采购、费用与存货的管理

1、1 / 90采购及费用业务流程概要采购及费用业务流程将包括以下审计子项：供货商/承包商的选择和档案治理采购定价采购打算的订立、审批及修改采购合同的订立、审批及修改购货程序应付账款的购货付款购货的入库和退回费用的处理（费用的审批、报销和截止）本章所指采购不包括固定资产的采购（固定资产采购见2 / 90242固定资产的购置及入账）。另由于各个企业的采购模 式千差万不，本审计程序仅列出了最常见的采购及费用的审计子 项。关于新的审计子项，内部审计人员能够参照本程序，考虑其 和已有审计子项的关联性自行追加。调查问卷:问题回答记录1 1.公司有无书面的米购操作流程文本？2 2 公司的采购类型或方式有哪几种

2、?3 3负责采购的部门有哪些？分不负责何种类型的 采购？4 4 采购部门的组织结构？是否定期进行人员轮 换？5 5 公司一般的购货流程是如何运转的？6 6.公司如何选择供货商？是否有相关的政策？7 7 供货商档案的保管采纳何种方式？有无保密措 施？3 / 90问题回答记录8 8.米购商品的定价如何确定，是否包括在供货商 主档案中？9 9.供货商资格是否需定期审核？若是，请介绍一 下审核的程序？1010.供货商档案的授权接触操纵是如何设置？a.a.使用系统的逻辑接触操纵？b.b. 手工治理的档案是否有相关的保密政策，并由 专人治理？1111.公司是否每年制订采购打算，请介绍一下制订 的流程？是否

3、依据生产和营销打算来制订采购打 算？1212.采购打算的变更是否经合理的批准？1313.是否所有的米购都需制订合同？如不是， 何种 情况下一疋需制订合同？1414.米购合同制订的流程是如何样的？1515.由谁在采购合同上签字？若非法人代表， 则是 否有法人代表的书面授权程序？1616.采购合同的变更是否经合理的批准？1717.公司如何确保采购合同是与有资格的供货商签 订且定价是合理的？1818采购合同是否采纳格式合同？格式合同是否经 法律顾问审核？4 / 901919.是否所有采购合同需经法律部门审核？如不 是，何种情况下米购合同需经法律顾问审核？5 / 90问题回答记录2020.米购合同（米

4、购订单）的归档和保管程序如何？是否连续编号？2121.请介绍一下米购需求从提出、审批通过到米购部进行处理的过程？2222 .公司是否定期核对米购打算执行情况？2323.超采购打算的采购需求是否经合理的批准？2424.紧急采购的流程是什么？2525.公司的询价程序如何进行，是否有书面的记录？2626.采购部门如何与仓库、财务部门衔接？（从物流和信息流两方面）2727.财务记录应付账款前是否核对合同（或订单）、入库单据、发票等资料？2828.是否有操纵过程来保证应付账款及其对应的存货米购记录于同一个会计期间？2929.米购运输的方式是？（能够多选）a a公司自提？b b.客户运输到公司处？C C.

5、托付承运人？3030.仓库收货时是否核对采购合同（或订单）？3131.收到采购产品的数量是否通过采购部和仓库的共同确认？6 / 9032.32. 是否有质量检验部门对收到的产品进行质量检 验？33.33.客户送货大于定购数或质量不符合要求，如何 处理？34.34. 采购退回的操作程序如何？35.35. 入库单是否事先连续编号，并有人对归档的这 些单据的连续性进行检查？36.36. 是否至少每月制作应付账款账龄分析表？37.37.公司如何确保使用供货商提供的现金折扣?38.38. 公司是否有资金使用预算？应付账款的支付是 否符合资金使用预算？39.39. 公司是否有书面的费用报销程序？40.40

6、.公司费用报销的审批是否有适当的授权?41.41.财务部门在支付费用前，是否合理的核对审批 手续是否完整，并检查原始单据的合法性，复核费 用的准确性？42.42.预付款的政策和操纵措施是如何样的?问题回答记录7 / 90问题回答记录43.43.是否有专人定期对费用的波动情况进行分析？4444.在现在的工作中，么？您最担心或最关怀的事是什8 / 90供货商/承包商的选择和档案治理内部操纵评价表操纵目标分类操纵目标风险* *操作性合规性供货商/ /承包商的 选择符合公司的 经营目标和最大 利益。? ? 产品质量问题；? ? 材料数量与供货时刻 无法得到保证；? ? 价格偏高；? ? 售后服务压力增

7、加；? ? 潜在的舞弊可能；? ? 生产停顿。操纵活动适用与否相应审计程序公司制订供应商分类标准 （如长期和 临时） ，并制订不同类不的治理方法。A A公司制定选择供货商/ /承包商的差不 多选择标准（要紧应考虑供货商的供 货能力、原料质量及各项指针的合格 情况、价格与付款条件、财务状况、 治理能力、持续经营能力等），使之 书面化，并经治理层审批通过。A A由各相关部门（如采购部、财务部、 质量治理部、企业治理部、生产技术 部、实验室等）组成评选小组对供货 商/ /承包商进行评估讨论， 衡量各供货 商的能力及条件，在供货商/ /承包商评 价表中记录有关各供货商 / /承包商的 供货质量、供货及

8、时性、货款价格等 各方面的反馈信息，各部门负责人应 在供货商/ /承包商评价表上签字确认部门意见，选岀合适的供货商。合格 供货商名单经治理层审核批准后生 效。B B9 / 9010 / 90操纵目标分类操纵目标风险* *操纵活动适用与否相应审计程序采购部应随时多渠道地收集公司潜在 供货商/ /承包商的相关信息并建立信 息档案备查；依照猎取的潜在供货商 / / 承包商信息填写供货商 / /承包商评审 表，相关信息包括供货商/ /承包商的简 介、 要紧产品及价格、竞争优势等， 并由治理层批阅并签字确认。A A（其它）（其它）操作性合规性供货商/ /承包商的 更新符合企业的 规早制度。? ? 供货商

9、/ /承包商不再符合公司要求对入库和生产过程中发觉的原材料质 量问题，以及随之产生的产品质量问 题进行跟踪和监控；及时与供货商/ /承包商沟通产品质量、售后服务等问 题，并予以跟进。C C定期（至少一年一次）汇总材料使用 情况，对供货商/ /承包商进行评价 （材 料质量、交货时刻、售后服务等）， 形成评价报告，并经治理层审批后生 效。关于不合格的供货商/ /承包商，应 及时更新修改供货商/ /承包商名单。D D（其它）（其它）操作性对供货商/ /承包商数据的修改须正确、及时、完整。? ? 供货商数据不准确；? ? 仍使用已不合要求的供货商/ /承包商对供货商/ /承包商数据的更改由专人 进行，且需经适当的治理层审批；