办公自动化教程与上机指导

1、http:/教学提示：教学提示：Execl是微软公司出品的是微软公司出品的Office系列办公软系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。本章先来介绍分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。本章先来介绍Excel 2003的基础知识，包括的基础知识，包括Excel 2003的启动和退出、的启动和退出、创建、保存工作簿、工作表的操作、样式的使用等。创建、保存工作簿、工作表的操作、样式

2、的使用等。教学目标：通过本章的学习，要求用户掌握教学目标：通过本章的学习，要求用户掌握Excel 2003的一些基本操作方法，对的一些基本操作方法，对Excel 2003有一个整体的认有一个整体的认识，为学好识，为学好Excel 2003打下良好基础。打下良好基础。 在学习在学习Excel 2003的使用方法前，先来介绍的使用方法前，先来介绍Excel 2003的启动和退出方法以及的启动和退出方法以及Excel 2003的的界面。界面。7.1.1 启动启动Excel 20037.1.2 退出退出Excel 20037.1.3 Excel 2003的界面的界面用户可以使用以下的方法来启动用户可以

3、使用以下的方法来启动Excel 2003：n单击【开始】单击【开始】|【所有程序】【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令。】命令。n如果桌面有其快捷图标，那么双击该快捷图标也可以启如果桌面有其快捷图标，那么双击该快捷图标也可以启动动Excel 2003。n无论用户从何种途径得到的工作簿文件，双击该工作簿无论用户从何种途径得到的工作簿文件，双击该工作簿文件既打开了文件同时也启动了文件既打开了文件同时也启动了Excel 2003程序。程序。用户可以使用以下的方法来退出用户可以使用以下的方法来退出Excel 2003：n单击

4、工作簿窗口右上角的【关闭】单击工作簿窗口右上角的【关闭】 按钮。按钮。n单击工作簿窗口左上角的【控制图标】单击工作簿窗口左上角的【控制图标】 ，从弹出的快捷菜单中选择【关闭】，从弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令，如图命令，如图7.1所示。所示。n打开【文件】菜单，执行其中的【关闭】命令，则退出当前编辑的工作薄；打开【文件】菜单，执行其中的【关闭】命令，则退出当前编辑的工作薄；执行【退出】命令，则直接退出执行【退出】命令，则直接退出Excel 2003。n按按Alt+F4组合键。组合键。如果为工作簿输入了相应的内容，而没有执行过保存操作，就会出现一个提如果为工作簿输入了相应的内容，而没有执行过保

5、存操作，就会出现一个提示的对话框，询问用户是否保存对示的对话框，询问用户是否保存对“Bookl”的更改，用户可以根据需要选择相应的更改，用户可以根据需要选择相应的操作，如图的操作，如图7.2所示。所示。Excel 2003的的界面界面由标题栏、菜由标题栏、菜单栏、工具栏、滚单栏、工具栏、滚动条、公式编辑栏、动条、公式编辑栏、任务窗格工作表、任务窗格工作表、工作表标签和状态工作表标签和状态栏等组成。如图栏等组成。如图7.3显示了显示了Excel第第一次打开时的界面。一次打开时的界面。 工作簿是工作簿是Excel中用来存储和处理数据的工作表的集合。中用来存储和处理数据的工作表的集合。许许多流行的多

6、流行的Windows电子表格一直在使用工作簿的概念。可以将电子表格一直在使用工作簿的概念。可以将工作簿理解成一本工作簿理解成一本“笔记本笔记本”，笔记本的每页记录不同但又相关，笔记本的每页记录不同但又相关的数据，类似于工作表。的数据，类似于工作表。 本节介绍一下工作簿的概念、如何创建工作簿、保存工作本节介绍一下工作簿的概念、如何创建工作簿、保存工作簿以及多个工作簿的管理等操作。簿以及多个工作簿的管理等操作。7.2.1 工作簿概述工作簿概述7.2.2 新建工作簿新建工作簿7.2.3 保存工作簿保存工作簿7.2.4 多个工作簿的管理多个工作簿的管理 一个工作簿内最多可以有一个工作簿内最多可以有25

7、5个工作表，工作簿个工作表，工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。一个工作簿内，可以有数个工作表，即可以同时处理一个工作簿内，可以有数个工作表，即可以同时处理多张工作表。在默认情况下，每一个工作簿文件会打多张工作表。在默认情况下，每一个工作簿文件会打开开3个工作表文件，分别以个工作表文件，分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来命名。来命名。 当用户启动当用户启动Excel 2003时，系统就自动建立新工作簿。另外，在操时，系统就自动建立新工作簿。另外，在操作的过程中，用户也可以随时新建一个新的工作簿。作的过程中，用户也可

8、以随时新建一个新的工作簿。 在安装在安装Excel 2003时，如果选择的是【默认】安装方式，只会安装时，如果选择的是【默认】安装方式，只会安装一些常用的模板，当执行上述操作时，系统会自动安装所需要的模板。一些常用的模板，当执行上述操作时，系统会自动安装所需要的模板。在工作簿中输入数据后，可以将这些数据永久地保存起来，然后再在工作簿中输入数据后，可以将这些数据永久地保存起来，然后再关闭工作簿，以进行其他工作。如果是创建的工作簿，单击【文件】关闭工作簿，以进行其他工作。如果是创建的工作簿，单击【文件】|【保存】命令即可；如果是第一次给新工作簿保存，需要给这个工作簿【保存】命令即可；如果是第一次给

9、新工作簿保存，需要给这个工作簿命名，并指定保存的位置。命名，并指定保存的位置。(1) 单击【文件】单击【文件】|【保存】命令或按【保存】命令或按Ctrl+S组合键。组合键。(2) 此时由于此时由于Excel之前没有执行过保存操作，所以将弹出【另存之前没有执行过保存操作，所以将弹出【另存为】对话框。为】对话框。(3) 在【保存位置】下拉列表框中选择所需保存文件的驱动器或文在【保存位置】下拉列表框中选择所需保存文件的驱动器或文件夹。如果要把文档保存到一个新文件夹中，单击【新建文件夹】按钮件夹。如果要把文档保存到一个新文件夹中，单击【新建文件夹】按钮 ，这时会打开一个【新文件夹】对话框，然后在【名称

10、】文本框中输入文这时会打开一个【新文件夹】对话框，然后在【名称】文本框中输入文件夹名称。件夹名称。(4) 在【文件名】文本框中输入要保存的文件名称。在【文件名】文本框中输入要保存的文件名称。(5) 单击【保存】按钮，完成保存工作簿的操作。单击【保存】按钮，完成保存工作簿的操作。下面介绍一些对多个工作簿的管理方法，例如，打开工下面介绍一些对多个工作簿的管理方法，例如，打开工作簿、切换工作簿、排列工作簿、隐藏和保护工作簿等。作簿、切换工作簿、排列工作簿、隐藏和保护工作簿等。1. 打开工作簿打开工作簿2. 在打开的工作簿之间切换在打开的工作簿之间切换3. 排列工作簿窗口排列工作簿窗口4. 全屏显示工

11、作簿窗口全屏显示工作簿窗口5. 隐藏工作簿隐藏工作簿6. 保护工作簿保护工作簿工作表是指由工作表是指由65536(最大最大)行和行和256(最大最大)列所构成的列所构成的一个表格。行号由上自下从一个表格。行号由上自下从“1”到到“65536”编号，列号则编号，列号则由左到右用字母编为由左到右用字母编为“A”“IV”。每一个行、列坐标所指。每一个行、列坐标所指定的位置称为单元格。用户在工作表中输入数据。在本节中定的位置称为单元格。用户在工作表中输入数据。在本节中将介绍工作表的基本操作。将介绍工作表的基本操作。7.3.1 工作表数据的输入工作表数据的输入7.3.2 选择工作表选择工作表7.3.3

12、插入和删除工作表插入和删除工作表7.3.4 命名和重命名工作表命名和重命名工作表7.3.5 移动和复制工作表移动和复制工作表7.3.6 改变工作表显示方式改变工作表显示方式7.3.7 工作表的保护工作表的保护 Excel接收两种基本类型的单元格数据项：常量和公式。常量分为接收两种基本类型的单元格数据项：常量和公式。常量分为三种主要类别：数字值、文本值三种主要类别：数字值、文本值(又称为标签或字符串又称为标签或字符串)和日期时间值。和日期时间值。Excel还可以识别两种特殊类型的常量：逻辑值和错误值。如果在单元还可以识别两种特殊类型的常量：逻辑值和错误值。如果在单元格内输入内容首先应激活或选定单

13、元格。单元格内可输入数据，也可输格内输入内容首先应激活或选定单元格。单元格内可输入数据，也可输入公式，还可以往单元格内自动填充数据。入公式，还可以往单元格内自动填充数据。1. 一般的数据输入一般的数据输入2. 自动填充自动填充在对工作表进行移动、删除等操作前，先要选定工作表，选定工作表的操作很简在对工作表进行移动、删除等操作前，先要选定工作表，选定工作表的操作很简单，在当前的工作表中按下单，在当前的工作表中按下Ctrl或或Shift键再单击工作表标签，即可以选择相邻或不相键再单击工作表标签，即可以选择相邻或不相邻的工作表。邻的工作表。下面介绍一下怎样选择工作表中的单元格、行、列以及整个工作表的

14、操作。下面介绍一下怎样选择工作表中的单元格、行、列以及整个工作表的操作。若需要编辑的内容是单元格可以通过单击此单元格，使之成为活动单元若需要编辑的内容是单元格可以通过单击此单元格，使之成为活动单元格，从而选定该单元格。格，从而选定该单元格。n若要编辑的内容是一行或一列时可以单击行号或列号来选定一行或一列。要选取若要编辑的内容是一行或一列时可以单击行号或列号来选定一行或一列。要选取整列，只要将鼠标指针移到该列的列标处，当鼠标指针变成向下的箭头形状时，单击整列，只要将鼠标指针移到该列的列标处，当鼠标指针变成向下的箭头形状时，单击就可以选取该列。同样要选取整行，只要将鼠标指针移到该行的行号处，当鼠标

15、指针就可以选取该列。同样要选取整行，只要将鼠标指针移到该行的行号处，当鼠标指针变成向右的箭头形状时，单击就可以选取该行，如图变成向右的箭头形状时，单击就可以选取该行，如图7.23左图所示。左图所示。n若要选定整张工作表时，可以单击第若要选定整张工作表时，可以单击第A列列标左侧的空框，就可以选定整张工作列列标左侧的空框，就可以选定整张工作表了，如图表了，如图7.23右图所示。右图所示。当用户打开一个新的工作簿时，当用户打开一个新的工作簿时，Excel会在工作簿中自动产生会在工作簿中自动产生3个工作表个工作表(Sheet1、Sheet2和和Sheet3)，用户也可以在工作簿插入新的工作表。例如在，

16、用户也可以在工作簿插入新的工作表。例如在Sheet1前面插入新工作表，前面插入新工作表，其操作步骤如下：其操作步骤如下：n右击右击Sheet1工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开【插入】对话框。工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开【插入】对话框。n在该对话框中选择【常用】选项卡，单击【工作表】图标，再单击【确定】按钮，如图在该对话框中选择【常用】选项卡，单击【工作表】图标，再单击【确定】按钮，如图7.24所示，这样就插入了一个默认名称的工作表所示，这样就插入了一个默认名称的工作表(Sheet4)。如果确认该工作表的数据已经再不可用，那么可以将其删除，操作步骤是：

17、右击要删除的如果确认该工作表的数据已经再不可用，那么可以将其删除，操作步骤是：右击要删除的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，如果当前的工作表已经编辑有内容，将会工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，如果当前的工作表已经编辑有内容，将会弹出一个提示的对话框，询问用户是否确定要删除，单击【删除】按钮，即删除所选定的工作表。弹出一个提示的对话框，询问用户是否确定要删除，单击【删除】按钮，即删除所选定的工作表。Excel在建立一本新的工作簿时，在建立一本新的工作簿时，所有的工作表都以所有的工作表都以“Sheet1”、“Sheet2”来命名。用户可以改变来命名。用户可以改变这些工

18、作表的名字来进行有效的管理。这些工作表的名字来进行有效的管理。操作步骤是：右击需要重命名的工作操作步骤是：右击需要重命名的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择表标签，从弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令或双击要重命名的工【重命名】命令或双击要重命名的工作表标签，这时屏幕上会看到工作表作表标签，这时屏幕上会看到工作表标签反黑显示，然后输入新的名字，标签反黑显示，然后输入新的名字，按按Enter键后，新的名字出现在工作键后，新的名字出现在工作表标签中，如图表标签中，如图7.26所示。所示。单击【格式】单击【格式】|【工作表】【工作表】|【重命名】命令也可以进行工作表重【重命名】命令也可以进行工作表重

19、命名。命名。 在一本工作簿中可以调整工作表的次序。单击选中的工作表标签，按住在一本工作簿中可以调整工作表的次序。单击选中的工作表标签，按住鼠标拖动选中的工作表标签到达新的位置，松开鼠标键即可将工作表移动到鼠标拖动选中的工作表标签到达新的位置，松开鼠标键即可将工作表移动到新的位置。在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表要新的位置。在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表要被插入的位置。被插入的位置。按住按住Ctrl键，拖动选中的工作表标签到新的位置，即可完成复制工作表键，拖动选中的工作表标签到新的位置，即可完成复制工作表的操作。的操作。 也可以将工作表移动到另外一本

20、工作簿中。在源工作簿中单击要移动的也可以将工作表移动到另外一本工作簿中。在源工作簿中单击要移动的工作表标签，然后单击【编辑】工作表标签，然后单击【编辑】|【移动或复制工作表】命令或右击需要移动【移动或复制工作表】命令或右击需要移动或复制的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，或复制的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，打开【移动或复制工作表】对话框，如图如图7.28所示。所示。在【工作簿】下拉列表在【工作簿】下拉列表中选择要移动到的工作簿文件名，在【下列选定工作表之前】列表框中选择中选择要移动到的工作簿文件名，在【下

21、列选定工作表之前】列表框中选择要移动到的位置，最后单击【确定】按钮，完成移动或复制工作表操作。要移动到的位置，最后单击【确定】按钮，完成移动或复制工作表操作。当选中【建立副本】复选框，再在【工作簿】下拉列表框中选择【新工当选中【建立副本】复选框，再在【工作簿】下拉列表框中选择【新工作簿】选项时完成复制工作表操作。作簿】选项时完成复制工作表操作。Excel提供了一些可以用来改变工作表显示方式的特性。用户可以对工提供了一些可以用来改变工作表显示方式的特性。用户可以对工作区进行设置，使其适合于特定的任务，然后保存视图设置，供下次执行相作区进行设置，使其适合于特定的任务，然后保存视图设置，供下次执行相

22、同任务时使用。同任务时使用。1. 把工作表划分成窗格把工作表划分成窗格在选择【窗口】在选择【窗口】|【拆分】命令之前，在所希望拆分的工作表中选中一【拆分】命令之前，在所希望拆分的工作表中选中一个单元格，该表会在紧靠所选单元格的左侧或上方拆分。如果个单元格，该表会在紧靠所选单元格的左侧或上方拆分。如果A1单元格是活单元格是活动单元格，则拆分位置移动到工作表的中心，如图动单元格，则拆分位置移动到工作表的中心，如图7.29所示是在所示是在A1单元格中单元格中执行了【拆分】命令后的视图。执行了【拆分】命令后的视图。2. 改变工作表的显示大小改变工作表的显示大小缩放比例会影响到选中的所有工作表；所以，如

23、果用户把多个工作表分缩放比例会影响到选中的所有工作表；所以，如果用户把多个工作表分成了一个工作组，成了一个工作组，Excel将以选择的显示比例显示所有的表。另外，正常情况将以选择的显示比例显示所有的表。另外，正常情况下，智能鼠标中的滑轮用于在工作表中滚动。用户也可以用来缩放工作表的下，智能鼠标中的滑轮用于在工作表中滚动。用户也可以用来缩放工作表的显示比例，方法是按住显示比例，方法是按住Ctrl键，向后拨动键，向后拨动(向着手心向着手心)可以缩小，向前拨动可以缩小，向前拨动(离离开手心开手心)可以放大。可以放大。除了用密码保护文件以外，除了用密码保护文件以外，Excel还提供了一些允许用户保护还

24、提供了一些允许用户保护自己的工作不被他人访问或修改的自己的工作不被他人访问或修改的特性，例如工作簿、工作簿结构、特性，例如工作簿、工作簿结构、单个单元格、图形对象、图表、方单个单元格、图形对象、图表、方案、窗口，等等。用户还可以进行案、窗口，等等。用户还可以进行选择，以允许对受保护的工作表采选择，以允许对受保护的工作表采取特殊的编辑操作。取特殊的编辑操作。启用了保护特性后，就不能再启用了保护特性后，就不能再修改锁定的项了。如果用户希望修修改锁定的项了。如果用户希望修改锁定的项，改锁定的项，Excel将显示错误消将显示错误消息。息。 如果用户经常需要为工作表中的单元格使用某种相同的格式选项，如果

25、用户经常需要为工作表中的单元格使用某种相同的格式选项，可以考虑创建一个格式可以考虑创建一个格式“样式样式”(格式选项的一个集合格式选项的一个集合)，这个格式样式，这个格式样式可以与工作簿保存在一起，并且可以随时被调用。创建了一个新的格式可以与工作簿保存在一起，并且可以随时被调用。创建了一个新的格式样式或修改了一个现有的格式样式后，就可以将该样式应用到工作簿中样式或修改了一个现有的格式样式后，就可以将该样式应用到工作簿中的任何一个工作表中，也可以将此样式复制到其他已经打开的工作簿中。的任何一个工作表中，也可以将此样式复制到其他已经打开的工作簿中。7.4.1 使用已有样式使用已有样式7.4.2 定

26、义样式定义样式7.4.3 修改样式修改样式7.4.4 合并不同工作簿的样式合并不同工作簿的样式7.4.5 删除样式删除样式7.4.6 清除单元格格式清除单元格格式7.4.7 使用自动套用格式使用自动套用格式7.4.8 条件格式化条件格式化如果要将某个单元格应用样式，如果要将某个单元格应用样式，可以执行以下操作：可以执行以下操作：(1) 选中要设置样式的单元格。选中要设置样式的单元格。(2) 单击【格式】单击【格式】|【样式】命令，【样式】命令，打开【样式】对话框。打开【样式】对话框。(3) 在【样式名】下拉列表框中，在【样式名】下拉列表框中，选择需要的样式名，如【居中】，如图选择需要的样式名，

27、如【居中】，如图7.32所示。所示。(4) 单击【确定】按钮，就可以单击【确定】按钮，就可以应用该样式了。应用该样式了。在【样式】对话框中，如果一个在【样式】对话框中，如果一个样式的某个选项被清除样式的某个选项被清除(即在其复选框即在其复选框中没有复选标记中没有复选标记)，每次在选中单元格，每次在选中单元格中应用这个样式时，对于单元格中被清中应用这个样式时，对于单元格中被清除选项相关的格式来说，单元格仍保留除选项相关的格式来说，单元格仍保留自己原有的格式不变。自己原有的格式不变。如果用户要新建样式，可按如下如果用户要新建样式，可按如下方法进行：方法进行：(1) 先设置好单元格中的字符格先设置好

28、单元格中的字符格式，也就是要设置样式的格式。式，也就是要设置样式的格式。(2) 单击【格式】单击【格式】|【样式】命【样式】命令，打开【样式】对话框，在【样式令，打开【样式】对话框，在【样式名】下拉列表框中，输入要定义的样名】下拉列表框中，输入要定义的样式的名称，例如输入式的名称，例如输入“我的样式我的样式”。(3) 在【包括样式在【包括样式(例子例子)】选项】选项组中，所选单元格的那些格式属性包组中，所选单元格的那些格式属性包含在新定义的样式中，这样，就定义含在新定义的样式中，这样，就定义了一个名称为了一个名称为“我的样式我的样式”的新样式。的新样式。(4) 设置完毕，单击【添加】按设置完毕

29、，单击【添加】按钮即可，如图钮即可，如图7.33所示。所示。在使用在使用Excel样式过程中，如果某些样样式过程中，如果某些样式不能满足需要时，可以对该样式进行修改，式不能满足需要时，可以对该样式进行修改，操作步骤如下：操作步骤如下：(1) 单击【格式】单击【格式】|【样式】命令，打【样式】命令，打开【样式】对话框。开【样式】对话框。(2) 在【样式名】下拉列表框中，选在【样式名】下拉列表框中，选择需要修改的样式名，例如前面新建的样式。择需要修改的样式名，例如前面新建的样式。(3) 单击【修改】按钮，单击【修改】按钮，Excel 2003将弹出【单元格格式】对话框，如图将弹出【单元格格式】对话

30、框，如图7.34所示。所示。 (4) 在该对话框中，可以根据需要对在该对话框中，可以根据需要对单元格中的对象进行有关数字、对齐、字体、单元格中的对象进行有关数字、对齐、字体、边框、图案等方面进行重新设置。边框、图案等方面进行重新设置。(5) 单击【确定】按钮将返回【样式】单击【确定】按钮将返回【样式】对话框，再次单击【确定】按钮即可。对话框，再次单击【确定】按钮即可。合并样式可以使当前工作薄的样式应用到另一工作薄，例如合并样式可以使当前工作薄的样式应用到另一工作薄，例如“Book1.xls”工作簿中包含了一个名称为工作簿中包含了一个名称为“我的样式我的样式”的样式，要想将该的样式，要想将该样式能够应用到样式能够应用到“教学仪器调查统计表教学仪器调查统计表.xls”工作簿中，操作步骤如下：工作簿中，操作步骤如下：(1) 首先打开全部需要合并样式的工作簿首先打开全部需要合并样式的工作簿(“Book1.xls”和和“教学仪器教学仪器调查统计表调查统计表.xls”)，然后在，然后在“教学仪器调查统计表教学仪器调查统计表.xls”工作簿窗口中单击工作簿窗口中单击【格式】【格式】|【样式】命令，打开【样式】对话框。【样式】命令，打开【样式】对话框。(2) 在【样式】对话框中单击【合并】按钮，弹出【合并样式】对话框。在【样式】对话框中单击【合并】按钮，弹出【合并样式】对话框。(3) 从列表