数据透视表操作汇总

1、数据透视表的应用例实小吴是一家公司销售部门的员工，每天要面对很多销售信息，对这些数据统 计、分析是他的工作之一，对付这些数据，当然是使用 Excel 作为工具是最合适 的。可是小吴在分析这些数据时，只会使用 Excel 中的排序、自动筛选等功能， 顶多再加上一些简单的函数帮忙，面对这些每天都会生成的大量数据，案头的工 作已经成为了很重的包袱。现在，有小样吴这困扰的人很多，在 Excel 中，往往会在数据表中存放或管 理很多数据量较大的数据，若没有好的工作方法，这些数据确实是很难进行统计 和分析的。其实，这些数据大多又是以字段表的形式填写的。所谓 “字段表 ”就是数据表 的第一行是标题行，下面的

2、数据信息按照标题的内容进行分类填写，每个标题所 在的一列就称为一个字段， 本文就来向大家介绍如何对付这些数据量较大的 “字段 表”。这种字段表有一个非常大的好处就是分类清楚，每一列的信息类型是完全一 致的，所以无论是排序、筛选、还是设置 “数据有效性 ”都非常的方便。但是，这 样的字段列表也有一个致命的弱点，就是无法便捷地跨列进行数据查询和分析， 而在实际工作中，这种对多列信息进行跨列分类汇总的数据分析，恰恰是一种非 常常见的操作，为了便捷有效地对多列数据的跨列（或跨表）分析， Excel 给我们 提供了一个非常好的分析工具 数据透视表。数据透视表可以通过【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】

3、命令，借助 【数据透视表向导】生成。可以根据需要，使 “数据透视表 ”创建在源数据表中或 是创建在一个新的 “数据透视表 ”工作表中。数据透视表创建出来后，会在 “字段列 表”中自动显示出源数据表的各个字段名称；同时，会出现一个二维数据表的空表 框架，如图 1 所示。图 1 刚创建的数据透视表数据透视表的构成在数据透视表的空框架中，一共有 4 个不同的区域，分别是 “行字段 ”区、“列 字段”区、“数据项”区以及“页字段 ”区。这 4个区域都可以包容一个或多个源数据 表中的字段信息，但是由于它们的位置不同，所以它们的名称和作用则完全不同。各区的作用和操作在数据透视表中， “行字段”区和“列字段

4、 ”区的作用是分类； “数据项 ”区的作 用是汇总（汇总有 “求和”、 “求平均 ”、“计数”等多种方式）； “页字段”区的作用 则主要是分类筛选。无论是哪个区域，操作都是相同的，都是将字段列表中的 “字 段名”拖拽至相应的位置即可。拖拽的原则在拖拽这些字段至透视表时，是没有一个定式的，要根据数据分析的目的， 选择需要的字段拖拽。但是由于各个区域的作用是不同的，在数据分析时，只有 将数据拖到了合适的位置时，才能得到正确的结果，否则不会得到正确的结果， 这确实需要些经验。为了让大家很快的记住数据透视表的各区作用，可以熟记下 面的顺口溜： “行列分类在两旁，数据汇总去中央，各区能容多字段，筛选分类

5、在 上方。”为了让大家更好地理解与掌握数据透视表的功能，下面来举一个实例说明。这是一个 “销售订单月表 ”，表中记录了有关订单和销售的 4个字段，分别是 “订 单 ID”号码、 “订单金额”、“销售人员 ”和销售人“部门”，如图 2所示。图 2 销售订单源数据表这就是一个典型的 “字段表 ”，数据表的第一行是 “标题行 ”，下面各行是一条 一条的记录。这样的数据表不便于根据 “销售人 ”或“部门”进行分类数据查询，可 将它利用【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】命令，借助【数据透视表向 导】在新的 “Shee表t ”生成一个数据透视表（图 1 所示）。下面我们从不同的角度来分析这个 “销售订

6、单月表 ”，亲身体会一下数据透视 表的“透视”功能：1以“销售人 ”分类查询订单总额（单字段分类单字段汇总）既然是以销售人分类， 所以就要将数据透视表中的 “销售人”字段拖拽至 “行字 段”区或“列字段”区以进行自动分类；然后再将 “订单金额 ”字段拖拽至 “数据项” 区，以进行求和汇总。这种在透视表的不同区域拖放一个字段的方式是最基本的 “分类汇总 ”操作，如图 3 所示。2以 “部门”和“销售人 ”分类查询订单总额和总订单数（多字段分类多字段 汇总）在数据透视表的各个区域中，可以拖拽放置多个字段，这样就可以起到同时 查询多个字段的分类汇总效果。由于本例要同时查询 “部门”和“销售人 ”两个

7、字段 的分类，所以可以分别将 “部门”和“销售人 ”字段都拖拽至 “行字段”区域，以实现 分类；然后再分别将 “订单号”和“订单金额 ”字段都拖拽至 “数据项”区域以实现汇 总。这样就可以在一个数据透视表中查询多字段分类和多字段汇总的效果了，如 图 4 所示。图 4 多字段分类多字段汇总的结果TIPS本例还可以将 “部门”字段拖拽至 “列字段”区，将“销售人”字段拖拽至 “行字 段”区，生成出一个二维透视表效果。3按照指定的 “部门”查询销售情况（利用 “页字段 ”进行筛选） 数据透视表的每个区域都有 “筛选”的功能，尤其是 “页字段 ”，它的主要功能 就是筛选。若将 “部门”字段拖拽至数据透

8、视表最上方的 “页字段 ”区域，那么就可 以利用它筛选出需要查询的某部门的销售情况了，如图5 所示。图 5 利用“页字段”的筛选来查询 “销售 1部”的销售情况在此，我们只是举了一个简单的 “销售订单月表 ”案例，来向大家介绍如何通 过 Excel 中的数据透视表来分析数据。限于篇幅，并没有将数据透视表的各种应 用都进行介绍，除了本文向大家介绍的这些应用外，使用数据透视表还可以创建 “计算”字段或对多表进行透视分析等。相信掌握了数据透视表的应用，小吴在工作中的困扰会少了很多，数据透视 表的应用是 Excel 软件的一大精华，它汇集了 Excel的“COUNTI”F 、“SUMIF”函 数、“分

9、类汇总 ”和“自动筛选”等多种功能，是高效办公中分析数据必不可少的利本节以在“清风裤业销售情况表”工作簿中创建和编辑数据透视表为例，帮助用户掌握在 Excel 工作表中使用数据透视表和数据透视图的方法，巩固本章所 学内容。（1）打开“清风裤业销售情况表”工作簿，如图10-3-1 所示22（2）选择“插入”选项卡，单击“表”组中的“数据透视表”按钮，在弹出的菜 单中选择“数据透视表”命令，如图 10-3-2 所示。（3）打开“创建数据透视表”对话框，在“请选择要分析的数据”组中选择 选择一个表或区域”，单击“表 / 区域”文本框右侧的按钮，如图 10-3-3 所示4）在工作表中选择 A3:D11

10、 单元格区域，单击按钮，如图 10-3-4 所示（5）返回“创建数据透视表”对话框，在“选择放置数据透视表的位置”选项区 域中选择“现有工作表”单选按钮，单击“位置”文本框右侧的按钮，选择 Shee t2 工作表中的 B3 单元格，然后单击“确定”按钮，如图 10-3-5 所示。6）此时在 Sheet2 工作表中插入数据透视表，如图 10-3-6 所示（7）在打开的“数据透视表字段列表”任务窗格中，将列表中的字段全部选中， 完成数据透视表的布局设计， 可以看到工作表中的数据透视表会相应变化， 如图 1 0-3-7 所示。（8）单击“数据透视表字段列表”任务窗格中的“关闭”按钮，或者在“选项”

11、选项卡“显示 / 隐藏”组中单击按钮，关闭“数据透视表字段列表”任务窗格。 （9）选择 B3 单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选 项”命令，如图 10-3-8 所示。（10）打开“数据透视表选项”对话框，选择“显示”选项卡，勾选“显示”区 域中的“经典数据透视表布局（启用网格中的字段拖放）”复选框，单击“确定” 按钮，如图 10-3-9 所示。11）此时显示数据透视表的经典布局，如图 10-3-10 所示12）选择整个数据透视表，单击“选项”选项卡“操作”组中的“移动数据透视表”按钮，如图 10-3-11 所示。13）在打开的“移动数据透视表”对话框中选择“现有工作表”单选按钮，单击“位置”文本框后的按钮，如图 10-3-12 所示。14）选择 E2 单元格，单击按钮，如图 10-3-13 所示。15）此时返回到“移动数据透视表”对话框，单击“确定”按钮，如图10-3-14 所示。16）此时将数据透视表移动到 Sheet1