什么是程序文件

1、1. 程序文件的含义(1) .程序与程序文件程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件.(2) .质体系程序文件质虽体系程序文件对彩响质屋的活动做出规定；是质虽于册的支持性文件；应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；每一质暈体系程序文件应针对质暈体系中一个逻辑上独立的活动。(3) .程序文件的作用使质最活动受控，对谚响质S的各项活动作出规定；规定各项活动的 方法和评定的准则，使各项活动处于受控状态。-阐明与质活动有关人员的责任：职责、权限、相互关系。作为执行、验证和评审质暈活动的依据，程序的规定在实际活动中执行; 执行的情况应留下证据；-依据程序审核实际运作是否符合要求

2、。刊头、刊尾、修改控制页、止文 可在单份或整套文件前加时,便于颁布、生效口期;2. 程序文件格式及基本内容(1) .程序文件格式通常包括：対面、(2) .対而的内容(根据需要选用)：、 控制文件和进行文件控制公司标志、名称；文件编号、文件名；-拟制人、审核人、批准人及口期，修改状态/版号；修改记录(可专设修改页)；受控状态/保密等能级；发文登记号等。(3) .刊头：在每贝文件的上部加刊头，便于文件控制和管理。公司标志、名称、-文件编号、文件名称；生效H期；修改状态/版号；受控状态；发文覽记号；贞码等。(4) .刊尾(需要时采用)：在毎页文件或每份文件的的末页底部加刊尾说明文件的起草审批、会签情

3、况。拟制人、批准人及口期；会签人及H期；他说明性文字。(5) .修改控制页：可单改与封面或其他附贝合并说明文件修改的历史情况。修改单编号；修改标识；修改人/H期；审批人/ H期；修改内容等。(见附表5.7)3. 正文部分内容(1) .正文部分：描述程序文件的基本内容。说明制订程序的冃的；程序的适用范鬧；实施程序的责任者的职责和权限；程序内容的描述；程序涉及或引用其他文件。(2) . n的说明程序所控制的活动及控制n地；(3) .适川范I韦I程序所涉及的有关部门和活动；程序所涉及的相关人员、产阳。(4) .职责规定负责实施该项程序的部门或人员及其贲任和权限;规定与实施该项程序相关的部门或人员其责

4、任和权限。(5) . r,作程序按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的备个细节；规定应做的申悄(What )；明确每一活动的实施者(1M10)；-规定活动的时间(Men)；说明在何处实施(Mere)；规定具体实施办法(How)；所采用的材料、设备、引用的文件等；如何进行控制；应保詔的记录：例外特殊情况的处理方式等。(6) .引用文件及和关的记录涉及的相关程序文件；引用的作业指导书、操作规程及苴他技术文件；涉及的其他管理性文件；所使用的记录、表格等。例如:文件控制秤序是对公司质杲管理体系所寒求的文件的编写、评审、批准、发 放、使用、更改、再次批准、标识、冋收和作废等过程进行控制，以确保公司部门和T作

5、场所使川现行有效的文件和资料（即适川版本），防止使川作废的文 件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性2、适用范围12.22. 32. 42. 53、耳只责适用于木公司质昴管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下: 质量手册；程序文件；管理性文件：公司规章制度、管理规范、作业标准书等： 质量记录：外来文件：法律法规、上级文件、函件等。3. 23.3的归口管理。4、T作程序品质管理课对质虽体系文件进行控制，并对版水冇效性负责。 公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。品质管理课负责公司有关质S管理体系文件的回收、保存和销毁4.1文件的编写4.1.1质昴手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代

6、表组织相关 人员编写；4.2文件的编号规定质量手册编号：公司简称-SC：程序文件编号：公司简称-CX- XX（XX代表程序文件顺序号）； 外来文件的编号：按外来文件本身的编号：管理性文件的编号：公司简称-XX （注：编制部门代码，代码4, 2. 14. 2. 24. 2. 34. 2. 4表另附）-类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX （注：序号，可略） 木公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行 统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性，准确性，新文件 作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行4.3文件的签署和审批质昴管理体系所涉及的文件

7、在发布和使用前应按质显手册中相关 条款要求执行，以确保文件的有效性和适宜性。4.4有效文件控制4.4.1各部门应编制本部门的受控文件清单，以控制所使川文件 的有效性。4. 4. 2受控文件清单应清楚地标明文件、T前的有效版本和修订状 态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。4.4.3受控文件清单的整理廉则。按部门内、部门外（部门外按 部门）分类整理。4.5文件的收发、冋收及归档4.5.1备部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写文件发 放/回收聲记表C4.5.2在回收文件时，也应在文件发放/回收登记表上进行登记。4.5.3各部门在收到外來文件时，应在外来函件收发登

8、记表上登 记，并要求接收人签？确认。4.5.4各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、淸査，对过时、 作废等文件耍及时清理、撤换，防止过期文件的便用，保持动态管理。4.5.5文件的摆放。应遵守以下基础原则：4.5.5.1外标识明确。4.5.5.2按类分放4.5. 5.3为明确摆放位置，文件夹外部作“U”宁形贴付管理。4.5.6文件的归档。品质管理课负责质量体系文件的归档管理。4.5.7技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部 门自行处理。4.6文件的更改4.6.1文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更 改提出人员填写文件更改单，说明更改原因，然后将此单提交本部门

9、责任者确认，报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代表进行审 批，方nJ实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、冋收，应作相关记 录文件发放/冋收野记衣，确保各部门得到的是最新有效文件，并在受 控文件清单中加以记录。文件更改单应记入文件修订记录O4.6.2文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换 版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。4.7作废文件的管理4.7.1本公司的作废程序文加盖“作废”章，填写文件发放/冋收登 记表，定期销毁。4.7.2如W特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖 “文件保留”标识，以防止误用。4.7.3作废文件销毁应填写质暈记录/文件资料销毁审批表（见质 垃记录控制程序），报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代 表批准后，方町实施销毁。4.8文件的借阅文件需借阅时，借阅人应填写质昴记录/文件资料借阅审批表（见 质显记录控制程序）。4.9文件的评审与更新因外部W索变化或体系改进要求时，文件应沖以评审，评审山品质管 理课组织。评审引起的文件更改执行GB/TI 900 1:2008/IS0900