分组式会务工作安排

1、会务工作安排、会务负责团队:接到会议通知后，办公室应根据会议的出席人数、与会人员情况及会 议规格成立会务负责团队，确定总负责人、会议策划组、会议后勤组、会 场布局组、会场服务组、电子设备组、影像摄录组、会议签到组、会场引 导组、会场应急组等各组工作人员。会务负责团队成立后，立即发挥会务领导作用，根据会议服务要求, 具体安排部署会务各组的工作。二、总负责人:对会议所有工作进行安排和部署，协调各组工作，督促工作进度，承 担现场指挥，对会议全程负有全部责任。、会议策划组:由会议策划组准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，确定会议 的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选取、调整会议场地。会 议

2、策划组要提前以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地 点及其他具体注意事项。由会议策划组草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加 人员及议题安排等具体事项。根据议程，要合理安排与会领导、发言人的 讲话顺序，确定会议所需物品、电子设备等。并根据会议议程，安排好会 议各组的工作时间，按照实际情况留好各组工作的提前量。会议结束后，会议策划组要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资 料进行汇总和整理，以备单位纪念或宣传使用。同时，针对每次会议出现 的问题及情况撰写书面材料，总结优点及不足，不断进行修正和改进。四、会议后勤组

3、:会议后勤组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格，按照 会议策划组的安排部署，提前确定会议会标、横幅、投影仪、幻灯片的使 用情况，对会场进行查缺补漏。按照与会人员的数量及会议规格，会议后勤组要提前采购、准备会议 所需笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮品等用品。如会议期间有 住宿、午休或餐饮要求，应提前确定休息和餐饮的时间、场所，按照接待 预算的金额确定标准，并根据会议策划组提前了解的与会人员情况，注意 饮食禁忌等特殊需求。会议后勤组负责与会人员的桌牌制作，桌牌以红底纸张打印，使用两 面三角名牌架摆放，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小 适当，清楚易识，制作完成后将名牌交

4、付会场布局组，并及时向其他负责 组通报情况。五、会场布局组:会场布局组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格、会议 室的位置和规模，确定会场整体布局，包括横幅、会标等宣传用品的布局, 主席台的布局、电子设备控制台的布局、整体会议室的桌椅分布，确定后 制作与会人员座次表，按照座次表摆放好会场布局，座椅的数量应按出席 人数摆放，并多预留两到四位。随后向会场服务组、会场引导组交付会场 座次表，并及时向其他负责组通报情况。六、会场服务组:会场服务组具体负责会场服务工作，人员着装要统一整洁、站姿规范 端庄、不浓妆艳抹、不佩戴首饰；语言上语调温和、音量适中、普通话规 范、文明礼貌；态度上彬彬有礼、微

5、笑服务。会场服务组要提前检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、 水杯、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据座次表摆放好 桌牌、花草、水果、笔、笔记本、会议议程及其他会议所需要的文件。会场服务组提前至少一小时开好空调，准备好充足热水，会议进行中 注意始终常备热水壶，并及时加水。会议开始后要根据与会人员杯中水的 水量，灵活掌握，随时倒水。会议中间休息时，会场服务组要尽快整理会场，补充和更换各种用 品。会后，会场服务组要及时做好会场清洁工作。并检查会场内有无与会 人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。七、电子设备组:电子设备组应提前做好必要的设备调试工作，保证会议

6、期间的电子设 备能正常使用。并根据发言人位置摆放话筒，调试话筒高低位置、效果及 接口等，确保话筒及音量正常；如需要音乐，要提前试播，确保正常播放;如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工 作人员进行调试。准备并调试好备用话筒。会议期间，电子设备组要随时监管各类电子设备，发现问题及时查找问题所在，迅速解决。并根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开 关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。会议结束后，电子设备组负责关闭话筒、空调等所有电器设备，进行 安全检查后离开会场。八、影像摄录组：影像摄录组应提前做好摄像机、照相机等影像设备的准备工作，并提 前到达会场预设

7、机位，确定最佳影像摄录点，并将情况向会场布局组进行 通报。在会议休息或结束时，根据需要组织与会人员在指定地点进行合影留 念。九、会议签到组：会议签到组应提前设计好会议签到表，签到表中应包括与会人员姓 名、单位、职务、联系方式等信息。会议当天，在会场外入口通道较明显 的地方，设与会人员签到处，会议签到组应提前一小时赶赴会场，进行签 到，签到时注意维持秩序。会场引导组提前一个小时到达会场。会场门外设置迎宾人员，站在会 议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在 与会人员距会议室门 2 米处主动拉门让其进入，同时使用“早上好、下午 好”等文明用语。会场内设置引导人员，根据本场座次表将与会人员有序 引领至座位。会议结束时，会场引导组应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。、会场应急组:会议前，会场应急组要提前确定应急预案，有计划的开展应急演练, 并根据预案备好电话、药品、备用电源等物品，对会场各种紧急情况进行