关于规范公司财务事项的通知

1、关于规范公司财务事项的通知昆德2012001号关于规范公司财务事项的通知公司各部门：为规范公司会计核算基础，准确、及时地核算和反映公司债权债务和 成本费用支出，针对公司目前财务借款、报帐、支付款项，以及合同治理 实际，经公司研究决定，对涉及公司各部门与公司财务部门在单据填写、 审核报销程序等方面的事项明确如下，希公司全体职员认真遵照执行。一、职员借款项事公司职员因工作需要或办理公司事务需要事先暂借现金的，须填写现金暂支审批单，详细注明待办事项和需借款项金额，经审批后向公司出纳 人员支取现金。职员因所办事务需要，未向公司财务借支现金而由职员个人垫付现金 的事务，仅限于非工程材料、机械设备租赁、劳

2、务人工和资产购置以外的 餐饮、娱乐、办公用品及电话、差旅费和市内交通。采供部采购人员因采购业务需要从公司以外（包括采购人员）借入现 金垫付材料采购款的，应通知公司财务负责人，并于事后办理借入和暂借 手续，对不补办手续的，由采购人员自行承担，公司不承担还款义务。借款人从公司借显现金只能用于审批单规定事项，超过审批规定事项 的支出，须另行办理借款审批。公司职员非因公缘故不得从公司财务借支现金，更不得编造事由从公 司财务借显现金挪作私用。二、费用报销程序公司职员借款或垫款办理的公司事务，均应取得相应的发票单据，并 分类粘贴，于月内，最迟不得超过所办事项 30天内办理报销事项。公司职员办理帐务报销须填

3、写费用报销清单 （非工程材料、机械设 备租赁、劳务人员），随单附上所有原始单据，经主管领导签署意见后，报 公司财务审核其欠款情形，并签署意见后，交公司总经理审批。经公司总经理审批的费用报销，交由公司会计人员进行帐务处理后转 出纳人员办理付款，对临时无资金支付的费用报销，会计人员在进行帐务 处理时列入应对职员款，待有资金时通知职员领取。公司职员报销费用应先冲其在公司财务的借款，对无专门缘故超过三 个月未冲销的公司借款，公司财务将从职员本人工资中分期或一次性扣回。三、材料收发及材料款支付程序 材料采购由材料部按照项目部打算组织材料供应，工地材料员负责查 验数量办理收料，并向供应单位开具收料单 。收

4、料单只对项目工程使用的材料开具，对项目工地购买的固定资 产、工具用具、修理用材料、办公用品、物料用品，不得开具收料单 ， 按公司费用开支治理规定和费用报销程序处理。项目工地材料职员具的收料单财务记帐联，应于收料后 7 天内交 公司财务部会计办理签收，材料员将收料单交公司会计时应由双方办理交 接手续。工地材料员填写收料单的材料名称必须使用规范名称，不得自编 或简化材料名称；材料规格型号应标明清晰。公司财务人员对收到的材料单据应在公司支付材料款前录入运算机数 据系统，并定期与供应单位核对单据是否全面、准确。材料付款由材料部按照公司可分配资金，与公司财务联系列出各供应 欠款明细清单，确定具体支付金额

5、，并通知供应商与公司财务办理付款手 续。供应商按照公司确定支付材料款额度，将项目工地材料员开具的收 料单结算联交与材料部填写 工程款项支付审批单 ，并将结算联（红联） 附于后到公司财务办理付款手续。材料员从公司借款购买的材料，由采购人员将材料送达项目工地后， 向工地材料员取得收料单结算联，随同材料收清单（供应商开具的销货清 单、送货清单等）、购料发票，分类粘贴，并填写费用报销清单，经公 司领导审批后到公司财务办理报销手续。四、工程劳务及机械设备租赁费用支付程序项目工地安排劳务队伍进行工程施工，应由项目经理开具任务单交施 工员下达劳务单位组织施工，施工员应记录劳务单位实际完成工作量，并 按月与劳

6、务单位办理工程（作）任务量大确认，填写工程任务书交公 司预决算部审核。项目工地对所使用的租赁机械进行的机械施工作业，应建立台班工时 使用记录，月末按照记录填写机械台班结算单，连同工程任务书交公司 预决算部审核。公司预决算部对项目部报送的劳务人工、机械台班工程进度签证单应 依据施工预算、预算变更等实际工程完成情形进行审核，并按劳务单位、 出租单位分不填写月份工程进度审批单，经项目经理和乙方负责确认、 公司领导审批后交公司财务办理成本核算。公司有资金支付工程人工、机械款时，由项目经理按照公司确定的支 付各劳务队伍、机械出租商付款金额通知劳务、机械单位与公司财务办理 付款手续，或由项目经理指定人员代

7、为办理，填写工程款项支付审批单 即可交公司财务办理付款。五、合同治理及合同款项的支付公司购买商品产品、取得劳务服务和租赁业务，均应与提供单位或个 人签订相应的经济合同。公司工程项目中标后，由预算部门根施工图和实际材料、劳务和设备 价格编制成本预算，列明材料数量、劳务工作量和设名称及相应的成本， 经公司总工审核后报公司财务部作为核算和操纵施工成本的依据。属于项目工程有关的材料采购、机械设备租赁等合同，由采供部与供 应和提供单位商谈合同条款，经预决算部审核后，由公司分管副总代表施 工单位与供应商和设备出租商签订相应的合同。属于项目工地与劳务队伍 签订的合同，由项目经理与劳务单位商谈合同条款，经预决

8、算部审核后， 由公司分管副总代表施工单位与劳务单位或个人签订劳务合同。预决算部对所有工程合同应依据施工图预算审核，并签署意见报公司 分管副总决定。非工程项目所购买商品产品或取得劳务服务需签订的合同，由经办部 门负责人与供应单位或个人商谈合同条款，经公司主管副总请示公司总经 理后确定合同签订事项。公司各部门对外签订的所有合同，均交公司行政办公室登记，涉及财 务经济事项的经济合同，在合同执行期间应交公司财务按合同规定履行付 款审核，合同执行完毕后由公司财务移交行政办公室储存。所有涉及按合同预付、支付的业务，在第一次办理支付时，均需将合 同原件送公司财务办理付款审核。六、财务单据的填写要求自本通知执行之日起，公司职员办理借款、财务报帐，均应按财务部 门最新单据格式逐项填写，凡使用与新单据不同的单据填写的，公司财务 一律不予接收。所有财务单据上列明的项目，均应按要求填写清晰，对填写不清的， 公司财务负责人不予审核。内部单据的“部门名称”按职员本人所在部门 名称填写；“付