2012办事处管理办法资料

1、四川禹王生态农业发展有限公司 管理文件：YW（办）201201号四川禹王生态农业发展有限公司2012年度国内办事处(加盟商)管理实施办法一、办事处(加盟商)“123456”管理目标：1书2考3流程；4会5查6报表。1书：签订目标责任书；2考：考业绩、考管理；3流程：事前、事中、事后工作流程；4会：晨会、工作分析会、民主生活会、公司例会；5查：查业绩、查账务、查质量、查时效、查成本；6报表：市场信息反馈表（供应商和销售商）、销售计划/采购表、周/月工作计划/总结表、销售业绩统计报表(含财务月报表)、库存记录表（含防损记录）、会议记录表。二、组织管理结构：四川禹王生态农业发展有限公司财务部稽查部营

2、销管理中心市场部外贸采购部国外市场贸易、国内外市场采购国内各办事处（加盟商）、商超、连锁店四川各批发市场(加盟商)、商超、连锁店三、办事处职能：公司因发展需要在国内设立的办事处，隶属公司营销管理中心市场销售部，办事处经理接受市场部执行总监的工作指令，负责办事处全面管理工作。办事处职能：1、开拓公司产品区域市场；2、建立和维系销售渠道；3、收集掌握市场信息；4、建立和维护公司品牌形象；四、办事处岗位设置及岗位职责：（一）岗位设置：办事处下设经理1名、执行经理1名、销售专员2-8名（视当地市场拓展需要）、仓管（兼出纳）1名、会计1名（视实际情况设立）。（二）岗位职责：1、经理：1）由公司授权后负责

3、办事处当地的市场开拓、产品销售、合同及客户管理；2）拟订销售和管理目标计划，带领销售团队完成目标计划任务；3）根据公司的财务规定，负责应收货款的催收和费用结算，每月按时完成与客户的往来帐目核对工作；4）严格执行公司财务制度，按月拟订费用开支计划上报审批执行；合理控制办事处的各项费用开支，降低办事处运营成本；5）密切配合市场部工作，落实“事前、事中、事后3流程”，及时向市场部执行总监请示、汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见；6）负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。7）组织和参与4会：晨会、工作分析会、民主生活会、公司例会；8）负责加盟商销售业务辅导和培训，帮助加盟商管理与公司正常

4、接轨。2、执行经理：1）对办事处经理负责，代表公司与当地客户进行业务联络；2）负责收集、整理、及时上报当地市场信息和动态；3) 协助拟订销售和管理目标计划，带领办事处销售团队完成目标计划任务；4）协助公司对货物的移送进行监督和保管；5）主持召开和参与4会：晨会、工作分析会、民主生活会、公司例会。3、销售专员：1）接收办事处经理和副经理工作指令，代表公司开展销售业务；2）收集、整理、及时上报市场信息和动态；3）拟订个人销售目标计划，努力完成目标计划任务；4）按照公司管理流程，做好事前、事中、事后3流程的请示、汇报和总结工作。4、仓管（兼出纳）：1）仓管（兼出纳）原则上由公司派遣，仓管员对办事处经

5、理负责，向其请示、汇报工作。接受办事处经理或执行经理的工作指令。信用等级达到一级的加盟商（即：加盟投资50万元以上或加盟合作时间满3年以上），可由加盟商推荐仓管；2）负责办事处产品物资、设备（含办公设施等固定资产和日常办公用品）的验收、记账、发放和防损管理工作；3）建立出入库和防损台帐，做到仓库物、帐、单（卡）相符，随时掌握和上报库存状态，保证产品物资及时供应，充分发挥周转效率；4）对报损、报废和存放过久的物资要查明原因及时报告，按审批程序及时处理；5）按照公司财务规定，接受公司财务部财务工作指令，负责办事处现金管理；5）货品验货流程：必须根据采购合同或送货单进行验货，对货品数量、质量、到货时

6、间等进行开箱拍照取证，严格比对检验，确认无误后填写验货单报办事处经理签收；6）货品入库流程：验货单经办事处经理签字确认后填写入库单，经办事处经理和仓管员双方签字之后入库，并及时按入库单登记明细账；7）货品出库流程：出库时必须先填写出库单，由办事处经理和仓管员共同核实后，分别在出库单上签字确认，货品出库后必须及时根据出库单下明细账，并作出仓库存货结余。8）仓管员调离岗位，必须对物资进行盘点，确保物、帐、单（卡）相符后，移交双方办理交接手续，方可离职。9）积极配合办事处经理，完成其他合理工作事项。4、会计：1）会计原则上由公司派遣，对公司财务部主管负责，向其请示、汇报工作。接受财务部主管的工作指令

7、，配合办事处经理完成账务管理工作。信用等级达到一级的加盟商（即：加盟投资50万元以上或加盟合作时间满3年以上），可由加盟商推荐会计；2）会计岗位职责按照国家法律法规和相关规定执行。五、办事处产品价格政策规定及调价审批流程1、办事处对外的产品价格及相关调整政策必须按照公司规定执行。2、公司产品未经书面审批，不得以任何形式变相降低产品价格以低于公司规定价格出售。3、调价审批流程：由办事处经理提出申请，报市场部执行总监审核，交营销中心执行总经理复核后，上报总经理批准执行。五、客户管理流程1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。2、资信调查：（1）填写客户调查信息表：办事处对于新客户，在供货或签

8、订合同前，应进行必要时的资信核查，核查内容主要包括：公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状（日、月、年营业额；固定资产；库存情况；应付款情况；应收款情况；员工人数；进货渠道；合同履约情况等）。（2）对新客户进行审查时，应要求对方提供下列复印件并出示原件：营业执照、税务登记证、法人代码证、经营责任人身份证等。3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查、拍照取证，确保客户提供的资信真实可靠。4、建立客户档案：（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，办事处按必须建立客户档案，并上传公司营销管理中心备案。（2）客户档案要根据客户情况变化

9、和办事处人员变化进行更新。（3）客户名称变更的，按客户资信审查标准要求客户提供名称变更后的相关资料。必须由该客户对名称变更前的债务提交“承担证明”，交公司财务部作为应收帐款调整依据。六、购销合同的管理1、各项业务原则上都必须事先签署由公司拟订的购销合同；2、签订合同，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。3、签订合同时必须备齐如下相关资料：1）合作方的营业执照、法人代表身份证复印件；2）合作方的税务登记证、机构代码证复印件；4、办事处签订购销合同（含变更、补充或解除）须经公司市场部审核，报营销管理中心审批。补充协议或在购销协议上增加条款，必须由公司盖

10、章营销管理中心执行总监签字，方能有效。任何人不得超越权限，违反规定者将承担相应的法律后果和经济责任。5、办事处经理对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。必须完整地收集和妥善保管合同执行过程中发生的全部书面、影音凭证（包括往来函电等），并上报营销管理中心备档。6、如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议。经协商仍无法解决的，提交有管辖权的人民法院处理。7、购销合同管理：办事处经理必须将已经生效的购销合同原件交回公司营销管理中心存档，办事处经理可保留合同复印件，购销合同需指定专人妥善管理。8、购销合同和台帐作为公司对外经济活动的重要依据和凭证，各办事处工作人员应严

11、格保密，未经允许，无关人员不得查阅，严禁有意或无意向外界泄露合同信息。七、客户信用管理信用管理只限定与公司签订加盟协议和购销合同的客户。信用等级、最高信用额（进货可欠款总额）和信用期（每笔进货的欠款期限）由客户向各办事处提出申请，上报公司财务部、营销管理中心评定后颁发公司统一制作的信用等级证书。信用等级评定分为一级、二级和三级3个级别。评级标准：一级加盟商/经销商：投资金额50万元以上（含50万元）或合作时间3年以上（含3年）；二级加盟商/经销商：投资金额30万元以上（含30万元）或合作时间2年以上（含2年）；三级加盟商/经销商：投资金额10万元以上（含10万元）或合作时间1年以上（含1年）。

12、八、客户订单处理程序1、接受订单：办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，确保订单上的价格、付款条件与已签订的购销合同相符，然后由办事处业务人员签名后传至公司业务部。2、订单确认：办事处业务人员根据存货或公司的货源计划，以及以书面形式向客户确认订单。3、订单档案：办事处由专人管理订单。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向公司报送“客户订单处理情况统计表”。九、应收帐款处理程序1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，

13、由客户直接汇到公司。3、应收帐款的责任（1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。十、办事处人员管理规定1、各办事处全体人员必须本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力实现销售和管理两大目标。2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为。3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理。4、各办事处的财产列入办事处财产登记表，交营销管理中心存档。办事处全体人员对公司财产负有保

14、管和爱护的义务。5、各办事处全体人员应保持良好的精神状态和言谈举止，维护公司良好的社会形象。在工作场所，要衣冠整齐、仪表端庄，严禁穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。6、办事处办公区域要有明显的办公气氛，所应保持整洁卫生。7、办事处全体人员手机号码或办公电话号码需要更换时，必须提前一个月向公司营销管理中心提前申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者予以重罚。办事处需更换办公地址时，必须提前一个月向公司营销管理中心提前申请，未获批准严禁私自搬迁等，违者重罚。8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处全体人员有责任和义务配合公司进行清理。相关人员不能正确陈述理由的，界

15、定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。9、各办事处人员未经公司书面允许，严禁私自向客户结款或直接借支现金。十一、办事处人员工资及其奖励、补助标准职 务基本工资 (月)绩效工资利润提成各 项 补 助备注试用期录职后2考奖金(半年一次)提成率%通讯补助(月)市内交通补助(月)经理5000600030000参照标准2003002考执行经理4000500020000参照标准1502002考销售专员3000400016000参照标准1001002考仓管员4000500016000参照标准100100兼出纳，2考会计3000400016000参照标准1001002考备注说明：1、基本工资：是指岗位职务

16、工资，按月按标准发放；2、绩效工资：是指办事处全体人员纳入公司目标考核后的工资，按半年一次结合考核得分情况发放，考核办法详见目标责任书；3、利润提成：是指公司结合各办事处年度利润情况，给予办事处全体工作人员的奖励，具体提成标准如下：1）年度净利润500万元以下（含500万元），按照公司50%，办事处50%的比例分配； 2）年度净利润501万元至800万元（含800万元），按照公司45%，办事处55%的比例分配； 3）年度净利润801至1000万元（含1000万元），按照公司40%，办事处60%的比例分配； 4）年度净利润1001万元以上，按照公司35%，办事处65%的比例分配。4、相关补助1）

17、市内交通补助：由办事处统一按照补助标准给全体人员办理公交卡，不足部分由个人承担。原则上公司不报销市内出租车费。出差过程中产生的飞机、车船费，经执行总监审核，报执行总经理批准后实报实销。2）通讯补助：为确保办事处工作人员通讯畅通，公司给予办事处全体员工的基本补助，不足部分由个人承担。3）出差补助：指在公司营销管理中心的授权下，因业务出差需离开办事处所在地，且当日无法返回而给予的食宿补助，该补助以每日120元为标准，超出部分由个人承担。出差前需提交出差申请表（内容包括：路程、工作任务、时间安排等）；报销出差补助时需提供本次出差的食宿发票，注明住宿时间、单价、姓名，在规定标准内实报实销；如办事处出差

18、的目的地已有食宿条件的，则不计出差出差补助。十二、相关费用的报结制度（一）办事处人员有关费用单据必须按月在月末汇总寄回公司财务部，财务部负责办理核报手续，并将报销款项汇款给办事处具体费用报销人，并取得相应的付款凭证。（二）公司所有人员，符合公司费用报销标准的费用开支单据，均应及时按财务规定程序办理好财务报销手续，当月发生的费用开支单据，均应在当月报销结清。对于在月底发生的费用单据，允许在次月五日内按财务规定程序办理好报销手续。超期未报销结算的费用单据，财务部有权不再予以报销。1、报销费用项目（1）长途车、船、飞机费注意事项：必须是在出差前填写出差申请表，详细说明出差路线、出差事由，并经过业办事处经理的签名同意的费用。必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由等。票据必须按时间、途径顺序整理张贴好，不得将时间和起止地点遮住。报结时应附有本次出差的工作说明。报销原则：返回即刻报销，长驻外地人员必须在次月5日前将当月费用寄到公司营销管理中心，每愈一天，扣报5%，跨月费用不再批报。（2）各项费用控制标准：办事处租房费用：2500元/月以内固话费用：300