管理文件编写规定

1、管理文件编写规定文件代码：拟制： 发布日期：审核： 版本：C1页次：7/7批准： 文件修（制）订履历一览表N0.版次管理文件审查单编号发布日期修（制）订说明拟制审核批准备注123B0C0C1 -060921004061113004全文首次发布。流程优化作业：1. 修改文件代码；2.修改文件编码，3.修订文件中的相关内容。优化文件：1.流程验收结果判定为修订文件；2.重新修改文件的章节结构；3.增加对记录的变更管理。文件发放范围及份数（在“( )”中打“”表示需分发的单位，在 “ ”中填写该单位发放文件份数）：() 总裁办 1 ( ) 管理者代表 () 研发项目中心 1 () 营销中心 1 ()

2、 品质中心 1 () 电池事业部（制造部） 1 () 电池事业部（PMC） 1 () 物流中心（采购） 1 () 物流中心（仓库） 1 ( ) 信息中心 () 财务中心 1 () 人力资源中心 2 ( ) 蓝牙事业部 () 精密模具事业部 1 () 精密塑胶事业部 1 ( ) 其他： 文 控 员备注唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。1 目的规定管理文件的名称规范、编码方法、文件的结构和格式，确保管理文件编制规范。2 适用范围本规定适用于集团及下属公司所有管理文件的编制。3 定义无。4 职责4.1 管理文件编写人根据此规定编制文件。4.2 各部门文员监督本部门管理文件编写执行情况。4

3、.3 总裁办监督全公司执行情况，确保管理文件编写规范。5 工作内容5.1 文件名称规范名词或（名词+动词） + 文件类别，如：客诉处理流程、质量手册等。5.2 管理文件类别按层级从高到低、涉及范围从大到小分为“手册”、“子系统”、“流程/规定”、指导书/标准。5.2.1 手册综合描述管理体系的文件，一般包含或引用方针、目标、制度流程等。描述规范：XX手册。举例：公司经营管理手册、BPI管理手册、质量手册、环安手册、社会责任手册、员工手册等。5.2.2 子系统识别某个子系统的流程或规定及其相互关系，一般以“XX子系统流程关系图”表示。5.2.3 流程/规定指的某个子系统所识别的管理流程或规定：其

4、一般包含或引用相关的流程、规定。A 流程性的管理文件名称描述称“XX流程”：有明显的工作步骤和角色分工，如：客户投诉处理流程B 非流程性的管理文件名称描述称“XX规定”：没有明显的工作步骤，规定的内容一般在某范围内通用。举例：绩效管理规定、管理文件编制规定。5.2.4 指导书/标准 A 对于某项工作的具体、细化的作业指导说明或作业标准，一般只涉及单个角色，如：矩阵式流程图制作指导书。 B 指导书/标准文件的格式按照实际状况编写，此不作严格的限制。5.3 管理文件及记录代码编码方法5.3.1 管理文件的编码代码样式如下：X XX XX . X . X . XX子系统四级文件（对三级文件的补充规定

5、或指导）流水号（1N）子系统三级文件（对二级文件补充细化的管理规定或流程）流水号（1N） 子系统二级文件（综合管理规定或主流程）流水号（1N）子系统一级代码（1N）文件使用范围-集团/母公司/子公司文件类别（D-管理类文件；F-表格记录）举例说明：管理文件格式规定编码为DXWD4.4.2D XWD 4 . 4 . 2 子系统三级文件 “管理文件格式规定”流水代码子系统二级文件“管理文件编写规定”流水代码子系统“BPI管理子系统”一级代码欣旺达：集团/母公司代码管理类文件5.3.2 各项说明如下：A 文件类别分为两类：管理类文件和表格记录，分别用1位大写字母表示。l 管理类文件用“D”表示（英文

6、“Document”的首位拼音字母），包括管理手册、子系统、各种规定（制度规章）、流程等。是员工工作的依据。l 表格记录。用“F”表示（英文“Form”的首位拼音字母）。包括计划书、报告、表格等。作为员工作业记录使用，依照表单保存期限保存表单记录，过期后可申请销毁。B 文件覆盖范围l 文件覆盖范围是指文件适用的集团/总公司、子公司或事业部等。l 用2-4位字母表示集团/子公司/事业部名称。l 公司文件适用/覆盖范围代码见下表1文件覆盖范围代码一览表：表1 文件覆盖范围代码一览表代码覆盖范围 代码覆盖范围 代码覆盖范围 DOC集团/总公司TL模具：精密模具事业部IP塑胶和涂装：精密塑胶事业部/C

7、 子系统流水号（一级子系统代码1N）依照公司管理体系框架图划分的三大系统模块（战略模块、运营模块、保障模块），对每一模块中的一级子系统给予流水编码，一级子系统代码请参见下表2公司BPI管理一级子系统代码表。表2 公司BPI管理一级子系统代码表模块代码一级子系统模块代码一级子系统战略模块（流水编码19）1暂空运营模块（流水编码1019）10新产品项目管理子系统2战略规划管理子系统11产品订单执行管理子系统3经营投资管理子系统12客户管理子系统4BPI管理子系统13供应商管理子系统5持续改进管理子系统14产品制造管理子系统15产品监测管理子系统6暂空16产品防护交付管理子系统7暂空17暂空8暂空1

8、8暂空9暂空19暂空保障模块（流水编码20N）20QC080000有害物质过程控制管理子系统保障模块（流水编码30N）30企业文化管理子系统21环安管理子系统（ISO14001及OHSAS18001）31人力资源管理子系统22SA8000社会责任管理子系统32行政管理子系统23TL9000无线通讯管理子系统33财务管理子系统24暂空34信息管理子系统25暂空35暂空26暂空36暂空27暂空37暂空28暂空38暂空29暂空5.3.3 记录代码A 记录代码样式如下： F XX00.0. .0 /Xn 记录版本 记录流水号 记录所从属管理规定文件由5.3.15.3.2得出的代码文件类别代码 - 表单

9、记录说明：记录代码随所属管理规定或流程代码进行编码。首位字母为记录的代码“F”，末位数字为流水号，末位数字前为记录所属文件的代码。另在代码后面加上记录的版本号“/版本号”。举例：设计开发任务书是所属文件设计开发管理流程的第一份记录/表格，此记录版本为“B2”，文件设计开发管理流程的代码是DXWD10.1，则该文件生成第一份记录设计开发任务书的代码为“FXWD10.1.1/B2”。B 系列类记录编码系列类记录：指同一记录名称成系列的一套表格，如市场需求表分电池、模具、镜片等产品市场需求表。系列类记录代码为：总代码 + “” + 流水号（1-N），其中总代码按5.3.3 A 条款实施。举例：设计开

10、发任务书的总代码为FXWD10.1.1，电池产品专用的设计开发任务书代码为FXWD10.1.1-1/B2，充电器专用的代码为FXWD10.1.1-2/B2 5.4 文件的版本管理规定：版本包括“版号 + 当次版号修改次数”5.4.1 版号规定A 版号用大写字母“A、B、C”顺次表示。B 版号变更管理l 当文件体系、版式、格式、文件名称等发生重大变化时变更版号，说明如下（以字母“a、b、c、d”代替文件名称）： 1) 文件名称不变，版号规定：当将A0版本a文件发生重大的变化时，则修改后的文件版次变更为B0版本a文件，同时将A0版本a文件变更的过去相关履历在其管理文件审查单和文件封面中简要的记录清

11、楚。2) 文件名称变更后版号规定（一）： 当b文件完全取代A0版本a文件内容时，b文件版本应接着a文件版本编，即编为B0；同时将B0版本b文件变更的过去相关履历在其管理文件审查单和文件封面中简要的记录清楚。3) 文件名称变更后版号规定（二）：当d文件由A0版本a文件、B0版本b文件、A1版本c文件等部分内容组合而成，但主要是以a文件内容为主时,d文件版本应接着a文件版本编，即编为B0版，同时将d文件变更的过去相关履历在其管理文件审查单和文件封面中简要的记录清楚。举例：将原文件B0版流程管理主流程和B0版流程审计流程两份文件合并，以B0版流程管理主流程为主要文件，则文件变更为C0版DXWD4.2

12、BPI管理流程。4) 文件名称变更后版号规定（三）：当 A0版a文件分散到 文件c、b、d三份文件时，c、b、d文件的版本参照以上第5.4.1 B 3）条款“文件名称变更后版号规定（二）”编制。l 当文件的一个版号修改次数到第10次，版号需变更为下一个版号，详细说明见5.4.2 条款。5.4.2 修改次数规定使用阿拉伯数字“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9 ”表示，首次发行的文件版本为“A0”， A0版文件第1次小范围修改后发行的版本为“A1”，一个版号的最多修改次数为9次，即A9 版文件修改后的版本变更为B0 版，后续以此类推。 5.4.3 文件版本变更必须将整份文件（包括生成记录）打

13、印受控发行，不得仅作单页的版本变更作业；5.4.4 记录版本变更管理：A 记录表单的变更申请管理：由提出申请者将记录变更审查单及需要变更的记录同时转交总裁办审批是否实施变更； B 当批准变更时，记录变更审查单的单号编写、记录会签、审批参照管理文件审查单执行；C 变更记录的审批权限为部门负责人，必要时可跨级别审批；D 记录表单的发行及回收管理：由文控根据审批的记录变更审查单进行表单的受控、发行及作废版本记录的回收、销毁作业；E 受控的最新版本记录需按照文件管理流程受控发行，并将副本文件中所附的旧版本记录回收；F 文控中心文控文员需将记录变更审查单与该记录所属的文件正本档一并保存；G 最新的受控记

14、录表单需登记于受控文件记录总览表；H 文控中心需及时的变更维护受控文件记录总览表及记录的电子档，并将最新记录电子档转发于相关人员，同时提醒使用人员将作废版本记录的电子档删除，以防误用。注：随着文件的制定/修订变更的记录（表单）不需要提出记录变更审查单。5.5 管理文件的章节结构及内容5.5.1 章节结构要求 A 手册、指导书、标准类文件的章节结构不作固定要求，但可参照流程/规定类文件的章节结构。B 流程类文件及规定类文件的章节结构固定如下： 5.5.2 流程/规定类文件的各章节内容说明A 目的说明该管理规定的控制目的、控制要求。参考表述：“本文件规定了”、“为，制定本流程。”、“规定，确保。”

15、B 适用范围规定该管理规定适用于哪些场合，管理控制的对象，程序活动所涉及的范围，可以是公司/单位、产品、过程等。参考表述：“本规定/流程适用于。”C 定义规定中涉及到并需要说明的术语、名词、缩略语、代码等的解释、定义、说明。D 职责规定与该管理规定有关的各相关部门/人员的职责、所涉及工作的责任分配。只需描述谁负责做何事，无需详细描述如何做，可根据流程图的活动进行总结。参考表述：“XX部门（或具体职岗人员）负责/协助/配合”。E 工作流程图及流程说明（流程类文件）l 工作流程图：能以流程图形式表示的必须以流程图形式表述，流程图的制作参见矩阵式流程图制作指导书。l 流程说明1) 如流程说明并不复杂

16、可备注在流程图上时，需以简洁明了的语言表述，并需保持流程图清晰、美观。2) 在流程图内不能清晰表述的流程，如果需要作详细的文字描述、补充说明，则必须附加对各活动框的“流程说明”表格。F 工作内容（规定类文件）:用文字描述方式表述，需按工作内容的逻辑顺序描述。备注：流程说明及工作内容的说明的表述要求-l 各活动要按5W1H的要求描述1) What：做什么2) Who：由谁做3) When：何时做4) Where：在什么地方做5) Why：为什么要做6) How：怎么做，如：使用什么材料、设备和文件，达到什么要求，如何对活动进行控制和记录，尤其是接口的控制。l 需注意描述关于流程的监控，信息/数据

17、的收集、分析与传递：1) 对该流程的实施状况如何监控2) 有关的测量、分析活动3) 本流程中需要收集分析什么数据，如何收集和分析这些数据，分析结果的流向、利用等。l 需描述相互间的沟通方式、信息反馈处理等。G 支持及引用文件列出与该文件有关的其它文件代码及名称（包括子规定及引用的其它文件）。H 生成记录（表单）列出所有由该文件的生成的记录，例如计划、报告、表、单等，需要列明“记录代码、记录名称、归管部门、保存年限”。注意：1 不是出自该文件的记录不需要罗列；2 文件中使用的政府等相关机构固定的记录（表单）需罗列并以记录原式样随正文一同受控但不需编“记录代码”，记录代码处以“政府表单”代替，如：财务部门使用的相关表单。I 附录对正文部分作补充或具体说明（可不计入正文内的页数）。如：图表或样板等。5.6 管理文件的版式5.6.1 管理文件的封面、文本正文的格式及最新有效的表格由文控中心文控文员提供各方使用，并及时作变更管理。5.6.2 格式规定见管理文件格式规定