TimeSheet系统-工时批量导入工时管理制度及相关概念

1、TimeSheet系统-工时批量导入一、 工时管理制度及相关概念1. 填报对象及要求需要填写工时的员工范围：签订中国大陆劳动合同的COS属性的员工以及BG5日本状态为Active的员工，包括正式员工，实习生，不包括合同工。 1.1 新入职员工u 对于新入职的COS员工，如果入职日期在20号之前则入职当月需要填写工时；u 如果入职日期在20日及之后的日期，集团不要求入职当月填写工时，至于是否填写工时按照部门或项目的要求执行。1.2 长假员工u 长假期间员工可设置为Inactive状态，此状态下的员工无需填写工时。u 请假时间超过1个月以上的员工，自请假开始之日起员工状态将被自动调整为Inacti

2、ve；（未使用考勤系统且请假时间超过1个月以上的人员，联系设置为Inactive状态；人员返岗后及时告知恢复为Active状态）。u 长假结束返岗工作的员工，应及时联系修改状态为active，并开始正常填写工时。1.3 工时未填u 工时未填-项目经理：在项目中并且需要填写工时的员工，在实际进入项目之后、退出项目之前，如果未按照要求完成工时填写的将出现在项目工时未填的员工列表中。u 工时未填-项目经理：在项目中并且满足无需填写工时条件的员工，不会出现在项目工时未填的员工列表中。u 工时未填-人员经理：需要填写工时的员工，在实际离职日期之前，如果未按照要求完成工时填写的将出现在部门成员工时未填的员

3、工列表中。u 工时未填-人员经理：满足无需填写工时条件的员工，不会出现在部门成员工时未填的员工列表中。2. 填报时间要求u 工时系统会在系统首页发布当月工时锁定的日期。u 每月工时锁定前，员工需将月底之前的所有应填工时进行预测并填写，完成整月工时的提交。注：PGS团队按照实际结账周期完成整个周期的工时填报。u 项目经理应在每月工时锁定前审批员工的项目工时；人员经理应在每月工时锁定前审批员工的非项目工时。u 每月工时锁定后，未完成审批的项目/非项目工时，由系统自动批准，审批人数据为空。u 员工应正确填报工时，中国大陆地区的员工每个工作日填报工时数不少于8小时（最多11小时）。日本的员工每个工作日

4、填报工时数不少于7.5小时，其他地区一般按照当地的劳动法的要求执行。u Onsite员工受客户方的条件限制不方便填报工时的情况下，推荐使用移动App自行填报工时。业务部门也可采用他人代填方式为其填报，指定代填人会被要求签署职责承诺书，员工本人也应每月关注工时填写的完整性及准确性。3. 工时锁定与项目解锁3.1 工时锁定为了保证每月BO团队和财务团队顺利结账，集团将在每月月底之前锁定工时；工时系统也会在首页系统公告中告知每月工时锁定的日期和账期时间点(即连续两个账期的转换节点，也就是说正常情况下：账期时间点之前批准的工时统计为当前账期，账期时间点之后批准的工时统计为下一账期。)上图是的2017年

5、8月工时结账期间的相关节点，现就相关问题向大家进行说明：u 08-24 9:00工时系统会锁定2017年8月工时，届时系统将自动批准系统中未审批的所有工时。如果自动批准的工时与实际该填写的工时不符，系统不承担任何责任；希望项目经理和人员经理在工时锁定前，认真履行工时审批的义务。u 08-24 9:00至08-30 17:00之间的项目工时调整，需要申请项目解锁；具体解锁的流程及相关问题在下一小节详细介绍。u 原则上08-30 17:00之后填写、批准的工时将归为9月账期，在特殊情况下进行4级审批后，可将工时归入8月账期；推荐的做法是在09-15至09-20期间申请历史月份工时调整。u 08-2

6、4 9:00至09-04 16:00系统将在整点自动批准系统中未审批的所有工时，以便BO结账；u 09-01 18:00统计锁锁定后，系统将不允许任何工时的调整。09-04 16:00，如果BO结账完成，SERP系统将进行关账处理，标志着8月结账完成。09-05 9:00之后TimeSheet系统将开始计算8月相关UR报表。3.2 项目解锁在工时锁定后，如需调整项目工时，则需要在不同的时间节点按照不同的审批流程申请项目解锁。4. 工时类型详解4.1 项目工时：下表中的5种工时类型为项目工时类型工时类型工时类型描述Project Support 从事项目交付的时间，记入项目成本。如：需求分析、架

7、构设计、项目交付、项目管理、项目质量审核、及项目相关的培训等。 Pre-sales Support 交付员工支持售前的时间，成本记入立项时约定的S&M成本中心。如：投标准备、客户会议等。 Corp. R&D 从事集团内包给业务部门交付的研发项目的时间，成本计入立项时约定的G&A或R&D成本中心。如：BI团队承接的CFO项目。 Internal R&D 从事业务部门自己立项的研发项目交付的时间，成本计入立项时约定的成本中心。 Other Internal Project 用于工时管理的其他内部项目，如：PTA工时，仅以人力成本分摊为目的等。 说明：u 与项目相关的工时类型我们才称之为项目工时类型

8、。u 员工填写项目工时的前提是：项目经理已经把项目成员加入项目，并且项目的状态是执行中Executing；项目为New、Closed状态的话不允许填写工时，项目为Ending状态的话则在Ending Date之后不允许填写工时。u 员工在填写项目工时的时候，直接选择对应的项目，由系统匹配项目对应的工时类型。u 导入项目工时的话，需要保证项目编号Project Code和工时类型Work Type一致，即项目工时类型和项目编号必须是配对出现。4.2 非项目工时：下表中的6种工时类型为非项目工时类型工时类型工时类型描述Training和项目交付不直接相关的，由公司或部门统一安排的培训，成本记入部门

9、费用。如：L&D组织的培训，GDPD技术培训团队组织的培训等。但不包括项目空闲期间员工的自我学习时间。 Leave员工请假时间，成本记入部门费用。如年假，病假，婚假，产假，事假，调休假等。 On Bench空闲时间，成本记入部门费用。如：等待项目安排或等待进入项目等。 Admin.和项目交付不直接相关的支持工时，成本记入部门费用。如：助理支持项目运营管理。Mgmt.和项目交付不直接相关的管理工时，成本记入部门费用。如：部门经理从事部门管理。Holiday国家法定的带薪假期，成本记入部门费用。如：春节、五一、十一假期等。说明：u 与项目无关的工时类型称之为非项目工时类型。u 员工在填写非项目工时

10、的时候，需要自行选择要填的工时类型。u Holiday工时：系统会在每天进行假期占位，自动生成Confirm状态的Holiday工时。法定假期加班的话，需要通过导入覆盖的方式修改Holiday工时；或者由直线经理否决Holiday工时后重新填写。u 工时系统、考勤系统为独立的系统，在考勤系统中请假后，仍需在工时系统中填报、导入请假的Leave类型工时。u 导入非项目工时类型的时候，Project Code一列必须为空。5. 工时批量导入操作5.1 SERP系统：项目组成员维护n 系统进入方式：在公司HUB首页的最上方，找到SERP，点击并选择相应的Location即可进入。n 在SERP系统中

11、，使用PM权限登陆，可以通过项目组成员管理界面查询成员，也可以导出项目组成员列表进行核对。n 在SERP系统中，可以进行添加新成员的操作，注意添加新成员时，应使用员工编号进行搜索，姓名容易导致加错重名重姓的员工。也可以进行项目组成员退出操作。 n 需要提醒的是：在SERP修改项目数据后，大概需要30分钟数据才能同步至工时系统。5.2 Timesheet系统：工时操作n 系统进入方式：在公司HUB首页的最上方，找到Timesheet，点击即可进入。或则访问。 n 在Timesheet系统中，可以进行导出工时模板操作：1. 使用PM权限登陆，在项目经理管理模块中，选择项目未填写工时，选择要查询的日

12、期，选择“按导入模板导出”。2. 注意项目人员未填写工时中，仅包括被加入该项目经理名下项目的成员，注意不需要填写工时的员工不会出现在工时未填列表。3. 除按导入模板下载完外，也可以下载空白模板，按照员工实际的工时情况制作工时模板数据。n 在Timesheet系统中，可以进行工时批量导入并复核操作：导出模板信息为系统默认项目工时信息，需要根据员工实际工作情况修改模板信息。如下是给出的例子：注意：非项目工时，Project Code为空 每天应填小时数为最少为8小时 非项目工时不能进行历史调整，每月应正确填写5.3 工时批量导入并复核操作：n 导入：使用个人账号登陆工时系统，进入个人工时管理的工时

13、批量导入页面，点击浏览，选择保存好的工时模板，点击导入覆盖按钮。若过程中，因为网速或数据量多等原因导致页面缓慢或停滞不前，您可以刷新页面，重新导入，如果工时模板有问题，导致导入失败，系统会提示原因，请注意查看并修改模板，如果同时导入人员过多，会有排队等候的情况，建议您分批次导入。n 复核：导入后，无论系统是否有导入成功提示，建议您重新回到项目经理管理模块，在项目工时查看中确认是否导入成功，导入工时将出现在此模块，若出现在未填写工时中，则表明导入未成功，请重新导入。n 审批：项目经理审批项目工时；人员经理审批非项目工时6. 当前账期/历史月份工时调整6.1 当前账期工时调整:n 当前账期工时调整

14、申请表：在申请解锁的时候，需要按照上表的要求填写解锁申请表，并按照下述的解锁流程进行审批。n RM审批流程n BO审批流程n 特殊调整流程6.2 历史工时调整n 调整时间：每月15-20号n 历史月份工时调整申请表：序号项目BG调整类型调整前项目编号调整后项目编号是否所有员工开始日期结束日期解锁原因申请人备注1项目工时补填需填写No非所有员工时填写员工编号2项目内调整需填写No非所有员工时填写员工编号3项目间调整需填写需填写Yes所有员工时无需员工编号n 历史工时调整审批流程BG1，BG2需增加PMO审批，详见下图：n 历史工时调整的模板示例：上图中-8H的工时是为了抵消在2017年1月填写的

15、工时并最终在当前账期体现为负的成本，8H的工时是为了将1月发生在项目CNSHHQDLF16P004的项目成本在当前账期计入项目CNSHHQDLF17P008项目，从而达到成本工时调整的效果。另外，历史工时调整还可以实现已结帐月份未填项目工时的补填，以及已结帐月份项目工时数的增、减。当然，由于项目未及时立项而导致当月项目工时不能正常填写的情况下，可以在当月先填写Admin工时，而在下一个月申请历史月份工时调整的方式处理前述问题，这个也是历史月份工时调整适用的一个典型场景。7. 工时相关Q&A为什么填写工时看不到所做项目？通常是因为您还未被项目经理加入该项目，请联系项目经理确认。已经被加入项目为什

16、么还填不了该项目工时？通常有两种原因导致：一是进入项目日期晚于填报日期导致加入项目之前的时间无法填报；二是项目还未启动。两种情况均需项目经理解决。请假还需要填工时吗？怎么填写工时？请假时间在一个月以下，除了在考勤系统中请假外，仍需单独在工时系统中填报请假工时，工时类型选择“Leave”；请假时间超过一个月，自请假开始之日起员工状态将被自动调整为Inactive，调整后无需填报工时，不参与UR考核（未使用考勤系统且请假时间超过1个月以上的人员，通知设置为Inactive状态）；员工返岗后，务必第一时间联系：修改人员状态为：Active，以免影响年底考核及晋升。没有工作安排是否还需要填报工时？工作

17、日都要填写工时。没有项目安排空闲时，需填写“On Bench”的工时。工时填错了，如何修改？ 如果工时还未被锁定，可以直接在系统页面上删除重新填写或导入正确工时进行覆盖。如果工时已被锁定，请联系BG RM 申请解锁然后再修改，具体方式为：在“按日历填写工时票”页面右上角“导入个人工时”下载模板填写并导入。出差或其他原因无法打开网页，不能按时完成工时填报，怎么办？可以通过公司移动平台“享用“在手机上填报工时。为什么在SERP系统中更改员工的进出日期之后，立即导入工时，为什么还是失败？在SERP系统修改员工进出项目日期之后，需要大概30分钟才能同步到TimeSheet，因此应注意及时准确将员工加入

18、相关项目。员工编号不存在：核查系统中是否有该员工信息员工导入工时的日期已经离职：删除离职后的工时项目编号不存在：检查项目是否已经启动，分包项目也需要启动后再填写工时员工不在项目中：检查员工是否被加入该项目工时已经锁定：申请解锁项目工时类型与导入工时类型不符：项目工时类型跟所填的项目类型是否一致，非项目工时不能填写PID已经填写8小时的工时，是否需要覆盖：检查工时是否重复填报，重复填报的工时应删除再导入，或选择覆盖导入行序号为空：有数据的行最前面的序号不能为空，要有数字Work Date在进入项目之前或退出项目之后：在SERP系统，按照实际进出项目的日期修改数据；SERP系统项目数据的修改需要3

19、0分钟才能同步至TimeSheet系统；在TimeSheet系统的项目成员进出历史菜单中确认数据正确后，再次导入工时数据。项目Legal与员工Legal不一致：员工Legal调转后，需要将员工加入新Legal的项目分包中项目状态为Wait For Contract：项目合同未签署，不能填写该项目工时，需要联系BO团队修改项目状态项目的分包未启动：项目分包未启动，不能填写该项目工时，需联系PM启动分包收入类型为SS的项目不允许填工时：收入确认类型为HN、SS、SN、RE、SG、HG的不能填工时项目在Staffing系统上线：项目在Staffing系统上线后需要在Staffing系统填写工时，不能在TimeSheet填写及修改该项目工时项目数据源为Global Track：此类项目需要在Global Track系统填写工时工时批量导入-常见错误1、对于WorkDate在进入项目之前或退出项目之后的说明：工时导入时，如果在导入失败的原因中出现上述错误提示的话，不用怀疑，一定是项目成员进出项目的日期出现了问题。项目经理或项目助理为了证明员工进出项目的日期不存在错误，或者不理解问题出现的原因，通常直接把SERP的项目组成员管理的截图发给TimeShe