公司ERP操作规范

1、ERP操作标准1、 目的：通过标准公司各部门相关人员在ERP系统运行中应承担的职责，确保ERP系统的管理思想和方法在公司各部门得以使用，提升公司现代化管理水平和工作效率，降低本钱、提高产品竞争力。2、 范围：适用于涉及公司ERP系统运作的各部门。3、 操作要求标准：3.1 销售部3.1.1 根底数据1.1.1 数据对于新增的物料（系统中没有完全适用于该客户的可供销售的物料，为新增物料），新增时须注意新的编码要参照之前已有类似存货的编码，确保编码后，能够与类似存货排列在一起，以方便使用时查找；其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有存货的方法新增，不得采用直接新增的方法。物料编码、物料名称确定后

2、，将该物料的ERP相关信息，连同客户对该物料的技术要求，转交工程部编制BOM。1.1.2对于新增客户，正确完整录入客户信息。如果公司有客户分类,注意客户类别不能选错。客户编码同样要注意顺序、一致性等问题，防止客户列表排列杂乱无序。1.1.3 销售订单将正确的物料编码录入?销售订单?，除了录入数量外，根据与客户商定的交期，必须录入预完工日期（如果不录该日期，系统会默认当天完工，显然不可能）。预完工H期是系统需求规划计算以及生产方案人员排程的重要依据。对于订单内容有变更的，（如型号、数量、交期），须立即书面通知相关人员，同时在?销售订单?中做变更处理。1.1.4 销售发货产品完工入库后，根据客户交

3、期，由?销售订单?生成?销售发货单？。打印?销售发货单?，并请有签字权限的人员签字批准，去仓库办理出库手续。1.1.5 销售退货客户有退货事项发生时，由该客户？发货单?生成?退货单?，经有签字权限的人员签字批准后，且检验合格，去仓库办理退库手续。涉及销售部的以上工作建议由销售内勤操作。3.2采购部3.2.1 根底数据物料根底数据对于新增的物料（新增前须在系统内用关键字模糊搜索查找，确认系统中确实没有该物料），新增时须注意新的编码耍参照之前已有类似存货的编码，确保编码后，能够与类似存货排列在一起，且物料名称中要含有公司内约定俗成的关键字,以方便使用时查找；其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有

4、存货的方法新增，不得采用直接新增的方法。原辅材料的计量单位确定，注意尽量防止使用“包、件、瓶等难以可靠计量的单位,为以后的原材料核价甚至编制BOM带来困扰。原辅材料物料编码完成后，还需在根底设置中正确做好?仓库存货对照表?和?供应商存货对照表?，对后续的操作使用会提供很大方便。需要说明的是，很多情况下，新增原辅材料会第一次出现在BOM的编制过程中，这种情况下，新增物料的工作由工程部按照此标准来完成。不管任何部门新增物料，新增前必须在系统中用关键字模糊查询,确认该物料是否确实为新增物料，不允许出现相同物料具有多个物料编码，即“一物多码。使用中发现有“一物多码的，可以通过形态转换、修改BOM以后，

5、停用多余的编码，以保证物料的唯一性。供应商供应商编码，前缀须符合供应商类别的编码，正确录入为该供应商类别的下设供应商。正确录入供应商类别的编码，将大大提高编制现金流量表的效率和准确性。3.2.2 采购订单根据销售订单的预发货期，以及生产订单自制件的物料需求，结合库存数量，正确编制采购方案。根据采购方案，编制?采购订单?，？采购订单?的供方、规格、数量、方案收货日期要准确。根据生产（销售）订单的变化及时进行?采购订单?的变更、取消处理，并及时书面通知供应商。3.2.3采购入库供应商到货后，采购员根据?采购订单?生成?采购入库单?，对照供应商随货带来的供方送货单，录入数量，能够确认单价的，还需录入

6、单价。打印?采购入库单?，交供应商去办理检验和入库手续。涉及采购部的以上工作建议由采购员操作。3.3匚程3.3.1 BOM的编制 BOM表中的子件编码、单耗数量、领料仓库、生产部门必须指向正确。 BOM的编制必须完全表达出设计要求的原辅材料选用之规格、单耗数量，确保设计技术标准作为BOM编制的唯一依据。 BOM的编制和审核必须在该母件下达生产前完成。下达生产后，即使还没有领用材料，如果BOM有了修改，必须通知生产方案员删除己有的生产订单，重新下达该母件产品的生产订单。否那么，材料的配比仍然是BOM修改以前的配比。编制BOM时有个必填工程“版本代号，建议填写BOM编制时的日期，便于将来确定该BO

7、M的适用性等用途。涉及工程部的以上工作建议由责任技术员操作。3.4生产3.4.1 生产方案生产方案分两类：一是客户订单直接生成的生产订单；一是各个半成品的生产方案，需要手工填写生产订单。不管哪类生产订单，都是生产部门通过BOM的计算，领取材料的数据来源，也是产成品入库的依据。客户订单生成生产订单：作为以销售订单生产的企业，生产出的产品应该都有客户的方案。根据销售订单生成生产订单，保证了每一件成品都可以追溯到特定的销售订单。根据销售订单生成生产订单的步骤：销售管理一销售订货一下达生产。在“下达生产界面，根据客户的交期要求和公司产能，修改本次下达生产的数量，然后保存。下达生产完毕。然后在生产制造一

8、生产订单一生产订单输入，对刚刚销售订单传递过来的生产订单，修改开工日期和完工日期，保存，审核。未审核的生产订单无法进行后续的参照领料和入库等操作。销售系统会自动减去己下达生产的数量，保证产品不会被过多生产。同时，在销售订单列表，可以直观看到未下达生产数量、已下达生产的数量、己入库数量、己发货数量等重要信息。对于半成品的生产方案，需要生产方案员根据销售订单、半成品库存状况，编制生产方案，然后手工排程，编制每日生产订单，保证不缺料。保证各工序的正常生产。编制半成品生产方案和采购方案时有个简便方法：将近期有可能发货的销售订单项选择中，一次性全部下达生产，生成一张大的生产订单,然后在生产制造模块，“生

9、产订单缺料明细表中查看，里面会根据库存状况，计算出所有缺料的半成品和原材料，以及所需的数量，可以参考这个表来编制半成品的生产方案，帮助采购人员编制采购方案。须注意的是这只是个模拟生产订单，作为下方案参考用的，并非要立即生产，所以导出所需数据后，应立即删除这些生产订单。半成品的生产订单，在“生产订单输入节点手工填写。涉及生产方案和生产订单的工作，建议由生产方案调度员操作。3.4.2车间管理根据已下达的生产订单，安排领料和组织生产、办理入库。3.4.2.1领料对于已构建在BOM中的子件物料，必须根据生产订单生单，生成?材料出库单?，同时，根据当天的产能，在?材料出库单?上修改本次领料出库的数量，下

10、次再领料时，对于未领数量，可以继续生成?材料出库单?。对于未构建在BOM中的其他物料（通常是价值不高的辅助原材料），用?其他出库单?领料，在?材料出库单?无法开立出库单。注意出库类别勾选“生产领料出库，便于存货核算时的本钱归集。以上限制，通过“库存管理一选项一专用设置一领料必有订单实现。3.4.2.2产成品入库单 班组生产完工，由生产订单生成?产成品入库单?。 生成?产成品入库单?时，须正确勾选生产部门、入库仓库，数量按实填写，同一生产订单，可以根据实际情况开立多张?产成品入库单?,但累计入库数量不得大于生产订单数量（该数量也可以设置成允许一定比例的超量入库。 涉及领料单据、入库单据生单、录入

11、、打印的工作，建议由车间或工段的统计员操作3.5仓库库管员的工作主要是照单收货和发货，保证账实相符，无需配备打印机。3.5.1 原辅材料和外购件入库库管员只认可公司采购部打印的?采购入库单?，且?采购入库单?上已有检验员的签字，证明该批送货是检验合格的。库管员对照?采购入库单?，逐项核对送货的名称、规格、数量等是否与实物一致，无误后，安排供应商将货物摆放到指定位置，并在?采购入库单？“库管栏位签字，取一联给供应商，作为供方将来挂账的依据。其余由库管员妥善保管，月底整理后交财务应付会计，作为与供应商对账的依据。库管员收货时发现，供应商的送货有任何一项与?采购入库单?不符的，不得在单据上签字，退回

12、供应商，安排去采购部重新打印正确的?采购入库单?，重走入库流程。?采购入库单?的规格、物料名称、数量等不得做任何手工修改。3.5.2 自制半成品和成品入库 库管员对照车间开立的?产成品入库单?，检查是否有检验签字以示合格，核对物料名称、规格、数量，无误后摆放到指定位置。 库管员、车间入库人员，双方须在?产成品入库单?上签字。 ?产成品入库单?一式两联，车间统计、库管员各存一联。3.5.3 原辅材料和自制半成品发料库管员按照车间开立的?材料出库单?，备好待出库的原材料或半成品，按照对应的名称和规格，与车间领料人员当面清点数量，完成物料的交接手续，由车间领料人员转运到生产线上。 库管员、车间领料人

13、员，双方须在?材料出库单?上签字。 ?材料出库单?一式两联，车间统计、库管员各存一联。 ?材料出库单?上的物料，必须一次出库完成，不得分批出库。 对于材料代用的，按代用确认后的相关单据完成出库手续。«用?其他出库单?领用材料的，相同的操作程序。 对于多出库或没有材料代用手续胡乱出库，按违规处理。3.5.4 成品发货出库发给客户的产品，按销售部打印的?销售发货单?作为发货依据。库管员须审视?销售发货单?上有无有签字权限人员的签字，未签字的单据退回销售内勤完善手续，不得发货。库管员与销售内勤或业务员共同清点待发货物的名称、规格、数量，无误后交销售内勒，转运出库，由销售内勤完成监督装车和货

14、物出厂手续。?销售发货单?一式两联，销售内勤、库管员各存一联。库管员每月底须对库存物资进行盘点，盘点后按月底最后一天的日期进入系统，填写?盘点单?，将?盘点单?盘点数量与实际不一致的修改为正确数量，保存并审核。确保账实相符。3.5应收会计3.5.1 生成?销售发票？业务员取回客户开立的挂账单后，复印一份交应收会计。点击“销售管理-销售开票一销售普通发票界面，增加一下拉一发货单，在跳出的界面中选择己经挂账的客户，进入“发票参照发货单表头界面。在该界面，对照客户的挂账单，勾选物料，须注意选中的物料数量之和要大于或等于客户挂账单上的数量，完成后点“确定，进入己填入内容的?销售普通发票?界面。在该界面

15、，修改发票上的数量与挂账单一致，按挂账单的单价填入单价。完成后检查数量与金额是否与挂账单一致，无误后保存。检查未挂账数是否与客户挂账单一致：重新开立一张销售发票,注意选择发货截止日期要与客户挂账截止日期一致，在跳出的界面中，全选已发货数，还能够开具发票的数量，就是未挂账数。该操作仅用于检查送货未结账数是否与客户一致，该发票不保存。 应收会计对已经开立的销售发票进行复核。 进入应收系统，对该发票进行审核，系统会自动生成一张转账凭证，在应收系统中形成应收账款。 客户挂账单为该凭证的原始凭证。3.5.2 其他应收款对于客户收取保证金，或者三包扣款等与客户形成的应收往来工程，在应收处理中直接开立一张应

16、收单，在备注中写明事由,保存后审核，会自动生成一张转账凭证，形成应收款。客户的收据或普通发票为该凭证的原始凭证。3.5.3 销售收款 业务人员或其他途径收回销售货款时，填写收款单交应收会计。 应收会计在应收款管理中，选定客户后，进行“收款单据录入的填写，保存，审核，生成收款凭证。 银行回单、承兑复印件等支付票据为该凭证的原始凭证。3.6应付会计3.6.1 生成?采购发票？给供应商挂账时，按照己经确定的用量为挂账依据。点击“采购管理f采购发票一普通采购发票界面，增加f下拉一入库单，在跳出的界面中选择要挂账的供应商，进入“发票拷贝入库单表头列表界面。在该界面，根据该供应商的用量表，勾选物料，须注意

17、选中的物料数量之和要大于或等于?采购入库单?上的数量，完成后点“确定，进入己填入内容的?普通发票?界面。在该界面，修改发票上的数量与用量单一致，按挂账单的单价填入单价。无误后保存。检查该供应商未挂账数：重新开立一张采购发票，在跳出的界面中，全选?采购入库单?，还能够开具发票的数量，就是未挂账数。此操作仅用于检查该供应商还有哪些物料未挂账，该发票不保存。平时要查看供应商已入库物料的挂账详细信息、未挂账数量等,可以在采购管理一报表一明细表一未完成业务明细表中查询。进入应付系统，对采购发票进行审核，系统会自动生成一张转账凭证，在应付系统中形成应付账款。供应商挂账单为该凭证的原始凭证。3.6.2 其他

18、应付款对于收取供应商保证金，质量扣款等与客户形成的应付往来工程，在应付处理中直接开立一张应付单，在备注中写明事由，保存后审核，会自动生成一张转账凭证，形成应付款。给供应商的收据、对供应商的处分通知等为该凭证的原始凭证。3.6.3 采购付款 按照批准的付款方案，支付供应商货款。 应付会计在应付款管理中，选定供应商后，进行“付款单据录入的填写，保存，审核，生成付款凭证。 银行回单、承兑复印件等支付票据为该凭证的原始凭证。 特别注意，每月在采购业务处理完毕，存货核算之前，须进行采购结算，截止日期选为当月最后一天。具体操作根据系统提示即可完成。未进行采购结算，会对某些查询带来意外的影响或造成错误。3.

19、6本钱会计本钱会计采用实际本钱计算方式，主要在存货核算模块完成。361核算前的准备： 检查库存管理采购入库单列表，查看当月是否有未填入单价的?采购入库单?，有明确单价的，填入正确的单价。须估价的，也填入估价的单价，并在采购入库单备注栏填写“估价入账字样，方便以后查询。 进入采购结算，查看当月有无未结算的单据，如果有，完成结算。 检查固定资产模块有无计提的当月折旧，总账查看当月水电气等大额支出有无录入系统，防止大额制造费用没有及时入账，造成产品本钱严重偏离实际本钱。检查月底的现场盘点数有没录入?假退料单?。检查库存系统的?形态转换单?、？盘点单？、？拆卸单？、？调拨单?有无审核，审核日期是否在当月内。 .6.2核算产成品本钱计算每个产成品的本钱前，须先有构成该产品的所有子件的本