公司档案管理制度

1、公司档案管理制度1文件编号所有发文都必须要文件编号，该文件编号由管理处之代码、编写部门之代码、文件的类别代码、编写年份、文件序号共5项组成。文件编号各代码具体如下：部门代码文件类型其他SR圣丰AP行政人事部CS客服部ED工程部SD安管部FD财务部L信函 NT通告MO备忘录 AP请示LR报告 LS建议LP计划 RR规章制度FO表格 CM公司会议纪要DM部门会议纪要 CT合同12出文年份001文件序号2 档案目录管理 工程图纸类 SF/GC/H/001A、每一个文件柜上必须附有文件类型标签：如工程图纸类、装修巡查类、证件类等，贴在文柜外壁；如：B、每一个文件柜内必须附有该柜的文件盒目录：如会议纪要

2、、收文、发文、巡查记录等，贴在文件柜内壁；序号文件盒名称文件盒顺序号A、 每一个档案文件夹/盒内必须附有相关的分目录。分目录按收、发文时间顺序填写如下，放在文件盒内首页，以便查阅序号文件名文件页码标签规格要求：标签宽：4.5cm标签高：22cm文件类型字体要求：宋体初号字加粗存放期限字体要求：宋体五号字加粗管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗编号字体要求：宋体四号字加粗3 存档文件盒外统一标签如下： 编号说明：AP/2012/01A部门 年份 序号会议纪要存放期限：3年圣丰广场管理处行政人事部AP/2012/01A4.7.4 临时存档可查阅文件盒统一标签如下： 标签规格要求：标签宽：4.5cm

3、标签高：22cm文件类型字体要求：宋体初号字加粗管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗会议纪要 圣丰广场管理处行政人事部5 览室档案的保管期限和归档要求1、各部门文件需每半年存档一次，全部归放于统一档案室，由行政人事部分别于6月和12月牵头进行归档。2、各部门根据文件的重要性，进行保管期限的划分为永久保存和定期保存两种。6 档案的保管 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散）不乱（不使档案互相混乱）不丢（档案不丢失不泄密）不坏（不使档案遭到损坏）同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。7 档案的借阅/复制文件借阅/复印申请

4、表序号借阅/复印文件名称借阅/复印份数借阅/复印日期1234借阅/复印原因 申请人： 部门负责人： 项目总经理： 日 期： 日 期： 日 期：  借阅/复制人持由项目总经理批示的文件借阅/复印单到行政人事部进行借阅：8 档案的销毁(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单， 报行政部审核。 (2)行政部审核无误后报项目总经理审批。 (3)项目总经理审批同意后由行政部指定2名监销人员（档案管理员、行政部经理 ）将超过保存期限的档案销毁。 (4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 文件销毁申请表序号文件名称份(卷)数日 期备 注申

5、请人： 行政部审核： 项目总经理： 监销人：9 对外发文格式要求在一切对外文书中，统一使用黑体字，字号为小四，行距为1.5倍，在叙述重要内文可使用粗体和下划线。版面设定页边距为：左2.5厘米，右2.5厘米，上2厘米，每段落之间为一行距离，正文格式为左齐。文书完结时，需隔两行才写上发信人公司名称和职位名称，发信人名称需与公司名称和职位名称相隔两行距离并放在左下，日期则放在发信人下一行左下。信函结束语可视信函具体内容而定（如：顺祝商祺）。页脚地址：广州市天河区广州大道中988号圣丰广场 电话;（020）22998091 传真:（020）2299809010 文件的接收1、所有的外来文件须先交行政人事部进行文件初步过滤，交项目总经理批示；2、行政人事部对经项目总经理批示要办理的的文件进行跟踪催办，并把结果向项目总经理汇报；11 文件的签发1、对外发文必须按上述第九条的发文格式要求进行，以管理处名义对外发文须先到行政人事部登记及索取发文编号。如管