在本院范围 的联合发文，可由主办单位，负责人核稿和 会签，并经学院主管院长签发。属于各单位 日常业务工作和职权范围内的事项， 应由各 单位自行发文或者几个同级单位联合发文

12、。第三十二条 向上级机关的行文， 一般 应主送一个上级机关， 如需其它相关的上级 机关知道，可抄送。向上行文一般不要越级， 尤其不得越级请示， 以免扰乱正常的领导关 系和工作秩序。如果确有必要向上越级行文 时，应同时抄报被越过的直接上级单位。第三十三条 报请性的或需要对方办 理、答复的公文，应当一文一事，并写明主 送单位和主送领导。请示一般单头主报，不 得同时主送两个或两个以上主管部门或领 导，如需同时送其他机关， 应当用抄送形式， 但不得同时抄送下级机关。一般不得越级请 示；因特殊情况必须越级请示时，应抄报被 越过的职能部门和单位， 并在文中写明越级 理由。请示的问题如涉及其他部门，主办单

13、位应主动与有关部门协商， 尽可能取得一致 意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得 一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。 凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未 作说明的文件，院办将退回原呈报单位。第三十四条在一般情况下，请求指示、批准事项时，应主送给上级单位，除上 级机关负责人直接交办的事项外，不得以学 院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意 见”和“报告”。按规定应由主管职能部门 审核的请示事项，不得越过主管职能部门直 接向院领导请示。也不要同时送几位院领 导，以免重复批示或发生错漏。第三十五条 如果确有必要，两个或两 个以上的单位可以联合行文，但联合行文的各方必须是同级单位。联合行文时

14、主办单位 排列在前，并只标注主办单位的发文字号。第三十六条要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行 文的目的和要求以及文种的适用范围正确 选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情 况、提出意见或建议时用“报告”，“报告” 中不得夹带请示事项，不应出现“请批复” “请审批”等字样；下级就某一事项向上级 请求指示、批准时用“请示”；上级答复下 级的“请示” 用“批复”；不相隶属机关之 间行文用“函”。第三十七条 学院党政公文的版头结构 方式一般由发文单位全称加“文件”机构， 如“山东交通职业技术学院文件”，学院党 委的二级工作部门及群团组织可印制文件 版头，除办公室以外，其它二级行

15、政职能部 门不得印制文件版头，其印发文件可用学院 文件版头。第三十八条对上级机关的来文，如无 具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印（复 印）下发，不在重复行文转发，受文单位应 按照执行。第五章公文办理第三十九条 公文办理是通过相互衔接 的一系列环节，完成制发、办理和管理公文 所进行的全部工作，它包括收文办理和发文 办理两个方面的工作。第四十条 收文办理指对收到公文的进 行办理和保管的整个过程，一般包括传递、 签收、拆圭寸、登记、审核、拟办、传阅、批 办、承办、催办、查办、办复、立卷、归档、销毁等环节。一、领取、签收是机要人员到上级有关 部门领取文件，或收到送达公文后在对方送 件登记簿上签字。领取

16、、签收时要认真细致 做好检查、清点工作，核实无误后在送件登 记簿上签署姓名和时间。 党政公文以及参加 会议带回的文件材料统一由学院办公室签 收。二、拆封是办公室工作人员特有的职 责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆 封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发 现有出入，应立即采取措施。三、收文登记是对收到的公文，按照一 定的要求进行编号，并记录公文的来源、时 间、标题、去向和处理结果的工作。登记可 采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记 和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止 出现漏登、重登和跳号现象。收到上级机关 下发或交办的公文，由院办提出拟办意见， 送院领导批示后办理。参加会议带回的公 文

17、，应及时送交该公文标识的主送单位登记 处理。各单位直接收到主送学校的上级公 文，收文部门应及时送交院办登记处理。四、审核是对收文进行鉴别和归类，并 由办公室负责人对收文提出拟办意见。通过筛选将重要的公文，按缓急程度送领导人阅 读。收到下级机关上报需要办理的公文，院 办公室应当进行审核，审核的重点是：有无 必要行文，发文规格是否恰当；是否符合公 文的审批程序和行文规则；需要与有关部门 协商、会签的，是否经过协商、会签；文种 使用是否准确，公文格式是否规范；层次是 否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表 达是否简洁、通顺、确切；内容是否符合国 家法律、法规及其他有关规定，与以往发出 并且继续生效的

18、公文有否矛盾； 是否具有可 操作性等。上报公文如有下列情况，院办可 退回呈报单位并提出处理意见：1、请示内容不符合法律、法规和学院 的有关规定，又不作必要说明的。2、不符合工作流程的。3、无特殊情况越级请示或者越过主管 职能部门的。4、涉及其他部门的事项未与这些部门 充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如 实反映的。5、事项可以在来文单位职权范围内自 行解决或可以与其他部门协商解决的。6 、一文多事、多头主送、没有文号、不盖公章和未经部门领导核稿签名的。经审核，对符合本要求的公文，院办应 当及时提出拟办意见送院领导批示或者有 关部门办理，五、批办是单位领导人对收文如何办理 作出批示意见。批办意

19、见要明确提出处理的 原则和方法，明确指定承办部门或承办人， 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文，应当明确办理时限。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见” 栏内。对有具体请示事项的，主批人应当明 确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人 圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示 以阅知。六、传阅是办公室人员组织有关领导和 单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐 式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密 码电报采取专人送阅法； 还可以利用机要阅 文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅 读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中 要勤送、勤取、勤催。七、承办部门收到交办的公文后，应根 据领

20、导的批办意见，按照来文的内容和要 求，落实责任、分清主次先后，及时办理， 不得延误、推委。紧急公文应当按时限要求 办理，确有困难的，应当及时予以说明。对 于需要几个单位会办的公文，主办单位要主 动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配 合；如有分歧，主办部门负责人要出面协调， 如仍不能取得一致，可以报请院领导协调或 裁定。对不属于本部门职权范围或者不宜由 本部门办理的公文，应当及时退回院办公室 并说明理由。八、催办、查办是办公室工作人员对需 要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时 限的要求，对承办单位及时进行督促、检查 要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催 办，一般公文定期催办。催办、查办要注

21、重 实效，在落实上下功夫。常用的方法有：打 电话、发函和登门催办、查办。九、办复是在办理完毕后，将承办情况 和结果及时向批示领导人和来文单位答复。 需要办复的公文，无论上级、下级，还是平 级和不相隶属单位的，都应做到件件有着 落，事事有结果。办复后，承办者应将办复 的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复 时间填写在“收文处理单”的“处理结果” 栏内。十、立卷是各单位根据立卷的分工将处 理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成案卷。立卷要遵循公文 形成的规律，保持公文之间的历史联系，便 于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参 照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。 立卷要按公文的

22、共同特征， 适当照顾公文的 不同保存价值组卷，并编排页号，填写卷内 耳录，拟写案卷标题等。H、归档是将一年来立成的所有案卷 移交学院档案部门集中保管。 归档一般在次 年六月底以前完成。十二、销毁是对没有归档和存查价值的 公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期 销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格 的登记和批准手续，并由两人以上进行监 销。第四条 发文办理指公文拟稿到 发出和保管的整个运行过程。包括交拟、拟 稿、审核、会签、签发、校对、缮印、用印、 登记、分发、投送、立卷、归档、销毁等环 节。一、交拟是领导人将撰写公文的任务交 给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任 务两项内容。交拟内容要尽量

23、详细，要向撰 稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。二、拟稿是关系公文质量优劣的关键性 环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、 表达确切。凡以学院名义上报或下发的公文，具体包括：主办处室承办人拟稿，处室 负责人核稿，送会签部门会签；院办公室审 核，送分管院领导审签、签发或直送书记、 院长签发；编号、膳印、盖章。主办处室承 办人负责校对、分发。学校的综合性公文， 有院办组织拟稿或者有院办会同有关部门 共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公 文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人 要杀自起草或者主持起草。 撰不咼人员完成起 草任务后，要在拟稿纸上按要求填写有关栏目。草拟公文要做到：1、符合国家的

24、法律、法规和其他有关 规定。2、情况确实，观点明确，表达准确， 结构严谨， 条理清楚， 直述不曲， 字词规范， 标点正确，篇幅力求简短。3 、公文的文种应当根据行文目的、发 文机关的职权和与主送机关的行文关系确 定。4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原 因，并根据实际需要确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确。引 用公文应当先引标题，后引发文字号。引用 外文应当注明中文含义。 日期应当写明具体 的年、月、日。6 、结构层次序数。第一层为“一、 ”， 第二层为“（一）”，第三层为“ 1 、”，第四层 为“（1）”。7、应当使用国家法定计量单位。8 、文内使用非规范化简称，应当先用 全称。使用

25、国际组织外文名称或其缩写形 式，应当在第一次出现时注明准确的中文译 名。9 、公文中的数字，除成文日期、部分 结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略 语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。10 、拟制公文，对涉及其他部门职权范 围内的事项， 主办部门应当主动与有关部门 协商、会签，取得一致意见后方可行文。联 合行文要经过反复协商， 如有关部门意见经 协商后仍不一致，应当向学院如实反映，部 门之间对有关问题未经协商一致， 不得各自 向下行文，如擅自行文，院办公室有权责令纠正或撤销三、审核是对公文草稿的审查核对，其主要任务就是对拟出的文稿， 由拟稿部门领 导从内

26、容到形式上进行总的把关。审核的重 点是：是否确需行文，涉及其他部门的事项 是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是 否符合行文规则和拟制公文的有关要求 等。凡是以院党委或院行政名义的行文， 在送交院领导审批签发之前，均应送交学院 办公室进行复核，复核的重点是：审批、签 发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式 是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行 实质性修改的，应按程序复审。复核后送院 领导签发。四、签发是单位领导人对审核过的文稿 进行最终审定并签署印发。 草拟的文稿一经 签发即成定稿，并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。 签发文稿要按归口签发的原则进行，院内党政行文由

27、书记、院长或分管领导签发；上报 党政行文由书记、院长签发；以系（处）名 义印发的公文由所在单位的负责人签发；凡需要经会议通过的必须按规定程序提交会 议通过后再行签发。 会议纪要由会议主持人 签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明 会议名称和会议通过日期。 属于履行手续的 公文和内容已经会议决定的公文，经授权可由院办公室主任签发。 领导人在发文单上填 写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。 签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登 记和发文编号。五、校对是保证公文文字准确，避免出 现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和 步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守 使用规则。公文正式印制前，拟稿人应当认

28、 真校对，在不改变原义的情况下，可对文稿 进行删节和文字加工。若要进行大的改动， 需经原签发人批准。六、缮印是根据领导人签发后的定稿， 经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于 定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公 文的外观形式都端庄、美观、大方，同时要 注意做好保密工作七、用印是指在制成的公文落款处加盖 发文单位的印章。除会议纪要外，其它公文 一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依 据，要注意名称的统一，要保证印章字样的 端正、清晰。八、分发是依照发文的范围，对印制后 的公文点份、拣配。九、投送是通过一定形式，将公文送到 受文单位。投送要准确、及时、安全，要严 格履行登记手续。十、立卷、归档、销毁环节的工作要求 与收文处理程序中的有关环节基本相同。H一、草拟、修改和签发、批办公文， 书写工具和材料必须符合存档要求。不得在 文稿装订线外书写。十二、为提高工作效率，加快公文周转， 凡属职能部门直接处理的问题，应在一周内答复请不单位，需报院领导决定的，也应在 三天内交院长办公室， 主管院领导批示后院 办公室应立即转职能部门， 职能部门马上按 院领导批示给予解决并负责答复；个别特殊 情况，不能及时处理的，职能部也应在答复 期内，向请示单位说明。十三