202文件控制程序

1、1 目的为了确保公司质量、职业健康安全和环境管理体系在运行过程中使用有效文件，使文件在建立、实施和保持过程中始终处于受控状态。2 适用范围本程序适用于公司所有与管理体系有关的文件控制。3 引用标准、术语和定义GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础和术语GB/T 19001-2008 质量管理体系 要求GB/T 28001-2001 职业健康安全管理体系 规范GB/T 24001-2004 环境管理体系 规范及使用指南4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1 纸质文件a) 管理体系文件管理手册、程序文件、作业指导书；质量、职业健康安全和环境管理体系管理评审报告、内部审核报告、合规性

2、评价报告以及形成的各种记录等。b)技术性文件技术标准、规程、规范、工程项目文件、产品实现过程中形成的各种记录。c)管理性文件公司的规章制度、公文。d)外来文件国家法律法规、条例；国家、行业、地方标准和相关方提出其他要求。e)其他文件 如：各种记录等。4.1.2 电子文件a) 上级下发的文件；b) 公司上报的文件；c) 公司下发的各类文件和通知；d) 其他类型的电子文件4.2 文件的编制、审核、签发4.2.1 管理体系文件的编写执行管理体系文件编写导则。4.2.2 对外的文件的编制（拟稿）、审核等均按“协同办公”中的“发文管理”流程进行。4.2.3 公司形成的所有文件，内容应准确、清晰，与相关文

3、件协调一致，易于理解。并在发布前应得到批准。 a) 管理体系文件由最高管理者、管理者代表批准；b) 管理性文件由最高管理者或相关领导及相关部门审批；c) 技术性文件由总工程师或相关领导批准；d) 对外的文件由相关部门会签，公司主管领导审批签发。e) 文件在签发前，由部门负责人对草拟的文件在“协同办公网”中进行审核，办公室核稿。4.2.4 公司形成的重要性文件，必要时应进行评审。4.2.5 在草拟、修改和签批文件时必须用钢笔、签字笔（蓝黑墨水、碳素墨水），不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸。书写及所用的纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线以外草拟、修改和签批公文。4.3 文件格式及

4、行文规则4.3.1 文件格式a)公文行文格式，采用“协同办公系统”的中的行文格式。 b)公文标题用2号宋体；正文和发文代字号（成文日期、抄送、联系人、联系电话）用3号仿宋GB2312字体。c) “主题词”三个字统一用3号黑体字，后面的“词目”统一用3号宋体字，“词目”不得超过五个。 d) 主题词下方的横线均采用1磅黑色实线。e) 文件中的计量单位，应采用国家法定计量单位。如kV（千伏）、kg（千克）、km（千米）等。f) 文件内使用非规范化简称，应先用全称注明后，在文件材料的下文可应用简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。4.3.2 行文规则a) 文件标

5、题应准确、简要地概括公文的主要内容及公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。b) 联合行文主办单位应排列在前，以主办单位为主编发文代字号,各联合发文单位都应加盖印章，盖章顺序与单位排列顺序相同。c) 文件如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。d) 成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，日期用汉字。e) 主送单位和抄送单位应为单位全称或规范化简称。f) 上报和下发的文件应标注规定的主题词，主题词最多不超过五个词汇。g) 上行文在文件的落款年、月、日下面空一行，必须在括号中填写联系人、联系电话。如:“报告”文种。4

6、.3.3 外来文件的标识及处理a)外来文件的标识包括:发文部门名称、收文编号、秘密等级、缓急时限、收文时间等。b) 外来文件处理：拟办、批办、发送承办部门办理等。4.4 管理体系文件的标识4.4.1 内部文件的标识 a) 管理体系文件按管理体系文件编写导则所规定的标识执行；b) 管理体系文件封面的左上角加盖“受控版本”或“非受控版本”、“有效版本”、“作废版本”、“保存资料”印章标识。4.4.2 外来文件的标识 a) 法律、法规、条例、标准的封面的左上角加盖“有效版本”、“作废版本”、“保存资料”印章；b) 外来图纸和资料的标识，用图纸和资料的名称、图号进行标识。4.5 文件收发和保管 4.5

7、.1 收文管理是本单位对上级单位和业务主管单位来文的签收。收文业务流程包括：联网收文、收文登记、办公室主任拟办、机要文书传阅、领导批阅、部门（单位）传阅、催办、发放文件承办部门主办、承办部门办理完毕、归档等等。4.5.2 发文管理是从拟稿到签发再到最后归档全部过程的管理，发文业务流程包括：发文拟稿、部门（单位）审核、会签、领导签发、编号、盖章、联网分发、办理完毕、归档等等。a)管理体系文件由管理者代表批准分发范围，由办公室发放和记录。b)外来文件由办公室主任签发发文范围，并由办公室发放和记录。c) 发放给个人使用的文件应妥善保管，离岗、退休、调离时应及时交回发放单位。4.5.3 文件的保管文件

8、办理完毕后，按照公司文件归档有关规定，保证应归档的文件齐全、完整，进行收集、鉴定、分类、整理等向公司档案室移交等归档工作。a) 与管理体系有关的重要文件由办公室统一管理。b) 具有保存价值的电子文件，需在协同办公系统下档案管理系统中归档。c) 文件在归档前由各部门、单位兼职档案员妥为保管，防止损毁、丢失，以便随时查用。d) 任何人不得在文件上随意改画，确保文件的清晰、整洁、完好；不准私自外借，注意保密。e) 作废文件由各部门文件保管人员统一收回，经主管部门负责人批准后统一销毁，并做好销毁记录，防止作废文件非预期使用，确保在使用处获得有效版本的适用文件。 f) 需要保存的文件应标有“保存资料”的

9、标识并做好登记记录，方可留用。4.6 文件的更改和修订4.6.1 文件更改和修订时，原则上由原起草部门或起草人进行更改，按程序审批。文件更改修订内容较少时，可直接在文件页面、图面上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修补处标注“修改标记”。4.6.2 文件经多次更改修订后，应进行换版。新换版文件按程序规定重新审批。4.7 文件的归档4.7.1 各部门兼职档案管理员，负责在每年第一季度将上年度办公室发放的外来文件，分类、整理后移交档案室。归档移交工作按公司档案管理制度有关规定执行。4.7.2 文件收集、整理归档范围，按公司档案管理制度及相关文件要求进行。4.7.

10、3 工程项目投运后一个月内，按公司档案管理制度要求将竣工资料整理后移交档案室。5 职责5.1 最高管理者负责签发公司行政文件、管理手册等文件。5.2 管理者代表负责管理体系文件的控制及管理工作。5.3 总工程师负责签发公司技术方面的文件，审核管理体系文件。5.4 办公室是外来文件和内部文件的责任部门，负责文件的签收、签发、传递、回收、归档、保存、作废、销毁等工作。5.5 工程管理部负责技术、质量、计量、施工作业文件的编制、更改和控制。5.6 安全监察部负责职业健康安全和环境管理有关文件的编制、更改和控制。5.7 各部门负责本部门管理性文件的编写、审核、变更和控制。5.8 工程处、分公司、项目部

11、负责工程项目施工质量、职业健康安全和环境管理文件的编写和控制；负责有关施工过程中来往文件的分类、整理和管理、竣工移交档案等。5.9文件的收集、整理，由各部门和各单位兼职档案员负责。6 相关文件青海送变电工程公司管理制度汇编青海省电力公司青电总2004第737号文西北电网有限公司公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家电力公司公文处理办法7 记录 文件更改修订表(Q/QSB2.07.401)附加说明：编 制： 李志荣修 订： 张存有 薛基富 审 核： 赵世兴 姜效礼批 准： 张全安小学少先队组织机构少先队组织由少先队大队部及各中队组成，其成员包括少先队辅导员、大队长、中队长、小队长、少先队员，为

12、了健全完善我校少先队组织，特制定以下方案：一、成员的确定1、大队长由纪律部门、卫生部门、升旗手、鼓号队四个组织各推荐一名优秀学生担任（共四名），该部门就主要由大队长负责部门内的纪律。2、中、小队长由暮从碧山下，山月随人归。却顾所来径，苍苍横翠微。相携及田家，童稚开荆扉。绿竹入幽径，青萝拂行衣。欢言得所憩，美酒聊共挥。长歌吟松风，曲尽河星稀。我醉君复乐，陶然共忘机。【简析】终南山，在今陕西西安市南，地近京城而又山林幽静。斛斯山人想来是一位隐士，同时是李白的好朋友。这首诗只写一次很平常的作客经过，但写出了很淳朴的感情。各班中队公开、公平选举产生，中队长各班一名（共11名），一般由班长担任，也可以根

13、据本班的实际情况另行选举。小队长各班各小组先选举出一名（共8个小组，就8名小队长）然后各班可以根据需要添加小队长几名。3、在进行班级选举中、小队长时应注意，必须把卫生、纪律部门的检查学生先选举在中、小队长之内，剩余的中、小队长名额由班级其他优秀学生担任。4、在班级公开、公平选举出中、小队长之后，由班主任老师授予中、小队长标志，大队长由少先队大队部授予大队长标志。二、成员的职责及任免1、大、中、小队长属于学校少先队组织，各队长不管是遇见该班的、外班的，不管是否在值勤，只要发现任何人在学校内出现说脏话、乱扔果皮纸屑、追逐打闹、攀爬栏杆、乱写乱画等等一些违纪现象，都可以站出来制止或者报告老师。2、班主任在各中队要对中、小队长提出具体的责任，如设置管卫生的小队长，管纪律的小队长，管文明礼貌的、管服装整洁的等等，根据你班的需要自行定出若干相应职责，让各位队长清楚自己的职权，有具体可操作的事情去管理