综合性办公大楼智能化系统工程文档管理方案

1、综合性办公大楼智能化系统工程文档管理方案1. 工程文档管理制度1) 由专人负责项目文件的发出、接收、流通、存档等工作，所有项目过程中发生的文件须交由文档负责人保存，以确保文档的完整性。2) 项目之初应单独开立该项目的硬件文件夹及电子文件夹。3) 所有项目文件应予以编号归类，文件编号排版格式应按项目性质及包含内容予以提前制定。4) 原则上，所有往来文件须包含以下几项：公司标志、接收人、发出人、页数、日期、主题、内容、签名或盖章。5) 往来项目文件须建立原件文件夹，基本划分为发出和接收两大类，然后按日期顺序排放。6) 接收的传真文件应先复印一份附于传真件后存入原件文件夹，以保证文件的持久性。7)

2、接收文件即时加盖接收章（即时间章），发出文件即时加盖传真已发章。8) 往来文件在存入原件文件夹之前应先根据需要复印，并将复印件在项目组内给相关人员传阅或给相关人员签收。9) 为方便文件的查阅，所有发出文件原则须有电子版，同时所有往来文件须在电脑内输入相关信息，如接收/发出日期、主题、文件编号、接收/发出方、页数等内容。该表格应至少一周内更新一次，以确保信息的即时性和准确性。2. 具体包含内容及流程2.1. 发出文件处理步骤根据文件内容确定文件编号，进入相应电子文件夹中，文件出草稿后请相关负责人员（如项目经理、技术经理）审阅修改，最后请项目经理签字确认后发出。传真发出后盖传真发出章，如需签收，填

3、写签收单，文件发出后复印一份后，原件存入原件文件夹。将复印的文件盖上传阅章，并写上需传阅的人员的名字，请相关人员传阅。文件传阅结束后及时按类别存档。2.2. 接收文件处理流程如属碳性传真纸文件，应先复印一份附于其后，根据文件内容确定文件编号，并用铅笔写在文件右上角，在文件右上角同时盖上接收日期章，原件复印后放入原件文件夹。根据接收人要求，将文件复印或传阅给相关人员，文件传阅后仔细阅读相关人员批示意见，并做出相应安排，需要处理的回复或处理的文件应尽快处理。文件传阅或处理完毕后及时按类别存档。2.3. 特殊文件的管理1) 内部备忘录：内部备忘录属于内部人员协调沟通的一种书面文件，单独分类编号，除原

4、件按日期与其它工程文件存放在一起外，传阅后的文件也单独存放。2) 往来公函签收单：签收单包含签收单编号，接收日期，接收单位，接收人签字，接收内容，文件编号，页数等内容。同时须定期输入电脑，以便传阅文件的签收情况。签收单也将单独编号，单独存放。3) 合同项目报价单、工程现场签证单、工程量申报表及其它涉及商务方面的接收和发出的文件的原件及传阅件，为保密考虑，都应单独存放。4) 工程报验单、中间工程验收证明等涉及验收方面的接收和发出文件也应单独存放。5) 建筑材料报审表、进场设备报验单等关系到材料结算部分的文件也应单独存放，并定时在电脑中录入材料进场数量。6) 已批复的工程施工联系单、业主事项通知单

5、、监理工程师通知单、甲方变更通知单等由业主/监理签字发出的文件除在原件中存档及传阅后分类归档外，同时应复制一份单独存放在文件夹中，以便及时翻阅。7) 合同应单独存放，并应及时列出清单。8) 在工程管理过程中接收的技术资料，应按系统单独存放，同时须及时更新资料清单，以便技术人员查询。借出时须及时登记及催还。2.4. 工程文件收发及处理流程图文件接收流程图 表一 开始相关单位向项目组正式提交文件 项目组助理填往来公函签收表核对相关单位呈报内容与送交的文件 是否相符或合要求 否 是项目助理做好文件的编号并将正本分项存档 双方在签收表上签字确认 项目助理通知项目组相关工程师已接收的文件 项目组相关工程师处理文件 文件发送流程图 表二 开始 项目组人员整理要发送的文件项目组相关系统负责工程师审核修改文件 否是否合要求 是项目助理做好文件的编号 填写往来公函签收表 项目助理将文件送给相关单位接收人员 双方在往来公函签收表上签字确认，并各保存副本项目助