YW02监理文件资料立卷归档规定

1、监理文件资料立卷归档管理规定1总则为了规范监理文件资料的立卷归档管理工作，依据中华人民共和国档案法、建设 工程监理规范、国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范、建设工程文件归档 整理规范等有关规定以及档案行政管理部门的相关要求，结合本公司监理工作的实际情 况，制定本办法。2适用范围和档案管理原则2.1 适用范围本规定适用于公司监理业务文件资料的立卷归档工作，其它技术咨询服务业务参照本 规定执行。2.2 档案管理原则坚持监理文件与工程形象进度同步的原则；坚持“谁形成的监理文件，由谁负责立卷 归档”的原则；坚持纳入合同管理和监理人员的职责范围或岗位责任制， 并建立相应的检 查、控制及考核措施。

2、3职责公司的技术档案工作由分管的副总经理统一领导，由业务部负责管理。3.1 业务部职责公司业务部是档案工作的主管部门。a）负责公司技术档案工作监督、检查、指导；b）负责对交工验收工程监理文件的审查；c）负责接收各部移交的合格案卷，并办理交接手续；d）负责归档案卷的保管、借阅、销毁等工作。3.2 业务区块职责对管理区块内的技术档案工作进行监督、 检查和指导，对提交给公司和业主的监理档 案进行审核。3.3 各部门职责各部门负责监理项目资料的收集、统计、保管及项目监理档案的立卷装订工作，并按要求向业主、公司业务部提交监理档案资料。4监理文件资料的归档内容监理资料文件归档，根据提交对象不同可分为两类：

3、向公司提交的档案和向业主提交的档案。向公司提交的监理文件资料应尽量详细反映工程的建设情况，范围广泛；向业主提供的监理档案可只包含监理业务内容，其余内容在施工文件资料中体现。4.1 向公司提交的监理档案的内容包括：4.1.1 监理工作依据性文件a）监理委托合同；b）监理中标通知书；c）施工承包合同（含工程分包合同）；d）监理部成立文件及人员职责分工（注明分管区段划分、人员进出场时间）。4.1.2 监理工作程序性文件a）监理规划；b）监理细则（含安全监理细则）；c）监理交底、监理旁站方案；d）监理月、季、年度报告；e）工程质量评估报告；f）监理工作总结报告；g）监理竣工结算报告；h）保修期监理备忘

4、录i）监理项目评定书（水工）/监理业务手册（土建）；j）项目监理日记。4.1.3 监理日常的重要文件a）开工通知；b）工作联系单；c）向业主提交的专题报告；d）监理通知；e）监理例会纪要；f）安全监理资料。4.1.4 工程技术性文件a）施工组织设计；b）设计交底、会审记录；c）见证取样台账；d）监理旁站记录；e）工程事故处理记录；f）现场签证、工程预结算文件；g）单位工程验收资料（原件），其中水工专业：交工验收证书（工程竣工验收证明书）；土建专业和市政专业：单位工程质量竣工验收记录；h）竣工图、设计变更及地质报告。4.1.5 项目管理其它资料4.2 向业主提交的监理资料应根据业主的要求整理归档

5、，如果业主无具体要求，监理的竣工资料至少应包括如下 内容：a）监理委托合同；b）监理企业资质证书、营业执照；c）监理部成立文件及人员职责分工文件；d）监理工程师资格证书复印件；e）监理大纲（水工）、监理规划、监理细则、监理交底文件；f）业主指令、通知等文件；g）就质量、安全、进度、费用控制与业主的往来文件；h）监理项目平行检测及独立抽检文件材料（水工）；i）旁站监理记录（水工）；j）监理日志（水工）；k）监理组织的工地例会、专题会议纪要；1）监理项目月报、监理工作总结报告；m）其它与监理项目有关的文件材料。5监理文件资料的收集各项目监理部的监理人员，对监理文件必须坚持平时收集和积累的原则， 以

6、达到与工 程形象进度同步的要求；采取自行随时收集和及时催要的办法，收集齐全、核对准确后， 交由专职或兼职人员统一集中保管、借阅。5.1 监理文件资料收发借阅管理监理文件保管人员要建立单位工程监理文件和监理资料收发、借阅登记簿，详细记录收发、借阅文件的单位、人员和时间。监理文件要按单位工程和形成的时间先后或相互联 系存放在档案盒里。在每个档案盒内准备一份卷内文件目录表， 随时收到文件，随时登记， 随时归卷，以免文件丢失、缺少或损坏。5.2 监理文件资料的收集时间要求监理文件收集和积累，总的时间要求是与工程形象进度同步。 工程施工进行到哪道工 序,监理文件就应形成到哪道工序,收集和积累监理文件也要

7、到哪道工序。 要达到工程完 工，监理文件的收集和积累就要齐全、 完整的要求，并要先于施工单位提供监理案卷。 决 不允许出现工程交工验收前，集中突击收集、甚至补编监理文件的情况。5.3 监理文件资料的质量要求监理文件的收集工作一定要把好质量关，为以后的整理、组卷打下扎实的基础。a）收集的监理文字文件必须书写或打印工整，字迹清楚、纸质优良、格式统一，留 足装订线；图样、图标文件的字迹、线条、数字等必须规范、准确、清楚、整洁。收集到 的全部文件都必须签批手续都必须完备。b）需要永久保存或长期保存的监理文件，严禁使用易褪色的圆珠笔、复写纸、铅笔、红色墨水、纯蓝色墨水等材料书写和绘制。对已接收不符合书写

8、材料要求而又无法补救的 文件，字迹清楚的要增加复印件，不清楚的要用黑蓝或碳素墨水笔描写。 最好的办法是在 接收时就坚决拒绝，更换符合质量要求的文件。热敏纸传真文件，不管清楚与否，都必须 另附复印件。c）复印文件、打印文件的字迹、线条的清晰与牢固程度是否达到质量要求，必须认真仔细检查，可用手指擦抹几次，若手指发黑具牢固程度就达不到质量要求，必须另换设备重新复印或打印。d）声像、电子文件要随时收集，随时按六要素配有文字说明，其要求是：声音清楚、 影像清晰、画面完整、不歪不斜、未加修饰剪裁。各种载体不得有水渍、油渍、划伤、灰 尘、霉菌及其他有害物质，保证载体的有效性。6监理文件的整理装订监理文件的整

9、理要遵循文件形成的自然规律， 保持文件的内在有机联系，对全部文件 进行鉴别、编排、组卷、编目等组成案卷，便于保管和利用。6.1 监理文件按单位工程进行整理监理文件按单位工程进行整理。由专业监理工程师负责，将所形成的全部监理文件按 归档范围收集齐全，按立卷顺序进行系统编排、整理。根据文件数量多少，可组成一卷或 若干卷。项目监理部的信息员协助专业监理工程师进行案卷的加工整理。6.2 案卷文件排列总要求文字文件在前，图纸文件在后；正文在前，附件在后；批文在前，报文在后；译文在 前，原文在后。案卷在编写页码前，必须对每份文件、每张图纸进行鉴别，不能只审查文 件的标题，还应注意每页文件的内容、时间和签批

10、手续等是否齐全，不得有重份和重灾。 单位工程形成的分项、分部文件都应按工序、按标段号、按时间仔细鉴别，特别是套用电 子模板形成的文件，更应仔细鉴别。6.3 案卷内文件的页号案卷内文件的页号要逐页编写,每卷一个流水号,不得重号和缺号。有文字的每页文 件正面在右下角，背面的在左下角编写页号；竣工图和图表按张在右下角编写页号，不管 折叠成几层都算一张。6.4 卷内目录要求卷内目录排列在案卷的首页，不编写页号。序号用阿拉伯数字填写；文件标题填写文 件的全称；文件编号填写文号或图纸号；责任者填写编制单位简称或主要责任人， 但竣工 图的责任者不是设计单位而应是竣工图的编制单位；日期填写文件的制发时间；页次

11、填写每份文件首页号，最后一份文件必须填写首、尾号。总目录（列在首卷）和每卷档案的分 目录即XXX工程监理档案总（卷内）目录（见ZY-YW02-036.5 卷内备考表卷内备考表排列在案卷末页，不编写页号。用中文数字标明卷内文件的总页数和竣工 图的总张数以及电子文件的盘数。电子文件必须注明文字、图形、图样格式，以备利用设备查阅利用。立卷和案卷审查者，都应填写姓名及时间。6.6 档案资料的装订a）卷内文件在装订前应去掉原装订的金属物，以免锈蚀文件。文件一般采用A4纸的标准尺寸，大于A4纸的要折叠，小于A4纸的要补镶，要留出30-35mm的装订线。竣工图 采用手风琴式折叠法，图纸标题必须外露。卷内文件

12、有破损的，要托表修复，揉折的要熨 烫展平。b）案卷可采用装订和不装订两种形式，但同一工程文件装与不装订必须同一标准。装订的案卷采用卷夹三孔一线的方法，孔距 80mm装订竣工图时，由于左右厚度不一致， 需加纸板垫至于卷舌相同厚度，再进行装订。7监理文件资料的归档程序项目监理部提交监理资料档案应按如下程序：a）项目监理部在项目监理工作终结或监理人员撤场后一个月内完成对监理文件资料 的整理，使其完整性、准确性和规范性达到本规定的要求。b）项目监理部在资料自查合格、区块完成审核后，填写项目竣工文档总监、区块 审查记录表（见ZY-YW02-05 ,连同档案资料等一并交公司业务部审查。业务部接到档案资料后

13、，应在一周内完成审查工作，填写监理文件资料审阅单（见 ZY-YW02-01。总监应根据业务部所提的问题，在一周内提出整改意见，明确补充相关资料的具体时 间安排。对于今后也无法提交的资料，应在监理文件资料审阅单上提出问题关闭申请。 区块负责人对总监提出的整改意见进行审核，并签署意见。公司分管副总经理审批监理文件资料审阅单，业务部根据领导批示对后续工作进 行跟踪落实。c）经公司业务部审查合格后，项目监理部将档案资料装订成册，同业务部办理监理 文件资料的移交手续d）提交本公司的监理资料可直接归档；提交业主的监理资料档案封皮上加盖公司印章后由项目监理部提交业主，将同业主办理的监理文件资料移交接收单（见ZY-YW02-02返回公司业务部。8 考核公司业务部负责对各部、各项目监理部