西软全套教程-软件系统操作说明

1、手册约定本手册对一些格式、规范和动作作了约定，您可参阅以下约定，方便您对本手册内容的理解。动作约定:（1）、单击 表示快速按下并释放鼠标左键的一个按钮。除非特别指明请单击鼠标右键，其它单击的意思一律表示是单击鼠标左键。（2）、单击鼠标右键 表示快速按下并释放鼠标右键的一个按钮。（3）、双击 表示连续两次快速按下并同时释放鼠标左键。格式约定：（4）、带？的位置，单击？或者按F1，系统将自动弹出帮助菜单。（5）、日历样图标 单击日历样图标可编辑日期（6）、灰色显示的输入栏 灰色显示的输入栏为不可编辑栏，其内容由系统自动赋予。（7）、菜单项、数据表或字段名等的表述方式采用例如：散客表示主菜单中的散客

2、菜单项。（8）、多级菜单的表示方式采用菜单名à 菜单名 à 菜单名例如：单击 散客à新建散客预定菜单项，表述的意思为单击主菜单散客下的子菜单新建散客预定。（9）、黑色框 代表框里的内容是对有关内容的解释。例如：Foxhis系统欢迎界面公关销售系统使用说明2第一节 协议管理2一、协议管理3（一）、销售员管理3（二）、房价方案4（三）、房价码设置5（四）、消费模式7（五）、设置协议码9（六）、客户（单位）类别10（七）、客户（单位）管理10（八）、系统房价调整12（九）、协议房价本日时间变化13（十）、宾客消费手工记录13（十一）、佣金管理13第二节 销售预订13一、

3、散客预订14二、团体预订16三、餐厅预订16第三节 查询16一、读卡（ctrl + K）16二、议室预留情况17三、档案查询18（一）、当前住客档案18（二）、当前团体&会议档案19（三）、当前AR帐档案19（四）、客户（宾客）档案19（五）、历史住店档案20（六）、历史团体档案20（七）、历史AR帐档案20（八）、黑名单档案20（九）、宾客留言21（十）、社会信息21四、房类信息查询21五、房间信息查询21第四节 统计报表21一、饭店营业总表22二、经营分析22三、稽核报表23四、报表专家23五、特殊要求统计23六、制作统计广告标牌24公关销售系统使用说明公关销售系统主要针对饭店公关

4、销售部的实际职能，实现协议管理、客房与各餐饮娱乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能。第一节 协议管理系统提供了一套内容丰富完善的协议管理功能，通过销售员管理、房价管理、消费模式管理、协议码与协议类别以及协议档案管理等功能来实现，饭店销售部可以运用其来实现各种销售策略，并将得到准确实用的销售分析报表。在协议单位输入前，必须先对销售员、房价方案、房价码、消费模式、协议码、协议类别等项目进行设定。快捷图标下拉菜单主菜单当前操作员及日期公关销售系统主界面介绍（图）一、协议管理（一）、销售员管理可将全体销售员分成几类。先对其类别进行设置，再对各销售员进行设置与修改。步骤：选择主菜单”协议管理”下

5、的”销售员设置”，即进入图（1-1）界面： 工具栏：把鼠标停留在某个按钮上，系统就会显示这个按钮的功能图（1-1） 销售员维护上图界面为系统代码设置的统一界面，其风格与操作方法与WINDOWS中的资源管理器相仿。屏幕左边为各销售员类别，右边为某一类的所有销售员列表。在中上部有一工具栏，分别对应了增加、修改、存盘、删除、打印等功能，对相应销售员点击鼠标右键也可选择完成上述功能。销售员设置好后，每一个协议档案必须对应相应的销售人员。对某一销售人员的所有协议在酒店的消费额进行统计即为该员工的销售业绩。（二）、房价方案在实际操作中，饭店针对不同时期、不同协议可能实行房价含早餐、房价服务费优惠等各种房价

6、策略，为此系统引入了房价方案概念。房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义。房价方案定义完后，可分别对散客、团体主单、团体成员、协议单位等对象进行设定，因此其应用非常灵活与广泛。选择主菜单”协议管理”下的”房价方案”，进入图（1-2）界面：图（1-2） 房价方案上图列出了各种不同的房价方案。其中，包价可定义房价包含或附加相应费用等情况，如房价含早、入住客房送娱乐券等。如果帐号栏不为空的话说明该方案为指定帐号的特定房价方案，如果帐号栏为空的话，说明该方案为公共的，适用于所有的客人。下面以”001普通房费-自动过早餐”为例进行说明，选择”包价”后，屏幕如图（1-3）。

7、工具按钮图（1-3） 定义房价方案-1(a)、上图的左上方有两个工具按钮，分别对应于费用的新增与删除。(b)、其中”标志”：有”包含”与”外加”两种选择，指房价是否包含该项费用。“稽核（半）”：定义在系统自动补过半天房费时是否需要收取该项费用。有”不收”、”减半”、”全额”三种选择。“日租”：定义在加收全天或半天房费时是否需要收取该项费用。有”不收”、”减半收”、”按比例收”、”全额收”四种选择。©、点击”高级设置”项，可进入图（1-4）界面：图（1-4） 定义房价方案-2若一房价方案未定义免服务费与附加费，则在上图中可定义其具体的费率及计算模式。若某一主单在预订或登记时选择了该类房

8、价方案，则在其散客工作窗口中即可查询该方案的具体设置，并可预览其房租，如图（1-5）：图（1-5）定义房价方案-3从上图可以看出，”001”房价方案表示该类房价包含了18元的香榭早餐费，但在补过半天与加收房费时不再包含，且该房价免收服务费与附加费。（三）、房价码设置在实际应用中，不同的协议有不同的房价优惠，一个房价优惠可以包含不同房类的明细优惠、不同时段设定不同的优惠房价。系统中的房价码即为各种房价优惠，房价明细项目就是各类房针对与不同协议的各种明细优惠。（注：同一房价明细项目可被多个房价码调用）。房价码的定义可分三步完成：(1) 房价明细项目定义(2) 房价码代码及名称的定义(3) 给房价码

9、选择房价明细下面将按步介绍其操作方法。1.房价明细项目选择主菜单”协议管理”下的”房价明细项目”，进入图（1-6）界面：功能按钮图（1-6）房价明细设置一览表上图中先列出了所有房价明细项目的代码及描述。通过”编码”与”名称”功能键可快速查找到特定的项目。选择”新建”或双击某一项目可进入图（1-7）界面编辑详细信息。图（1-7）房价明细项目设置上图分为三个区：代码区、条件区和定价区。其中：代码：只能在新建时输入，一旦存盘则不可再修改。虚拟房类：房类的上一级概念。其具体含义参见”FOXHIS基本概念”中的相关说明。淡季、平季、旺季：饭店根据客源等情况可定义的三种销售季节。模式：定价模式有”优惠”与

10、”实价”两种选择，分别对应于后面的”优惠率”与”实价”两个具体值。单位：定价单位可有”年”、”月”、”天”、”人”四种选择。房价方案：其含义详见上文说明。不同季节可选择不同的房价方案。佣金：给旅行社等计算返佣的参数，有三种模式可以选择 (a)、底价，酒店给旅行社的房价，佣金 = 实际房价 - 底价 (b)、比例，按百分比， 佣金 = 实际房价 X 比例 (c)、固定，一个固定不变的金额 佣金 = 固定金额条件区的前五项均可多选。上图中定义了”DKT03”房价明细项目的含义：湖景单人间与湖景双人间实行每天房价350.00元的优惠价，且房价方案为”000”。2.房价码选择主菜单”协议管理”下的”房

11、价码”，进入图（1-8）界面：功能按钮区图（1-8） 房价码设置a、说明房价码也可以称为房价优惠包，它是由各种房价明细组成上图左边部分列出了各房价代码及其描述等信息。 点击功能按钮区的<代码>按钮，即可进入修改窗口，可对各代码的初始信息进行编辑。其中：代码：可自由定义；描述：应尽量体现该房价码的特点；专用：指该房价码是否为单个协议服务。b.如何给房价码选择房价明细（1）、如图（1-8）鼠标点击左边窗口需要修改的房价码，蓝色的光条就会停在它上面。 右边的上半部分窗口会显示该房价码已选中的房价明细，下半部分窗口显示待选的房价明细。（2）、使用鼠标从待选窗口中选择合适的房价明细拖到上面已

12、选窗口中即可（注：拖动鼠标时不要放开左键，到已选窗口再放开左键）从图（1-8）可以看出：选择”A00005”房价码的协议享受标准房320、豪华湖景房380、豪华套间800、其它房类门市价的优惠价。（四）、消费模式消费模式定义餐饮、娱乐的服务费、折扣和附加费的方案及比例。消费模式适用于协议单位也适用于普通客人。消费模式定义可分通过消费模式代码定义与消费模式内容定义两步来完成。1.消费模式代码定义选择主菜单”协议管理”下的”消费模式代码”，可进入图（1-9）界面：图（1-9）消费模式代码编辑上图中的代码可自行定义，其名称与描述应尽可能直观、明确地表示本项模式的特点。使用查询、增加、删除及修改功等按

13、钮可对模式代码进行编辑。2. 消费模式内容定义消费模式的代码与名称设定好后，可以进行其具体内容的定义。选择主菜单”协议管理”下的”消费模式定义”，可进入图（1-10）界面：图（1-10）各营业点消费模式定义上图的左边列出了已定义好代码与名称的所有消费模式，右边则列出了左边手标所指的消费模式的详细内容。其中：类型：表明本条信息所定义的模式类型。该项可有”优惠”、”服务费”、”附加费”三种选择。部门：本条信息所适用的部门范围, 对应于稽核报表中的营业部门。本系统中一般情况下，”02”表示餐饮部，”03”表示娱乐部。若只输入”0”，则表示可适用于所有部门。菜谱代码：表明是对大类、小类还是具体的菜进行

14、处理。与部门项一样，代码位数越多优先级越高。比例：即模式优惠率（或服务费率、附加费率）。有别于菜单中临时定义的菜单优惠（服务费、附加费）。理由：即优惠理由，需事先在维护代码中定义。模式：定义各类型的计算方法。针对不同的类型有不同的可选项。这些可选项系统已定义好，酒店不能修改。（五）、设置协议码在实际操作中，多个协议单位可能享受相同的优惠模式。为了减少操作，优化系统结构，系统设计了通用协议码管理功能。协议码一旦设定，可以为多个协议服务。当然，也可专门为某一协议设计一个协议码。协议码包含房价码和消费模式选择主菜单”协议管理”下的”协议码”，屏幕列出了所有协议码的基本信息。窗口右边增加、删除按钮进行

15、协议码的增加和删除。通过双击某一协议码可进入图（1-11）对其内容进行编辑：图（1-11）协议码编辑房价码与消费码可通过问号得到帮助。如图中提示，也可双击房价码对其进行创建和编辑。（如果用双击创建房价码步骤同上房价码的创建）（六）、客户（单位）类别在实际操作中，饭店销售部将为各客户单位（协议单位）进行多种分类，如按单位性质、所属地区、企业规模等。正确录入协议类别后，系统将产生相应类别的销售报表以供参考。选择主菜单”协议管理”下的”协议类别”，如图（1-12）所示，可编辑四种不同的协议类别。图（1-12）协议单位类别代码维护（七）、客户（单位）管理定义好上述项目后，可以进行客户（单位）管理。选择

16、主菜单”协议管理”下的”客户（单位）列表”项，屏幕如图（1-13）所示：图中列出了满足条件的客户单位的编号、名称、状态、基本类别、协议码等信息。也可以通过以下步骤查找协议：1、右上角的下拉式菜单中可分别选择停用或有效等状态的协议；2、通过功能按钮输入条件查找；注：名称支持模糊匹配查找找到某一协议后，双击该条信息，可进入图（1-14）查看详细信息或对其进行各种操作。功能按钮下拉菜单图（1-13）协议单位一览表图（1-14）协议单位主单编辑上图的上半部分为协议单位的基本信息，根据实际情况填入即可。其中自编号由销售员自定，电脑编号为电脑自动生成，不可编辑。类别、客户名称、销售员为必输项。下半部分为该

17、协议单位的消费模式，包括协议码、房价码、消费码等的设置。新建一协议单位的基本过程：第一步：上图中输入该协议的基本信息后存盘。第二步：点击菜单中”协议码”项，系统提示新建还是选择原有协议码。第三步：若选择现有协议码，双击选中相应项即可；若选择新建协议码，则参照上文中有关协议码的设置说明完成。第四步：若房价码或消费码设置还需调整，点击相应项即可进入相应界面进行调整。在此窗口中能完成对协议单位的所有操作，主要有下述功能：(1) 修改当前协议单位；(2) 新建一新协议单位；(3) 查找并打开另一协议单位；(4) 通过”另存”功能，用当前信息快速创建另一协议单位；(5) “启用”、”停用”或”删除”当前

18、协议；(6) 点击”签单人”可对该协议单位的可签单人和联系人进行增加。其中还可包括签单人的相片、签名等图片信息（如图1-15）。签单人的信息需事先输入到系统宾客档案。(7) 上图中还可为当前协议选择相应的AR帐号或按照其基本信息自动生成新的AR帐。(8) 该界面还提供了”附件”功能，可对该协议的详细信息进行记录。 图（1-15）（八）、系统房价调整一般的宾馆饭店特别是以旅游业为主的饭店，其销售的季节性是很明显的。各饭店为了更好地吸引和稳定客源，常常在淡季、平季、旺季等不同的季节实行不同的促销价。本系统提供了方便、灵活的房价调整功能来满足上述要求。选择主菜单”协议管理”à”系统房价调整

19、”项，屏幕如图（1-16）所示：图（1-16）系统总体房价调整方案系统允许同时设计多个房价调整方案。若相互间有冲突，通过优先级来解决。每个方案由三部分组成：第一部分可定义该方案的优先级与适用的房价方案；第二部分为条件区，可根据实际情况定义各日期条件和房间条件，可以细化定义到具体的某一天或某一间房；第三部分为定价区，有”优惠”和”实价”两种定价模式。上图中，调整方案一表示：每周的周一、二、三、四四天，JS和ST两种房的房价为300.00元，且房费不含早。调整方案二表示：每年的1、2、7、8、12五个月中的每逢周一、二、三、四，系统中所有房类的价格均打六折，且房费含早。2001年的7月10日，星期

20、二，入住标准房，同时满足方案一和方案二，则其标准房的价格应选择实价300.00元，因为方案一的优先级高。值得注意的是：客人预订或入住时，在散客工作窗口中显示的房价仍为门市价，在过房费时系统才去匹配各房价调整方案，若满足条件则房费按调整后的价格入帐。（九）、协议房价本日时间变化执行此功能本功能系统会检查目前的协议客人本日的房价和昨天比是否有变动。（十）、宾客消费手工记录此功能满足手工补录客人的消费记录。（十一）、佣金管理第二节 销售预订饭店公关销售部的另一重要职能是接受各种预订单，为了便于销售部直接操作，系统在本模块中集成了散客预订、团体预订和餐饮预订三个功能。一、散客预订 散客预订功能在散客工

21、作窗口中完成，该窗口包含了散客的所有信息（如图2-1）。散客预订时应根据实际情况尽可能完整地输入预订信息，特别注意对来源、类别、单位等信息也应正确输入，从而保证销售报表的准确性。需要注意的是本系统支持一个预订单对应一个房间，因此如果某个客人同时预订多个房间的话，需要建立多个预订单。可以使用系统提供的另存功能方便的建立多个预订。另存有两种模式：另存图2-1（销售系统散客预订界面）（1）、另存预订到房类（如图2-2）图2-2预订主单另存到房类（2）、另存预订到房间（如图2-3）图2-3预订主单另存到房间二、团体预订与散客一样，系统提供了团体主单工作窗口来完成团队预订操作。有关团体工作窗口及团体预订

22、操作在预订接待系统中已有详细介绍，这里不再细述。销售部做团体预订时往往有很多信息如所用房间、记帐情况等都还不确定。一般情况下，各部门间需事先做好协调工作，由销售部与前台接待分别执行相应的步骤。与散客预订一样，团队预订单输入时也应特别注意团队来源、类别、协议单位等信息的正确输入，从而保证销售报表的准确性。三、餐厅预订公关销售部还可能接受餐饮或娱乐各营业点的预订单，因此本系统也提供了餐饮预订的功能，与综合收银系统直接链接。其操作方法详见综合收银系统的相关说明。第三节 查询公关销售部为了更好地开展工作，需要及时、详细、准确地了解当前档案、历史档案、各房类销售情况、房间使用情况、会议室占用情况等信息。

23、一、读卡（ctrl + K）读取贵宾卡或各种订房卡中的内容，系统会显示出该卡持有人的详细信息。选择主菜单”查询”à”读卡Ctrl + K”项，屏幕如图（3-2）所示：进行内部卡和外部卡的选择：内部卡只酒店自己发放给客人的贵宾卡：外部卡就是各种订房卡如：金色世纪订房卡 图3-1 图3-2（读卡选择）二、议室预留情况1、以状态图形象的体现一个星期，各个会议室被使用的情况2、开始日期可以选择任何一天，也可以指定查询某个会议室3、会议室一天分三场（早、中、晚），在状态图上以圆圈表示4、有颜色的圆圈表示该会议室当天当场被订，无色为没有被使用5、鼠标停留在有颜色的圆圈上会显示是哪个单位在使用该会

24、议室 6、会议室的预订在团队操作中完成 图3-3三、档案查询档案查询可以查询当前系统中所有预订（R）、登记（I）、确认预订（C）、本日结帐（O）、上日结帐（D）、临时挂帐（S）、取消（X）、历史等客人以及团队和应收帐款单位（AR帐）。（一）、当前住客档案 选择”查询”à”当前住客档案”进入图3-4，双击某个档案可看到详细内容点击按钮可输入条件下拉菜单可对状态选择图（3-4）当前住客档案列表 （二）、当前团体&会议档案当前团体会议档案中包含了当前系统中各种状态的所有团体与会议。选择”查询”à”当前团体&会议档案”，进入”当前团体列表”窗口，所有界面和操作方法和

25、当前住客档案列表相似。（三）、当前AR帐档案AR帐即后台应收帐，通常是指与饭店签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。当前AR帐档案中包含了当前系统中有效状态或刚结清帐务的AR帐。选择”当前AR帐档案”功能后，进入”当前AR帐列表”窗口，其界面与操作方法与上两个查询界面相似，不再细述。（四）、客户（宾客）档案客户（宾客）档案包含了历史住店客人及协议签单人与联系人等客人档案，详细记录了客人每次住店的客房与帐务信息。选择”客户（宾客）档案”功能后，进入”客户（宾客）档案”窗口，具体界面及查询方法和当前档案相似。在这里还可以对某个客户档案进行增加和修改，详细操作界面如图3-5。注意：客人信息输

26、入出现下列情况之一，则该客人离店后其信息将不进该档案： “姓名”为空值或“NO NAME”； “编号”与“证件”同时为“？”或空值； “单位”与“地址”同时为空。 图3-5（客户档案增加修改界面）（五）、历史住店档案凡曾预订或登记的所有散客、成员或其它类型档案，不管其是否曾经入住，也不管客人信息是否输全，在变成无效状态的第二个夜审后，均进入历史宾客住店档案，且逐条、完整地记录其原始信息。具体界面及查询方法和当前住客档案列表相似。（六）、历史团体档案包含了曾入当前团体档案的所有团体，可查询其主单、帐务等信息。具体界面及查询方法同上。（七）、历史AR帐档案包含曾入当前AR帐档案的所有后台应收帐，可

27、查询其主单、帐务等信息。具体界面及查询方法同上。（八）、黑名单档案黑名单档案的主要目的是管理有不规行为、不受饭店欢迎的客人，如逃帐客人、常赖帐客人、公安局通缉犯等。当然，也可记录很重要的客人，如VIP客人等。这些只要对档案类别进行区分即可。具体界面及查询方法和当前住客档案列表相似。（九）、宾客留言用于编辑和查询宾客的留言，具体界面及查询方法详见预订接待系统相关说明。（十）、社会信息用于编辑和查询火车、飞机、宾馆、商店、餐馆、公园、长途汽车等多种信息，也可用于介绍单位的管理。具体界面及查询方法详见预订接待系统相关说明。四、房类信息查询在主菜单”房类”下可以查询到有关房类的各种信息，主要有：1.

28、房类清单2. 房类预留分配安排表3. 房类预留明细表4. 房类分配明细表5. 房类安排明细表6. 房类明细分析7. 售房预测明细报表上列各表界面与操作方法详见预定接待系统中的相关说明。五、房间信息查询在主菜单”房间”下可以查询到有关客房的各种报表，主要有：1. VC&VD房按房类列表2. VC&VD房按楼层列表3. 客房列表4. 客房简报5. 客房两周预报报表6. 客房使用实时报告7. 实时房态表_18. 实时房态表_2上列各表界面与操作方法详见预定接待系统中的相关说明。第四节 统计报表在实际运行操作中，公关销售部需要对总体经营情况、各部门营业情况及相关报表进行分析与统计，本节

29、中介绍的统计报表在一定程度上满足了公关销售部的需要。一、饭店营业总表选择主菜单”统计报表”下的”饭店营业总表”，可以进入营业总表分析窗口，如图（4-1）所示：日期可以自由选择 图4-1图（4-1）营业总表分析上图的主体部分即为所选营业日的营业情况日报表，该表包含了当日所有部门与各营业的营业额、当月累计数、月计划数、月计划完成百分比、年累计数、年计划数及年计划完成百分比等信息。在屏幕右列可以选择任一营业日期。”打印”功能则可以报表格式打印出该表。二、经营分析上述的营业总表分析以数字列表的形式体现了饭店的经营情况。在图（4-2）界面中可通过图表的形式分时段进行统计分析。图（4-2）综合分析上图的左

30、上角”项目”有下拉菜单以供选择不同的分析，图的右上角图例可以选择图形，中间有日期供选择。三、稽核报表 系统通过夜间稽核产生了非常丰富的各种报表，如经营情况日报表、客房经营日报表、 应收帐款本日发生额对照表、应收帐款本日发生额明细表、应收帐款帐龄报告表、优惠情况汇总表、本日优惠细目表、住客人数分类情况统计表、本日进住人数分类情况统计表等。各报表的查询与打印方法均一致，参见系统基础知识中的相关说明。四、报表专家除稽核报表外，系统在报表专家中也为各模块提供了丰富的报表。针对公关销售部，系统提供了销售员业绩报表、协议单位业绩报表、协议单位住房报告等报表。各报表的查询与打印方法均一致，参见系统基础知识中

31、的相关说明。五、特殊要求统计可以自由选择特殊要求进行统计六、制作统计广告标牌可以对各部门的制作的标牌，海报进行录入和统计选择”统计报表”à”制作统计广告标牌”就可以进入广告标牌统计窗口如图4-3在图4-3中可以自由选择部门、标牌种类、时间段进行检索在图4-3中点击录入，就进入输入窗口如图4-4，可以对某一天某个个部门的各种标牌进行录入。图4-3 图4-4前台收银系统使用说明1第一节 帐务处理2一、前台帐务2(二)、怎样查找客人的帐务(主要有二种方式)2(三)、有关客人的帐务信息3（四）、功能按钮5二、前台团队帐务处理14三、宾馆工作帐16四、应收帐务17(一)、新建应收帐17(二)、

32、查找应收帐17(三)、修改应收帐18(四)、应收帐务处理18第二节 其它操作18（一）、催帐报表19（二）、交班报表20前台收银系统使用说明FOXHIS前台收银系统主要由帐务处理 、其他业务、交班报表、信息查询、报表系统等部分组成。前台收银系统的主窗口如图（1-1）主菜单下拉菜单快捷图标当前操作员及日期第一节 帐务处理一、前台帐务选择”帐务处理”à”前台帐务” ，屏幕弹出宾客列表窗口（如图1-1）。（一）、前台帐务的介绍，我们的系统把酒店的前台帐务分成以下几种1、 房间帐，指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自负的杂费等2、 团队、会议的公付帐务，因为对于团队来说它的费用

33、一般分成两种a、由团队统一支付的费用如个房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐。b、各个房间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归在（1、房间帐）里面。3、 宾馆工作帐，顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户，称为宾馆工作帐。如酒店有一项非住店客人的停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改了，所以就可已在宾馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数是正确的。 在这个窗口我们根据帐务的不同分成4种a、散客&的成员（1）b、团队主单（2）c、会议主单（

34、3）d、宾馆工作帐（4）(二)、怎样查找客人的帐务(主要有二种方式) 1、方法一：在图（1-1）中， 逐个找到客人的记录，双击就可以进入客人的帐务了。功能按钮标题栏 图（1-2）在这个窗口系统默认以房号顺序排列，如果想改变排序方式，单击标题栏中的任一项目就可以改变列表的排列方式。在列表窗口中，拖动右边的滚动条可以对屏幕翻页。单击右边功能按钮中的Q.查询（快捷方式-空格键或直接按字母（Q）也可以），系统会弹出另一窗口（如图1-3），输入相关的条件按回车键或点击确定按钮可以快速定位到客人帐务。一般情况下，我们总是通过输入相应的房号进入客人帐务，这也是系统推荐的进入宾客帐务的方法； 图1-32、方法

35、二：如你正在处理一个客人的帐务，此时如需处理另一宾客帐，则直接按Enter回车键，屏幕将弹出一查询窗口（如图1-4），可以输入房号或帐号而直接切换到另一个宾客帐务。当然在这里你要根据实际的情况，选择主单类别和主单状态。系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，支持对姓名和单位的模糊查找功能。第二种方法为在进行帐务处理时，几个宾客帐间切换提供了方便； 图1-4(三)、有关客人的帐务信息在进入了客人帐务以后，系统如图(1-2)所示，它主要分为三个区：有下拉菜单可选图（1-5）A区：登记的客人信息，主要包括帐号(帐号后I-主单状态在住)，其它状态详见附录，主单标志、客人姓名、房价等信息，这些

36、信息是由接待员录入的。B区：帐务分类汇总显示。如果房间住两人以上这里还可以分不同的客人显示各自的帐务。当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的人里面，对于电脑房费和电话费则无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。C区：明细帐务信息，显示的方式主要由屏幕的右上端的选项而有所不同，目前主要有五种显示方式，而默认的方式为有效帐目。它在帐务信息栏中一屏能显示15条记录，也可通过Pgup、Pgdn或拖动右边的状态条来实现移动记录。在这个屏幕里你可以对帐务进行选择（如图1-5所示），打上勾的就是被选中的帐务，这样你就可以对这几行帐务进行转帐、结帐等操作了。在这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）

37、和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。 日期：帐务发生的实际日期帐次：它表示客人的第几笔帐。工号：对该笔帐目进行操作的操作员工号。班号：进入模块时输入的班号。项目：费用的名称摘要：费用的说明及传票号码。代码：营业费用码，一般在系统初始设置中。转帐信息：为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。房号：发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。金额：营业日期：系统的日期。发生时间：帐务发生的实际时间。 标志：帐务的标志，主要有以下几种： NR（在标志一格不显示）：正常发生的帐务。 C 原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NR&#

38、224;CCO 由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额向反的帐AD 用调整功能输入的帐标志为ADCA 原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由ADàCALT按行转帐转进和转出的帐D区：功能区(也是我们下面要着重讲解的)，它还包含右下角一些工具按钮，你可以把鼠标指向某一按钮，就可以知道它的功能了。（四）、功能按钮帐务里的功能按钮图1-6图1-7结帐功能里的按钮 功能按钮分为两组，见图1-6，1-7，我们分别介绍这两组按钮a、 帐务里的功能按钮l 收款（D）快捷键为ALT+D ，押金为现金的输入 宾馆在客人入住后，为避免或减少逃帐，一般要求客人预付一定数目的定金。操作方法：鼠标点击功能区中的收款（

39、D）或用快捷键ALT+D也可以，系统会弹出定金输入的窗口，付款方式为RMB，输入金额、流水单号(如押金单号)，选择确认（O）或ALT+O。这里可以对押金单进行电脑打印。 其它方式预付押金：在窗口的A区中用鼠标双击结算的空格，系统会跳出付款方式让你选择，你只要选择相应的付款方式就可以了。也可以由前台接待的系统输入结算方式。l 信用（S）快捷键为ALT+S ，押金为信用卡的输入（如图1-8）信用卡授权记录 图1-8 在图1-8的窗口里面，你只要输入相应的内容，然后鼠标点“确定”，这次输入的信用卡授权就会显示出来。如果你不想要这次授权记录，也很简单，用鼠标双击这次授权记录（如图1-8），系统会提示你

40、是否确信要删除记录，选择“是(Y)”系统就会把选种的记录删除掉，“否（N）”的话就不删除。l 费用（C），本功能完成费用的输入和调整（如图1-9） 费用输入 一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点(如商场等)则需有前台收银员帮助输入电脑小框打上勾为调整费用图（1-9）图例中50A指洗衣费用。费用代码由3位数组成，前2位表示营业点代码，一般根据各酒店的实际情况设置，第3位为服务码，是系统内定的。费用码按F1可以得到帮助。在费用输入的时候，除了服务码H-优惠、S-逃帐两种情况金额可以输负数，其余都不能为负数。 图1-9说明给周海这个客人输入了一笔商场费

41、用288元，日期是2002-9-29，单号为023564费用的修改有时因为各种原因，我们需对客人帐务做相应的修改，如上例中，误输了商场费用288元，而实际费用为260元，我们有二种调整方法：方法一：在图（1-9）中我们把（A调整）前面的小框打上勾，则进入费用调整。再输入商场代码50A，在金额处输入-28，选择O确认，系统生成一笔标志为“AD”的金额为-28的调整帐务，这样在客人的帐务上最终洗衣费用为260元。费用调整中的金额没有负数的限制。方法二：利用冲帐功能，先把蓝色的光条定位在那笔商场费用上，使其被选中，再选择功能区上冲帐（A），系统会弹出图（1-10）的窗口。把帐务冲掉后，再重先输入一笔

42、帐即可。 注：冲帐功能的特点 a、只能冲当天发生的帐，如果用该功能去冲以前发生的帐或别的营业点（如餐饮、娱乐等）转过来的帐，系统则自动转化为调整功能 b、在图1-10中“调整为”这列中输入你想把这笔帐冲成多少，如果输入“0”则全部冲掉，那么这笔帐在有效帐务里就不显示了。如果输入金额，系统会自动转化为调整功能。因此帐务调整也可以通过这个方式来实现，就可以不用前面的调整功能了。 c、如果帐目被完全冲掉的话，系统会给帐目加上标志，原来的帐标志为“C”，系统自动生成的调整帐标志为“CO”。如果 d、如果转化成调整功能则帐务的变动同调整功能。图1-10l 转帐（T），顾名思义就是把客人的帐务从原来的地方

43、转移到另外一个地方。 转帐有二种方式：1、按行转帐2、部分转帐 1、按行转帐：选择转帐（T），并选中按行转帐方式，屏幕如图(1-11)图（1-11） a、上半部分的窗口显示待选帐目，你可以从这里选择需要转帐的帐目。这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。 b、中间为功能按钮，两个箭头键分别为上下选中按钮。全选和反选只对上半部分窗口有用，即全部选中窗口里的帐目，或反向选择窗口里的帐目。条件按钮也只对上半部分窗口有用，即按指定条件选择帐目如图（1-12）。你可以选择费用类型，房号、费用日期等等。打

44、印按钮只对下半部分窗口有效，把已选窗口里的内容生成帐单打印出来可以给客人签字。c、下半部分窗口显示已选帐目。 d、窗口的底下一行输入目的房号，确认好目的客人后，按人头图像左边的箭头，完成转帐，系统会告诉你成功了几行。 图1-12 2、部分转帐：选择转帐（T），并选中部分转帐方式，屏幕如图(1-13) 图1-13 部分转帐其实是一种金额方式的转帐，在代码处输入相应的代码，金额处输入转帐的金额，选择O.确认。这样系统就完成了以一种费用代码的金额转帐，它是一种汇总转帐的方式，只是在目的帐务中是以转过的费用的代码来体现的。两者的区别 1.按行转帐只能转已发生的费用。 2.部分转帐通过金额方式进行转帐，

45、可以转任意金额的费用。l 结帐（P），结帐退房 选择结帐（P），屏幕弹出选择一起结帐客人的窗口如图(1-14)所示： （1）、如果房间有留言备注，系统则先跳出留言备注窗口。（留言备注可以记录该宾客的一些特殊情况，比如上一班收银员需告诉下一班收银员对该宾客结帐是要注意的一些事情，就可已写在备注里，这样下一班收银员对该客人结帐时，系统就会自动跳出备注窗口，提醒当班收银员。）对于这种备注操作员要灵活应用起来，对日常工作会有很大的帮助。图（1-14） （2）、图（1-14）窗口中间显示了当前可能需要结帐的房间（有联房的话就会出来多行）供你选择，绿色的一行为当前结帐的房间（这一行帐是必须被选中的），其余

46、的结帐栏的勾可以被选上（一起结帐）或去掉（暂时不结帐）。中间加收房费一栏，系统会根据日租加收时间设定（这个时间由工程师根据酒店的具体情况设定），默认跳在半日或全日租上，当然最后还是可由操作员根据实际情况选择是否要加收半日还是全天房租。例如：酒店设定在1230以后退房要加收半日房费，如客人在下午1300退房，则加收房费栏中系统默认“加收半天”的选项被选中，一旦选择确定，系统会自动加收半天房费。 （3）结帐方式 系统有三种结帐方式 图1-15 a、选择“C.结帐退房” 进入结帐退房状态（如图1-15），窗口类似前面介绍的（图1-5），选择“收款（D）”在结算款录入窗口中，选择宾客的付款方式并输入客

47、人的欠款额（系统会根据宾客当前的余额自动显示，你也可以修改这个数字），输好金额后，按“确认（O）”。这个过程我们也称它为平帐过程，因为客人要结帐退房的话必须得把他的帐结平，系统才允许你做退房。在你看到客人的余额等于0后你就可以选择“确定（O）”，系统就自动把房间退掉，并显示如图（1-16）的帐单。在这个帐单里你可以选择多种方式打印。图（1-16） b、选择“P.部分结帐”，屏幕如图（1-17），你可以根据客人的要求给他做部分结帐。指定金额结帐输入金额 图1-17 在这里你可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进行结帐，你也可以指定金额结帐见上图。确定后就进入部分结帐功能如图（1-18）。 图1-1

48、8收款（D）就是结算款输入转销（Z）把客人原来交的押金转成这次的结算款费用（C）费用输入帐单（P）打印帐单确定（O）平帐后，最后的确认退出（X）终止结帐 c、选择“T.提前结帐至”，如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天就先结算掉，你就可以选择“T.提前结帐至”。输入日期，系统会计算出需预收的房费，自动转入部分结帐功能。 注：在“结帐（P）”的按钮上点右键有右键功能，具体的操作和上面所讲的一样。l 补救（R），屏幕如图（1-19）1、 撤消（R），撤消前面的结帐或部分结帐。如果客人有多次结帐，系统会有一个列表让你选择。如果客人已经结帐退房，必须先撤消结帐退房，才可以撤消前面的部分结帐。2、

49、重建（B），重先从客人的明细帐务计算客人的当前余额。3、 帐单（P），补打各种帐单4、 定金（E），补打定金单 图（1-19）l 其他功能如图在屏幕的右下角有六个按钮，把鼠标停留在某一个按钮上，就会显示该按钮功能。 1、修改电话等级（快捷键F2），通过这个按钮可以给客房开关线。2、定义允许记帐费用（快捷键F3），这里定义允许客人住店期间在那些营业点消费时可以把帐挂房间。定义可以按部门，也可以按营业点。单击该按钮，你可以选择允许签单记帐的营业点，被选中的营业点在其复选框中有标志。3、通知查房（快捷键F4），通过电脑向客房中心发查房请求，减少部门间电话联系。4、留言备注（快捷键F5），留言和备注的

50、输入。5、联房管理（快捷键F6），设置联房（界面如图1-20） 图1-20 把两个房间关联起来，对以后结帐，查找都有好处，可以联房结帐，联房查找。 通过“增加（A）”、“删除（D）”完成联房，“切换（S）”联房之间的切换 “定义转帐（T）”定义联房之间帐务的自动转移（不建议操作）。6、其他功能（快捷键F7），界面如图1-21 图1-21 （1）、显示帐目：显示帐目能为我们分类查看帐务信息提供方便，如我们需查看客人电话详细信息，我们就可以使用此功能。（2）、主单日志：查看客人主单的操作日志，操作员对客人主单的修改，系统都会有日志记录，已备查询。（3）、团队主单：快速从成员房间切换到团队主单。（4

51、）、团队成员：列出团队成员列表，可以在这里快速选择成员，进入成员房间帐。（5）、自动转帐帐务：查询自动转帐转出去的帐务。（6）、房价方案：查询房价方案。房间的房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义（7）、协议签单人信息：如果房间为协议单位的用房，通过这里可以查询到协议单位相关人员的照片和签字笔迹的图片。（8）、费用快速查询：通过简单的条件输入，快速查询客人的帐务（注：这里的日期为帐务发生的实际日期）。（9）、换房和改房价：如果本房间有换过房或改过房价的话，通过这里可以查询原来的房号和房价信息。二、前台团队帐务处理团体的结帐相对散客帐务处理要复杂一些，因为团体帐务

52、是由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单和团体成员主单。团体的结帐过程首先必须把每一个属于该团队的成员帐结清也即成员主单状态由IO状态，最后才能结团体主单。只要有一位成员还在住，就不能为团队主单结帐。(1)查找一团体主单帐务团体主单帐务的查找方式与散客帐务查询基本一致，进入前台客人帐务列表，选择团体主单标签，选中某一团体。团队帐务显示的窗口和房间帐务显示的窗口大同小异。(2)团体付费的查询与设置由于团体帐分为团体帐务和成员帐务两部分，而这两者之间通过团体付费的设置实现自动转帐，所以团体付费的设置是否正确就会关系到最终的结帐速度，通常团体付费的定义是由前厅接待员在预订或登记时完成的。在此我们只需查询就可以了，具体操作如下：在主菜单中找到交班报表 定义转帐，如图(1-22)图（1-22）上图中左边是团体信息列表框，列出了当前所有未进历史档案的团体帐号、团名及标志。× 本费用为成员自负付费。 由团体付的费用(详细的可见右边费用列表框内标志的费用，它会自动转帐到团体主单帐务中)。如我们要修改团体付费的定义，可以选择S.设置。用鼠标单击某项费用，使费用复选框中出现标志，选择O.确认后，团体付费的有关定义就完成了。(3)团体结帐步骤： 1、选择其他功能中的团