会议筹备工作十要点

1、本文格式为word版，下载可任意编辑会议筹备工作十要点 会议的筹备工作表面上看显得纷繁简单，但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行沟通。关于会议的筹备，详细讲要做好以下十项工作。 一确定会议名称 会议名称也就是会议的题目，如"全国卫生工作会议' "全国新型农村合作医疗试点工作会议'等。 规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括"现场会'"启动会'"工作会'"座谈会'"研讨会'等。

2、二初定会议步骤 会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后挨次，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，根据先后挨次做出支配。日程是对会议的活动逐日作出的支配，是程序的详细化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不行随便变动。 三草拟会议通知 会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺当起草。报请上级单位批准

3、的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。 四会议经费预算 会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。假如需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。 五办理睬议报批 重要的会议必需报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参与会议的人数和人员级别、会议的经费预算和预备状况等。 六下发会议通知 会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避开遗漏、错发和重发。 下发会议通知应留意两点：一是会议通知下发要准时。下发过早，参会

4、人员简单遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于支配手头的工作，也会降低会议的出席率。 二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参与会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前 12 天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。 七预备会议材料 会议材料主要有三种：一是会议文件 ，包括下发的正式文件、文件争论稿或征求看法的文件；二是讲话材料，包括领导讲 话材料、书面沟通材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何预备会议主持词，它又叫程序稿，通过主

5、持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要留意三点：一是要力求文字口语化。由于主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌消失晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要留意会议程序的连接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避开重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。 八选择布置会场 开会要借助于肯定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的凹凸，对与会人员的心理睬起到不行忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重

6、视会场的选择和布置。 会场的大小要依据参会人数的多少来定，还要依据会议的需要考虑会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。 会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称全都，字数要少 而精，如"全国卫生工作会议'。 二是席位卡的摆放。.台上摆放席位卡的原则是"左为尊，右为次'。.台上就座的人数最好为单数，最主要的领导居中，其他席位卡根据先左后右的挨次分别依次摆放。 三是.台的摆放。一般有两种形式：其一，.台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议，如报告会、工作会等，会场显得比较庄重、严厉、正规；其二，.

7、台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议，如座谈会、研讨会等，会场显得较随和，与会人员之间的关系显得公平。 四是座位的支配。支配座位一般依据会议的性质，假如是座谈会，座位摆成回字形，回字的两边和底边可以多摆放座位；假如是向检查组、检查团汇报状况的汇报会，座位摆成回字形，但是回字的顶部和两边各摆一排座位，底边可多摆放几排座位。此外还可以依据会议的气氛和会场的本身条件支配座位。 九明确人员分工 会议的会务人员可分三个小组，一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理睬议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作； 二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作； 三是接待 组，负责与会人员的食宿支配、会场布置以及工作人员的支配，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。 十会前全面检查 会前的全面检查是进一步落实会议预备工作的重要环节。会前检查一