采购管理制度

1、第六篇采购治理制度目录1 .总那么2 .采购委员会及其会议制度3 .供给商治理方法4 .原物料采购治理方法5 .原物料接收和退货治理方法第六篇采购治理制度1 .总那么1.1 目的为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循,及时提供适质,适量, 适价的原物料,特制定本制度.1.2 范围凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中,有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度.1.3 采购部门及权限的划分1.3.1 公司原物料的采购方案、价格、策略等均由采购委员会决议.1.3.2 临时的、紧急的采购,由使用部门提出申请,采购部负责询价,呈总 经理签准.1.3.3 具体采购

2、业务由采购部负责执行,而特定仪器、设备之采购须由请购 部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定.1.4 采购工作根本原那么1.4.1 采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构.1.4.2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者.1.4.3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符, 予以充分的反映和监督.1.4.4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控.1.4.5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神,多途径,少环节,货比三家,适时,适质,适量,适价保证原物料的供给.1.4.6 采购委员会会议须定期与不定期召开.例如,根据年、季、月销售 和

3、生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定 期的举行.1.4.7 采购部门必须定期作出市场,供货,存货,采购等分析,并及时提 交采购委员会.采购部应对供货市场,供给商情况,需购原物料质 量价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗 用情况等作出定期分析.1.4.8 采购部和财会部应于每月末与供给商核对供货数量、应付货款和商 务处理等资料.1.4.9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核,以提升采购人员的 业务水平和思想品德水平.原物料采购须遵循“货到付款的原那么,严格限制原物料预付货款.2 .采购委员会及其会议制度3 . 1目的采购治理是任何一个企业都视

4、之为经营是否能步入轨道的重要根底之一.特别在原物料本钱占据销售本钱 7585%左右的行业,原物料采购本钱和储存本钱的合理性,会对经营利润产生很大的影响.因此,有效的采购委员会制度可以让我们得以：(1)奠定稳定的采购治理工作根底；(2)提升采购治理水平；(3)降低采购本钱和储存费用,合理使用资金.2. 2采购委员会的组织及责任2.1.1 公司设立采购委员会,由总经理,副总经理,采购部经理,生产部经理,品管部经理,财会部经理组成.总经理担任采购委员会主席,采购部经理兼任会议秘书,做会议记录并负责决议案的执行.2.1.2 采购委员会责任：(1)拟定原物料的采购政策并保证政策的适当执行.(2)依据本公

5、司的质量标准,保证原物料的品质及合理的价格.(3)审核决定采购的时机、价格及数量.(4)协调、解决影响采购实施的重大问题.2.3 采购委员会组织的运行2.3.1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购治理工作之一,由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间,并相应的要求有关部门定期提供分析资料,以供会议讨论和决策.2.3.2 不定期召开采购委员会会议对采购治理过程中的特殊事项,例如：原物料市场急剧变化时.经采购 委员会成员的提议,应临时召开采购委员会会议.2.3.3 开会的法定人数为全体委员的三分之二,采购委员会的决议须半数 以上人员表决通过,方可执行.出席采购委员会会议的列席人员

6、无表决权.2.3.4 采购委员会召开会议时,采购委员会成员假设无法参加,应授权代理 人员参会.2.3.5 会议主持人为采购委员会主席,主席因故不能出席会议时应委托副主 席或公司其他领导主持.采购部经理负责会议的召集2.4 采购委员会会议的内容及程序2.4.1 采购部经理报告以下情况：(1)上次会议决议事项的执行情况.(2)原物料的库存量、在途量.(3)原物料的市场行情预测动态,公司应采取的举措.(4)月原物料采购方案及资金需求方案.(5)采购部外欠货款情况.(6)采购实施中需协调解决的问题.2.4.2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定.2.4.3 会议决议事项由采购部经理记录,整理

7、后呈采购委员会主席核准.2.4.4 采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行.2.5 采购委员会限制要点2.5.1 对采购过程中发生的重大采购事项,必须由采购委员会讨论决定.2.5.2 原物料价格应在同地区,同行业中保持较低的水平.2.5.3 原物料质量必须在同地区,同行业中保持较高的水准.2.5.4 根据产销实际情况,确定每月原物料的平安库存量,确定需阶段性(季 节性)储藏原料的合理库存量.2.5.5 对有预付款的采购,必须事先提交采购委员会讨论通过.1.5. 6采购部必须有完整的采购结算档案,并建立有效的采购分析档案.3 .供给商治理方法3.1. 供给商的选定及指导3

8、.1.1 对于大宗或经常使用的原物料,采购部门应建立相对稳定的供给商, 并设立“供给商资料卡作为日后询议价和供料的参考.3.1.2 为保证货源,采购人员对于经常采购的原物料,应寻找两家以上的供 应商作为储藏或交互采购,以稳定货源、降低价格.3.1.3 选定供给商时,应从其供货水平、信誉度、资金状况、解决纠纷水平 及对市场状况把握程度等方面综合考虑,并依此确定是否开展为长期 供给商.3.1.4 假设供给商为贸易商或代理商时,采购人员应调查其信誉及技术效劳能 力等,凭以作为判断是否为采购对象的依据.3.1.5 积极向供给商宣传公司原料品质标准,并在品质及技术效劳上给予必 要的帮助,使其交货及时、品

9、质稳定且符合公司的质量标准.3.2. 供给商的治理和分类3.2.1 每一笔采购业务,都要进行采购本钱分析,交部门经理审阅后存档以 充实供给商的资料卡.3.2.2 供给商的分类.根据供给商的信誉状况、货源稳定性数量、品质、资金状况、发运水平等方面进行分类.例如把供给商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂 商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好,资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商.D类指 资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商.3.2.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准,交货数量缺乏,延误交期,

10、售后效劳不良等情况的供给商,应立即通知其改善,并按规定扣款.如未能改善者,采购部应另行开发新的供给商.3.3. 供给商的开发3.3.1 采购人员应积极调查原物料资讯,收集原物料市场行情,积极开发新 的供给商.3.3.2 开发原料新供给商时,应取样经品管部或使用部门检验分析,提出报 告,必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后,进行详细评 估, 决 定 是 否 列 为 供 应 商.3.4. 采购资料及档案治理3.4.1 采购内勤人员每月初或每周做好“供给商资料卡、“原料及微量元素采购报表月、“采购分析报表周、月"、“库存报表 月等汇总整理工作,并报告有关领导.3.4.2 市场行情

11、及时了解分析,价格走势定期分析,供给商信誉等级定期评 审,来电来函文件资料及时分类保存.3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案,必须经部门经理同意后,由 内勤人员登记,借阅人员签名前方可.3.4.4 有关采购委员会的资料,由部门经理归类存档保管,借阅需经采购委员会主席同意,并登记后执行.4 .原物料采购治理方法4.1. 方案4.1.1 原料采购方案采购部根据行销部的下个月及下六个月销售方案,品管部据此做出的下 个月及下六个月用料方案,生产部提供的上期库存情况表,编制下个月 及下六月的原料采购方案.4.1.2 包装物采购方案采购部根据销售部的销售方案、品管部畜禽部、肉品加工厂做出的编 织

12、袋包装箱用量方案,编制采购方案.4.1.3 劳保用品、办公用品采购方案采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购 方案,编制采购方案.4.1.4 零配件、药品的采购方案采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量,编制采购计划.4.2. 信息收集与分析4.2.1 采购部应掌握主要原料的产地分布,当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯,填写“原料行情周报表和“原料采购分析报表周、月供采购委员会参考以 便确定最正确采购时机.4.2.2 采购部须以 、 等多种方式,随时向供给商询价,以了解原料市 场行情变化情况.4.2.3 采购部

13、在实施原料采购中,须坚持货比三家之原那么,根据供给商历次供货的信誉、交货期、价格、应变水平等因素,选择理想的供给商及合理 的采购价格.4.2.4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等,采购部应根 据公司的要求、标准,采取供给商报价,深入厂家了解产品质量等方法, 广泛收集信息、然后选定三家以上供给商进行议价.4.2.5 采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供给商等资料汇总后, 提供采购委员会讨论、决策,每种原物料的可选择供给商不得少于两家.4.3. 核准4.3.1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯,做出采购决策.4.3.2 采购部根据采购委员会的决定,向供给商订

14、货,开“原料采购申请单签 订 采 购 合 同, 实 施 采 购 作 业4.3.3 采购部须随时注意市场行情变化,如遇价格上涨,那么可考虑多进货,如 遇价格下跌,那么适时要求供给商降价,并及时掌握最新价格.4.4. 合同4.4.1 所有原料采购都必须签订合同,合同一式三份一份采购部自存,一份交供给商,一份交财会部.信件和数据电文可以作为合同附件,应注意互相之间时间和内容的一致性.4.4.2 如市场行情发生变化,合同需更改,须由采购部经理报送总经理核准后才可变更,必要时,可临时召集采购委员会讨论决定.4.4.3 采购合同内容由当事人约定,应将以下内容明确、清楚、具体写出,不 得模糊其辞：标的；2数

15、量；3质量；4价格；5包装；6交货期限；7验收地点及方法；8交货方式及地点；9付款条件及付款方式；10保险；11运输损耗的承当；12违约责任.4.4.4 所有合同经采购部经理签字后,报送总经理审定签字,加盖公司合同专 用章后生效.合同签订后假设有异议,应按?合同法?有关规定处理.4.5. 交货期限制4.5.1 合同签定后,采购部必须追踪,催促交货进度.4.5.2 采购部根据原料客户发货情况,提前填写“ 原料到货预报表送生产 部、品管部,以便做好接货准备.每月填报“原料采购进度月报表.4.5.3 每批料收货结束,采购部应对其品质、价格及“合同履行情况、“采采本钱进行分析评判,登记入供给商资料卡内

16、,作为以后选择供给商 之依据.4.5.4 包装材料、劳保用品、办公用品等选定供给商后,采购部根据库存情况 通知供给商安排交货日期与数量.4.6. 异常情况处理4.6.1 如遇供给商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符,应及时书 面通知供给商处理.4.6.2 如临时需采购原物料,那么须按以下程序办理：使用部门申请一总经理核准一采购部询价、比价-总经理核准一采购部采购一品管部或使用部门验收.4.6.3 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂,应以逾期交货处理.4.7. 货款结算4.7.1 采购部根据所订原料的到货期及付款条件,测算资金的使用时间,填报 “原料采购用款方案报财会部筹款,每周应提报

17、“付款方案报财会部和总经理.4.7.2 一批原物料验收完毕,采购部应及时整理各种单据,打印“ 付款申 请单 一并送财会部做为付款凭证.4.7.3 原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的 付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票.4.7.4 采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供给商核对帐务,预防出 现过失.4.8. 带款提货及预付货款治理(本款提货人不得是新进员工)4.8.1 在局部原物料紧张处于卖方市场时,供给商坚持要求先款后货,因而需 要带款提货,其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方 能办理.4.8.2 带款提货必须保证采购资金的平安,须待货物发

18、出并拿到有效凭证(铁 路领货凭证)前方可办理付款.钱货两清,资金不能受损失.4.8.3 汇票特户和信用卡转帐,在具体付款之前,须经采购部经理审核,呈报 总经理批准,由财会部授权办理.4.8.4 如发生付款后进货量缺乏等情况造成公司多付款或供给商欠款,采购部 要责成具体经办人员尽快追回,必要时应采用法律手段追回.4.8.5 必要的原物料预付货款应遵循以下几点：(1)必须是信用良好的固定供给商,对贸易公司性质的供给商不得采用预 付货款的结算形式.(2)信用良好的第三方为供给商提供担保,是采购工作者必须努力的工作 任务之一.(3)必须事先派专人,如派采购、品管人员一起去实地调查供给商的实物 供给,质

19、量保证情况和目前的经济状态等情况,并将调查报告提交采 购委员会.4必须有完整的正式合同,重要合同须经国家认可的公证机关予以公证.在合同中必须有明确的交货地点,交货期限,质量标准,和在需方所在地的法院管辖范围内履约.5预付款的额度限制,须由采购委员会会议决定,对每一项预付款都应在会议上专题研究,予以额度上的限制,以及作出既要保证生产的需 要,又要保证货款平安的相应对策.6原物料预付货款支付以后,采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录,并根据实际情况按天或周,或旬将记 录提交给采购委员会,直至该合同履行完毕.5原物料接收和退货治理方法5.1 车站码头的接货作业5.1.1 采购

20、人员应及时与供给商约定原物料到达公司的日期,并发出“ 原料到 货预报表,内容包括到货时间、车皮号船号、件数及总量等,通知储运员、地磅房、生产部和品管部,储运员应及早与运输单位和车 站码头取得联系,作好接收准备.5.1.2 货物到站港后,储运人员应对每个车皮货船的卸火车船CT6-008 装汽车,全过程严格监督,对每一辆货运汽车签发货物短途运输证实 并认真填报“车站码头接货原始记录表.5.1.3 出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录,填制“ 铁路记录通知 单,迅速通知发货单位,并向保险公司索赔；船运出现的短件、被 盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔.5.1.4 从车站码头转运原料到公司的过程中,应

21、加盖蓬布,预防原料被雨 淋湿或被盗.假设发生雨淋、丧失、应负责向承运人索赔.5.1.5 储运人员负责对车站码头费用及代办单位带垫费用进行审核,并编 制“车站码头费用月统计表,连同原始单据交采购内勤结算.5.2 进厂原料收货作业5.2.1 送货车辆到达公司,由门卫按公司的要求安排停车地点,通知采购部核实为公司所订货物后,填写“原料取样卡上的日期、供货单位、 原料名称、车辆号,并通知品管部进行 30%抽样.5.2.2 品管员到门卫取“原料取样卡,对相应车辆进行30%抽样,并将样品 带回品管部根据集团品质要求进行品质检验.5.2.3 品管部填写“原料取样卡上已检验的水分结果、30%取样人、化验人的签

22、名及备注栏注明收货、退货,将“原料取样卡第一联自存,第二、三联转送采购部,对合格原料即随车作 100%抽样准备.5.2.4 采购部接到“原料取样卡后,对质量合格者,打印“原料收货报 告,并将“原料取样卡第二联留采购部查存,第三联及“ 原料收货报告由客户作进厂凭证.5.2.5 门卫根据“原料收货报告 办理进厂登记手续,并对车辆进行检查,指挥监督客户实施过磅程序.5.2.6 客户持“原料收货报告及“原料取样卡第三联到地磅房进行重 车过磅,地磅房打印“ 原料收货报告 进厂栏,并将“原料收货报告 及“原料取样卡第三联返回客户,指引客户实施卸货程序.5.2.7 客户持“原料收货报告 及“原料取样卡第三联

23、到原料库,由原料 库仓管员接收两单,安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告 工厂仓库栏.然后将“原料收货报告返回客户,指引客户实施空车过磅程序.“原料取样卡 第三联在品管员实施完100%抽样后,随样品带回品管部.5.2.8 客户持“原料收货报告进行空车过磅,地磅员收回“原料收货报 告,打印出厂栏,并签字；同时将“ 原料收货报告客户联和已盖 地磅确认章的出门联交予客户,指引客户出门.5.2.9 门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告的出门联对车辆进行检查后, 方可办理出门手续,放车出门.客户联由客户留存,作为售货凭证和结 算依据,出门联由门卫收回,并于第二日早上将出门联送交财会部核 对.地磅房应及时

24、将“原料收货报告所剩四联整理后送品管部.品管部根据 100%抽样的检验结果,打印“原料收货报告 化验室栏并签字.“原料收货报告填写完毕后,由品管部送给采购部.采购部在收到品管部送来“原料收货报告后,及时将品质扣减等内 容打印入“原料收货报告采购栏,并将“原料收货报告分送有关 部门,同时,将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款.5.3 原料退货作业5.3.1 对于汽车运输的原料,经30%抽样不合格,由品管部在“原料取样卡 的备注栏注明拒收理由送采购部,由采购部负责处理.5.3.2 对于以铁路运输到站的原料,经30%抽样不合格,由品管部在“原料取样卡的备注栏注明拒收理由送采购部,由采购部负责

25、联系客户洽谈处 理意见,对货物存放,采购部和客户针对具体情况商定.5.3.3 对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货,应按以下程序进行：(1)对于公路汽运到厂的货物,在厂内卸车过程100%抽样中,假设有局部不合格(30%以下),由品管部在“原料收货报告备注栏中注明退 货数量,及时与采购部联系,交采购部处理,挑选出来的不合格原料 随车退货.(2)对于公路汽运到厂的货物,在厂内卸车过程100%抽样中,假设不合格原料到达30%以上,由品管部在“ 原料收货报告 备注栏中注明退货原 因,及时与采购部联系,交采购部处理,办理退货.(3)对于铁路运输到厂的货物,在厂内卸车过程100%抽样中,假设有局部

26、不合格,由品管部在“原料收货报告备注栏中注明退货数量,及时与 采购部联系,生产部原料库负责退货原料的保管,由采购部负责通知 客户作出处理.退货原料应专区放置,并挂牌标示,以防误用,5.3.4 到厂的不合格原料的退货,具体操作如下：(1)根据品管部意见,由采购部通知客户,具体退货数量、退货原因、在 客户确定无异的情况下,由采购部负责协调处理.(2)铁运到厂的原料,由采购部根据品管意见,填写 "进厂原料退货单 中的“进厂情况项的内容,并在采购部栏签字.(3)采购部将填好上述工程的“进厂原料退货单 交品管部,核实确定无异议后由品管部签字并交采购部.采购部将此单交原料库,同时安排 储运空车过磅.(4)原料库按该“进厂原料退货单办理装车退货.(5)司机将退