纸品厂采购控制程序

1、采购控制程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / / 批准： 审核： 编制： 1.0 目的 对本公司的原料、物料、设施，部品及服务的采购过程进行有效的管制以及对供方进行控 制 , 并定期评审 , 确保满足采购要求 . 适用范围： 凡生产所需之原物料、零配件、生产设备、经营活动中常规物料的采购、委外加工物 料及生活需要采购品均属之。 职责： 储运部：负责及时提供原纸存日报表 ，其它辅助材料也要及时盘查库存，在库存不 足时及时把情况反馈给相关部门。 采购员：执行采购工作。 仓库或使用部门：根据辅料库存情况

2、及实际需求填写物料申购单 。 生产部：负责胶版和水墨的申购及采购。 营业部：负责啤板的申购及采购。负责特殊情况下纸板的采购。 储运/生产/品质/营业部：负责对来货进行清点、验收和办理入库。 厂长：直接负责原纸的采购。可将物料申购单或物料采购单的审批权限交由 副总经理执行。 副总经理：负责审批物料申购单或物料采购单 。 5流程图（见下页） ： 6.执行程序: 先将采购分为原纸、纸板、辅料和特殊性物料四大类。原纸又有国外和国内之分; 辅料又有生产性主辅料和其它辅料之别。 6.1.1原纸之采购由厂长依据原纸日报表进行采购。 6.1.2辅料之申购先由各需求部门了解库存状况，提出物料申购需求，填写物料申

3、购单;责任人 /部门 流程图 资料/表格 营业部 营业部/仓 库/生产部 查询库存 电脑系统 使用部门/ 仓库/采购 物料申购单 厂长副总经 理 物料申购单 营业/生产部/ 米购员 营业部 采购员 营业部/采 购员 生产部 1 通知合格 供应商 申购部门/ 采购员 I采购员 合格供应商/ 新供应商 I 议价 丄 审批 - -采购 物料申购单 1物料采购单 供应商控制程序 合格供应商登记 表 物料申购单 1物料采购单 物料申购单 1物料采购单 储运部/品质 部/生产 部/营业部 物料申购单 1物料采购单 储运部 申购部门 输入电脑系统 领料单 确定米购人 申购单 十 交期跟踪 验收 长期使用之物

4、料由辅料仓管员根据库存情况填写物料申购单 。 6.1.3 由部门经理及副总经理分层审批物料申购单 。由副总经理将审批后的物料申 购单交采购。 6.1.4 胶版、水墨由生产部通知合格供应商做货；由采购员负责之物料采购须对供应商进 行询比、议价。 6.1.5 询比、议价：采购员执行采购时，应进行询价作业。新采购物品，应以本厂合格供 货商为询价对象，参考供应商考核控制程序 ，已采购过之物品，除市场行情， 国际情势改变外， 可直接采购， 无须再询价、 比价。若单次采购金额大于 3000RMB 之物料需由两家及以上供应商报价， 采购员就质量、 交期条件符合本公司需求下， 进行价格比较（注：每张报价单都需

5、包含供应商名称、联系电话、联系人等相关 资料，）。 6.1.6 采购单审查与下单：采购在询价确定供应商后，在物料采购单上填写“厂商单 价/总价”后转副总经理核准。采购员下物料采购单给供应商，所有物料采 购单须经供应商确认签字回传（特殊如负责人不在等情况除外） ,另外所有采购 过程中所使用的表格单据及质量记录都按记录表格总览表中规定进行分发与 保存。 6.1.7 特殊性物料采购是指金额较大，用途较特殊（包括大件生产设备等）的物料采购， 一般都由总经理自己决定并采购。 交期跟催：采购员与供应商议妥交货日期为管制基准，督促供应商于交期内交货入厂。 如 果供应商未于交期内准时交货 ,则采购员以电话或传

6、真方式等进行催交。若供方因特殊 情况实在不能如期交货时，除弄清具体何时能交到外，必须与仓库和生产现场取得联 系，看是否有替代品或其它补救措施。 验收：除胶版、水墨由生产和品质部共同验收，啤板由营业和品质部共同验收直接投入使 用外，其它采购物品都必须经过仓库，由质检部 /生产部工程按进料检验控制程序 验收，然后按仓储 /搬运 /防护与交付控制程序办理入库手续，对验收或检测不合格 的物料，按不合格品控制程序处理，并由收货员办理相关手续。 若本公司或本公司客户有要求时，采购部门须向供应商索取相关的产品质量证明， 如质 量保证书、MSDS资料，SGS报告等RoHS要求资料。或直接要求到其工作现场进行 产品质量确认。 采购资料管理： 6.5.1 采购员因采购下单需要，要求申购部门提供有关图形、数据资料，分发予供应商， 不得擅自影印交予不相关部门。 6.5.2 采购文件与资料，依文件与资料控制程序 记录控制程序执行，并归档 保存。 7相关文件： 供应商考核控制程序 CH-QEP-12 进料检验控制程序 CH-QEP-22 不合格品控制程序 CH-QEP-25 文件与资料控制程序