物业信息管理论述

1、第十一章物业信息管理一、教学提示信息是人类一切社会活动的基本条件之一，是与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。信息在物业管理中的作用如同在其他企 业中的作用一样，它具有认识作用、心理作用、预测作用、控制作用 和处理不当的消极作用。物业管理信息系统的建立能够有效地储存管 理物业的档案资料、高效低成本处理日常事务、加强企业部和企业与 外界与客户的联系、扩大企业经营服务的围和能力、 提高企业的决策 能力。本章对信息管理的基本概念、物业管理信息系统的定义、构成、 作用、组成以与信息系统的开发作了较为详细的阐述。二、重点讲解1 .信息在物业管理中的作用1）信息的认识作用人类知识的积累是信息收集与加工

2、的结果， 而经验实质上就是 大量信息的积累、整理并从中抽象出规律性的东西。物业管理过程中所涉与的事物繁杂， 要进行有效管理，必须要 求物业管理者有多方面的经验。 这些经验的取得，离不开对所 收集的信息的分析、提炼，从而得到规律性的东西。2）信息的心理作用在社会经济组织中，除技术和社会因素之外，心理因素也不可 忽视，在某些情况下，它还能起相当大的作用。?在租赁活动中，可以通过各种渠道，以各种不同方式向社 会公众传播该物业独特的优势，以激起客户的租赁欲望。?可以定期发布物业管理信息资料，向用户传达物业管理公 司近期和远期的工作目标、实施计划等，以使全体用户了 解，从而使用户体会到主人翁的感觉，在心

3、理上以至行动 上对物业管理工作积极支持和配合；?对物业管理中遇到的困难，也实事地让用户了解，以取得 谅解和同情。?物业管理者也应懂得严格控制一些不应扩散的信息，避免 带来消极的影响。3）信息的预测作用信息不仅反映过去，而且还可以预测未来，这是信息的预测作 用。用信息进行预测是建立在对于已有信息深入分析的基础之上的。预测的方法有多种，如外推法、模拟法等。物业管理者在物业管理工作中应充分利用信息的预测作用。?可以利用市场分析的资料预测物业的租金，?利用同街区其他同类物业的经营费用信息以与本物业历史 上的经营费用信息预测本物业今后的经营费用和维修费4）信息的控制作用作为人为系统，社会经济系统总是围绕

4、某一或某些设定的目标进行活动的。也就是说，在某种控制的作用下，以保证目标的实现。在这里，信息对保证控制起着十分重要的作用。首先，对系统状态的感知与收集有关自身状态的信息；其次，把目前状态与期望状态进行比较；第三，依据测得的偏差与事先设定的原则和标准，作出采取何种行动的决策；第四，把决策即决定采取何种行动的命令下达给执行部门； 最后，执行过程中自身状况的变化信息再反馈到管理部门， 进行新一轮得循环，以保证管理目标的实现。在物业管理中，不论是物业管理企业目标的实现、 业主期望目 标的实现，还是具体某个设备设施的正常运行， 某个维修项目 的成本、进度、质量管理，都离不开信息的控制作用。5）信息处理不

5、当的消极作用信息处理不当的消极作用表现在两个方面。一方面，信息的误解、缺乏与延误会给管理工作带来巨大 的损失，有时会造成决策失误，酿成严重的结果。另一方面，信息的不合理的使用，不适当的传播，也会给管理工作带来不必要的麻烦和干扰。信息的消极作用并不是信息本身造成的，而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。因此需对这种信息的处理错 误加以重视，以避免消极作用所带来的损失。2 .物业管理信息系统的开发方法(1)结构化系统开发方法。结构化系统开发的基本思想是：采用结构化的方法，严格划分 工作阶段，面向用户，采用标准化、规化的图表工具。它将整 个系统作为研究对象，明确系统的目标、系统的边界、系统

6、的 功能，将系统分成子系统、子系统分成若干模块，从全局把握、 优化系统的结构设计。这种方法的优点是开发的系统性、工作阶段的程序性以与重视 客户的需求。缺点是：该方法的运用假设用户的需求在调查阶段全部可以确定，而且 在开发过程中基本保持不变，这种假设在当今的环境中是很难 做到的。设计者需花费大量的时间进行调查和图表与说明书的设计，开发周期较长。(2)原型法。原型法的基本思想是：在初步了解用户需求的基础上，构造一个 初步的模型-原型。开发人员通过原型，提炼用户的需求，提出 修改方案，再去修改原型，经反复提炼与修改，直至得到最后的系统。原型法的优点是：适合于用户需要不能完全确定时的开发；可以 缩短开

7、发周期；开发的系统更能满足用户的需求。其局限性是：适合较小系统的开发，大系统的开发实现必须进行 结构化分析，分成小系统开发；必须要有一个功能强大的软件作 支撑。(3)面向对象的开发方法。面向对象的系统开发方法的基本思想是：认为客观世界是由各种 各样的对象与其相互关系组成的，在开发过程中首先认识应用领 域的各种对象和它们之间的相互关系，根据共性进行分类，在类 的基础上定义具有个性化的各种对象，对象具有属性和与之相关 联的事件、方法。各种对象通过事件和方法相互联系、相互作用, 构成应用系统。这种以对象为中心的分析问题、解决问题的过程 与人们认识世界的过程基本一致，用这种方法可以更准确地描述 现实世

8、界。这种方法的优点是：减少系统开发的复杂性，缩短了开发周期； 由于系统由各种类的对象组装而成的，决定了系统的可重用性和 可维护性好；系统易于改进；可以维持较长的寿命。其局限性在于：如果没有自上而下的总体规划，直接自下而上可 能会造成系统结构的不合理。(4)购买软件包。系统的开发还有一种方法是直接从市场上购买实用的软件包，进行修改应用。优点是：开发周期短；可靠性强；技术服务好；开发成本低。缺点是：软件包较适合企业中的一些通用的信息需求，难易满足 用户的全部需求。三、难点释疑1.信息、讯息以与数据的概念信息是对客观世界的现象，通过直接观察或对讯息的语文解释而 得的知识。讯息是人们通讯活动中的实体，

9、而信息是讯息的含义 或容。信息与数据是两个不同的概念。数据是存储在一种媒介物 上的非随机的记号或符号，它通过有意识的组合来代表关于客观 世界中某个实体（具体对象、事物、状态或活动）的信息。四、本章结论1. 信息是对客观世界的现象，通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识。信息与讯息以与数据是不同的概念。信息概 念的重要性在于，它是人类一切社会活动的基本条件之一，是 与物质、能量并列的人类活动的最重要的概念。管理信息有其 事实性、时效性、不完全性、适用性和价值性特征，信息在物 业管理活动中有认识、心理、预测、控制和处理不当的消极作 用。2. 信息系统是指由人员、过程、数据、网络和远程通信所组 成

10、的一个集成系统，通过对组织各种业务活动息流的组织和管 理，对组织的物质流、事物流以与资金流进行有效的控制和管 理，从而提高组织运行的效率。各种类型的信息系统在具体容 上有很大的差别，但是其基本功能可以概括五方面：数据和信 息的收集、存储、加工、传递和提供。3. 信息系统的有以下作用（1）增强了企业的决策能力（2）提高企业的管理效率（3）加强了企业与外部环境的联系（4） 有利于新产品的开发（5）充实了企业的资源规划4. 物业管理信息系统是指物业管理中由人和计算机等组成的，专门用于物业信息的收集、传递、存储、加工、维护和使 用的系统。它能与时反映物业与物业管理的运行状况，并具有 预测、控制和辅助决策的功能，帮助物业管理公司实现其规划 目标。一个物业管理信息系统通常包括硬件设备、软件资源、 数据库、远程通讯设备与人员等。物业管理系统对物业管理有