电子文件,电子档案的管理问题与对策初探

1、,电子档案的管理问题与对策初探电子文件 ,电子档案的管理问题与对策初探杨楠摘要本文提出了电子文件的概念及其特?I 生 ;电子文件归档管理上可能遇到的问题及解决问题的对策 .叙词电子文件电子档案归档管理-_-_'我们公司各方面管理的电子化,网络化快速地发展,给我们这些档案工作者提出了全新的课题如何认识和管理电子文件 ,电子档案?这是一个非常迫切的需要解决的管理问题,其原因是,一方面电子文件产生的数量急剧增加 ,形式不断翻新.而且有不少已经进人归档阶段并转化为电子档案;另一方面不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅.而且由于信息技术的发展太快,难以找到完全一致的 ,一劳永逸的解决方法 .

2、1.对电子文件的认识信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作,传输 ,存储等处理的数码序列 ;从社会生活的角度来认识 ,电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具.产生的一类数字化形式的记录 ;按电子文件产生的领域,可将其分为两种:一种是记录人们在办理公务,处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件 例如:OA（办公自动化）电子文件,E.mail（ 电子邮件）电子文件等,它们多以文本,图像,声音或影像等形式存在;另种是记录人们生产或科研活动中的技术性电子文件,例如0（计算机辅助设计）,0M（计算机辅助制造）等生成的电子文件,它们多以光栅图或矢量图等形式存在.电子文件应用发展的阶段性:

3、草稿性的电子文件（计算机只起打字机作用 ）,辅助性电子文件（纸质文件为主,电子文件为辅）,正式电子文件（ 电子文件为主,纸质文件为辅）,无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）.电子文件的设备依赖性:离开了计算机及其相应的软件,电子文件就无法生成,传递,识别.决定其设备依赖性的因素有 :数字编码 ,硬件 ,软件 ,设备更新,加密等.仅设备更新因素 .就会给电子文件的长久保管带来很大困难 .一般的计算机几年后就可能被更新.而些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至lid 年 .若干年后很可能出现有保存完好的光盘,但是已找不到读取设备了 .电子文件信息与载体之间的相分离性 :电子

4、文件可以在不同计算机之间传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化.于是很难象纸质文件那样确定哪个是 ”原件 ”. 这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性,可靠性和完整性 .电子文件的易更改性:对电子文件的更改能做到不留任何痕迹,所以为了解决其安全和正确,需要解决很多的技术难题.电子文件的多媒体集成性 :文字,图形,声音,影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成?31?电子文件的内容,使得其组成和结构比纸质文件复杂得多,甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上 ,给保管带来很多问题 .电子文件非实体归档的可能性 :不论电子文件实际存在什么位置,都可以做到不改变其

5、物理存储位置的情况下进行逻辑归档 .也就是说,人们认为是”集中 ”归档保存的电子文件,实际上分布在计算机网络的各个角落,甚至相距十万八千里.由此而来的问题是一旦网络毁坏,电子文件就可能永远丢失r.值得重视的电子文件特性还有不少 ,例如 ,信息共享性,非直读性,标准化依赖性 ,对背景信息和元数据的依赖性等等.因此需要探讨和解决的问题太多太多,并且迫地眉睫 .2 .电子文件归档管理上可能遇到的问题网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源.电子文件之所以涉及范围迅速扩展,数量急剐增加,最主要的原因是计算机网络化的快速发展.网络化带来的突出问题是 ,多数办公自动化网络的建设没有档案部门的参加,而

6、多数档案工作者又对计算机网络了解甚少,缺少参与的能力.可以想见 ,这样建成的网络中 ,对电子文件归档管理不可能完全符合档案管理的要求,存在的问题不会少.例如安全问题,病毒感染 , ”黑客 ”人侵,如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能,而没有考虑对其进行物理归档,一旦网络被毁坏,电子文件丢失将难以避免.技术发展更新过快,造成电子文件长久保管出现困难.日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储机构更加复杂,电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物.例如 ,为适应办公习惯,在字处理文本上,可以签署具有图形属性的手迹批示,使同一份文件的不同信息存放在不同的地点或不同的数?32?据库中.又由于技

7、术更新过快,非标准信息必然增多,使电子文件离开了特殊环境就丢失了可读性保证电子文件的真实性,完整性 ,可靠性的技术难题很多.例如,从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理;收集电子文件时 ,忽略收集背景信息和元数据些草稿性电子文件处于自生自灭状况;多数电子文件与其相对应的纸质文件之问未建立统一的管理方法;还有部分电子文件已实现无纸化 ,只对其进行了逻辑归档 ;存储电子文件选用的载体不耐久等等.电子文件的法律效力尚不明确 .通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的,例如纸质文件,文件的缩微品等.电子文件由于没有固定的载体,制定相应的法律认定条文就遇到了很大的困难 ,这也就是光盘,磁带及其他多

8、种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因 .3 问题的对策面对大量的电子文件,档案工作者不能消极等待 ,而必须积极行动,针对电子文件管理中出现的问题采取措施.档案管理工作提前介人电子文件的运作和管理.从电子文件的形成 ,运行到归档管理,应当由主管部门或负责人统一协调 ,指定专门机构或人员负责:在电子文件的形成,积累,归档,保管过程中 ,应及时登记设备环境,相关数据等,以保证电子文件归档的质量;生成电子文件的软件必须一同归档 ;对已归档的电子文件的管理应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性 ,真实性和完整性;作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或其拷贝一同归

9、档 ;为确保电子文件的完整性和有效性,应当从电子文件形成起,就进行妥善的管理;定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送,在计算机网络上集中,并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上 ;具有保密要求的电子文件,上同时必须符合国家或部门的规定,要有必要的安全保密措施 .涉密电子文件严禁上开放网.加快相关标准的制定.由于电子文件涉及的技术环境复杂 ,采用标准化的方法进行管理会更细致 ,周全,易于操作.所以国家,行业或部门应尽快制定相关的标准.对电子文件真实性问题的解决.由于电子文件可以随时变换载体 ,或被不罄痕迹地改动 ,所以为了保证电子文件的真实性要采取专门的技术.例如 ,有的办公软件用

10、电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理.有的也可以对每份电子文件的修改 ,存取,传输等任何操作都进行实时登记.以密码形式存储并有防删改措施 ,从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整的,细致的查考信息.总之 ,对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了一部分档案工作者的高度重视,我们相信有关的研究工作会逐步深入地进行 ,在实际工作中也必将会有更多的经验产生 .-使用 IJcD 的数字电视,s岬公司的60英寸LCD电视是一种大屏幕 ,背投式电视,因此,它在图像质,量方面有很大的提高.这种电视使用了种称之为连续颗粒硅的新技术,它可以使数字电路直接和液晶显示屏相结合,连续颗粒硅技术可以使组成

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