某公司ORACLEERPAP模块培训手册

1、珠海理想科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作者： 王淑芳建立日期：25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版本：02审批人：RISO项目经理拷贝编号782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)文档控制 iii782947.doc文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在 封面的相应位置。如果你接到本

2、文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)文档控制 iii782947.doc目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份供应商管理 2操作说明2供应商2第二部份发票的处理12操作说明12发票处理12第三部份预付款处理 23操作说明23预付款23第四部份付款27操作说明27付款27第五部份过帐与关闭会计期 30操作说明30月末关帐流程30File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)文档控

3、制 iii782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)编写说明1782947.doc编写说明本文档为最终用户使用手册，分供应商管理、发票处理、预付款处理和付款四部分的 操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供应商及发票部分适用于财务部门处理应付款发票的财务人 员，付款部分适用于作供应商付款的财务管理人员。参考文档File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)编写说明#782947.doc第一部份供应商管理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中

4、对供应商的增加、合并。供应商新增供应商录入菜单：供应商基准输入1、进入“供应商”窗口（供应商主界面）俱应商名称Hit山山石痔区縣F7J亦寤尸供应商蝙号供应商全称 ：规范地录入供应商的全称。供应商编号：输入供应商编号。供应商税务代码。失效日期，用来防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入。父供应商名称 。供应商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须 定义为供应商。编号父供应商编号。客户编号File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理2782947.docFile Ref: 782947.do

5、c(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理3782947.doc分类。Classificati on:File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.docsector类型：将供应商分为以下6类：国内，国外，Tax authority,publiccompanies,suppler供应商、Employee 员工,' 。员工：选择有效员工的姓名以将员工作为供应商的形式进行有关费用报销。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选择员工姓名。编号：

6、您已将其作为供应商记录的员工编号一次性交易One time:启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用供应商查找”窗口找出所有一次性的供应商。SIC:标准工业代码Minority owned :少数股权。供应商是少数股权企业时Small busi ness :小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展Woman owned :妇女拥有，可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展所有供应商接收值将默认到您为供应商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接收默认值。Enforce Ship-To Location强迫发运目的地 ：您在此字段中输入的值，它可

7、以确定接收地 点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无：接收地点可以不同于发运目的地。Reject拒绝：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。Warning警告：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许接收。Receipt Routing接收途径：您对货物指定的默认接收途径：Direct delivery （直接交货）、Inspection required （要求检验）或 Standard receipt （标准接收）。Match approval level发票匹配：如果将Oracle应付款管理系统与 Oracle采购管理系统或另一

8、集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配 可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供应商对项目或劳务不超额开单。如果 项目的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2- way双向：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1. 已开单数量 <=已订货数量2. 发票价格 <=采购订单价格3- way三向：此外要求接收：3. 已开单数量 <=收到的数量4- way四向：此外要求检验：4. 已开单数量 <=已验收数量Qty received toleranee接收数

9、量容限：最大可接受的多收容限百分比Qty received exception接收数量例外：采购管理系统如何处理超过"接收数量容限”的接收：None无：接收可以超过选定的容限。Reject拒绝：采购管理系统不允许接收超过选定的容限。Warning警告：采购管理系统将显示一则警告信息，但允许接收超过选定的容限。Receipt data exception接收日期例外：采购管理系统如何处理早于或迟于选定的允许天数的接收。None无：接收可以超过允许的提前或延迟天数。Reject拒绝：采购管理系统不允许在选定的提前或延迟天数之外的接收。Warning警告：采购管理系统将显示一则警告信息，但

10、仍允许在选定的提前或延迟天 数之外的接收。Allow substitute receipts允许替代接收：接收者可以接收代替已订货项目的替代项目。需要事前在“采购项目关系”窗口中为已订货项目定义可接受替代项目Allow unordered receipts允许未订货的接收：接收者可以接收未订货的项目。您可以为 特定项目改写此选项。如果已启用此选项，则您可以稍后将未订货的接收与采购订单匹 配。说明：一个供应商可能有几个供货地点，如联想公司可能在广州、上海、北京有供货地点， 系统可反映该供应商不同的供货地点，并按地点对供应商进行控制。在供应商主界面输入的 是其不同地点的供应商的共性信息。一般情况下

11、一个供应商的地点可能唯一，我们在供应商 主界面简单进行有关设置后，就可以点击“sites”键，直接按供应商地点输入有关信息。2、接着点击“地址”按键，进入“供应商地址”窗口一般：常规信息（供应商地点窗口）支付：支付地点。您发送发票付款的供应商地点。对于未定义作为支付地点的供应商地点，您不能输入发票。采购：采购地点。您订购货物或劳务的供应商地点。在Oracle采购管理系统允许您输入采购订单之前，您必须输入至少一个采购地点。RFQonly : RFQ隹一地点。您不允许输入供应商地点的采购订单时启用。RFQ唯一地点是您接收报价单的地点联系人联系人信息仅供参考，并且系统不使用此信息。Prefix:称谓

12、。为联系人输入相应的称谓（Mr.、Ms.、Dr.等）。In active on :失效日期。在其之后，该联系人不再显示在此供应商地点联系人列表中的日期。会计:付款帐户及有关说明。在供应商主界面会计窗口输入的是其所有地点的默认会计值。在供应商地点窗口的会计窗口输入的是该地点供应商的发票默认会计值。可以在供应商地点输入和发票输入过程中改写任何会计默认值。但如果使用多组织支持功能，只能在供应商地点层输入会计信息，在供应商 主界面会计窗口输入不进任何信息。分配集Distribution set :为供应商地点输入的所有发票的默认分配集。负债Liability :负债帐户和说明。在您输入发票时，应付款管

13、理系统将自动对发票默认 此负债帐户。预付Prepayment:供应商发票的预付款帐户和说明。Control： 控制通过对供应商地点而非每张单个发票应用挂起，可以防止支付多个供应商发票。您可以为供应商地点启用多种类型的供应商相关挂起。应付款管理系统同时在供应商主界面提供了这些选 项，但它仅使用这些值来提供您所输入的新供应商地点的默认值。您在供应商地点”启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程。In voice amou nt limit :发票限额。如果输入的供应商发票超过您指定的发票限额，则 应付款管理系统将在审批”过程中对发票应用金额”挂起。此挂起还可应用于您导入的EDI发票。您不能在释放

14、挂起之前支付发票。您可以通过调整发票额来释放挂起，或者 在发票工作台”的挂起”窗口人工释放挂起。In voice match option :选择发票匹配方式。可选择发票是与采购订单匹配，还是与收料 单匹配。Hold all payments :挂起所有付款。最具有限制性的供应商地点挂起。通过选定供应商 地点的“挂起所有付款”，您可以防止供应商地点被选定用于在付款批期间付款或快速 付款。在撤消选定供应商地点的“挂起所有付款”选项之前，您不能支付供应商地点的 发票。注意：如果在供应商地点启用“挂起所有付款”选项，由于它是供应商挂起而非发票挂 起，因此“发票窗口”中的“挂起”字段并不反映此选项。H

15、old un matched in voices :挂起未匹配发票。如果您为启用此选项，则应付款管理系统将在“审批”期间对未匹配发票应用挂起。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通 过将发票与采购订单匹配并重新提交“审批”来释放此挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。Hold un pproved in voices :挂起未通过审批的发票。Payment hold reason ： 挂起原因。-应用挂起说明：使用以下三种类型的挂起可以防止发票付款：-发票挂起您可以使用“发票工作台”的“发票挂起”窗口，人工将一个或多个发票挂起原因 审批（“挂起”）应用于发票。-已计划付款挂起

16、通过在“发票工作台”的“已计划付款”窗口中将一个或多个已计划付款标 记为挂起，您可以挂起部分发票上的付款。供应商挂起 在"供应商地点”窗口中，您可以启用“Hold all payments （挂起所有付款）"、“Hold unm atched in voices （挂起未匹配发票）”或“ Hold un pproved in voices ”等选项。您也可以选 择为供应商地点指定一个“发票限额”。-注意：“发票”窗口中的“挂起”字段仅显示发票挂起，并不反映您在“已计划付款”窗口 或“供应商地点”窗口中应用的挂起。例如，如果在“供应商地点”窗口中启用了“挂起所 有付款”选项，

17、并且发票中没有任何发票挂起，则“发票汇总挂起”字段将显示零。-应付款管理系统在“审批”过程中自动将某些挂起应用于例外发票。您不能人工应用这些系 统挂起。例如，如果发票的分配总额不等于发票额，则应付款管理系统会在“审批”过程中 将“分配差异”挂起应用于发票。付款 Payment:File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理8782947.doc岂供应商11点（味萍锂蔥屋司北京全薛時机掠ZHD1B地客国塞地区）中国止点市Jt三环中踣幸丸号F|银行廉尸EDI 境舷 tt?：.则稅申抿采购省仙县无效口期厂站终提取折和

18、电）厂从励口中揪隊诒寅世） r独立支付（型1UUU2U发栗币料憫币种File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理9782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.doc条件：选择为“立即付款”。支付类别：对供应商指定的支付类别。您可以在供应商地点输入或发票输入期间改写 此默认值。建议：在创建付款批时，您可以选择“支付类别”以同时支付某种类别的供应商或发票。 Payment priority付款

19、优先级：1 （上限）至99 （下限）之间的一个数字，它代表付款“付的优先级。在发票输入期间，系统将使用供应商地点值自动对发票的已计划付款指定 款优先级”。Terms date basis 期限基准：应付款管理系统开始计算对供应商已计划付款的日期。此字段的默认值是您为“期限基准”定义的财务系统选项。有如下可选项：Good received货物收讫：在您输入发票时，应付款管理系统将提示您把收到发票 上所列货物的日期作为发票的期限日期。In voice发票：在您输入发票时，应付款管理系统将默认发票日期作为期限日期。In voice received发票收讫：在您输入发票时，应付款管理系统将提示您把收

20、到发 票的日期作为期限日期。System系统当前日期：在您输入发票时，应付款管理系统将默认当前日期作为期限 日期。Pay date basis支付日期基准：供应商的“支付日期基准”可以确定供应商发票的支付 日期。有如下可选项：Due到期：以到期日作为付款的日期Discount折扣：以可获得折扣的最后日作为付款日期Payment method付款方式：可选择如下付款方式（一般选择 check）: Check支票：您可以通过人工付款、快速付款或按付款批支付。-Eletronic 电子 Wire电汇：用于人工记录您的银行与供应商银行之间的外部电汇资金。Clearing结清：用于记录内部供应商的发票付

21、款。Always take discount每次都采用折扣：启用此选项，您可以使应付款管理系统始终对 供应商采用可用折扣，而无需考虑您支付发票的时间。Exclude freight from discount从折扣中减去运费：如果为发票启用此选项，应付款管理系统将在计算要对其提取折扣的发票额时自动从发票额中减去运费额。应付款管理系统在创建发票的已计划付款时将使用“可折扣额”来计算折扣额。Pay alone单独支付采购 Purchasing:尖应函堆点珠闯淮罄全司）.比京工环号机HE迎益中右.EHME地名北点File Ref: 782947.doc(Confidential, for compa

22、ny use only)第一部份供应商管理10782947.doc中国北克rtf北三环中略辛丸号锻疔帐户EDI厂电健RTS事爭处理的僭项適切单1UUU29凭收据忖款去忖日期 替代支忖地点县无辿日辦File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.doc供应商地点值将默认到采购订单和请购单。可以在供应商地点输入和采购单据输入的过程中改写任何采购默认值。

23、输入发运目的地输入开单至地点选择发运方式。FOB离岸价：供应商的船上交货价Freight Terms 运输条款：您与供应商议定的运输方式及运费由谁支付。Pay on支付条件：可选择如下项目Receipt收据：如果要使用“凭收据支付自动开票程序”，以根据您为此供应商地点输入的收据和采购订单创建发票，请输入“收据”。空白：如果您不想使用“凭收据支付自动开票程序”，请将此字段留空。Alternate pay site备选支付地点：如果没有在此处输入备选支付地点，则在您为供应商地点的收据创建发票时，系统将使用采购订单上的供应商地点作为支付地点。In voice summary level发票汇总层：如

24、果将"备选支付地点”字段留空，则在您提交“凭收据支付自动开票程序”时，请输入您要合并此供应商发票的层次：Pay site支付地点：为此供应商支付地点创建一张发票。Packi ng slip装箱单：对于此供应商支付地点，为每个装箱单创建一张发票。Receipt收据：对于此供应商支付地点，为每张收据创建一张发票。如果在“备选支付地点”字段中输入值，则系统将使用您为此支付地点选择的“发票汇总层”。供应商合并3、完成以上步骤后，按保存键保存，完成供应商的增加工作。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理

25、12782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.doc供应商合并由于错误的原因，出现重复录入供应商，需对重复的供应商进行合并。菜单：供应商 供应商合并原供应简目标供应商香禺东邦怡丰发泡胶;传送窑称地点豆制地点名称发票：在“供应商合并Supplier Merge”窗口中，选择要从旧供应商传送给新供应商的发票：All （所有）：传送旧供应商所有的发票。Un paid（未付）:只传送供应商未支付的发票。None（无）：不传送旧供应商的发票。PO：如果要将所有采购订单从旧供应商传送

26、给新供应商，请选择“P0 （采购订单）”。输入供应商名称及地点：输入旧供应商名称和地点以及新供应商名称。应付款管理系统会将信息从旧供应商传送给新供应商。复制地点：如果您要将旧供应商地点重新指定给新供应商，请选择“Copy Site （复制地点）”并且不要输入新供应商地点。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为旧供应商地点的失效日期并使用您选择要传送的信息来创建新供应商的新地点。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理#782947.doc如果您要将旧供应商地点信息与新供应商地点信息合并，请勿选择&q

27、uot;Copy Site（复制地点）”而是在“ Site（地点）”字段输入新供应商的现有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入 合并日期来作为旧供应商地点的失效日期并将您选定的所有信息与新供应商地点信息合并。选择“合并Merge”应付款管理系统将提交并发请求以运行供应商合并程序，此程序会将信 息从旧供应商传送给新供应商，并同时运行供应商合并报表，查阅该报表并保留以作为供应 商合并活动的审计线索。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第一部份供应商管理13782947.docFile Ref: 782947.doc(C

28、onfidential, for company use only)第二部份发票的处理14782947.doc第二部份发票的处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的处理:1、普通发票（不匹配订单）录入与分配2、预付款发票2、材料采购发票（匹配订单）的录入3、发票的审批。发票处理普通发票录入菜单：发票 > 录入发票I-供应部ft号上涔7H0031?9,S60.0Q19960.00批控制总额哲隹应|说明I供应衙程幫丄涔国圏Oracle应朋产吕PRUD文件搁強（D觇图加文件夹（U工具（I）笛口常的出ORACL1*f ' i*a . FM 4CT上扎、i a r f rra.r

29、a na ra r ir r r r r u r m ra iija r j> r « r d j* rss4dA, Rl J”n» »_ =_»_. _ - _ n s . 1*, J1宀" g11 c j j y1 wm." J *:<<：>： ：<：71 X实际总额杯雀r-MAR-2001r)1546160CNY血垃海i .Id发票 Invoice:Type发票类型：系统默认的发票类型为“标准”。Standard标准：指由于采购货物或接受劳务而从供应商处取得的发票。Credit Memo贷项通知单：

30、指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票。Debit Memo借项通知单：指对于已开发票的货物或劳务因为供应商没有开红冲发票而 由自已建立的红冲发票。Po默认：指为匹配采购订单而创建的发票。发票日期：输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值（当天日期）。如果您输入了将来期间内的日期，应付款管理系统将在“审批”过程中使“将来期间”中的发票处于 挂起状态。根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式，应付款管理系统也许将使用 您输入的发票日期作为发票条件日期”和“ GL日期”默认值。发票编号：输入供应商传发送给您的发票的“发票编号”，应付款管理系统不允许您为相同供应商输入重复的发票编号。发

31、票币种：在您输入以非本位币的币种表示的发票时，选择发票使用的外币，使用用户汇率类型输入汇率将发票和发票分配兑换成本位币以创建日记帐分录。以本位币表示的发票金额与发票付款金额之间的任何差额均将记录为已实现损益。发票额：输入发票的总金额，对于类型为“Standard”、“ PO'的发票，输入一个正值。而对于“ Credit Memo ”、“Debit Memo ”类型的发票，则输入一个负值。对“ExpenseReport”和“ Mixed ”类型的发票，则既可输入正值，亦可输入负值。付款条件：系统根据供应商默认的付款条件自动计算。描述：输入发票的摘要说明。完成以上工作后按“ Ctrl+L

32、”保存，并点击“分配”键以定位至“分配”窗口进行发票分配。发票分配菜单：发票 > 录入发票徒口帮助换码笈票會计分配总额199,06U.UU1U 9,860.00170,000.00324.79495.7329,039.48 VAT1726 APR200126 APR200126JPR2D012fi APR2D01D 1.2121(12.-.-.40081D 1.512102 J0103001.-.D 1.5121021)101001.-.0121110201,帳户GL日期歸卫（円分配（炼海理理公司）-01546160,理恿上毎国麻黃齡即枱类型：为您订购的货物或服务选择“项于或“税”金额：

33、输入分配行的金额。税码：选17%GL Date分配GL日期的默认值是您输入的发票GL日期。您可以改写此默认值并将分配GL日期更改为打开或将来期间内的任何日期。应付款管理系统将使用“GL日期”来确定创建分配日记帐分录的时间。帐户:按“ Ctrl+L”键选择发票分配到的总帐会计帐户。如果发票要分配到多个会计帐户，以相同方式完成输入分配。注意,项为不含税金额，税要选择税码，计算后输入，如果分配总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批”过程中 将发票标记为“分配差异”挂起。按“ Ctrl+S'键保存您所做的工作在工具栏“查看会计方法”下窗口出现以标准发票产生的会计科目如下：借：应付帐款

34、-暂估应付212102应交税金-进项税21410201贷：应付帐款-理想总部212104 （分公司购总部产品，统一为此科目）第8节输入采购订单匹配发票操作说明本操作说明输入采购订单匹配发票的方法。操作路径N发票输入发票操作过程要匹配特定的采购订单装运或分配，步骤:路径：应付t发票t录入t发票发票信息输入与上面讲的标准发票输入操同。输入完以上信息，点匹配 出现以下窗口File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理17782947.doc宅誉扶蹇匹配的采购订牟（用更昆鬧幷金面 一帕配枝费方粪別编号豹続置i己装运收货

35、方顼曰项曰顶目说阴取消（帯除固方法有以下两种:1 .输入米购订单编号，然后按查找2 .输入项目，切删除项目说明，然后按查找出现以下窗口匹配打勾2. 出现已开票数量、单价、匹配金额注意：匹配金额应和发票一致，如果有误，请更改3. 注意：已开单为 0、已接收有数量才可以匹配4. 按匹配完成发票与采购订单的匹配要进一步进行匹配，可以与采购订单继续匹配。选择分配”按钮。对于要匹配的每个File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理19782947.doc采购订单分配，选择采购订单分配，然后输入已开票数量”或匹配金额”系

36、统将根据单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量 单价=匹配金额）。6.5.要复核新建发票分配，在发票”窗口中选择分配”按钮。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理20782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理#782947.doc7.然后手工分配税类型为税 金额输入进项税额税码选17% 科目自动带出要匹配所有采购订单装运（快速匹配），步骤：1. 在 发票”窗口中输入 快速匹配”发票类型。注意：

37、输入了 P0默认类型，系统将提示输入 PO编号，然后会自动默认供应商、供应 商编号、地点和币种。2. 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。3. 选择 匹配”按钮以使系统定位至 与P0匹配”窗口并自动进行匹配。 系统会将发票与匹配的装运 分配进行完全匹配并自动创建发票分配。可以通过改写默认值来调整任何匹配。4. （可选）复核由采购订单默认的 付款条件”可在发票”窗口中更改发票 付款条件”5. 在 与P0匹配”窗口中选择 匹配”按钮以保存匹配。6. 要复核系统创建的发票分配，请在发票”窗口中选择 分配”按钮。发票审批在支付或过帐发票（包括预付款）之前，您必须使用以下二种方法之一来提交用于发

38、票的“审批”：1、联机提交发票的审批菜单：菜单：发票 >录入发票File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理21782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理#782947.doc查询要审批的发票，然后点击“1”键，进入“ 1 ”窗口，点击“审批”选点”确定”。发票的挂起和释放菜单：发票 > 录入发票查询要挂起的发票，点击“挂起”键，进入“发票挂起”窗口。uru塩更西建j理生鼠穷曲仝词.021J

39、6298, EE海直生孟量司暂挂塔暫挂直£1释确因协格价格发粟侍格耀辻釆购订单桥恪挂总己快逵轩获 发尖井榴iffi辻累购订单柠料挂起己快尬秤敲挂起己审毗挂起己审世挂起已审世挂起已审枇挂起已号毗I P拴起已审扯曲核电）采购订单捷起已快速捽験霍養帅格耀过釆购订单骨格挂起已快速捽放当苗记录暫挂日朋ej迥包国暂挂依梶理*释敢日朋BCHWS“审批”将验证有关输入发票的匹配、税、期间状态、汇率和分配等信息，并自动将挂起应 用于例外发票。如果发票具有挂起，您可以通过更新发票或采购订单更正导致“审批”应用 挂起的例外信息并重新提交“审批”，应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。你可以手

40、工挂起发票，但应付款管理系统并不自动释放您手工挂起，必须进行手工释放应用 于发票的挂起。在发票“活动”界面，点释放。名览票活动I审批（A）HI审批相关发票迟）I取消翁票（|）B核销/不核销预忖款世）创選士计稈目口樺放暂挂（S）暂挂名释旗原因HI打印通知（凶）打印机发送公司名称发件公司标题取消确定选出释放名称和释放原因 然后确定，重新审批。发票的取消菜单：发票 录入发票File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理23782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for

41、 company use only)第二部份发票的处理#782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理24782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理#782947.doc查询要取消的发票，然后点击“ 1”键，进入“ i”窗口,File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理#782947.docFile

42、Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理25782947.doc点击“取消发票”选项后再点击“确定”发票的查询菜单：发票 录入发票卯悔5识十:M 71 Xi+JSlfc 強颔（戌I.PO ifir?供应商名称：模糊查询供应商名称PO编号：可按采购订单来查询 发票编号：可按供应商发票来查询 类型：预付和标准金额：发票金哦日期：可按一定的日期范围来查询若称pa編号蝎号潛關©pc转屋=币种茗称堀号3*31 发票状态已付：发票是否付款File Ref: 782947.doc(Confidential, for c

43、ompany use only)第二部份发票的处理26782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理27782947.doc入帐：是否入帐状态：是否已核销凭证编号按“查找“出现以下窗口矣际总颔|杯雄杯湛已忖扬(S海市天宝珠禅市天宝珠淬市天左珠海市天圭 菲海i旗盖戢海市天宝ZHD1225JUNZ00104000365CHYZH012ZHD12ZHD127H017ZHD12DJUU珠海Q7JUL 200117JUL 20011UJULJUU117JLII JM1ISJULOOI040245510

44、4024553D4B»DUU04025089CHYCH¥CHYCHYCHY814.49SJ990,672.1973,744.1采购订里说明状姦陶Q)也可查询可户欠款余额File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份发票的处理28782947.doc输入客户名称点“计算欠款余额”，点击“计算”未付额：尚欠供应商货款数发票数：未付款涉及到的发票数量 按“发票”即出现明细发票清单。如下图:File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第二部份

45、发票的处理29782947.docFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第三部份预付款处理30782947.doc第三部份预付款处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商预付款、发票核销预付款与撤消预付款核 销。预付款预付款申请菜单：发票 > 录入发票在“发票”窗口中选择“预付款”作为发票类型并输入所有基本发票信息。请参阅：发票录入。“临时”类型是指可以用来核销发票预付款，“永久”类型一般指不作核销的预付款,如押金。系统默认值为“临时”。点击“分配”键来查系统分配。使用审批其它发票的方式审批预付款。按“Ct

46、rl+S'键保存您所做的工作。支付预付款菜单：发票 > 录入发票In voices>E ntry>ln voicesFile Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第三部份预付款处理31782947.doc您可以按照支付其它发票的方式来支付预付款。您不能部分支付预付款。并且必须在全额支 付预付款之后才能对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票 > 录入发票1. 在“发票”窗口中，查询要被核销的采购发票。2. 选择“ 1 ”按钮并选定“核销/不核销预付款”复选框。选择“ 0K”。应付

47、款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付款。选择您要核销的所有预付款。Amount To Apply输入发票的核销额。GL Date您也可以更改 GL日期，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期。Invoice Overview：要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择"In voice Overview ”。Apply/Unapply:对发票核销预付款金额，并保存您所做的工作。撤消核销预付款如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销的预付款，您必须首先撤消核销预付款并撤消支付此预付款的付款单据。取消未支付或未对发

48、票核销的预付款：1. 在“付款”窗口查询并选择预付款，取消预付款。2. 在“发票”窗口查询并选择预付款。3. 选择“活动”按钮并选择“取消发票”。4. 选择确定”以保存您所做的工作。应付款管理系统将自动为预付款创建冲销分配并将预付款金额减少至零。要取消已核销的预付款：1. 查询已被预付款核销的发票。2. 选择“活动”按钮并选择“撤消预付款”。同时可以取消被核销的应付款发票。3. 取消预付款的付款。在付款窗口中查询已付的预付款。4. 取消预付款发票。查询预付款的发票，选择“活动”并选择“取消发票”。5. 保存所做的工作。第6节记录预付款的退款操作说明本操作说明记录预付款的退款的方法。操作路径N发

49、票输入新建操作过程说明输入类型为标准的新发票，以退款额借记现金帐户，贷记应付款，再与预付发票核销以贷记预 付款帐户。记录预付款的退款，步骤：2. 在 发票”窗口中，以供应商退回的金额输入发票。3. 输入标准”类型。4. 输入发票说明以表明是退回预付款。5. 创建退款额的发票分配，并借记现金帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注 意清空“税率”字段。保存。6. 选择“活动”以审批发票。7. 选择 活动”按钮以定位至 发票措施”窗口。选定 核销/撤消核销预付款”复选框并选择 确定”。选择要核销退款的预付款。在 核销额”字段中输入退款金额。可以更改 GL日期。要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择发票概览”按钮。如果要审批预付款分配，选择 审批”。或者从提交请求”窗口提交审批。如果要为供应商打印预付款汇款通知书，选择打印”。8. 选择核销/撤消核销”按钮以将预付款金额核销至为退款输入的发票。保存所做的工作。File Ref: 782947.doc(Confidential, for company use only)第三部份预付款处理34782947.doc第四部份付款操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的付款。付款手工付款菜单：付款录入付款类型：选择“手工”类型。输入用于付款的银行帐户。选择付款单据名。系统自动生成付款单据号。输入付款日期。输入付款金额