档案管理办法(模板)

1、档案管理办法第一章 总则第一条 为加强 xx 公司及所属公司档案的管理， 进一步 提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服 务，根据中华人民共和国档案法 、企业档案管理规定 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法及 电子文 件归档与电子档案管理办法等有关规定 ，结合企业实际， 制订本办法。第二条 本办法适用于集团本部 及所属公司 。第二章 档案管理体制第三条 集团所属公司 应将档案工作列入企业发展规划 和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并确 定一名单位领导分管档案工作。第四条 集团本部办公室配备专职档案人员 ，负责集团 本部全部档案、 拆迁档案 及清算、 撤销公司档案

2、的管理工作， 并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检 查。第五条 集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人 员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档 以及档案数字化的组织与实施工作。第六条 集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级 保存。 集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统 一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业 的档案材料据为己有。第三章档案归档范围第七条档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建 以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包 括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体

3、档案及实物档 案等。第八条归档文件材料的主要来源（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提 交的文件材料；（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文 件材料；（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料；第九条 集团本部文件材料的归档分为 公司存档及部门 存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责 任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自 行销毁。系统所属公司可参照执行。第四章 文件材料的形成、积累、归档和移交第十条文件材料

4、的形成、积累、整理和归档工作要列入 各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门 或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作， 并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。第十一条 归档时间（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类 档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档 , 系统 所属公司可参照执行。（ 1 ）盖章存档文件 一周内 归档；（ 2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内 归档；（ 3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；（ 4）党群类文件应于 次年三月底前 归档； （5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件 材料，应按

5、照文件归档范围的要求随时归档。（二）会计档案应由本单位财务部门按照会计档案管 理办法（财会字 1998 32 号）的要求立卷归档。（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后 三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。（四）集团本部及所属公司应于每年 6 月底前 完成上年 度全部实体档案的归档与数字化工作， 并于 7 月底 前将电子 数据报集团备份。 集团办公室将于每年 8-9 月 对所属公司上 年度的档案工作情况进行检查，并通报结果。第十二条 归档 要求（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机 联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整 无缺，各项签字手续完备；（二

6、）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留 存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注 明原因及原件的去向，并有经办人签字；（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的 可复制若干份归档；（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束 后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、 地点、人物、背景、摄影者等六要素。（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要 求，易于长久保存。（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与 电子文件同时归档。（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归 档，即

7、电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进 行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份， 一套封存保管， 一套可日常使用。第十三条档案的接收与移交专（兼）职档案人员 接收档案时，要认真验收并办理交 接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份， 交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经 理及档案人员共同签字后，存档备查。第五章 档案的分类管理与保管第十四条 集团本部文书档案依据归档文件整理规则 （DA/T22 2000 ）的要求，按照年度问题保管期限法 进行分类；著录方法按照 档案著录规则（行业标准 DA/T18 1999

8、）执行。系统所属公司可参照执行。基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见 建 筑工程资料管理规程 和 市政基础设施工程资料管理规 程。声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据照片 档案整理规范、磁性载体档案的管理规范、电子文 件和电子档案管理规范的要求执行。第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的 档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“ 防盗、 防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防” 要求，同时要符合 消防及温、湿度等规定，档案的排架方法 要科学和便于利用。第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相 符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。第六章

9、档案的借阅、开发和利用第十七条 档案的借阅（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档 案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填 写档案借阅申请单。借阅股东会、董事会文件需董事长 审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他 文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借 阅手续。文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原 件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再 查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。以上规定系统所属公司可参照执行。（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、 股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍 信，由本公

10、司相关业务部门填写档案借阅申请单，经办 人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理 和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件， 不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相 关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时 间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借 手续，并确保档案的完整与安全。（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、 拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究 当事者责任。（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存 复印件，

11、以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资 料的安全。（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的 用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。第十八条 档案的开发和利用 系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积 极开展档案信息的编研和开发利用工作， 对档案进行加工整 理、汇编专题资料或编制工程项目简介等， 更好地利用档案 信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。第七章 档案的鉴定与销毁第十九条 档案的保管期限文书 档案保管期限分为永久、 30 年和 10 年，其它各门 类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。第二十条 档案的鉴定与销毁（一）对超过保存期限且没

12、有保存价值的档案进行鉴 定。鉴定工作由鉴定小组负责， 鉴定小组由各档案形成单位 的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结 果写出书面报告。（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档 案人员统一保管， 并在案卷备考表中注明。 对应销毁的档案， 要编制档案销毁清册一式两份，经集团总经理批准后报 区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销 毁。（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要 适当延长保管期限，待了结后再销毁。 销毁会计档案须经区 财政局批准并备案。（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要 严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。第八章 档案信息系统

13、的维护与管理 第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工 作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现 各门类档案的电子化管理。第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据 备份 、技术支持与安全运行维护。第二十三条 集团本部专职档案人员 负责档案信息系统 具体实施的各项工作，主要包括：（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权（二）在集团信息技术部的配合下， 负责系统所属公司 用户组的设置与使用权限的管理；（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需 求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升 级工作；（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实 施，以及

14、完成后电子数据的上报备份工作。第二十四条 所属 公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推 进本公司档案信息系统的上线运行工作；（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据 的挂接、存储以及数据备份，并于每年 7 月底前 完成上一年 度档案数据的更新工作；（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进 行监督与检查。第九章 审批过程中文件的管理第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草 部门的兼职档案员负责。第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因 工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写文件资料借阅

15、申请单。（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长 审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审 批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：1. 集团本部人员借阅时， 由借阅人、 借阅部门经理及借 阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存 档部门兼职档案员处办理借阅手续。2. 外单位借阅时， 须持单位介绍信， 由本公司相关业务 部门填写文件资料借阅申请单 ，经借阅部门经理和主管 经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司 级各种会议纪要（记录）、年度工作总结、年度财务分析报 告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分

16、析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文 件，有文件纲要的只提供文件纲要。第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只 能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用 文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主 要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质 复印件）。第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业档案的管理第二十八条 管理职责（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出 的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检 查。（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤 销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档 文

17、件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实 施工作。第二十九条档案的归属和流向（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由 所属企业的 上一级公司 负责集中统一保管。（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公 司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的 公司集中统一管理。第三十条归档范围应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的 文件中必须包括以下文件：（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、年度工作总结、年度财务分析报告等决策性文件；（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件

18、、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材 料；（五）遗留问题的善后处理文件；（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；（七）其它具有保存价值的文件材料。第三一条 归档时间、内容与要求（一）归档时间清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在 三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进 程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移 交归档工作。（二）归档内容1. 集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第 三十条规定全部上交；2. 集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让 时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；3. 集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团 的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、 投资决策、年度工作总结、年度财务分析报告、历史变更及重 要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移 交接收企业。（三）归档要求1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案 归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；2. 被清算企业、 转出的企业、 被撤销企业的上一级公司 档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部 门应填写档