办公室部门职责说明书

1、办公室部门职责说明书编号：YD/BG1、基本资料:部门名称办公室直接上级总经理主要岗位主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干事、后勤管理员、档案管理员、文员管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理权限。部门职能负责公司综合管理、计划制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。2、主要职责：1、起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。2、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。4、负责公司的公文处理、会务安排、档案管理、公关接待。5、负责公

2、司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。6、负责公司法律事务工作。7、负责公司的企划宣传工作8、参与子公司管理工作。3、主要工作内容:1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，编写工作总结，制定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。3、建设、维护信息系统，保障信息系统的正常运行。4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息，并按照领导要求，对有关信息组织专项调查研究，为领导

3、研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋和助手。5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、催办工作。6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会议记录和整理会议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等工作。8、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理公司公共关系。9、承办公司的企业形象设计和对外宣传工作。10、负责公司行政印鉴的使用和管理。11、负责公司办公通信设备的购置和维护，办公、劳保用品及礼品的采购和

4、管理，负责各类标志、信笺的印制、管理。12、负责公司相关法律事务的处理。13、组织做好安全教育，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。15、协助总经理审定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。16、编写公司大事记，编写情况交流等公司的内部刊物。17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。18、做好行政信访接待工作。19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作，做好车辆使用管理工作20、搞好部门建设，不断改建内部管理工作，提

5、高员工综合素质和部门工作绩效。21、完成公司领导交给的其它任务。4、主要工作要求:1、工作计划、总结1.1 准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求起草工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行文实施。1.2 在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作计划并检查落实情况。每年1月15日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，

6、并做修改记录。工作计划要有落实、有小结，与考核挂钩。2、制定制度2.1 全面了解公司的生产经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。及时反馈检查意见。2.2 制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查落实情况。3、综合管理与协调3.1 保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和问题向总经理室汇报。3.2 协助总经理室处理部门工作中所反映的问题

7、，针对要解决的问题进行深入的调查、了解和跟踪，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁;定。4、信息管理4.1 制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求，经总经理室审批后组织实施。4.2 提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报总经理批准后组织实施。4.3 调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。4.4

8、 每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿。4.5 及时检查计算机防病毒情况，做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。4.6 组织计算机应用知识的培训，提高员工应用水平。4.7 收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。4.8 为公司重大决策事项

9、提供信息支撑和专项研究报告：根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写书面报告呈送领导参考审阅。5、公文处理5.1 收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示；下级单位的请示、报告、传真；平行单位的函件、传真，必须按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷、存档，并做好记录。5.2 凡是从公司机关发

10、出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照发文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记录。5.3 根据领导的要求，协助领导起草会议讲话稿等有关文件，做到工作及时，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1 有组织、有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序，做到承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对临时出现的事项。6.2 做好会议的录音、摄像、记录，做好会议记录、纪要的拟定，必要时形成内参后发文。6.3 贯彻会议精神、决议，检查落实情况并及时做好

11、汇报工作。7、档案管理7.1 制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。7.2 用现代档案管理技术整理、保管档案，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行保密职能，按要求及时收发、登记、保管、销毁保密文件。7.3 对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导，检查督促重要档案的收集、归档情况。9、后勤保障8.1 内宾接待：事先或迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，热情接待来访人员或联系有关人员接待；对重要客人来访，要迅速向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并准备好相关会谈资料。8.2 外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接

12、待规格，制定日程，严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关资料。做好接待工作小结。8.3 领导公务活动：提前做好准备，落实时间、地点、出席人员，必要时准备相关资料，落实专人负责全程服务。8.4 公司商务活动：事先制定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，落实迎送、接待人员，必要时准备相关宣传资料。8.5 上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。8.6 妥善协调、处理公司的对外事务，协调公司的公共关系；及时拜访有关单位和人员，妥善办理相关事宜；及时安排适当的人员参加外部相关会议和活动。8.7 承办公司的企业形象

13、设计事项，联系CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统。8.8 做好公司形象的新闻宣传，以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。8.9 建设、维护公司网站，及时更新网页、发布信息。8.10 注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息，分析其后果，及时做出应对处理，重要事件要提出处理意见报总经理室决策。9.1 保持办公场所的整洁干净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位要做到整齐、清洁、明亮、无异味。9.2 制定午餐伙食标准，确定供应商，保证卫生、营养合理。9.3 根据办公用品、劳保用品、礼品库存及消耗情况，及时编制采购计划，实施采购。保证采购价格合

14、理，质量优良，严格掌握发放范围，不积压浪费。采购完毕要凭货票清点入库，单据、账目、手续齐全、清楚。要建立发放、领用制度，做好记账、核算工作。9.4 租赁车辆，按时结算租赁费用，做好车辆使用调度。10、固定资产管理10.1 对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。10.2 购置办公用固定资产前必须编制采购计划或定货计划，在充分利用原有设备的基础上确定增添，不盲目采购。10.3 对超过使用年限，或确已丧失效能需报废的固定资产，经技术鉴定后履行批准手续，被批准报废的固定资产，经市场寻价后处置，其变价处理的残值，上缴财务部后做销账记录。10.4 统一房屋产权管理，做到产权来源清楚、房源清楚，造册登

15、记。房屋坐落、结构、面积、建造年份、维修变动资料齐全。及时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管线图纸、通讯网络线路图纸，整理归档保管。11、安全保卫11.1 维护公司内部治安秩序，以“预防为主”为中心，通过宣传教育增强职工法制观念和安全意识。配合公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作，及时、妥善地调解处理内部治安纠纷。11.2 对公司的重点部门、要害部位加强安全防范措施，及时发现隐患，采取有力措施整改，确保陆上单位安全生产无事故。11.3 管理公司常住人口、外来人口、临时人口户籍资料，及时清理离职人口的户籍；办理边防证、通行证、身份证等证件。12、法律事务12.

16、1 、开展法律教育、宣传，及时、热情地为相关部门和人员提供法律咨询服务。12.2 对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等进行严格审查，对公司的重要活动进行法律指导，提出法律方面的意见和建议，保证公司行为的合法性，保护公司的合法权益。12.3 处理公司的法律事务。联系有关单位开展调查取证工作，组织或参加外出调查、收集证据材料；根据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状；联系律师和司法部门；进入司法程序后密切与司法部门保持联系，关注办案进展情况，及时向总经理室汇报；结案后要及时做好总结，及时整理资料，归档保管。13、子公司管理13.1 参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议，并说明理由。13.2 每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，了解子公司的经营管理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等，并做工作汇报。13.3 定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告。13.4 及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项，并检查子公司执行会议决议的情况。14、其他14.1 将公司重要事项及时编入大事记；定期编