《佳兆业集团控股甲供材、设备管理办法》

1、文件编号：颁布日期：2013-4-20公示日期：2013-4-20负责单位： 集团工程管理部编制人： 修改人： 审核人： 批准单位：集团制度评审委员会佳兆业集团控股甲供材/设备管理办法（报审稿）1、编制目的为进一步规范及加强施工过程甲供材/设备的管理，针对甲供材/设备在选用、合同、计划、验收、保管及结算等进行全过程控制，使材料/设备质量及成本得到有效监控，规避甲供材管理过程中的操作风险，保障项目品质及公司经济利益，最终实现集团经济效益的提高，特制订本管理办法。2、适用范围2.1适用于集团所有在建项目的甲供材/设备。2.2甲供材/设备包括：2.2.1由甲方直接与供应商签订合同并采购和支付货款的材

2、料/设备。2.2.2由甲方招标确定价格和品牌，并与供货商、施工单位签订三方协议和支付货款的材料/设备。3、甲供材/设备管理各部门的职责3.1工程管理部职责3.1.1集团工程部负责集团层面战略采购材料的技术评标，监督分公司项目甲供材/设备的施工情况和管控过程规范有效性。3.1.2分公司工程部（项目部）负责分公司层面甲供材/设备采购的技术评标。3.1.3分公司项目部负责收集、审核施工单位甲供材/设备进场计划，向供货商下发订货通知单，负责组织样板确认，产品封样保管，监督进场材料验收、移交、保管、检验和使用，监理人员与项目部主管工程师参与材料进场验收、移交，并做好登记及核查。3.1.4各分公司项目部参

3、与对甲供材/设备供货商的履约评估。3.1.5 各分公司项目部代表集团对材料质量进行检查，严格把控甲供材质量并监督监理公司的材料送检工作，必要时直接现场抽样送政府质量检查部门检验。3.2成本管理部职责3.2.1集团成本部负责集团战略采购材料的商务评标，监督分公司成本部对甲供材料的管理。3.2.2分公司成本部负责分公司层面甲供材/设备采购的清单编制、商务评标。3.2.3各分公司成本部驻现场工程师负责对施工单位提交的材料需求计划进行复核，审核订货通知单并签字确认，参与进场材料的验收、移交，并做好甲供材料的台帐登记，对实际材料供应量接近合同总量90%时进行预警，负责审核甲供材(设备)材料款支付，严禁超

4、合同付款。3.2.4各分公司成本部参与对材料供货商的履约评估。3.3采购管理部职责3.3.1集团采购部负责集团战略采购甲供材料的采购工作，并在材料的供应和使用过程中对分公司进行跟进、协调。3.3.2分公司采购部负责项目或分公司集中采购甲供材料的采购工作，并对材料的使用和管理过程进行跟进、协调。3.3.3各分公司采购职能组参与对材料供货商的履约评估。4、甲供材料/设备的操作流程及要求4.1材料采购计划4.1.1项目部应要求施工单位在施工合同签订后20天内，报送项目总体甲供材/设备需求计划。4.1.2项目部根据施工部位、施工图预算和控制节点及施工单位上报的甲供材/设备需求计划建立甲供材/设备需求计

5、划，并由成本部复核，编制合同清单或招标清单，汇总后交由采购职能部门按集团战略采购协议或分公司自行招标采购后，与施工单位及供货单位签订三方供货合同。4.1.3项目部应在甲供材采购合同签订后，组织供货商提交供货样板，并会同成本、设计人员现场验收样板，验收合格后封样签字，并填写材料设备选型定板单。所有材料样板均存放于项目部现场材料样板间，专人管理，保留至工程竣工验收后保修期结束。4.1.4施工单位必须根据施工进度按月提供月度甲供材/设备采购工作计划报甲方项目部。项目部专业工程师根据施工单位材料计划填写订货通知单，并由现场成本工程师复核并签字确认，由项目部发送给供货单位按期供货；每批次订货数量不得小于

6、合同规定的单次最小发货数量（尾单补货除外）。4.1.5每批材料进场前施工单位应按要求填报进场材料申报表，通知甲方及监理办理进场验收手续。4.1.6每批甲供材进场时，项目部应提前会同现场成本工程师、监理公司、施工单位到指定地点组织到货验收，检查进场材料/设备与“产品封样”是否相符。对涉及外观及装饰效果材料的验收，应邀请设计部专业工程师参加；4.1.7甲供设备进场时，项目部应熟悉该设备合同范本的验收相关条款,并严格执行,把好质量关;重要的机电设备需重点管控;如：电梯堆放设备配件要防雨防潮;发电机组必需按合同规定,作负载试验;对三箱厂家应检查安装质量等,对新的供货商应抽查其实际装配车间,防止贴牌挂靠

7、生产。4.1.8如施工单位要求延时交货，应提前20天提交书面申请。4.1.9项目部应考虑预留精装修交楼部分维修用的材料用量。4.2材料进场验收4.2.1 4.2.2供货商应根据合同要求，按时按质在指定地点交货验收。4.2.3各种甲供材/设备必须有出厂合格证明，并按规定的方法进行检测或监理见证送检，材料抽检与检验的方法，应符合建筑材料质量管理标准与规范。精装修材料还应满足室内环保要求。检查内容包括：4.2.3.1检查进场材料/设备的品牌是否符合合同要求。 4.2.3.2检查进场材料/设备的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。4.2.3.3检查进场材料/设备的尺寸、规格、型号等是否

8、符合设计及合同要求。 4.2.3.4检查进场材料/设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。对数量多的电线电缆主要型号规格必须取样送检，每项目规格不少于六种，检测地点必须是项目所在地或非生产厂家所在地的政府质量检测机构，总包合同范围之外的检测费由甲方支付。4.2.3.5检查进场材料/设备合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。4.2.3.6检查进场材料/设备的产品保护措施是否到位。4.2.3.7检查进场材料/设备的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误原因造成工期、经济损失，则由项目部书面通知供货厂商，按材料采购供货合同相关条款处理。4.2.3.8检查进场材

9、料/设备的数量是否符合合同要求及供货计划要求。 4.2.3.9检查进场材料/设备的存贮及堆放是否符合有关规定要求。4.2.4材料进场验收合格后，参与验收各方必须在材料设备验收移交单上会签确认，并注明会签意见及验收日期。材料设备验收移交单一式五份，项目部、现场成本工程师、供货单位、施工单位和监理各一份。4.2.5参与验收各方人员根据国家规范及产品验收标准判断该材料设备是否见证取样、送检，监理单位按要求进行见证取样，施工单位负责送检试验。对于检测发现不合格的材料，应由施工单位通知项目部及监理公司，项目部根据材料采购供货合同的相关条款，通知供货商办理退货手续，因送检不合格涉及的费用由供货商承担。如果

10、施工单位未及时送检或检测报告未取得情况下已提前使用，若最终检测结果不合格，相应批次的材料及造成的连带损失由施工单位承担。4.2.6对关键材料/设备的关键生产加工过程，项目部主管工程师须组织设计部专业工程师及监理工程师对其过程进行现场跟踪、监督。4.2.7 材料/设备供应到现场,施工单位负责验收,监理与甲方监督抽查。不合格施工单位有权退货, 验收后施工单位同样承担相应的质量责任。4.3材料保管和使用4.3.1材料设备移交完毕后，由施工单位负责保管、使用，并承担甲供材存在的风险损失和责任。4.3.2项目部、成本部应每月与供应商、施工单位核对材料帐目，分阶段检查材料用量，在供货数量接近合同总量90%

11、时，成本部必须立即预警，由项目部书面通知施工单位及供货单位，立即停止合同总量以外的材料供货，严禁施工单位超量领用。4.3.3当预见到实际用量大于合同总量的情况，项目部应组织监理、施工单位、供货单位查找原因；当实际用量超过计划用量的部分超过合同允许的范围（除设计变更、工程签证引起增减外），对超出量的材料款项在施工单位当月工程款中扣除，并根据照合同条款约定进行经济处罚。4.3.4如因施工范围变化、设计变更、工程量计算误差、工程签证等原因，造成甲供材/设备计划用量超出或远小于合同总量，应由施工单位根据变更后的实际需求量，补报甲供材/设备材料需求计划表，由项目部审核、成本部复核无误后，交由采购职能部门

12、发起合同变更审批，按照集团责权手册审批通过后，签订三方供货合同补充协议，项目部按调整后供货总量及合同价继续执行材料计划。4.3.5如因施工单位管理不善等原因造成材料实际用量超出合同总量，由施工单位提出书面申请，委托甲方向供货单位代购超出部分的材料，代购材料费用在施工单位当月工程款中予以扣除，并在结算时对该费用在结算总金额中予以核减。4.4材料款的支付和结算4.4.1材料进场并验收合格后，供货商提交提供该批材料的付款申请资料给项目部，由项目部按照三方供货合同对接施工单位、监理单位确认后，发起公司内部付款审批流程，审批完成后按合同付款要求支付款项，并建立付款台帐。4.4.2项目部、监理对进场材料/设备的必须做到100检查、验收，验收合格后的材料/设备方可付款。4.4.3项目部建立材料台帐，监控现场甲供材/设备的保管和维护情况。4.4.4项目部及成本部必须严格审核材料款支付流程，按照实际供货数量及合同中付款条款核准付款数额及比例，严禁超合同付款，违者按公司相应奖惩规定予以处理。4.5甲供材/设备的结算4.5.1材料设备结算，按佳兆业集团控股公司工程预结算管理工作指引执行；4.5.2甲方与施工单位之间的合同约定、材料设备验收移交单等作为结算时的依据； 4.6甲供材/设备供应商的评估4.6.1