广西某工程有限公司信息化管理方案VIP

1、广西创新港湾工程有限公司信息化管理解决方案 新中大软件股份有限公司二三年十月目 录第一章 总体概述31.1 广西创新港湾工程有限公司简介31.2总则31.2.1工作范围31.2.2系统目标51.3系统的开发原则6第二章 PSOFT整体介绍82.1 概述82.2 Psoft软件总体结构82.3系统特点152.4 广西创新港湾工程有限公司需求说明15第三章 PSOFT的项目管理173.1 进度管理173.1.1总体概述173.1.2主要功能183.2 合同管理213.2.1 总体概述213.2.2主要功能223.3 质量管理243.3.1总体概述243.3.2 主要功能243.4 安全管理25第四

2、章 PSOFT的物资、设备管理264.1 采购管理264.1.1概述264.1.2一般采购264.1.3国际采购264.2 库存管理304.2.1 总体概述304.2.2 主要功能314.3 机具管理35第五章 PSOFT的知识管理415.1 体系规范管理415.2 工作流管理435.2.1总体概述435.2.2 主要功能445.3 档案管理465.3.1总体概述465.3.2主要功能47第六章 PSOFT的成本管理496.1 财务管理49账务处理49报表处理49工资管理49固定资产管理49财务分析50合并报表处理50资金管理506.2 预算管理506.3 费用控制52第七章 实施方案597.

3、1 系统的实施原则597.2 系统实施的具体步骤及内容597.2.1 实施准备阶段597.2.2 整体安装和调试阶段617.2.3 基础数据准备阶段617.2.4 软件具体实施阶段627.2.5 系统维护阶段627.3 系统实施的总体计划进程表62附 录66系统硬件配置要求66网络安全解决方案66售后服务项目和方案整体报价66贵公司介绍和产品特点66第一章 总体概述1.1 广西创新港湾工程有限公司简介广西新港湾工程有限公司是一家机械化施工企业，主要从事航务工程、航道工程、水下爆破、C级大爆破及C级爆破拆除。资质证书号：“B450602253901” 爆破资格证号：“桂公爆字第035号”公司总部

4、设在广西防城港市港口区。注册资本捌佰万元，固定资产叁仟万元。公司十分重视施工设备的先进性，现有世界先进的凿岩设备，瑞典阿特拉斯高风压空压机、美国英格索兰中风压空压机、150、100潜孔钻机等38台套，现有4艘水下炸岩作业船（每艘6台钻机），另同时可组建4艘水下炸岩作业船。施工时全部采用GPS卫星定位系统，定位十分准确。现有各类高、中级技术人员20人，占技术人员总数40，并拥有一批爆破专业技术人员和熟练的持证技术工人。公司有部分同志承担三峡工程水下爆破时获得优质工程。1.2总则本方案书对广西创新港湾工程有限公司信息化管理系统（以下简称PM系统）的应用软件提出了解决方案的系统初步构架与实施计划。本

5、解决方案及PSOFT软件涉及的所有规范、标准均为最新版本，即以招标方系统通过验收之日作为采用最新版本的截止日期。本系统工程实施时，严格执行国家、建筑行业的有关规范和标准。本解决方案在招投标和合同谈判及签约后的工程建设期间，中文是主要的工作语言。1.2.1工作范围根据贵公司提供的业务需求，该项目管理系统所涵盖的功能组成如下：广西创新港湾工程有限公司信息化管理系统设备管理系统档案管理系统财务管理系统HR系统系统维护系统接口管理系统工作流管理系统采购管理系统项目管理系统每个管理系统可以归纳为三个部分。即：第一部分：初始的职能定义、体系规范制定与贯标、管理目标和计划制定。第二部分：进行业务处理与工作流

6、程的管理，包括办公事务的处理。第三部分：检查反馈、动态成果输出。如下图所示：针对该项目管理系统，我方提供的解决方案包括（但不限于）下列内容：Ø 本方案按照现代化企业管理信息系统及建设工程管理的要求，提出建设期PM系统中各子系统详细功能应用说明。Ø 所需的客户化二次开发将在详细调研后提供需求分析报告。并根据需求分析报告，进行软件的编程及调试。其中：n 在软件开发完成后，应由招标方使用人员和有关专家对软件进行必要的测试，招标方有权在测试验收期间对系统的功能及性能进行抽查。n 按照合同规定的进度要求，按时完成系统应用软件的开发工作。n 根据本规范书的要求，向贵单位提供详细的技术资

7、料，负责人员培训，使他们能得心应手地使用、维护系统。n 对于与其它系统的接口，我方将提供详尽的需求和相关的技术信息，并负 责与其它系统的供货商进行工作联系。1.2.2系统目标本解决方案及提供的PSOFT软件和二次开发内容适应招标方不同时期的基建管理需要，并达到以下目标：1.2.2.1 管理目标建立在先进、科学的工程项目管理模式基础上，且符合工程建设项目特点和规范经的管理框架、业务流程与制度体系；充分利用计算机技术、网络技术、信息技术等现代化的方法和手段，对工程项目管理信息搜集、储存、加工、传递、发布、统计及动态查询，形成一个对工程建设项目的计划、进度、质量、财务、工程技术、资料档案、材料设备、

8、安全文明施工及合同管理等高效统一、规范协调的管理和控制体系，以及从工程建设项目管理的实施层、管理层到决策层的信息体系，从而提高工程建设项目整体管理水平，为决策层提供分析决策所必需的准确而及时的信息。实现对工程建设项目管理全过程、全方位及远程的信息控制与管理，最终达到加快工程进度、降低工程造价、提高工程质量、确保安全文明施工、创精品工程、为企业发展服务的战略目标。1.2.2.2 安全目标应严格区分系统内各类资料的安全级别，做到各种涉密信息的绝对安全化管理、查询和传输，采用管理、硬件、软件等各种手段结合严防入侵、防黑客，保证各部门业务的网络办公是安全可靠的。限制对涉密信息无管理、使用权限的非相关人

9、员接触和使用相关涉密信息。 1.2.2.3 性能目标要求解决方案系统输入方便，运行、响应速度快，各子系统密切相关，操作简便。1.3系统的开发原则Ø 实用性投标方所提供的应用系统产品应以工程建设期各类管理业务流程为基础，使业务人员使用系统时无陌生感，但应用系统决不能成为现实手工系统的仿真，要对现行的业务进行适当规范和提高。要以提高信息的实用性和共享性为主要目标，最大限度满足管理的需要。另外，应用程序要做到接口友好，简单易学。要提供在线帮助，使用户在较短的时间内学会使用该系统。Ø 集成性为了使各部门、各单位的信息能得到充分的交流和共享，公司领导能迅速、及时地得到公司生产情况的全

10、面、详细、准确的信息，要防止开发完成的各个应用系统形成信息孤岛。要求应用系统实行统一分析、统一设计，统一开发，所采用的数据库系统平台必须统一。各子系统视开发情况可分批投入试运行。Ø 先进性应用系统的先进性将进行综合考虑。对应用系统开发所用的数据库系统和开发工具及所选择的开发方法、开发策略、开发规范等诸方面做出详细的说明。Ø 安全性和可靠性系统必须具有很高的可靠性和安全性，这是必须具备的一个重要条件，在数据库系统和网络系统的多层管理和安全体系控制下，对应用系统安全系统建立的方式方法提出完整的方案。Ø 可扩充性和开放性系统所采用的技术一方面要符合和遵守国际标准，能满足

11、企业未来一定时期发展要求和扩大升级的可能性，另一方面应尽可能支持公司内现有计算机和信息资源，使现有资源得以保护和利用。Ø 易维护性软件维护的主要目标是适用性维护和改善性维护。建立可维护性的开发环境：应用软件系统应具有很好的容错性，不会因错误资料等原因而导致系统崩溃。第二章 Psoft整体介绍2.1 概述新中大工程管理软件（简称“Psoft”），以国内现行管理业务为基础，吸收国际先进的工程管理思想，将企业管理与项目业务管理融为一体进行设计。该软件采用先进的费用进度评测方法（即以资金转化为工程成果的量来评测工程进度的三值法，也称赢得值法，详见图6），建立科学的监控指标和报告进度，客观全面

12、地反映工程的费用情况和实际状态，进行进度、费用、质量的联合控制和管理互动。该软件强调保证项目实施进展的项目运作平台的管理，通过编辑制订健全的工作规范与监控工作流程，建立项目建设各方及企业内部畅通的运作轨道和约束机制；并实时地工作进度、工作质量施行严谨的管理以及进行工作目标的各种评测，从而保证项目进度和质量的顺利实施。该软件单项应用时，尊重专业。如概预算、计划进度、费用控制、采购、仓储、合同、财务等都装备功能强大的专业软件。这些软件不管何时、何地都可胜任业务上的管理需求。由此各专业的工作都很自然地运行在软件上，从而奠定信息化的基础。该软件联合控制时，以费用控制为主线进行各项业务的整合。在费用控制

13、中心、合同及事务管理中心、采购中心、财务管理中心等四大核心系统强大功能的支持下，将后台财务成本费用管理自动扩延到前台的各项业务管理之中。并对费用的发生和演变情况从成本费用的角度进行跟踪、分析、反馈。通过强化进度、费用、质量安全的协同管理，使各项业务的费用控制与财务管理达到完美的结合。该软件适应FIDIC条款，体现三值管理，支持C/SCSC，满足现行基建行业招投标机制下的工程项目管理要求，完全可与国际接轨。是一个真正的企业级工程管理软件。2.2 Psoft软件总体结构Psoft将工程企业的管理划分为体系管理支撑体系、业务处理系统、办公自动化系统、决策支持系统四大部分进行理解，如下图所示：各个系统

14、的详细模块如下：Ø 管理支撑体系：机构与职能体系规范工作流程工作目标人力资源绩效考核管理支撑体系Ø 办公管理系统：收发文管理送审单管理会议管理邮件公告栏电子会议档案管理工作提示OA办公系统招投标管理合同管理进度管理费用控制事务管理质量安全管理采购管理库存管理财务管理其他管理项目业务体系Ø 业务管理系统：Ø 决策系统：目标管理管理预警综合查询数据挖掘决策系统管理工作在上述四大系统中的流程模型：外部信息交互v强化协同管理(业务间的协同、标段间的协同、建设各方的协同)通过在线信息交互、信息的选择与预置外部信息交互：核 定处 理指 令支 持会 审完 成软件主界面

15、如下：财务管理：本系统是PSOFT软件财务管理的核心，它可以让用户对整个工程项目的财务核算进行集中统一管理，它不仅本身可以独立运行并且支持对采购、仓储、工资、固定资产、费用控制中心、机具使用管理等软件的财务核算工作。它本身提供的功能强大的财务报表系统足以满足用户日常财务统计及分析的需求，为了满足用户对财务分析更高的要求，它提供通用数据接口为报表、财务分析、领导查询、决策分析等相关系统提供财务数据，实现对整个工程项目财务数据的更深层的挖掘，种类更为丰富的查询、汇总、统计和分析功能。业务管理：本系统主要是对工程项目所涉及到的业务进行管理。满足工程项目各方对工程项目中自己所关心的内容管理的需求，如业

16、主所关心的投资成、工程质量安全，施工企业所关心的工程项目的费用、进度等等。同时又以合同履约的形式将两者联系起来，实现企业间的协同模式。知识管理：本系统是信息管理的延伸和发展，它将企业或工程项目的管理信息，通过识别、提炼、开发、分析、归纳，使企业的管理上升到一个新的层次，形成知识管理体系。该系统不仅提供方便的办公自动化工具，使企业摆脱日常繁琐的机械工作程序，将主要的精力集中到工作的管理监督上来，而且企业领导者可用它指导决策付诸行动，从而获得最大的效益。2.3系统特点l 多企业、多项目的协同管理l 办公业务一体化、企业内管理工作流驱控l 建设各方规范履约l 以费用控制为主线的各项业务整合，适应各种

17、成本控制模式l 各项业务联合监控、实时提供项目沟通管理l 基于国情，可于国际接轨l 强调项目各项业务与企业内外部的协同管理与过程的监控；l 为企业与项目提供实时的信息交互；l 巩固提升管理平台（体系、规范、工作流、目标、绩效考核等管理）；l 为企业与项目建立规范、完整的知识管理体系。2.4 广西创新港湾工程有限公司需求说明根据贵公司的需求说明，我们确认Psoft系统总体上完全可以满足各个部分需求说明的，其中：1 工程项目管理模块Psoft系统按项目业务进行模块划分，这部分涉及到工程项目管理的多个方面， 包括Psoft的进度、质量、安全、库存、接口等模块。2 采购管理模块对应Psoft系统的采购

18、管理，支持远程查询供应商情况，提供自定义的采购业务流程，包括审核、审批流程管理，对采购计划、采购订单、检验等进行跟踪，系统提供供应商管理。3 设备管理模块对应Psoft的机具管理，支持远程查询机具设备状况，提供机具设备的日常管理，机具设备的基本信息维护，提供供应商接口。4 客户档案模块对应基础数据、档案管理，系统提供客户完整基本信息的维护，包括增、删、改、查询、调用等。体系提供自定义市场活动类别功能，并可以将相关文档归类存入。5 财务模块系统将新中大财务软件ngpower，国际财务软件Intfi整合到系统中，新中大财务软件在国内占有较大市场，对财务软件的基本需求均可很好满足，同时， Psoft

19、财务系统和业务系统紧密结合,业务数据与财务数据保持一致与共享。6 报表统计功能模块Psoft系统提供丰富的报表，按业务划分，各类报表分布在具体业务模块中。系统提供导入、导出功能。7 人事管理模块Psoft系统提供人事管理功能，对员工基本信息、业绩信息等进行管理。8 系统维护模块psoft系统提供统一的系统维护模块对系统设置，权限等进行管理。第三章 Psoft的项目管理3.1 进度管理3.1.1总体概述Psoft进度管理系统是企业级项目管理软件，为企业协同、项目管理、资源管理提供了一种智能和有效的手段，并在整个组织范围内实现了一致的项目报告能力。系统支持多项目、多任务、多用户的管理；不仅可以表现

20、进度业务所需的各种图形与数据，更侧重通过建立起高效的沟通管理实现进度目标。进度管理系统有如下一些特点：* 项目建设各方的远程协同管理* 多用户、多任务、多项目 * 横道图、网络图、资源图、逻辑关系跟踪图 * 多级进度管理 * 总体的和项目级的权限管理系统* 多层工作分解（WBS）结构，不限级数* 多层组织分解结构（OBS），不限级数* 多层资源分解结构（RBS），不限级数* 多层费用科目结构（CBS），不限级数* 用户可定义成本类别 * 无限种类的总体、项目和资源作息方式系统主界面如下：3.1.2主要功能快速建立项目计划 Psoft根据系统提供的基本数据，如：项目任务的名称、持续时间、在任务上

21、工作的人员和设备的工作量，以及项目任务之间的关系自动完成项目计划的繁琐工作。对计划进行修改、增删、优化后，进度系统自动重新计算项目计划，系统可以自动计算出关键路径，自动计算出每个任务和整个项目的开工、完工日期，提供项目能否能如期竣工，资源分配是否合理等重要信息。 按任务生命周期，管理项目中的工作任务 项目是由一个一个的活动、工作、任务组成的。当这些活动、工作、任务一一最终完成后，项目也就完成。Psoft把为完成项目所安排的这些活动抽象为"任务"，根据具体项目内容，也称为"工序"，"事件"等等。一个项目就是由众多具有特定依赖关系的任务组

22、织起来的。管好任务是Psoft的重要内容之一。 项目经理经常关心的是项目任务已经完成了多少？原计划是怎样的？还有多少工作量需要完成？按当前的进度能否完成预定目标？经理的这些思路，Psoft都编在软件之中。Psoft把一个任务划分为以下四个阶段进行管理，即：比较基准计划（目标计划）、当前执行计划、实际完成和待执行计划（剩余计划或未完成计划）。它为每个阶段的计划都设置了数据域，用户随时都可以查看。这几个计划所代表的内容和它们的关系： 比较基准计划（目标计划）：这里的计划数据记录了最初制定项目计划时项目的状态情况。由于项目一旦开始运作执行，项目计划总是处于动态变化中，如何评价实际实施的计划的好坏，与

23、最初安排的计划相比，是按计划、超前还是落后。为了给项目经理随时进行比较提供素材，Psoft把最初编制的计划作为"比较基准"存储起来，这个计划数据在项目调整过程中始终保持不变，无论何时，当需要原始计划数据时您都可以从这个计划数据域中得到。当前执行计划：项目启动以后，由于主观或客观的原因，有些任务提前，有些任务拖后，计划总是处在变化中，完全按原始计划执行的几乎没有，这才真正反映项目实际。为此，Psoft设置了"当前执行计划"域，并把它作为整个计划的重点向用户提供极为详细的数据。例如：开始时间、完成时间、工期、总时差、自由时差、工作量、费用等。由于当前计划是根

24、据实际已经发生的计划和任务间的制约关系而计算出来的，因此，它对于项目计划的管理和预测都具有现实意义和指导意义。实际完成：实际完成是指那些已经开始实施，或已经全部完成的任务计划。已经实际执行的计划在项目管理中的重要性有两点，即它是计算项目产值的依据，也是规划和预测当前和未来计划的基本信息。Psoft设置"实际完成"数据域，让用户把已经完成的工作和未完成的工作区分得一清二楚。一旦一个任务的实际计划生效，Psoft会按实际计划自动修正当前计划，并且据此计算和预测整个项目计划。 待执行计划：对于经理而言，不仅要考虑一个任务已经完成了多少，还必须知道还有多少剩余的工作量需要完成，这就

25、是Psoft为经理们设置的"剩余计划"，或"待执行计划"。如果一个任务已经开始但还没有做完，系统会根据完成情况自动计算剩余工作量，并重新测算需要的工期和成本。 由于Psoft按经理们的思路设置了相应的计划数据，使得项目动态跟踪就变得非常容易，也显示了这个软件的巨大生命力。用户把采集到的项目任务完成和变动情况输入到Psoft后,系统就按项目实际发生的数据进行整个项目计划的计算，确定新的关键路径，预测整个项目前景。您能在同一张表上或横道图上查看到一个任务"比较基准计划"、"已经完成的计划"、和 "待执行的计划

26、"的各种数据，依据这些充分的数据进行精心安排调配，定会按期完成项目。 从多角度描述项目进度丰富的图表 Psoft不仅可以制定进度计划与监控进度执行，也提供了能反映项目全部状态的丰富的图形和文字报告。网络图：网络图是以描述任务关系为重点的信息，Psoft本身提供了单代号网络图，这是与国际上接轨的。在Psoft的网络图上您可以选择任意5种任务信息进行显示。通过选择不同类别的信息，您可以建立基本信息网络图、基线网络图、跟踪网络图、费用网络图等等。 横道图：横道图是以表述任务时间关系为重点的信息。Psoft把横条图和表结合在一起，使得您既能以图形方式形象地查看任务信息，又能看到具体的数据，便

27、于理解项目。横道图上可以显示出工序的关系线。由于此特性的存在，在查看横道图时，不仅能看出每个任务的开工、完工时间，而且能够知道任务的紧前和紧后工序，就像在网络图上工作一样。 可以把工序信息直接显示在横道条的四周。减少了需要经常把横道条和任务名称一一对应的麻烦。横道条上可以把每个任务的基线计划、当前计划、实际计划、完成百分比、时差同时显示出来，便于进行综合分析。Psoft系统的显示提供最大限度的自定义，包括显示的内容、显示的风格、显示内容位置等，满足客户的个性化显示需求。资源图：资源图是以反映资源使用状况为重点的信息。Psoft为资源分析和跟踪提供了种图形，包括了资源方方面面的信息，它既可以显示

28、单个资源的信息图，也可以显示全部资源的信息图。包括： o 资源需求曲线图 资源在各个时间区段需求数量 o 资源工作量图 资源在各个时间区段的工作量数 o 资源累计工作量图 到某个特定日期为止，资源的累计工作量数 o 超分配工作量图 超出现有的资源强度的工作量数 o 资源已经分配的百分数图 资源的使用效率o 资源当前可用工作量 为进行新的资源分配提供可供再分配的资源工时情况 o 成本图 各个时间区段的动态成本，费用在项目生命周期内分布情况 o 累计费用图 到某个特定日期为止，累计费用数 过滤技术使您迅速得到需要的信息 Psoft设置了"过滤器"，使用它，用户可以自由地把需要的

29、信息过滤出来。Psoft内置了多种过滤器，它帮助建立各种图形与文字报告，报告内容覆盖面广，可以直接使用。它同时提供了自己根据需要建立新的任务和资源的各种报告的功能。3.2 合同管理3.2.1 总体概述合同是指公司在生产经营活动中为明确双方权利义务关系签订的协议，包括公司与外部有关单位签订的合同，以及内部责任合同。合同主要包括以下几种合同：工程承包合同、购销合同、加工承揽合同、货物运输合同、仓储保管合同、租赁合同、借款合同、技术合同、委托合同、保险合同等。本方案应能全面的归纳建设项目合同管理的事务，其中包括招投标文档。并通过分类登记、关联管理、跟踪催办，使原本散落在各个部门和各个人案头、柜子中的

30、所有合同台帐、费用往来、文件往来、进度款、付款凭证、变更及其处理过程记录等均可有条不紊的记载到软件中，使原本难以理清的施工管理和合同事务变得有章可循。它不仅本身具有强大的管理功能，还可很好地桥接工程项目的其它业务管理，如：可在工程进度管理、采购仓储管理、费用控制管理、质量安全管理等各个管理软件之间起到协调、监控作用。本系统所体现的合同业务的工作程序，应包容现行建筑业的工程合同管理，并可适应FIDIC、NEC等国际惯例。PSOFT将各类合同归纳成两种组成，即：n 合同的文档管理（如：技术条件、商务条款、合同遵循法规等）；n 合同的台帐管理 (如：合同的BQ单等)。PSOFT合同管理有如下一些特点

31、：* 合同全过程的管理* 符合FIDIC合同条款* 合同信息的维护、流转* 合同变更全过程管理* 提供总价和单价合同模式* 可自定义变更管理流程* 记录/跟踪/催办送审过程* 实现多人和多次审批流程3.2.2主要功能u 本系统可以对合同的基本信息进行统一维护，包括评标过程文件的录入维护，工程量清单的维护等，合同价格信息维护等，并可以随时查看各合同执行的状况。u 用户可以登记每月施工单位的工程量月报信息、工程扣款信息、工程进度款支付或结算信息并生成相应的每月进度款支付报表。u 用户可以录入相应的竣工结算信息，包括：工程决算书、工程决算签发单、工程结算会签单、项目决算跟踪记录等等。u 用户可以录入

32、合同变更的相关信息，如：合同变更请示文件、变更建议、变更令等，并全程跟踪变更过程，将变更处理的过程完整的记录下来，以便用户今后查询和分析变更的原因和处理方法。u 用户可以在系统中记录违约和索赔相关文件信息，并将违约和索赔发生的过程完整的记录下来备案，以便用户今后查询和分析相关的原因和处理方法。u 对于合同签订审批过程，采用工作流来控制，并对相关人员发出工作提示。u 系统应能够打印出相应合同以及合同的附注信息。u 在相应的报表中要提供按合同、合同编号等信息查询的功能。u 提供的报表包括:未完成合同的汇总统计，已完成合同的汇总统计.u 合同可以挂附件信息(若扫描进文档)。查询报表n 合同履行情况表

33、；n 合同履行情况表；n 合同汇总表；n 付款通知书；n 合同方调查评价表；n 施工专业队考核评价(报告)表3.3 质量管理3.3.1总体概述质量管理子系统的目标是实现工程质量验评项目的建立、维护、与验评标准的关联、提供质量验评表的录入、审核汇总和质量扣罚管理功能；提供全面的质量管理规范，通过对每个质量控制单元的管理保证了项目质量管理的有序进行，提高质量管理水平。施工记录管理：通过质量控制体系，控制标准，规划检验项目、检验级别、检验标准，采用制定标准模板，通过复制模板填写记录，使用户有标准依据、有填写规范；方便地填写记录检验评定结果；现场取证管理；罚款管理；质量事故管理；材料跟踪台帐：建立项目

34、耗材的详细跟踪台帐；质量文件管理：包括质量手册、作业文件、质量监控文件等；文件及记录归档。3.3.2 主要功能系统根据项目进度，对反映作业质量记录的文档进行管理。其中包括，质量规范、质量计划、质量控制点、检验记录等文档的归类、查询与检索。并对项目的优良率等质量指标进行自动统计与报警提示。质量管理可以与Psoft知识管理中的众多功能相互结合使用，如：可以在体系规范管理中关联相关的质量管理条例；在工作主题中对应各承包商或分项工程。3.4 安全管理根据项目进度，记录与管理安全文档，并作查询检索。对于工程项目中的人身伤亡等安全事故进行记录、统计。系统主界面如下第四章 Psoft的物资、设备管理4.1

35、采购管理4.1.1概述采购可以分为一般采购（国内采购）和国际采购。采购业务过程包括采购清单、采购需求计划、采购订单、采购发货通知、采购运输等供需链进行管理。通过信息交互访问，制定有效的采购策略，降低采购成本。并通过对订单的分析，产生催货通知等综合管理。4.1.2一般采购本系统对采购业务过程的采购清单、采购需求计划、采购订单、采购发货通知、采购运输等供需链进行管理。通过信息交互访问，制定有效的采购策略，降低采购成本。并通过对订单的分析，产生催货通知等综合管理。特点：u 该系统功能全面，可支持多种流程，条理清晰，操作简单；u 快速准确地提供各类统计分析报表；u 改善和规范采购日常的事务处理，以减轻

36、各级采购人员的工作量，提高工作效率；u 用户能够在各模块中方便地查询相关的采购信息。4.1.3国际采购本系统通过建立设备材料采购过程的全方位监控体系，实现对制定供货清单、制定供应商短名单、发布招标邀请书、开标、评标、澄清、授标、签约、交图、制造检验、催交、运输、保险、清单、内陆运输、收货检验、入库、保养、出库、余料处理、材料控制等环节的全面控制。为设备材料采购和管理人员提供及时准确的供货动态信息。包括设备材料总体供货进展状态、供货趋势分析以及评价报告等。该系统按国际惯例流程设计，适应企业中大型项目的国内国际采购仓储管理，满足世行货物采购竞争性招标规范要求。主要功能：u 签单之前所有的采购（PU

37、RCHASING）工作及之后的商务事宜及签单之后的催图催货（EXPEDITING）；u 供货商制造过程中的检查试验（INSPECTION）；u 国际、内陆等材料运输（TRAFFIC）与保险、清关；u 接收、保管、发放等材料仓库（WAREHOUSE）工作；u 综合控制（MATERIAL CONTROL）。即：记录进程碑控制点的计划/实际时间，并显示延误警告；并根据ER/RFQ/PO查询、汇总工作状态，出采购进度报告；根据CODE查询、汇总单项设备或大宗材料从ER到ISSUING的全过程状态，出所有材料状态报告；并根据施工周、旬、月或其它任意时间段材料的需求量来平衡需求量和供应量，显示材料短缺警告

38、；u 记录计划价格与每次采购的实际价格（含各类附加费），可根据PO或CODE查询，出预算执行报告；u 登记运输信息，形成装船清单，显示交货清单、本批交货量、累计交货量、余量，出交货报告及船务报告；u 登记发票，形成发票清单，显示发票内容、本票金额、累计金额及余额，出成本报告；登记收发料信息，记录数量及价格入库、出库，形成清单，显示具体内容，出收料报告、发料报告、库存报告等。特点：u 满足按国际惯例要求的采购管理，显明体现规范性、标准化的业务流程；u 在线显示采购状态与预警信息；u 实现施工进度与采购管理的无缝链接；u 实现各部门业务处理的网上信息资源共享，使采购管理人员可快速准确的了解采购信息

39、。并实现远程信息的实时采集；u 实现统一的设备材料编码规则和分类；u 实现统一的基础数据信息控制，即所有的基础数据信息控制只有一个入口，以保证基础数据信息的准确性和唯一性； u 建立安全、可靠、高效、规范的信息管理系统。² 相关报表的浏览：u 采购报表：n PROCUREMENT ENGINEERING REQUISITION REGISTERn RECOMMENDEDD BIDDER LISTn REQUEST FOR QUOTATIONn ACKNOWLEDGMENT FORMn SELAED BID OPENING FORMn BID COMPARISIONn PURCHASE

40、 ORDERn CHANGE ORDERu 催交报表：n EXPEDITING INFORMATIONn EXPEDITING AND INSPECTION SUB-VENDOR PROGRESS REPORTn RECORD OF TELEPHONE CONVERSATIONn EXPEDITING CONTACT RECORDn EXPEDITING HIGHLIGHT REPORTn MARTERIAL STATUS/SHOP INSPECTION STATUS REPORTu 运输报表：n SHIPPING NOTICEn UOS & D LOGu 检验报表：n VENDOR

41、QUALIFICATION DOCUMENTS CHECK FORMu 仓储报表：n MATERIAL RECEIVING REPORTn MATERIAL RECEIVING REPORT REGISTERn UNSATISFACTORY,OVER,SHORT AND/OR DAMAGED REPORTn MATERIAL WITHDRAWAL REQUESTn MATERIAL STATUS SHEET² 相关报表的输出：u 对系统中的报表都能进行打印输出。u 系统中的报表都能转换成EXCEL格式文件输出。采购系统流程图如下： 基础数据 催交 控制信息 运输 制造 签单ER单据列

42、表ER对应的物项投标邀请函列表商务文件列表供货商RBL供货商登记清单供货商详细信息开标清单供货商标价信息订单对应的物项信息澄清清单列表评标清单供货商竞标信息评标物项信息授标函订单审图清单列表对应的图纸信息质量计划列表质量计划对应物项信息质量计划对应监控点信息出厂验收列表出厂验收单据对应物项信息装船验收清单列表装船验收单据对应物项信息运输清单列表运输清单对应物项保险清单列表形式发票列表装箱清单通关通知单列表免税申请清单列表免税证列表免税证对应物项卸货检验清单列表仓储保养二次搬运标识移植二次搬运历史保养物项清单保养对应物项物项领料清单出库单对应物项出库货位余料处理清单余料处理对应物项出库计划资料接

43、收汇总清单列表资料列表清单资料对应物项物项入库接收清单入库单对应物项入库货位入库计划物项检验报告不符合项报告短、溢、损报告 仓储管理催交报告清单列表运输日期记录催交文档记录电话交谈记录交往记录重点问题记录监控方案监控点设置监控点信息过程时间信息基础物项WBS级次对应物项WBS级次维护币种维护计量单位维护计量单位类别维护供货商维护地区代码维护设备材料分类维护领料单位维护员工岗位维护附件维护采购主界面：4.2 库存管理4.2.1 总体概述库存是指在存货点这样一些物资，它们对于某个物资，并将它们分配到使用者的过程中的一系列的事务处理中起着缓冲作用。库存可以是零部件或中间物资，可以是在制品，或者原材料

44、。库存在采购之间起着物流缓冲作用，减缓了用户需求与企业生产能力之间的矛盾，从而保证了产品发送给用户的过程中物流的畅通，给采购和生产留有一定的空间。因此，必要的库存是有益的，但是过多的库存将会占用大量的资金，过多的库存将会掩盖企业管理中的弊病和矛盾。库存数据的准确性必须达到一定层次，否则该数据对整个系统毫无意义。为保证数据的准确性，必须保证两方面数据的准确性，即人机交互时数据的准确性和系统计算时数据的准确性。前者决定于用户所得到数据的准确性和用户的工作责任心，后者则在计算机允许的误差范围内由系统的算法得到保证。其中：n 仓库：仓库是用于存放物资的地方，一种物资至少存放在一个仓库中，也可存放于多个

45、仓库中。仓库可以在本企业，也可以在本地，或者在外地，因此它的定义还必须与地点相联系。同时在库存处理中除了一般的出入库处理外，还必须具有转库功能。仓库定义主要包括：仓库代码、仓库名称、仓库地址、缺省库存状态等。n 事务处理类型：在物资收发中的不同的事务处理类型，将会导致不同的过帐方法，在用户看来会有不同的录入界面。常见的事务处理类型有以下几种：1）入库: 采购入库、调拨入库、采购退货、班组退料、其它入库、盘盈盘亏 入库（盘亏为负入库）。2）出库：班组领用、报废出库、调拨出库、其它出库。n 会计期定义（会计期的期间划分）：由于企业的关帐日期并不一定在自然月份的最后一天，为了使单据日期能切实体现实际

46、的状态，故需用户自行定义会计期的数量和各个会计期对应的日期。将在项目实施时建议用户采用传统的12个会计期的做法。此处需定义所需会计期数和各个会计期所对应的起始日期。n 库存余量初始：库存余量初始是基础数据采集最重要的部分之一，因为其正确与否，直接关系到以后本系统计算处理的正确性。所以，在库存余量初始以前，一般需要企业进行盘点后，再将实际库存的数据录入到计算机中。此处需定义各种物资的数量、结算单价、金额。4.2.2 主要功能本方案允许设置四种类型仓库，分别为虚拟仓库、非独立核算仓库、独立核算仓库和只核算数量仓库。其中，非独立核算仓库一定所属于某个虚拟仓库。在库存中可以设置N个虚拟仓库，每个虚拟仓

47、库可以设置下属N个非独立核算仓库。非独立核算仓库只核算数量，金额核算均在虚拟总仓库产生。库存管理系统可进行物料的各种入库处理、出库处理、盘点处理。本功能包括资金数据的采集和汇总，从库存过帐得出出库成本，提供实时存货信息报表。并从各种角度来管理库存物料的数量、成本和资金占有情况，有利于企业严格控制库存量。特点u 可以设置N个独立核算仓库，如各地的项目部。各独立核算仓库既可以核算数量，又可以核算金额；u 可以设置N个只核算数量仓库，一般应用于委托业务，如甲供材料等；u 一个虚拟仓库下的非独立仓库之间或同一个仓库不同库位之间可以形成移库。物资入库处理流程：进货验收单采购入库采购退货班组退料班组领料调

48、拨入库调拨单盘点卡盘盈/亏入库其它入库入库事务处理物资出库处理流程：班组领用调拨出库报废出库其它出库出库事务处理库存盘点由于仓库出入库的操作频度很高、某些物资存在明显的自然损耗等原因，使得仓库的实际情况是：既使仓库管理员操作的准确率很高、物资保管措施很完善，但仓库中物资的帐面数量和实际数量仍然存在差异。所以盘点是仓库管理必不可少的手段。系统根据用户需要按仓库生成所需物资的空白盘点卡（包含物资帐面数量），仓库管理员实地盘点后录入仓库物资的实际盘存数量，系统将计算出其中存在的差异并对盘点卡进行保存。用户可以在适当的时候将盘点卡的数据转入盘盈盘亏的入库事务处理记录中。库存盘点处理流程：生成空白盘点卡

49、库存的存货用户实地盘点库存物品录入盘存数量和金额修改盘存数量和金额 盘盈 盘亏 入库库存资金核算库存资金核算的前提：用户必须在本模块提供资金核算的依据，如：初始余额、物资采用的计价法、跟随入库产生的入库成本等。库存资金核算的内容：库存资金核算的对象为仓库物资的成本。库存资金核算要达到的功能主要有：通过事务处理记录计算和汇总物资的出库成本。事务处理记录过帐：只有经过审核确认的事务记录才能进行过帐处理。本系统所支持的方法为会计期末一次性过帐。采用全月平均、计划价二种计价方法计价的物资对当前会计期事务记录的顺序要求不高；采用移动平均、先进先出、后进先出三种计价方法计价的物资，其过帐顺序应严格根据时间

50、顺序进行；系统将根据物资所采用的计价法计算各个物资的出库成本，并重新设置某些需要核算成本的出库类事务处理记录的单价和金额。设置事务处理记录已过帐的标志。事务记录的修改、删除、作废和审核修改：当事务记录第一次被保存后，未再进行任何后续操作（审核、过帐等）时，该事务记录应允许修改；否则不允许修改。为了保持数据的一致性和业务的连续性，系统另外提供作废功能来弥补所牺牲的灵活性。删除：当事务记录满足修改的条件，并且为最后一条事务记录时，系统允许删除该事务记录；否则不允许删除。为了保持数据的一致性和业务的连续性，系统另外提供作废功能来弥补所牺牲的灵活性。作废：当事务记录不能修改和删除时，系统提供作废功能来

51、使其失效。作废的前提条件是该事务记录尚未审核。审核：审核的目的在于对将要过帐的事务记录进行确认，发现并纠正可能存在的错误。另外，审核功能也是为系统安全性考虑而设置的，因而审核和录入修改应分别设置权限。库存查询n 提供对库存的查询主要包括：物资库存查询，库存盘点情况查询，按年、按月和按日的收发存查询、与客户有关的查询、与班组有关的查询、限额领料单查询；能够按时间段、材料类别、供应商等不同查询方式对库存材料和发出物资进行分级或并列查询。n 材料消耗调拨报表；n 物资调拨单；n 仓库领物凭单；n 燃料及油料发出汇总表；n 领用汇总表；n 进销存帐；n 物资领用单4.3 机具管理业务描述机具设备管理分

52、：机具采购管理、机具租赁计费管理、机具调拨管理、维修库存保养管理、机具报废管理。机具设备管理中的机具分两类：一类是固定资产类（机械设备类），另一类是非固定资产类。技术实现系统主要由机械管理和机械前台使用管理两部分组成。机械管理主要实现公司级的日常机械管理，包括机械的采购入库、开具调拨单、停台、报废、维修、租金计算的处理。机械前台使用管理主要实现项目部级的日常事务处理，具体提供了机械的使用计划的制定，机械的调拨入库，退库的交接处理，班（组）的机械领用，机械的停台申请，报废申请等功能。系统两部分的紧密结合，做到数据的及时、快速的转递，实现工地和公司间的数据共享，能切实反映整个公司的机械现状。在机械

53、管理查询统计部分，可以根据不同条件查到所需的各种信息。本方案涵盖下列管理业务：机具的验收一般设备到货，需组织验收，对于一些需要安装的设备，必须要求进行调试、安装，试运转合格后方可填制“进货验收单”。作好设备保期内的运行情况记录、收集人并及时报送公司相应部门，以保持对设备质量的可追溯性。机具调拨对于工地间的机具及工具调拨流程，实际上是直接从一个工地调到另一个工地。而操作流程则是先填写退库单，从一个工地退库到公司总仓，然后再由公司总仓开调拨单将机具调拨到使用工地。调拨退库工地甲工地乙公司总仓实际物流：操作流程：机具领用管理手用工具、小型机具、大型工具、安全、劳保用品的领用管理按如下办理：n 员工和

54、中队领取手用工具。手用工具按各工种特性配备，按规定使用年限使用，到期以旧换新，办理领料手续。n 大型工具和小型机具实行“借用制”。n 劳保用品，由项目部仓库按照劳资部门核定的标准发放，超出规定范围的发放，必须经项目劳资部门批准才能发给；安全用品由安全部门核实签字后发放。机具报停有设备需要报停时，由项目部向公司机材部门填送<<机械设备报停单>>，公司机材部门收到后七日内予以确认，并向项目部下达报停设备确认单。租费按日计算。公司机材部门负责提供设备租用资料，公司经营部门负责结算租费。机具维修保养设备大修，其费用由公司承担，公司机材部门制定费用计划，分管经理审批。设备是否进厂大修，公司机材部门征求项目部意见后确定并负责按排驻厂或监控人员。维修过程所发生的一系列费用也列入本次的维护费用中。项目部生产过程中实施的中、小修及各级保养、各类临时修理，其费用由项目部承担。机具租赁租用设备：公司机材部提交租用设备申请，申明租用理由及出租单位、租用设备类型、租用期限、租用费用等，报分管经理批准后在公司机材部洽谈、起草合同。临时、短期(十天以内)租用设备，由项目部实施。租用设备费用，由