公司商务接待流程及费用管理办法

1、XX公司商务接待流程及费用管理办法商务接待流程一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热 情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理” 的原则。二、围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理综合办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划， 协调相关部门落实接 待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可 报综合办公室，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办 公室协调的重要接待，应至少提前2天告知综合办公室。四、计划与准备1、综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时， 对来宾接待，应了解来宾

2、基本情况：来宾职务、来访具体时间、 人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划， 排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、综合办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来 宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预 约好来宾下榻酒店。4、综合办公室根据情况汇报并安排陪同人员以及来宾游览 路线、购物商场、娱乐项目。5、因特殊会议需要，综合办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、 指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排 摄影摄像

3、等。6、 综合办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁， 安全性能良好，司机车辆听从综合办公室和主接待人员协调安排，统一调度。7、综合办公室根据情况可提前购买车票及机票。五、相关礼仪接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后 次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身 份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者， 后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介 绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾 主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时， 要先介绍主人一方， 后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑， 按照其职

4、务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告 辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒，（男女之间，女方伸出手后，男方才能伸手相握；如果双方年龄有较大差距， 男方长辈可以先伸手，但如果哪方忽略礼仪已经伸了手，对方都 应不迟疑的回握。1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；有客人到 公司来访时，接待人员应先问好， 然后询问来意及来宾单位等重 要信息，视情况

5、进行引见。6、 接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后重收 入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要控制好电梯开关，告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人， 先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，需招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意 保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要外有别，严守本公司 商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员可及时将与

6、来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息汇报相关领导。十、商务接待中的座次安排（图）（一）、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座， 避免上台之后互相谦让。2、 主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号 领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导 为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左 手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序 排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志， 也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。 另外，对

7、邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职 务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务 必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一 核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座 位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出 现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出 现。主席台人数为奇数时753 r 246主席台人数为偶数时75312468主席台（二）、关于宴席

8、座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的 对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客 人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。 以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视 情而定。中餐桌西餐桌（三）、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等，按主客左右排列。（四）、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则 在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排， 窗的位置。3号座位1号座位在临乘车座次安排（五）、合影座次安排与主席台安

9、排相同 附：会议座位安排长条桌| 鮎 | | A3 | | A1 | A2 | A4 | |AfibTJ |j£ B2 LBF jlI LjlI Lb7令nn注：A为上级领导，B为主方席沙发室 与外宾会谈注：A为主方，B为客方与上级领导座谈B2B1AtB3A3B4注：A为上级领导，B为主方领导业务招待费管理办法一、总则为规公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺浪费，加强并规 公司的业务招待费支出管理，参照党政机关国公务接待管理规 定，特制定本办法。二、适用围1. 业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因 业务需要赠送的烟、酒等。2. 招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱

10、乐费用;因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等；在公司餐厅招 待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等。三、使用原则1. 招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。实 行分级负责、对口招待。2. 年初根据年度工作计划，各部门可以编制相关往来单位及 个人的工作联系表（见附表一），交副总经理、总经理、董事长 审批，以明确招待围。工作联系人发生变动的，须及时更新工作 联系表。3. 坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不 接待的，不接待；可参与可不参与的陪同人员，不陪同；可发生 可不发生费用，不发生；态度热情，费用从简。4严格分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的

11、 相关程度，对应接待，禁止越档次接待。接待原则上安排在公司 餐厅，确需安排在外部酒店的，若允许携带烟酒，原则上自行携 带。5. 接待用餐时，严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中 司机不参与陪客就餐规定。同时，原则上陪客人数不得超过来宾 人数，若确实需要，应事先经过总经理或董事长批准。6. 集团公司领导和兄弟公司领导部检查指导工作，除陪同客 人视察外，一律在餐厅就餐；集团各兄弟单位、关联企业因公出 差到公司，原则上用工作餐接待 ，严禁相互宴请。7. 外协单位除合同标明提供食宿及接风、送行外，一律不安 排免费伙食。确需接风、送行的，按公司招待费管理规定开支。8. 接待分午餐、晚餐，接待人员一律不

12、允许饮酒；特殊情况 接待人员必须饮酒的，必须适量，不得饮酒误事或损害公司形象。9招待不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制 作的菜肴，不得提供香烟和高档酒水，不得使用私人会所、高消费 餐饮场所。四、开支标准1招待相关职能部门经常打交道的经办人员，单次招待费用 控制在30元（单次：是指为接待某人从开始接待到终止接待的 所有费用），根据人员多少调节。2招待一般来宾来客，每人每席餐费不超过60元（不含酒水），酒水标准白酒控制在 100元/瓶以下。3招待政府部门副科以上副处级（含副处级）以下干部、集 团副总等人员每席不超过 88元（不含酒水），酒水标准白酒控 制在180元/瓶以下。4招待政府主

13、要领导及政府部门关键领导、集团副总以上领 导，费用标准由公司总经理另行确定。5. 中国的传统佳节（端午节、中秋节、春节等 ），各部门根据 需要，结合公司的具体要求决定是否要安排过节费， 确实需要的， 根据各岗位的重要性及市相关文件制定。 不在工作联系表围或要 求超过上述标准安排的，须报总经理及董事长特别批准。6. 大型、专项、异地接待任务，经办人应制定接待方案，确 定接待标准，提交接待预算报综合办公室、财务部审核、副总经 理、总经理批准，经办人在批准的预算掌握使用。五、审批权限1. 招待任务执行前，经办人需事先填写接待审批单(见 附表二)列明接待对象、事由、陪餐人员，经批准后方可执行。2. 单

14、次招待费在1000元以，按以下流程报批：经办人 部门经理 副总经理；单次招待费在1000元以上，按以下流程报批：经办人部门经理副总经理总经理。审批领导对 招待费开支的合理性、真实性负责。3. 突发性招待任务来不及办理招待费审批单的，必须按审批流程请示同意后实施，事后三天按上述规定补走流程。4. 业务接待过程中赠送礼金、礼品、烟、酒等，赞助钱、物的一律事先报公司总经理批准，按批准的额度标准开支。五、招待标准1. 餐饮标准(1) 餐厅招待分为工作餐和接待餐两种，工作餐即指平时供应员工的饭菜，标准按 15元/人/餐，接待餐即指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水，标准按档次不同分为 30元/人/餐，

15、60元/人/餐，90元/人/餐，不含烟酒。（2）因工作关系外单位一般来人来客，一律用工作餐招待， 工作餐计费标准按公司员工餐食费标准计算。（3） 需在餐厅接待餐招待的，经办人事先按照程序向公司办 公室申请，说明接待人员的级别、人数，由公司办公室根据情况 安排接待餐。用餐后，接待部室或单位需在餐厅接待餐清单上签字确认。（4） 一般接待餐，每席餐费最多不超过1000元（含烟酒等）， 酒水标准（白酒）控制在 100元/瓶以下。高档接待餐每席不超过1800元（含烟酒等），酒水标准（白酒）控制在 180元/瓶 以下。特殊接待餐，须经总经理或董事长确定后执行。（5 ）招待用每席白酒/香烟一般不超过2瓶/盒

16、，特殊情况最 多一次不能超过4瓶/盒（每席标准），并且不得超过标准。2. 住宿标准（1）根据就近原则，一般为 XX酒店、XX精品酒店、XX店 等，入住房间以大床房/标准间为主。（2）需在当地住宿的，经办人事先按照程序向公司办公室申 请，填写接待审批单，说明接待人员的级别、人数，由公司办公 室根据情况安排住宿。(3) 住宿标准按档次不同分为280元/人/夜，460元/人/ 夜，情况特殊的可经总经理或董事长确定后另行安排。(4) 突发性招待任务来不及办理招待费审批单的，必须 按审批流程请示同意后实施，事后三天按上述规定补走流程。1.控制与监督1.1.业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人

17、代报业务招待费，报销时所附发票必须是开有日期的正式发票，发 票上原则上须有共同参与人(多人)签字证明，并在费用开支后 一个月办理报销。1.2.1000元以上招待费原则上不得现金支出，应采取转账方式或银联刷卡结算，报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况 需总经理或董事长同意。1.3. 业务招待费报销时须提供招待费审批单、正规发票、 餐饮清单。礼品须出具购货单位(商场、酒店等)的电脑打印清 单，清单列示金额与发票一致方可报销。1.4. 餐厅招待费用的核销时，工作餐及接待餐须提供经公司 综合办公室或部门经理签字确认的接待餐结算表和消费明细表。1.5. 财务部应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据 是否齐全、审批是否完整。财务部有权拒绝不符合业务招待费标 准、报销流程、审批权限