煤炭企业档案管理现状与研究概论

1、煤炭企业档案管理现状与研究综述MG1414030 蒋梓安煤炭企业的定义 定义： 煤炭企业是指具备独立法人资格，能够独立承担安全生产主体责任，以开采煤炭资源为主的一种工业企业，包括独立煤矿（不包括矿业集团下属煤矿）、矿业集团公司等等，是主要分布于我国中西部。 例如：神华集团有限责任公司、山西焦煤集团有限责任公司、冀中能源集团有限责任公司、山东能源集团有限公司、晋能有限责任公司 煤炭企业档案的定义和种类 煤炭企业档案：煤炭企业企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，煤炭企业在各项工作活动中形成的全部档案的总和。 煤炭企业档案分类：根据煤炭工业企业档案分类规则，煤炭工业企业档

2、案分类设置十二个一级类目。即党群类、行政类、经营类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、职工管理类、特殊载体类。煤炭企业档案管理相关研究概况（一）历年研究概况 各年关于煤炭企业档案管理论文篇数和百分比 单位（篇）0102030405060198919982001200420062008201020122014各年关于煤炭企业档案管理论文篇数各年关于煤炭企业档案管理论文篇数变化图变化图篇数研究呈递增态势，说明一方面经济发展，档案工作日渐受到重视；另一方面，煤炭工业发展的黄金十年（二）研究主题主题篇数百分比煤炭企业档案整体管理方法与模式8550.3综合管

3、理性档案和其他档案管理2313.6档案信息化2112.4煤炭企业档案信息资源开发1810.7档案人才队伍建设95.3科技档案管理84.7档案收集工作53合计169100煤炭企业档案管理主题统计 （单位：篇）1.煤炭档案整体管理策略与煤炭档案整体管理策略与模式模式以煤炭档案整体管理策略与模式为专题研究的论文85篇,占总体的50.3 %问题和对策： 刘池认为目前煤炭企业档案工作的问题在于企业档案识淡薄、档案人员队伍配置低下、档案管理制度上的不完善、软硬件条件落后； 王丽萍、崔中、郭计云认为煤炭企业档案工作应当强化意识、加强队伍建设、进行信息化建设、制度建设，力求标准化规范化、注重档案信息资源开发；

4、 夏惟、关智、邢艳敏认为煤炭企业档案管理存在的问题是制度体系亟待加强、硬件投入不够、管理人员水平不高、信息资源开发利用的力度不够、信息化建设缓慢；并且提出加强制度体系建设、丰富馆藏、加强信息化力度和投入的对策。目前煤炭企业档案的管理模式 集中领导、分级管理的模式（大型煤炭集团） 集中领导体现在集团公司档案管理中心制订集团范围内档案工作的规章制度，集中所属企业档案人员业务培训，并对所属单位的档案工作进行监督和指导；分级管理主要体现在，所属单位形成的档案由本单位档案室负责保管，不向集团公司档案科移交。 由综办管理或设置档案室（独立煤矿） 卜青平认为根据目前大型煤炭集团的具体情况，档案的管理体制应该

5、由原先的“统一领导，分级管理”改革为“统一领导，以集中管理为主导与分级管理相结合”的档案管理体制。 集中管理是（1）对于重大项目档案实行集中管理。(2)根据所属矿井的要求，对建立时间短、没有建立健全档案工作的企业的档案实行集中管理。 (3)所属煤矿主动提出本单位形成的档案，要求档案馆代为保管的实行集中管理。 分层管理的具体内容同样包括三个部分，首先是对一些档案管理工作效果较好的单位进行统计，并且对其实施分层管理，其次是对一些内部关系较为分散的单位工作中所形成的档案资料进行分层管理，最后是对企业明确规定不应该进行集中管理的档案进行分层管理。2. 综合管理性档案和其他档案综合管理性档案和其他档案管

6、理管理这一主题的文献为25篇,占总体的13.6%涉及会计档案、人事档案、实物档案、安全档案、境外档案管理、顾客档案、合同档案等多个方面。 安全档案安全档案, 是在煤炭企业安全生产进行计划、组织、指导、协调和控制的一系列活动中形成的原始记录, 是煤炭企业安全生产、经营、管理的重要依据, 是企业安全管理各种行为的记录, 贯穿了企业存在的整个历史时期。中国档案分类法煤炭工业档案分类表在煤炭生产类下设的二级类目中有矿井安全类, 主要包括矿井通风, 矿井瓦斯、煤尘预防及监测, 矿井煤突出预防及监测, 煤矿防、灭火,煤矿防、排水, 煤矿其他灾害预防, 安全监察及事故处理七项内容, 基本涵盖了当时与煤炭企业

7、安全生产有关的全部档案内容。 永煤集团某矿安全生产档案制度2.1安全会议记录各级安全机构组织召开的与安全有关的会议必须由专人做好记录，文字记录要清楚，便于区分、管理、保存、查阅。会议记录要形成纪要、决议的，纪要和决议必须同时保存。安全会议的记录以年为单位装订保存。2.2 安全检查记录我矿组织的各类安全检查，由各级专职安全员负责记录。安全检查记录内容包括检查的范围、内容，参与检查的人员及其意见，检查中查出的问题、隐患。重要检查记录内容必须由检查人员签字认可，以示负责。检查记录必须使用专门的记录本。检查记录以年为期限装订和保存。2.3安全生产公文安全生产公文是指由政府各级安全管理机关、公司、矿山印

8、发由下级单位执行的有关安全生产书面文件资料或电子文本。安全生产公文原则实行分级分类管理，县以上安全管理部门的文件由公司负责管理存档，公司印发的文件和转发上级机关的文件，由执行单位安全机构或专业人员保管、存档。安全生产公文以年度为期装订、保存。2.4安全教育培训记录安全教育培训包括“三级”安全教育培训、专业安全培训、日常安全教育等。矿山用工的“三级”安全教育必须单独建立台帐，并由参培人员签名认可。安全教育培训记录由教育培训单位统一保存，其中矿山员工的“三级”安全教育档案由公司、矿山两级同时保存。个人参加上级部门组织的培训，其培训成绩、证书证件由个人保存，并报公司备案。2.5安全设施建设、使用记录

9、矿山重要安全设施、设备必须建立使用档案，从采购或建设、使用、报废或折旧全过程作好记录。重要安全设施、设备档案，由设备管理、使用人员建立台帐并进行日常管理，由安全管理人员进行监管。2.6安全事故记录安全事故发生后，事故发生的各个要素、线索、举证内容必须记录清楚。事故处理过程各环节的事项要按顺序进行记载。事故档案以单件事故为单位存档、备查。2.7其它安全活动记录除上述安全活动外的其它安全活动，必须同样做好记录，并妥善保存。陆颖蕊认为现阶段煤炭企业安全档案主要包括以下内容, 并将随着管理理念、方法、技术、文化的进步持续扩展。( 1) 安全生产规章制度及安全生产工作文件。( 2) 安全生产机构设置、人

10、员配备、任命文件, 各种人员资格证书复印件, 其他安全组织方面有关的内容。( 3) 安全检查文件( 4) 安全生产宣教文件。( 5) 危险源和应急管理方面的内容( 6) 劳动保护与职业安全卫生方面的内容( 7) 煤矿新建、改建、扩建工程项目的安全设施“ 三同时” 报建与审批资料, 煤矿安全生产许可证申办与批复资料, 煤矿井下避险工程档案。其他安全评价、安全认证、安全许可材料。( 8) 设施和设备安全状况的资料。( 9) 事故查处与隐患整改。安全档案为安全文化建设提供支撑、安全档案为企业安全管理提供支撑、安全档案为企业技术装备创新提供支、安全档案为煤矿安全监管监察提供支撑。动态管理煤炭企业安全档

11、案的建议1.加强归档工作的管理在创建本质安全型煤炭企业, 建立安全生产长效机制的过程中, 安全档案形成涉及部门多、内容丰富、内涵复杂, 载体形式多样, 档案管理呈现多元化。2. 建立重要项目资料归档的流程控制与风险控制机制对于矿井新建与改扩建工程档案、煤矿安全生产许可证申办与审批档案、安全评价档案、资源整合工作形成的档案、引进外资及对外投资合作建设新项目形成的档案、事故档案、大型设备档案等具备成套性特点、价值重大的安全档案等, 可以实行项目制管理, 建立项目档案管理组, 明确责任分工, 各环节无缝链接, 对文件的形成归档实行流程控制与归档完整性评估, 以降低不归档或漏归档风险。3.以利用为导向

12、, 编制安全档案专题目录或文件汇编3.企业档案信息化企业档案信息化 煤炭企业档案信息化现状煤炭企业档案信息化现状2002年，神东建立了档案局域网，配备了网络版档案管理软件，实现了档案检索目录的微机管理，网络检索利用。神东档案室先后经过2006年和2011年两次大规模档案数字化加工工程的实施，目前已形成目录数据75万条，原文数据3TB。数字档案馆具有工作效率高、存储容量大、随时随地查阅等优点。目前，神东29个基层档案室，已有26个启用了神东数字化档案管理系统，建立了档案检索目录数据库，实现了档案信息的集中存储、网络检索和信息共享。2014年4月，神华集团数字档案馆建设招标以煤炭企业档案信息化为专

13、题研究的论文21篇,占总体的12.4 % 郭莉认为煤炭企业档案信息化的主要问题在于人力物力的缺乏，煤炭企业应当加强领导和资金投入，对人员进行培训。 王淑改认为煤炭企业信息化应该注意：档案信息化要使用标准化的档案管理软件、要实现文档一体化管、要确保档案信息的安、档案部门还要适应信息化管理的要求，强化服务意识，拓宽服务领域。 侯立新认为煤炭企业档案数字化过程中应当转变观念，提高对档案数字化建设的认识、加强档案数字化的软硬件设施建设、重视标准化研究，制定标准规范、大力培养档案数字化专业技术人才、加大档案数字化过程中的信息安全保护。 魏凤媛则讨论了以数字化网络化的视角讨论了煤炭企业档案信息安全的问题，

14、指出应该建立健全档案安全管理的制度。4.信息信息资源开发利用资源开发利用以煤炭档案信息资源开发利用专题研究的论文18篇,占总体的10.7%加强开发利用：1989年杨士英;王志红认为需要加强煤炭企业档案的编研工作开始，就不断的有煤炭企业档案工作者撰文强调和呼吁加强档案信息资源开发利用。一方面强调煤炭企业档案资源对企业和社会的巨大作用，另一方面也提出了一下策略。 曹久军认为煤炭企业档案能够有效的解决各种产权纠纷、带来经济利益、有助于精神文明建设。为加强开发利用，煤炭企业人员应当革新思想，企业要建立档案资源开发利用工作领导体系和网络，逐步建立和完善 档 案开发利用工作的奖励机制，要定期举办“档案开发

15、利用专题研讨会 ”，促进档案开发利用工作制度化 、经常化。 卢国华认为档案部门应积极组织开发利用工作 企业档案部门要鼓励档案工作人员走出档案室,深入第一线,了解工程技术人员、科研人员、管理。 王梅则提出进行档案服务创新,提出了四条工作重点:要进一步深化已有档案资料的利用工作;加强企业基层档案网络建设;加强企业社区档案工作;加强民营企业档案工作。在创新服务手段开辟档案服务新领域方面,提出了建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务;开展在线服务;实现信息资源共享三条对策企业文化： 万年春结合福建煤电股份有限在建设企业文化的经验，提出企业档案工作加强管理本身就是企业文化建设的重要组成部分，通过查阅各类

16、档案来研究企业文化建设、挖掘企业文化建设的精髓,促进企业文化建设。 韩秀丽认为煤炭企业文化建设与企业档案工作都是煤炭企业管理的重要组成部分，煤炭企业档案与企业文化是共生的关系，企业诞生的同时也产生了企业档案，产生了企业文化。煤炭企业文化作为一种煤炭行业在长期生产，经营管理以及科研活动中形成的企业精神，经营理念、价值观念和行为规则的总和，反映了煤炭企业整体的共同追求、共同价值和共和利益，规定着企业发展的战略方向，引导企业精神文化记载。5.人才队伍建设人才队伍建设以人才队伍建设为专题研究的论文9篇,占总体的5.3 % 李小利结合陕北矿业公司为例指出当前煤炭企业人才紧缺、意识低下、培养困难的现状，并

17、提出企业应当立足于法，提升档案工作地位；以政策保证档案岗位有人管理；积累档案管理工作经验，加强人才培养工作。李敏、余海、杜俊英认为煤炭档案管理人员应该提升以下素质:服务素质、安全素质、信,息素质、管理素质、业务素质、学习素质、创新素质。 王振东则是结合淄博矿业集团档案人员素质低下的现状，提出要提高档案工作地位的同时，要关心人员的工作和生活；加强对兼职人员的选拔和培训工作；完善管理制度，以奖励的形式激发档案工作人员的积极性。6.科技科技档案档案管理管理（1）基建档案2011年煤矿建设项目档案管理规范 煤矿建设项目 指为了开采煤炭、按照一个总体设计而建设的工程。它包括一个或多个单项工程，在经济上统

18、一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。 煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。1.单项工程单项工程 指具有独立设计文件，可以独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的矿井、洗煤厂、铁路专用线、办公楼、宿舍楼等。2.单位工程单位工程 指具有独立设计文件，可以独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。如：煤矿基建项目的巷道、峒室、井底车场等。 一般煤矿基本

19、建设项目主要涉及四方面单位，一是建设单位，二是设计单位，三是施工单位，四是监理单位。按照这四方面职责进行项目文件收集1.煤矿基建项目各阶段文件收集（1）项目准备阶段形成的前期文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 前期资料（F.11)主要有可行性研究报告、项目评估、环境预测、立项审批文件。煤矿煤矿立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件，立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件，国土资源部门审批的采矿许可文件，环境保护部门审批的环国土资源部门审批的采矿许可文件，环境保护部门审

20、批的环境影响报告批复，煤炭部门的审批的矿井设计，安全专篇，境影响报告批复，煤炭部门的审批的矿井设计，安全专篇，矿长资格证、矿长安全资格证，工商管理部门注册的企业名矿长资格证、矿长安全资格证，工商管理部门注册的企业名称核准，属地审批的征地批复，拆迁补偿协议，前期与施工、称核准，属地审批的征地批复，拆迁补偿协议，前期与施工、监理单位签订的招投标合同，工程管理文件，以及竣工验收监理单位签订的招投标合同，工程管理文件，以及竣工验收后取得的煤炭生产许可证等后取得的煤炭生产许可证等。 勘察、设计单位负责收集矿井设计基础资料、设计批复设计基础资料、设计批复文件及资料（项目概算、机电设备概算、设计图纸等）。煤

21、文件及资料（项目概算、机电设备概算、设计图纸等）。煤田地质（田地质（E.12）煤田地质地形图、煤田地质勘探图、煤田地质储量图等，煤矿地质（煤矿地质（E.13 ）井筒柱状图、井底车场、运输巷道、通风巷道、采区等地质剖面图，水文地质水文地质(E.14），矿区测绘（矿区测绘（E.23 ） 地形测量、三角测量、高程测量等 ，矿矿井测绘（井测绘（E.24） 井上下对照图、采区测绘等，工程测量工程测量（E.25）设备安装测量、贯通测量、建筑物沉降测量等资料。 （2）项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单

22、位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。 施工阶段: 矿建工程（矿建工程（F.12）资料，主要有主、付井井筒、巷道、）资料，主要有主、付井井筒、巷道、井底车场、各类硐室、采区的施工、竣工资料；井底车场、各类硐室、采区的施工、竣工资料； 工业建筑（工业建筑（F.13）主要有主、付井井口、绞车房、皮带）主要有主、付井井口、绞车房、皮带走廊、煤仓、洗煤厂、通风机房、压风机房、排矸系统、变走廊、煤仓、洗煤厂、通风机房、压风机房、排矸系统、变电所、机修车间、安全监测调度中心等施工、竣工资料；电所、机修车间、安全监测调度中心等施工、竣工资料； 民用建筑（民用建筑（F.14）有办公楼、宿舍

23、楼、浴池、冲灯房、）有办公楼、宿舍楼、浴池、冲灯房、锅炉房、食堂、给排水管网、污水处理、矿区广场等施工、锅炉房、食堂、给排水管网、污水处理、矿区广场等施工、竣工资料。竣工资料。 安装工程（安装工程（F.15）主要有主、付井架安装，井口设备安）主要有主、付井架安装，井口设备安装，井筒、井底机械设备安装，提升机房设备安装，排矸设装，井筒、井底机械设备安装，提升机房设备安装，排矸设备安装，井上下变电所设备安装，地面空气压缩机房、通风备安装，井上下变电所设备安装，地面空气压缩机房、通风机房设备安装，消防泵房、井上、下排水设备安装等资料。机房设备安装，消防泵房、井上、下排水设备安装等资料。 除有其他约定

24、，除有其他约定，施工单位负责编制竣工资料和竣工图施工单位负责编制竣工资料和竣工图；项目监理文件由监理单位收集、积累，项目监理文件由监理单位收集、积累，并负责审核施工单位并负责审核施工单位项目档案收集情况。项目档案收集情况。 （3）项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理资料的收集、积累由项目器材供应部及财务部负责收集。 设备仪器（H）主要是开箱资料，有合格证书，质量主要是开箱资料，有合格证书，质量证书、使用说明证书、使用说明，设备图纸，装箱目录等设备图纸，装箱目录等，按照采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统由设备科进行收集。 财务资料主要

25、有财务凭证（凭证（K.11）、账簿（）、账簿（K.12）、）、报表（报表（K.13）、工资（）、工资（K.14）等，财务资料可分种类按年度顺序收集。 （4）职工档案(L) 有职工名册，劳动合同，健康体检档案等。（5）特殊载体类（M）有照片、光盘、录像带、实物。有照片、光盘、录像带、实物。2.项目文件收集时间项目文件收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件应首先登记归档，再行译校、复制和分发使用。项目档案收集工作应与项目建设同步进行。如：设计审批完成后及时向档案部门移交设计基础资料。每一阶段工程完成后移交竣工资料，购置设备到货开箱时移交随机资料。 （

26、1）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件应根据文件的性质、内容分别按年度整理。设备技术文件、竣工试运行（生产）文件及验收文件，按项目的单项或单位工程整理。 （2）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。3.项目文件的整理项目文件的整理 （3）施工文件、检查验收记录、质量评定按单位工程整理。 （4）监理文件按建设项目的专业、阶段进行整理。 （5）设备资料、招投标资料应由建设单位整理；竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。4.项目项目文件的归档文件的归档 项目项目文件归档要求文件归档要求 （）建设单位各机构、各施工承包单位、

27、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。 （）根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。项目项目文件的归档时间文件的归档时间 除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。以煤炭工程项目档案管理为专题研究的论文6篇,占总体的3.6 % 杜萍认为因矿井建设期长，工程施工单位多，建设单位管理人员变动，造成工程归档资

28、料不完整，有的资料只有工程主体资料，没有相关配套资料；施工单位工程资料管理人员专业素质较差，更多的人员有工程施工相关专业知识，但缺乏档案管理专业知识，造成工程资料不规范，不全面；负责工程资料的科室对存档工作重视程度不够，因工程一般建设时间长，不注重过程资料整理，存在工程竣工时的突击现象； 提出对策：加强领导，建立健全档案管理制度，是做好工程档案管理工作的基础。档案管理人员要深入工程现场，做好对工程档案资料的跟踪服务工作。各部门要明确经济责任、齐心协力、搞好配合，保证工程档案资料的完整性。 高平认为重点工程项目档案工作中出现的问题是：1.对档案工作认识不足, 重视程度不够；2.管理体系不健全,

29、制度执行不力；3.前期文件的收集是薄弱环节；4.不重视对重点工程档案同步管理；5。档案人员的素质还不适应工程项目档案工作。 他提出在加强重视程度和建立制度的基础上，切实加强重点工程项目档案的同步管理。 孟海燕、陈文英则从工程项目档案验收的角度提出了应对工程项目档案验收的一些具体对策。 1.把档案纳入日常工作议事日程。每月召开一次项目建设单位的“大超前管理会议”,将档案工作作为一项重要议定内容,同时纳入项目建设单位各项管理和发展规划,与项目建设的进度、质量、安全管理工作同部署、同安排、同组织、同考核。 2.建立机构、加强监督。项目档案建设单位应从项目立项开始就设立档案室,成立分管、主管领导,并配备专职档案管理人员负责档案的收集、整理、立卷归档等各项工作。 3.强化过程控制,确保档案收集与工程建设同步进行 超前介人、纳入合同管理、纳入建设单位、工程监理、设计单 位及质量监督全程控制、实行动态跟踪监管、严把档案移交关 地质档案煤矿地质、水文地质、工程地质、环境地质、矿区测绘、矿井测绘等15个类2002 年国务院发布了 地质资料管理条例 , 对地质档案的管理工作进行了详细规范, 条例!对煤矿企业地质技术档案的管理具有很好的借鉴作用乔莲秀, 张程秀认为地质资料应在生产实践中不断完善, 进行二次开发。地质资料尤其是地质勘探资料具有推测性, 与