单证员的工作计划

1、单证员的工作计划篇一：单证员岗位说明书单证员岗位说明书篇二：出单员兼单证管理员个人工作总结 出单员兼单证管理员个人工作总结自 10月 15 日起进入阳光保险公司世博营销部工作，在 领导的正确领 导下、在同事们的共同努力下，我司已完成分 公司下达的任务，并向着更高 的工作目标努力奋斗。随着公司业务规模迅速发展，业务团队的不断增加，保 险监管部门的 严格管理下，我的工作技能也随着公司的发展 在不断进步、提高。现总结如下：一、 近半年的工作中，我通过实践学到了许多保险行业 相关知识，不 断的学习逐步提高了自己的能力。虽然之前也 接触过这个行业，但我深深知 道，自己经验还是非常欠缺的， 需要不断的学习

2、和磨练。因此，在以后的工 作时间里，我希 望通过磨练不断学习和实践，做好个人工作计划，不断增加 自己的经验和见识，争取使自己的办事能力提到一个更高的 高度，为公司多 做贡献。二、 作为出单员兼单证管理员的我，需要严格遵守公司 规章制度才能保证公司的稳步发展无后顾之忧1、 出单管理：严格遵守公司出单岗管理制度，认真细 致对待出单工 作，认真仔细的核实承保资料，确保无误再提 交核保、刷卡，减少后续问题的发生，以便提高承保速度。 指导各代理机构做好出单工作并对其提出的问 题做好解释 工作，确保出单工作的顺利实施。2、 单证管理：保单的领取，发放登记，单证回销。严 格遵守公司单 证管理制度，对各代理的

3、单证领用仔细登记， 严格按照公司要求回销、保存 单证。篇三：单证计划调度岗位工作流程 单证计划调度岗位工作流程 单证计划调度岗位工作主要为三大块，架构如下： 一、订货单处理：1、 接单（即接受各客户传真回厂的订货单）：由于单 证工作室成员 分微波炉 / 空调/ 小家电三个项目进行跟踪，在订单的接受上需分清楚产品线。2、 订单处理： 订单收悉后处理图表分析： 业务员填写订货单注意事项： 业务员需在客户回传公司的订货单上留下自己的姓 名及联系方 式。 根据当天公司发给各营销中心的库存表协助客户做 次日的订货 单。 核实价格是否超常规，如有特殊价格一定要事前报 告申请，并在 回传公司的定单上注明清楚

4、报告内容及日期 如代理商帐面余额不足，出具了银行承兑汇票、支 票、或汇票，则业务人员应将原件仔细核对确认无误后第一时间 EMS 回公司，并在复印件上签名 后传真回公司 以便第一时间能发货，如果该票是背书的银行 承兑，则连同票据的背面都要 传真过来；（业务员是首先收 到票据的人，所以一定要注意看这张票据的盖 章是否清晰， 收款人的帐号和名称有没有写错；还要注意看这张票据的客 户 所属的银行是否属于保兑仓的银行承兑和是否属于商业 银行承兑，如果此票 据属于商业银行承兑，那就必须要先请 示集团公司副总裁同意才能收下）。 如帐面余额不足，短时 间内又无法办款，则要求订货客户出具欠款委托书， 说明欠 款

5、时间，发货金额，报公司批示后方可发货。 如有需要安排随货走的临时赠品、宣传资料请在订 单上额外注 明。在做宣传资料申请数量时要求与终端科协商好具体出库数量。 如代理商发货至异地仓，业务人员需要求订货单位 开具委托书注 明收货地址、联系人及联系电话，与订单一同回传公司，并在订单的右上角处明确 注明发至异地 （？）。单证计划科处理订货单注意事项：1）单证计划组接受到定单后，首先检查订单上是否有 我司业务人员 的签名，以及购货单位的公章。无公章，通知业务人员要求订货单位盖章确认后再重传 公司。2) 初步查看所订型号是否有断货，如某型号断货则联 系业务人员是 否调整，如有调整则将此份订单作废，避免重复

6、做单。 如业务告知无须调整则待货源 齐全后再补单。3) 核对产品价格是否正常，有没有特殊性，如价格特 殊，则在各地 区报告文件夹中查找是否有特殊报告申请，并将此报告与订单附在一块作为审核的依 据。如没有特殊 申请而价格又特殊则与业务员电话沟通，询 问清楚情况，要求打报告申请。4) 通过内务管理系统查询客户帐面是否有余款，核实 余款是否足够 发货。 如余额不够，查看业务人员在订单回传公司的同时是 否有相关银行 票据一起回传。 如有票据，则打开内务管理系统将新回传的票据输入 系统内，在输 入票据的过程中要核实是否重复输入。要求业 务人员将原件必须以最快时间 EMS 回总部。 票据原件回厂后首先入内

7、务管理系统，注意是否有重 复登记， 并在笔记本上登记后转交财务部门 如余额不足，又无任何票据则查看是否有超过公司给 与各客户的信 用额度，如超过信用额度则查看是否有公司总 部批示过的由营销中心打的申 请报告以及客户出具“到期付 款保证书”，保证书欠款额度 100 以下俞尧昌 副总裁批示即 可，欠款额度 100 万以上要求执行总裁批示。 这一方面也是为了保障公司的利益，规范工作制度另外要求些都是很重要的。货款问题注意细节：a、 原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连或信用额度。b、 票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按单”金额提货）、电汇（新单位必须货款到我司帐户中方可发货）、支票

8、（只域广州、东莞、江门、佛山）。当收到票据后，先检查票据是否有问题，如盖章模复印一式四份，留档、给财务（ 2 份）、出纳；原件登记在本子上并给出纳签收；若遇到退票的，如盖章不清，超过三次背书的，马锁系统有帐期“银行提货限广东部分区糊、字体不规范。d、f、上退回办事处重办，并定期跟踪情况，直到寄回公司。g、 做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，要是有票据快要期的客户时，要马上提醒业务员去跟进，让客户尽快到三方银行存钱办提货h、 抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来通知书。的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，除电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收

9、款的业务名单登记清楚，如果超过 20 天 还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。i、 返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的 “财务对帐单”，再由客户出保证书，方可发货。5) 分配货源将目前库存型号结合各地区订单情况进行分配，根据各 业务主管的要 求安排货源6) 计算车位，安排赠品 根据分配好货源的订单开始计算车位，超过整车车位或 略少与整车的订单与业务人员联系略做调整，保证整车出 货，尽量避免走临担， 因为目前运费空涨，公司承担了很 大运输压 力。每做一份订货单的同时，要优先考虑售后部是 否有配件、办事处是否赠 品、样机和资料随货走，还要注意 这个要

10、发货的单位是否已经有手续要求在 发货单价中下浮 返利差价；注意准确计算产品装车货运量，如果该客户走的 是零担，就必须要在订单上注明清楚；如果遇到是第一次发 货的客户，就要 让业务员提前提供资料一一单位全称、收货 详细地址、联系人电话、收货时 间、货仓在市区还是在郊区、 白天货车通行有无限制、有无装卸工人，要提醒业务员该客 户由于是首次发货，因此该客户的票据要收到正本、电汇要 到 公司帐户上才能安排发货，等等。具体明细见附表一：3、安排出货：1) 做好计划单后，根据计划单叫车，即安排运输车队 次日来厂装货。2) 将做好的计划单送财务单证组打单。财务打单人员 按“产品订货单”打印成“产品提货通知单

11、”。 货通知单”各联作用： 第一联业务科存查一一财务打单人员存档 第二联仓库存 仓库计帐员计帐 第三联财会部门结算一一财务部人员计帐 第四联销售计提及财务结算一一财务部人员计帐 第五联送货回单一一运输公司运费结算 第六联业务员存 相关业务员记帐存档 第七联随货同行一一运输司机存档 第八联门卫放行一一保卫科存档3) 将打好的产品提货通知单交财务科审核，盖“发出 确认。4) 将盖好章的计划单转交运输调度员，运输调度员按 运输公司的车辆情况具体安排发运。并在“产品提货通知单” 体车号。安排车队司机去仓库提货。产品提商品专用章”右上角标注具5 )财务打单员与次日上午根据前一天发运的具体情况 (发货单位

12、、数量、金额、车号、备注等），汇总数据发电 子邮件至各地办事处。6 ）如果运输车队出现任何问题：各运输公司的路线由 计划调度员提供 联系方式；在途车辆直按向运输公司有关人 员查询。7）当天所有订单处理完毕后，根据仓库条码系统查询 当日库存情况， 并发全国营销中心，方便各各客户、业务员 清晰知道公司里到底哪些型号有 货、哪些型号无货， 无货的 型号预计在哪天生产， 确保他们能准确掌握公司最 新的产品 库存信息。同时，我们还要注意产品库存的准确性，要是成 品仓里 存在质量问题而不能正常出货的产品，请技术部和仓 库人员第一时间电话通 知，避免由于仓库没货装而导致整天 改单据，浪费公司资源，重复工作。

13、二、生产计划调度与安排1）每月 20 日做下月的常规生产计划： 各营销中心必须按产品订货单填写下月各地区所需 要型号数量、 赠品数量。 与生产部门协调安排生产 根据生产部门的建议做出适当调整 注意：由于生产计划的落实必须以下月的销售目标的指 定为前提，因此需要各业务部门的大力配合，每月20 日前将下月的要货计划回传公司，且务必确保计划的准确性，可 靠性。2）据实际提货及时跟进生产，安排计划：与公司计划调度中心的人员沟通好，当遇到有部分货源 在有计划生产的前提下，而公司库存数量不多，但比较畅销 的型号断货时，要主动向计划员反映，请他们立刻协调车间 安排生产，争取不让畅销型号断货太久，丧失 市场份

14、额。三、代理商库存盘点1）每月 30 31号收集各营销中心代理商库存盘点表2 ）根据收集齐全的盘点表进行汇总分析，并报集团公 司副总裁阅。3）盘点表的格式由计划单证科不断更新。 即盘库表格里的产品型号要随着有新型号的增加而不 断地更新，然后 发 E-mail 给全国办事处。4）代理商库存盘点要求一定要准确。业务人员要结合当月客户的进销存情况进行实地盘库， 不能仅仅凭借 代理商提供的数据就回传公司，一定要确保客 户盘库的准确性。流程分析：以上是单证计划科的大致工作流程，通过具体工作时的 流程跟踪我们 发现，每个环节一旦出了问题，单证计划工作 室的科员就需要电话联系业务 人员，告诉相关变动信息，如

15、 此大量的重复的工作耗费了我们80%的精力，也就是说做单 前的准备工作（也就是价格的核实，帐务问题的处理以及货 源的安排）耗用 了我们超过一半的时间，真正安排做单计算 车位发货的时间三分之一都不 到，因此在流程的处理上很容 易出现断档。简单来说：财务单证是需要计划 单才可打单， 而由于我们一小时中前 48分钟是用来准备资料，要在后 12 分 钟才能将做好的计划单出来送交财务，财务单证组才能进 行下一个环节的工 作，而如果我们准备资料的时间只需要花 25 30 分钟那么我们就可以将打那么也就可以单时间提前， 更快进入下一个环节，大大提高我们的工作效率。通过以上分析我们不难发现，大量的重复性的劳动

16、是制 约我们工作效 率的主要就矛盾。在订单数量较小，货源得以 保障的时候，此种流程的建立 还是可行的，主要矛盾突显不 出来，只要工作人员对工作流程熟悉，工作强 度不大也还算 流畅。可一但订单数量急剧增加，方案变换频繁，大量的重 复性工作的矛盾就益发明显了。针对这一现象建议如下 :1、 生产规模的扩大化要求我们批量生产我们所需要的 产品，不但可 以提高劳动生产率也可以节省人力。同样在管理中我们也需要有这样的思维理 念。我们需要 要求我们的工作人员在遇到问题的时候批量处理，由于问题同质化频率很 高，那么在处 理的时候需要集中处理，各个击破。不能分别攻占，强行突破。也就是说 工作人员在处 理订单的过

17、程中需要按照一个流程走完后再去走另一个流程，不能流程没 有走完就因为 某些特殊原因制约了流程的进一步发展，造成对后期工作的延误。通俗点 说就是当个人 在处理订单的时候我们要求她第一步先核实签名情况，盖章情况，将有问 题的先挑出来 放一边，没问题开始做下一步，直到所有的问题都被找出来后，先将问题 告知业务员，通知完后则做无问题的计划单，避免同一份订单因为各项原因多次通知。2、 一个人处理流程起来可能会比较耗时耗力，这时候 调各组成成员配合与合作，将问题找出来后，则一个人负责通知对口业务人员， 则负责开始做计划单安排车位。3、 在计算车位的时候我们又发现很多业务人员由于不 的配置情况以及赠品的车位测算情况，使得做回来的计划单不是略超过整车车