信息时代高校档案管制需要注意的问题

1、信息时代高校档案管理需要注意的问题摘要：本文从信息时代下高校档案管理需要注意的问题出 发，提出了一些具体的解决方法，以期推动我国高校档案管理工 作的发展和进步。关键词：大数据时代；档案管理；模式变化；研究信息时代的档案管理工作与传统的档案管理工作不仅在形 式上有所区別，在理念上也不一样。现代信息技术让高校档案管 理工作通过网络这一媒介就可以完成，提髙了髙校档案管理工作 的效率，为学校的运行带来了方便。加Z信息时代档案管理的形 式更加多元，让许多的图文、声像档案也可以很好的保存和管理, 延长了档案信息的生命。一、信息时代下高校档案管理存在的问题1、信息化管理水平不高现在我国高校已经有大部分都是采

2、取计算机管理档案的方 式，但是在这一过程中存在着信息化管理水平不均衡，管理档案 的系统还有软件都不太一样等问题。一些髙校在管理高校学生以 及其他档案时采用的是缩微复制存贮技术，甚至一些经济条件比 较好的学校已经有了自己的档案管理类的网页。尽管一些高校已 经具备了这一类的技术基础，但是在实际的档案管理工作中却没 有充分利用。另外一些学校则是由于经济条件的限制，档案管理 的方式仍然停留在使用计算机建立档案目录管理，这种档案管理 的方式与前一种具有技术性的档案管理方式相比显得非常落后。 在高校中还存在一些学校按照传统的档案管理模式进行，并没有 开始应用计算机等。2、电子档案的管理法律效力低电了档案被

3、科学管理的前提是要将电了档案进行收集，在我 国目前的档案管理的状态下，无论是电了档案的收集还是电了档 案的管理甚至是利用都还不具有一种法律效力。高校的电了档案 是存在计算机里面的电了数据，是一种办公自动化的高级产物。 但是目前在高校中电了档案录入学校的电子档案系统的过程以 及录入Z后都没有充分的安全保障，档案的安全性受到了挑战。 加Z电了档案本身的体积小，存在容易存储、复制、变更这一系 列的特点，导致其很容易被不法分了窃取进行非法活动，电了档 案的法律效力不高。3、立卷制度的不利影响我国传统的档案管理办法中涉及到立卷制度，但是在当今的 信息时代屮，这种制度已经受到了剧烈的冲击，为了适应现在计

4、算机管理档案的要求，原有的立卷制度应当尽快加以完善。因为 立卷制度的缺点是没有一个统一的规定，让档案管理工作没有系 统性。4、档案管理人员素质不高目前高校中一些档案管理人员还是以前那些按照传统模式 管理档案的人员。因此在现今信息化时代的推动下档案管理的方 式发生了巨大的变化，而这一部分档案管理人员不能够适应计算 机管理档案的办法，导致了高校档案管理工作不能够迅速推动和 发展。二、信息时代下高校档案管理对策1、投入资金促进档案管理的信息化信息时代下的技术更新非常之快，高校要引进这些技术管理 学校档案则需要一定的经济投入。学校积极增加针对档案管理工 作的资金投入力度，努力实现档案管理一体化，大力推

5、动电子文 件归档以及电子档案的管理、数字档案馆的建设等。目前相关部 门已经提出了要建立通用数据库软件的目标，目的是要减少档案 管理的混乱现彖发生或者调整档案管理混乱的局面。这样使档案 管理工作更加有序进行，减少人力物力资源的浪费。此外通用数 据库的维护还需要引起各高校的重视，需要将其维护的节奏与档 案更新的节奏同步，以保证档案管理工作的实效性。2、促进高校档案管理的现代化思想形成髙校屮从事档案管理工作的人员的思想要与时俱进，更新自 身的管理理念。档案管理从学科的角度看，具有一定理论和发展 规律。高校档案管理人员要在档案管理工作中积极转变观念并提 髙自身的管理水平，掌握先进的管理技术努力地将管理

6、型的档案 管理模式转变为服务型的档案管理模式。在档案管理中不仅要提 高管理的速度还要保证档案管理工作的质量，而且强调档案管理 人员树立创新意识，抓好档案管理的每一个环节，不断发展档案 管理的方法和手段。3、增加高校档案管理的齐全以及时效性计算机网络在高校档案管理工作屮的应用，需要工作人员积 极利用电了信息技术收集高校档案信息，并利用网络完成信息的 采集核对工作，对高校内部各个部门的信息进行整理，形成可以 随时调配和利用的文件，再次利用网络发送到高校各部门。在档 案管理过程中工作人员要善于利用档案管理知识，将档案分门別 类，尽量给需要查看资料的人带来方便，也是保证档案系统性的 重要手段，最终确保

7、高校档案管理工作的齐全性还有时效性。4、加强高校档案管理的安全防护工作高校档案的重要性不言而喻，因此在管理屮学校要加强对档 案的安全防护工作。基本的安全措施可以从学校的机房设备开始 着手改进，比如计算机机房安装防盗门窗，机房钥匙要严格控制, 档案管理系统要设置进入密码并采取不定期更新的方式。此外针 对系统因为突然断电可能造成数据丢失这一问题，学校可以采用 配备不同电源的方式解决。在计算机屮安装最新的杀毒软件，严 防病毒入侵导致数据被盗取或者丢失的现彖发生。5、提高高校档案管理工作人员的素质高校档案管理工作者在R常的工作屮首先要对自身的管理 能力不断提高，学习先进的技术，提高自身的适应能力，最重

8、要 的是培养一种对档案管理工作的热情。高校也应当采取积极措施 培养管理人员的档案管理能力，具体可以采取开办培训活动，培 训管理人员。让管理人员逐渐掌握现代的档案管理办法，成为可 以使用信息技术管理档案的人才，并具备档案管理的理论知识， 能够将档案管理的内容合理化、条理化，实现管理人员系统管理 档案的高效管理方式。另外髙校加强管理人员的思想政治素质也 是保证高校档案安全性的手段，管理人员是与档案具有直接联系 的人，在管理过程屮要具备良好的政治素质才能够保证不被非法 利益诱惑，盗卖学校档案数据信息。三、结束语随着电了新技术出现和发展，其本身所具有的快速、准确以 及高效的特点让档案管理工作变得更加方

9、便和安全，传统的档案 管理工作也因此面临着巨大的挑战。高校档案管理要加强资金投 入、促进现代化思维、提升档案齐全性以及做好信息安全工作， 保证档案管理有效可靠。信息时代科技档案管理工作研究信息时代科技档案管理工作研究科技档案管理是改进管 理水平的重要途径之一，更是促进档案事业发展的关键措施。随 着档案管理中不断应用信息技术，科技档案管理要求随Z发生变 化，才能满足时代发展所需。但是从科技档案管理现状来看，在 档案管理过程屮还存在一些影响因素，约束着档案管理的发展， 还需要结合实况不断改进与完善。在这种形势下，探究信息时代 的科技档案管理工作具有时代意义。二、档案管理工作的作用在各个企业中，档案

10、管理有其独特作用，归纳起来其作用主 要体现在如下几个方面：（一）行政管理方面作用。档案是企业行政工作屮非常重要 的工具之一，企业最新出台的各种规章制度都需要在原有的管理 基层上形成，就必须要分析原有管理的档案，对原有档案工作進 行科学计划与有效策划，这样才能够真正提高管理的工作效率与 管理的水平。（二）项目运营方面作用。企业要开展各项活动，都需要通 过档案作为记录工具，因此档案就具备了参考与凭证的作用。对 企业各个项目的管理环节要进行记录，无论是管理品质还是创优 达标项目，都需要创建档案管理，并对档案进行分析，档案管理 及运用二者要互相促进，这样才能够真正提高管理的水平及盈利 能力。（三）企业

11、文化方面的作用。要做到档案与企业文化二者紧 密相连，档案是企业发展的有力见证，更是企业文化建设屮重要 的组成部分，档案屮记录着企业的成长历程，企业的核心价值观 以及文化氛围等等，让人们更加全面了解企业。（四）法律方面的作用。档案是企业经营活动的原始记录， 具备详细和真实性，具有培训方面的作用。档案属于一种非常重 要的教育资源，自然具备真实性，是企业发展的原始记录，能够 直观地展示出当时的现象，还原当时现场状况，因此具备极强的 说服力与感染力。三、加强信息时代科技档案管理工作探讨从科技档案管理现状来看，在档案管理过程中还存在一些影 响因素，主要体现在如下几个方面：（一）管理软件通用性不强。在信息

12、技术发展的推动下，科 技方案管理相关软件的研发力度随之增大。虽然很多相关的管理 软件目前还能够满足管理所需，但是纵观信息化的发展趋势，目 前所用的软件不可能满足办公自动化以及电了政务体系相结合 的发展所需。而且档案部门所用计算机规格、型号各异，档案管 理软件应用与开发上无法互相协调通用，必然会影响档案信息的 共享，影响档案信息化发展。（二）规范化、标准化程度不高。对档案管理而言，基础工 作规范化和标准化是基本前提，但是管理工作信息化明显存在问 题，尤其是网络建设形式各异，层次不同情况十分明显，都会影 响管理工作服务性、规范性及开发性、共享性，不能满足信息时 代下管理信息资源共享。在各种因素影响

13、下，档案著录细则Z间 相容性较差，一些软件缺乏可移植性，缺乏统一的自动化标准， 在一定程度上影响着档案信息化管理。（三）档案安全性与保密性不强。随着信息化建设不断推进, 档案管理也必须要从传统模式转变到电了管理。采用电了档案具 有极强的更改性，必定会威胁到档案的安全性以及完整性。一些 不法分了常常会利用计算机网络技术盗窃资源，篡改、窃取档案 资源信息，甚至对信息造成破坏与删除，档案信息必定会面临着 各种风险。（四）管理人员素质问题。要实现信息化管理，还必须要发 挥管理人员的主导力量。但是从现状来看，许多管理人员虽然具 有一定的专业管理知识，但是缺乏信息素质，甚至有一些管理者 并不适应计算机网络

14、的工作环境，而且一些管理部门缺乏既懂网 络技术、通讯技术又懂计算机的人才，管理人员的自身素质偏低, 严重影响信息化管理的建设和发展。四、信息时代加强科技档案管理工作的措施建议从科技档案管理现状来看，还存在一些影响因素，就需要结 合档案信息化管理实况采取有效措施。（一）加强档案信息化建设。在信息时代，对档案实现信息 化管理的最终目标就是要实现资源共享，要发挥档案的价值。要 应用先进信息技术实现自动化处理，实现档案及文件的一体化管 理，有利于快速检索信息，还要应对不同载体档案，例如图像、 文字等进行数字化存储，利用多媒体技术、计算机技术等合作这 些信息资源，形成图文并茂的新资源，以此丰富档案信息的

15、表现 形式。（二）构建高质量档案数据库。信息时代档案主要是数字形 式，即为数据信息，计算机网络是传输这种数据的主要平台，能 够快速传递档案信息。因此建立髙质量数据库确保管理工程有序 开展。数据库不但要符合网络传输标准，还要满足计算机读取数 据信息标准。建立数据库时一定要全面考虑档案今后的发展情 况，选择软件要具有一定前瞻性，便于今后发展所需。完成数据 库建设后，就要加强数据库维护管理，确保数据完整性和安全性。（三）建立安全保障体系。在我国各种信息资源屮，档案资 源属于重要部分，在经济建设、政治建设及社会发展屮具有重要 作用。在信息化高速发展的今天，科技档案的信息化建设得到快 速发展，在发展过程

16、屮也凸显出许多问题。因此，要确保信息的 安全性，就必须要构建安全保障体系。安全保障体系主要设计两 个方面内容，首先是存储安全，其次为使用安全；当信息技术不 断发展时，促进信息竞争，必定会对档案安全造成一定威胁，而 且档案信息网络化屮所使用的信息技术并不全面，系统的安全性 并不强，因此就需要强化档案的信息安全，加强网络的安全意识, 防止黑客以及非法用户入侵到系统中，就要采用相应的管理措施 及技术手段，加强用户的身份认证，可以采用密钥管理等各种手 段来加强系统安全保障。还要加强监控体系，安装最新版本杀毒 软件，尽量将内外网隔离开，常常备份数据库，确保档案信息的 安全性。（四）加强管理人才培养力度。随着信息时代不断发展，想 档案管理过程屮必须要大量使用计算机技术，因此管理人员不