当前企业办公室管理工作存在的问题及对策建议思考

1、当前企业办公室管理工作存在的问题及对策建议思考当前企业办公室管理工作存在的问题及对策建议思考伴随企业、 机关等组织所承担的社会责任越来越多，其办公室的工作内容也越来 越宽泛，管理的人员逐渐增多，给办公室工作和管理增加了一定难度, 同时也要求办公室工作更加细致化、准确化。办公室作为企业的中枢 机构，不仅对下属员工起到管理作用，同时还是上级领导监督和政策 执行的二级单元。文章结合我国企业和各个机关单位办公室工作的实 际情况，分析办公室工作中出现的各种问题，并提出相应的解决措施。办公室管理工作的创新、工作效率的提高对企业各项活动的开展 有着重要的意义。一、做好企业办公室管理工作的重要性其一，企业办公

2、室管理 工作，本身有着较强的全局性。办公室作为企业赖以正常运转的重要 枢纽，在企业中发挥着承上启下的作用，加之其所做的工作大多需要 为企业发展全局所服务，故有着极强的综合性特征。此外，企业办公 室的相关工作，必定与企业其他部门之间有着极为密切的关联，故无 论是封企业或是企业下属部门，均有着重要意义。其二，企业办公室 工作具有明显的协调性。一直以来，办公室于企业发展进程中，始终 扮演着内外部信息沟通渠道的角色，无论是针对上下级或是不同部 门，均发挥着协调与管理的作用。其三，企业办公室管理工作同时体 现出较强的服务性，当然，也正是基于办公室的这一特性，才有利于 维护企业内部的和谐与稳定。因此，为切

3、实促进企业发展，身为企业 领导，在管理企业过程中，还需致力于企业办公室协助能力的有效提 升，如此方能在提高办公室管理的服务性能同时协调好企业各方工 作，进而保证理想的管理成效。二、当前企业办公室管理工作中存在的问题（一）管理理念落 后现阶段，随着社会经济的快速发展，各个企业之间的竞争也越来 越激烈，企业要想在这日益激烈的市场竞争当中立足，就必须积极地 创新管理理念。但是，当前很多企业在管理的过程当中，无论是在技 术方面还是在管理方式方面，都较为传统单一。管理理念作为企业管 理的核心组成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的话，那么办公室 管理工作效率及质量必然无法得到有效的提升。（二）缺乏良好的创

4、新能力在新的发展形势下，信息技术水平 快速提升，计算机以及自动化技术在社会的各个领域都得到了广泛应 用，尤其在大型企业的办公室管理工作中也得到了广泛应用，也改变 了办公室的管理工作。但当前大型企业办公室中的相关人员缺乏良好 的创新能力，影响了管理工作的有效进行。（三）管理制度不完善对于一个企业的发展来说，管理制度发 挥着至关重要的作用。只有构建了一套科学、规范、完善的管理制度, 才能够更加稳定的促进企业的发展。只有这样，才能够形成良好的约 束机制，使得办公室人员都能够更加自觉、主动地去遵守相关的规章 制度，进而促进办公室工作效率的提高。随着时代的快速发展，企业 办公室管理当中所存在的问题日益突

5、出，由于制度的不规范、不完善, 使得办公室管理无章可循，不得不说，这在很大程度上影响着办公室 管理工作的开展。三、创新管理办公室，提升工作效能（一）思想观念的创新办 公室管理离不开合理科学思想的指导。企业办公室的工作人员必须保 持积极开放的心态，积极学习最新理念、知识和技能。结合工作要求, 办公人员需要不断“创新”，坚持学习“以精为本，摒弃糟粕”。先 进的理论知识和思想观念是办公室人员做好各项工作、克服困难和障 碍的精神力量。企业办公室工作人员只有做到用先进的理论武装自 己，将理论积极应用于实践中才能使办公室工作紧跟时代潮流，不断 提升管理与服务质量。（二）制定完善的办公室责任制度 企业需要积

6、极地制定一套完 善的办公室责任制度。首先，应实现对企业的定岗定制，企业应充分 地意识到办公室管理工作的重要性，一旦办公室工作出现问题，必然 会影响到整个企业的发展。在这种情况下，就应积极地借鉴现代管理 理念，充分地结合办公室职责的不同，科学合理地对企业办公室定岗 定责，真正做到有章可循。与此同时，还应将企业办公室的责任任务 纳入到实际的工作管理范围当中，进而营造出一个更加和谐的办公室 环境，使得每一名员工都能够团结共事，促进执行能力的提高。（三）优化资源配备，改善办公室职能由于企业办公室工作几 乎囊括企业所有范围，故其工作内容也相对较为繁杂。事实上，规模 越大的企业，其办公室职员的日常工作愈加

7、繁忙，其中虽是以小事居 多，但也包含部分大事。与此同时，办公室于企业发展过程中，要配 合领导的分配安排，与各个部门之间形成有效配合，以帮助其完成各 项工作及任务。故经常导致办公室行使了其他部门的职权，但自身职 能却未能得到充分发挥。基于此现状，企业应务必明确办公室职能， 并对其职能予以进一步优化，将原本不该由办公室处理的工作及业务 从日常工作中脱离出来，使其有更多的精力与时间投入到自身的本职 工作中。为了确保企业全面、均衡发展，企业还需根据办公室职员的 个人能力素质水平，为其分配符合其能力与水平的工作任务，以做到 人力资源的最大化利用。（四）增强企业办公室人员的责任服务意识办公室管理人员要 明

8、确企业的总体发展形势，通过积极转变观念，明确办公室管理工作 的具体责任与任务，不断增强自身的服务意识，充分发挥其所具有的 参谋助手作用，帮助企业领导建立更加规范有序的工作流程及秩序， 确保能够更加科学地进行决策。此外，企业还要对办公室管理工作进 行有效监督。督查同样是办公室管理工作的主要内容与职责，其能够 使企业的计划以及工作任务得到有效落实。办公室在开展各项工作时 要围绕企业的工作重心，通过构建高效的督查机制，促进企业不断进 步。（五）优化职责分工与人员管理 办公室工作涵盖了公文处理、 印信管理、会议管理、外事接待、督查督办、档案管理、保密管理、 后勤保障等多项管理服务职能，工作千头万绪、纷

9、繁复杂。因此，办 公室人员必须具备较高的思想政治觉悟、熟练的综合业务能力和较强 的心理素质。办公室内部要明确职责分工，结合各人所长合理分配工 作任务，确定岗位职责分工，并且引导员工树立“分工不分家”的大 局意识。“你也许能教会一只火鸡去爬树，但还是找一只松鼠来得容 易一点”。这句人力资源管理的格言说明了人才培养的重要性，更 强调了选对人的重要性。为高效推进办公室工作，办公室应当配置秘 书学、汉语言文学、行政管理、工商管理等专业的高层次专业人才， 通过业绩考核、开展继续教育、设置晋升通道和制订职业规划等方法 激励员工不断学习成长，并通过“轮岗”学习的方式，着重培养“一 岗多能”型人才，以避免员工

10、休假或突发离职造成的被动局面。（六）有效处理突发事件，提升应急处理能力随着现代化企业 人性化管理理念的普及与应用，也要求企业在开展办公室管理工作的 过程中，要有效落实以人为本的理念，并对思想进行统一，达到凝聚 人心的目的。此外，办公室人员还要具备超前的思维意识，通过制订 有效的应急预案，确保突发性事件能够得到有效处理。（七）融入“以人为本”思想，努力提升企业凝聚力 从上面的 内容中，大家可以看到，不管是管理理念还是管理模式，都提到了 “以 人为本”的中心思想，因此，现代化企业办公室管理工作的优化过程 需要将“以人为本”融入进来。某种意义上来说，“以人为本”的办 公室管理思想就是指企业需要以员工为中心，满足员工的个性化发展 需求，使员工有归属感，从而达到管理工作顺利进行的目的。具体表 现为：办公室的管理者在管理工作强化过程中，多关心员工，想员工 之所想，急员工之所急，问员工之所问，为员工解决